メール署名の書き方【＋プロの例】

メール署名に含めるべき内容

1. 氏名
2. 所属情報（役職や部署など）
3. 副連絡先
4. ソーシャル プロファイル アイコン



メール署名に含めるべき内容

Call to Action

Booking Links

Industry Disclaimer or Legal Requirements

Photo or Logo

Pronouns

First and Last Name

ちょうど郵便と同じようなもの。 受信者が誰からのメッセージなのか分かるように、必ず名前を記載します。

所属情報（役職や部署など）

名前のすぐ後に、あなたの所属情報を記載します。 所属には、役職、会社または組織、あるいは部署を含めることができます。 もちろん、相手との関係を築きながら、最終的にはあなたの名前が引き立つようにすべきですが、この情報を提供することで、会話とその中でのあなたの役割について、より多くの文脈を提供することができます。 また、大きな組織と連携することで、特にそれが認知度の高い組織であれば、あなたの信用度が高まります。

二次的な連絡先

二次的な連絡先も重要で、受信者があなたに連絡する方法を知っているようにします。 二次的な情報には、電話、ファックス、またはあなたが強調したい他の通信方法が含まれるかもしれません。

ソーシャル プロファイル アイコン

ソーシャル メディア プレゼンスは、パーソナル ブランドの主要な部分です。 その人が投稿する内容や、自分自身をどのように描写するかによって、その人について多くを知ることができます。

そのため、電子メールの署名に自分のソーシャルメディアページへのリンクを含めることは素晴らしいアイデアです。 これは、あなたの個人的なブランドを強化するだけでなく、人々があなたに連絡し、フォローするための新しい方法を見つけるのに役立ちます。

さらに良いのは、そのコンテンツへのリンクをソーシャルに投稿している場合、オンラインコンテンツへのトラフィックを促進することができることです。 だから、あなたの署名にソーシャルアイコンを含める場合は、あなたのソーシャルプロファイルを最新の状態に保ち、興味深い、関連するコンテンツでいっぱいであることを確認してください。 (言い換えれば、6ヶ月間ツイートしていない場合、Twitterは除外したほうがよいでしょう。)

なぜ、単なるテキストリンクではなく、ソーシャルメディアのアイコンを使用するのでしょうか。 なぜなら、アイコンは、あなたの署名に目を通す人々にとって、より簡単に認識でき、そこにある他のテキストよりも目立つからです。 NeoMam Studiosの調査によると、カラーで表示されたビジュアルは、人が残りのコンテンツを読む意欲を80%高めるといいます。 これは大きなメリットです。

ただし、多くのソーシャルメディアサイトでプレゼンスを持っている場合でも、アイコンの数は5つか6つに制限するようにしてください。 ビジネスの成長または個人のブランド構築に最も重要なアカウントに焦点を当てます。

多くのソーシャルメディア アイコンを含める場合、少なくとも、可能であれば他のコンテンツを減らして、デザインが忙しくなりすぎないようにします。 以下の例は、HubSpotのEmail Signature Generatorで作成したものです。



Call to Action

メール署名でできる最も賢いことの1つは、コールトゥアクションを含めることです。 最高のメール署名のCTAは、シンプルで、最新で、押しつけがましくなく、あなたのメールスタイルに沿ったもので、より後書きのように見え、売り込みのように見えないようにするものです。 CTAは、現在のビジネス目標に沿ったものを選び、目標が変更されたら更新しましょう。 彼女は現在のソーシャルメディアの目標に応じて、テキストのCTAを変えています。



彼女は、インバウンドマーケターのための独自の Slack チャンネルを作成すると、代わりにそこに人々を導くために、メールの署名の CTA を変更しました。 以下は、Emily MacIntyre の例です。



予約リンク

ミーティングの予約をしたい同僚やクライアントとメールでやり取りする場合、メールの署名にカレンダー予約へのリンクを含めて、相手を簡単に招待できるようにします。

例

人々の予約に役立つツールはたくさんあります。 上の例のBryanは、HubSpotの共有可能なパーソナライズド予約リンクを使用しています。 HubSpot Salesの顧客であれば、パーソナライズされたミーティングリンクをミーティングを予約したい相手と共有し、予約可能な時間帯から選んでもらうことが可能です。 HubSpotの顧客でない場合、優れたミーティングツールの1つとして、Calendlyがあります。 Calendly の代替ツールをお探しなら、YouCanBook.me も予約ツールです。

業界免責事項または法的要件

法律、金融、保険など一部の業界には、個人情報の送信を防ぐために、メールの使用とエチケットに関する特定のガイドラインがあります。 このため、あなたの業界がどのような規制を設けているかを調べ、電子メール送信に関する免責事項を署名に含めるとよいでしょう。 Mail-Signatures では、次のような電子メールの免責事項の例を多数提供しています。

「この電子メールの内容は機密であり、メッセージで指定された受信者だけを対象としています。 送信者の書面による同意がない限り、このメッセージのいかなる部分も第三者と共有することは固く禁じられています。 間違ってこのメッセージを受け取った場合は、今後このような間違いが起こらないように、このメッセージに返信して削除してください。”

写真またはロゴ

画像は、メールの署名にスパイスとして最適な選択肢です。 初対面の受信者があなたの顔と名前を関連付けられるように、個人的なタッチをしたい場合、署名にプロの写真を使用することを検討してください。

代名詞

メールの署名ではそれほど一般的ではなく、確かに必須ではありませんが、署名に自分の好きな代名詞を追加すると、特に会ったことのない人にメールを送るときに便利です。

含めるべき要素がわかったところで、優れたメール署名はどのようなものでしょうか。 ここでは、役に立つ、プロフェッショナルな署名を作成するためのヒントと、いくつかの素晴らしい例を紹介します。

メール署名の書き方

1. 自分の名前、所属、副連絡先を強調する
2. 色はシンプルで統一感を持たせる。
3. デザインに階層性を持たせる。
4. リンクを追跡可能にする。
5. スペース区切りを使用する。
6. 連絡先番号に国際プレフィックスを含める。
7. モバイルフレンドリーなデザインにする。

名前、所属、副連絡先を強調する。

推測通り、名前が最初に来ます。

所属は、あなたの肩書き、会社、学校、またはあなたが受信者にとって重要だと考える同様の組織を意味することができます。 もちろん、あなたの名前は最終的にはそれ自身の引き立て役となるべきですが、より人気のあるブランド名、さらにはそのロゴを使用することで、読者の注意を引き、あなたのメッセージを真剣に受け取ってもらうことができます。

第二の連絡先情報も重要です。 個人的な電話番号は推奨しないかもしれませんが、この機会に個人的なウェブサイトを宣伝するのもよいでしょう。 Kevinの名前と姓に、コネティカット大学への所属を添えています。 また、受信者が彼の作品を見たり、より詳しい情報を得るために連絡したりできるように、個人的なウェブサイトも宣伝しています。



色はシンプルで統一感を持たせる。 メールの署名に色をつけることは、メールの他の部分と区別するためのよい方法です。

例

下のBrittany HodakのEメール署名のように、ロゴまたはブランドに合わせて微妙なハイライトを使用します。 彼女のソーシャルメディアのアイコンが、ZinePak のロゴと同じ青色であることに注目してください。



デザイン階層を使用する。 メールの署名は、説得力のあるストーリーよりも情報のリストである可能性が高いので、階層構造を使用して、最初に読むべきものに読者の目を向けさせたいと思うでしょう。

例

履歴書のように、最も注意を引くように名前を大きなフォントで表示します。



Image Credit: Envato

追跡可能なリンクを作成する

そこで、CTAやソーシャルメディアのアイコンを含むいくつかのリンクをメールの署名に入れました。

署名のリンクが実際にクリックを集め、影響を与えているかどうかを調べるには、メールの他のリンクと同じように、これらのリンクを追跡可能にする必要があります。

Use space dividers.

E-mail signatureに情報を詰め込みすぎることはありませんが、デザインを損なうことなく、このようにコンパクトな領域に多くのテキストをフィットさせる方法がいくつかあります。

これは、名前や連絡先、ロゴ、コールトゥアクション、あるいは免責事項など、さまざまな種類の情報を分割するのに便利です。 また、縦棒記号 (すなわち |.) であるグリフ区切りも使用できます。



Image Credit:Venngage

連絡先番号に国際プレフィックスを含める

世界中の人々と仕事をするなら、連絡先電話番号を記載するときに国コードのプレフィックスを忘れないようにしましょう。 国際電話番号のプレフィックスに慣れていない場合、これを見落とす人が多いのですが、これをそのまま記載しておくと、海外の同僚やクライアントにとって本当に便利です。 9802>

例

米国と欧州にオフィスを持ち、海外のクライアントと仕事をしている企業、ブランドウォッチの元社員、キット・スミスによる例をご紹介します。 米国の国番号を記載することで、他の国の人々が彼に電話で連絡しやすくなります。



モバイルフレンドリーなデザインにする

Litmusによると、AppleのiMobileは2018年6月にすべてのメールの開封数の46％を占めました。 それだけでなく、モバイルユーザーは非モバイルユーザーよりも3倍も頻繁にメールをチェックしています。

モバイルデバイスでメールを読む人が増えれば増えるほど、メールを書くときに–メールの署名を含めて–モバイルユーザーのことを最優先に考えたくなります。

メールの署名をモバイルフレンドリーにする大きな方法は、モバイルユーザーが読みやすく、クリックできる署名をデザインにすることです。 ここで、スケールが本当に重要になります。 テキストは小さなモバイル画面でも読めるように十分大きくし、リンクやボタンは指でタップできるように十分大きく、十分な間隔を空けてください。

例

以下の例を見て、ソーシャルメディアのアイコンのようなクリック可能な要素の間にどれだけのスペースがあるかに注目してください。 これらは、モバイル画面で指でタップするのに適しており、ユーザーが Twitter に移動するつもりだったのに誤って Facebook のアイコンをタップしてしまうことがありません。



Image Credit: Canva

最後に、メールの他の部分と同様に、署名が思った通りに見えるか、さまざまなメール クライアントでテストしてみて確認します。 たとえば、Microsoft Outlookは背景画像を認識しないので、これらの使用は避けてください。 他のメールクライアントは、デフォルトで画像をまったく読み込まないようになっています。

これらのメール署名のベストプラクティスを活用して、あなたのブランドに合った独自の署名を作成し、メールにプロフェッショナルなタッチを追加してください。