Una política eficaz de Internet y correo electrónico que ayude a los empleados a entender lo que se espera de ellos en relación con el uso de sus dispositivos para el trabajo es una necesidad para los empleadores y los empleados. Usted quiere dejar constancia de lo que los empleados pueden hacer desde los dispositivos proporcionados por el trabajo o que son propiedad de los empleados y que son utilizados por sus empleados, su lugar de trabajo o su empresa.
Con casi el 80% de las personas en los EE.UU. que acceden a los medios sociales, la orientación sobre lo que los empleados pueden decir y compartir se ha vuelto más importante. A la mayoría de los empleados no les importan las directrices porque no quieren actuar de manera inapropiada o cruzar una línea sin darse cuenta. Por lo tanto, el desarrollo de una política justa, comprensible y sensata, junto con una formación exhaustiva, debe ser una prioridad absoluta.
Considere la posibilidad de utilizar este ejemplo de política de Internet y correo electrónico para proporcionar una orientación clara a sus empleados sobre lo que constituye un uso apropiado de Internet y el correo electrónico en el trabajo. Adáptela para que se ajuste a las necesidades de su cultura y al entorno que desea proporcionar a los empleados en el trabajo. Para estar seguro de las legalidades en su área y en su industria, consulte a un abogado.
- Ejemplo de política de Internet y correo electrónico para empleados
- Procedimiento de acceso al software
- Equipos propiedad de la empresa
- Uso de Internet
- Medios de comunicación social
- Uso del correo electrónico en la empresa
- Correos electrónicos que discriminan
- La empresa es propietaria del correo electrónico de los empleados
Ejemplo de política de Internet y correo electrónico para empleados
El uso del correo electrónico, del correo electrónico y de Internet asignado al ordenador o a las extensiones telefónicas de un empleado tiene como único propósito llevar a cabo los negocios de la empresa. Algunas responsabilidades laborales en la empresa requieren el acceso a Internet y el uso de software adicional al conjunto de productos de Microsoft Office.
Sólo las personas debidamente autorizadas, para los fines de la empresa, pueden utilizar Internet para acceder y descargar software adicional. Esta autorización es, por lo general, exclusiva de las decisiones que el departamento de tecnología de la información (TI) toma en conjunto con recursos humanos.
Procedimiento de acceso al software
El software necesario además del conjunto de productos de Microsoft Office debe ser autorizado por su gerente y descargado por el departamento de TI. Si necesita acceso a software o sitios web que no están actualmente en la red de la empresa, hable con su gerente y consulte con el departamento de TI para explicar qué rendimientos espera recibir del producto.
Se considerarán todas las solicitudes razonables que no se consideren un riesgo para la red. El propósito de esta política no es restringir el acceso de los empleados a los productos que le harán más productivo. Más bien, el objetivo es minimizar el riesgo para la red de la organización.
Equipos propiedad de la empresa
Cualquier dispositivo u ordenador, incluyendo, pero sin limitarse a, teléfonos de escritorio, teléfonos inteligentes, tabletas, ordenadores portátiles, ordenadores de sobremesa y iPads que la empresa proporcione para su uso, debe ser utilizado sólo para los negocios de la empresa. Ten en cuenta que la empresa es la propietaria de los dispositivos y de la información que contienen. Si deja la empresa por cualquier motivo, la empresa le exigirá que devuelva el equipo en su último día de trabajo.
Puede utilizar dispositivos electrónicos personales que no estén conectados a la red de la empresa para acceder a cualquier sitio de Internet apropiado durante las pausas y el almuerzo.
Uso de Internet
El uso de Internet en tiempo de la empresa o el uso de dispositivos de propiedad de la empresa que estén conectados a la red de la empresa está autorizado únicamente para llevar a cabo negocios de la empresa. Esto limita la posibilidad de que se rompa la seguridad de la información confidencial de la empresa.
El uso de Internet también crea la posibilidad de contaminación a nuestro sistema a través de virus o spyware. Los programas espía permiten a personas no autorizadas ajenas a la empresa el acceso potencial a las contraseñas de la misma y a otra información confidencial.
La eliminación de este tipo de programas de la red de la empresa requiere que el personal informático invierta tiempo y atención que es mejor dedicar al progreso tecnológico. Por esta razón, y para asegurar el uso apropiado del tiempo de trabajo, pedimos a los miembros del personal que limiten el uso de Internet.
Además, bajo ninguna circunstancia se pueden utilizar los ordenadores u otros equipos electrónicos propiedad de la empresa, incluidos los dispositivos propiedad del empleado, en tiempo de trabajo para obtener, ver o acceder a cualquier sitio de Internet pornográfico, o de otro modo inmoral, no ético o no relacionado con el negocio. Hacerlo puede llevar a una acción disciplinaria que puede incluir el despido.
Su empleador entiende que parte de lo que usted hace en los medios de comunicación social es la divulgación que recluta nuevos empleados y mejora la marca de nuestra empresa. Muchos empleados incluso tienen responsabilidades en los medios sociales en sus descripciones de trabajo, incluidos los comercializadores de medios sociales, el soporte técnico y los reclutadores.
Su empleador también entiende que la relación de nuestros empleados con un mundo en línea en el que usted pasa tiempo 24/7 puede llevar a la difuminación del tiempo de trabajo y el tiempo fuera del trabajo. Le recomendamos encarecidamente que limite el uso de las redes sociales a los contenidos relacionados con el trabajo y a la divulgación durante las horas de trabajo.
Además, se le prohíbe compartir cualquier información confidencial o protegida que pertenezca o sea sobre la empresa. Se le recomienda encarecidamente que no comparta información despectiva que coloque a su empresa o a sus compañeros de trabajo en una situación desfavorable.
La reputación y la marca de la empresa deben ser protegidas por todos los empleados. Las vidas y acciones de sus compañeros de trabajo nunca deben ser compartidas en línea. Tenga en cuenta las preferencias de los compañeros de trabajo; por ejemplo, obtenga el permiso de aquellos que son padres antes de utilizar el nombre de sus hijos en línea.
En la participación en los medios sociales desde los dispositivos de trabajo o durante las horas de trabajo, se prohíbe el contenido de los medios sociales que discrimine cualquier clasificación protegida, incluida la edad, la raza, el color, la religión, el género, el origen nacional, la discapacidad o la información genética.
La política de nuestra empresa también incluye la preferencia sexual, la identidad de género y el peso bajo la protección de la discriminación. Cualquier empleado que participe en las redes sociales e infrinja esta política será tratado de acuerdo con la política de acoso de la empresa.
Uso del correo electrónico en la empresa
El correo electrónico debe utilizarse únicamente para asuntos de la empresa. La información confidencial de la empresa no debe ser compartida fuera de la empresa, sin autorización, en ningún momento. Tampoco debe llevar a cabo negocios personales utilizando el ordenador o el correo electrónico de la empresa.
Tenga esto en cuenta, además, cuando considere el reenvío de correos electrónicos no relacionados con el negocio a socios, familiares o amigos. Los correos electrónicos no relacionados con el negocio hacen perder el tiempo y la atención de la empresa.
Ver pornografía o enviar chistes o historias pornográficas por correo electrónico se considera acoso sexual y se tratará de acuerdo con nuestra política de acoso sexual. El despido inmediato es la medida disciplinaria más frecuente que la empresa puede tomar en estos casos.
Correos electrónicos que discriminan
Se prohíbe cualquier contenido de correo electrónico que discrimine a cualquiera de las clasificaciones protegidas mencionadas anteriormente. Cualquier empleado que envíe un correo electrónico que viole esta política será tratado de acuerdo con la política de acoso.
Estos correos electrónicos están prohibidos en la empresa. El envío o reenvío de correos electrónicos discriminatorios dará lugar a medidas disciplinarias que pueden conducir a la terminación del empleo.
La empresa es propietaria del correo electrónico de los empleados
Tenga en cuenta que la empresa es propietaria de cualquier comunicación enviada por correo electrónico o que se almacene en el equipo de la empresa. La dirección y el resto del personal autorizado tienen derecho a acceder a cualquier material de su correo electrónico o del ordenador de la empresa en cualquier momento. Por favor, no considere que sus comunicaciones electrónicas, su almacenamiento o su acceso son privados si se crean o almacenan en sistemas de trabajo.