Bedrijfscommunicatievaardigheden voor managers

In dit informatietijdperk zijn er enorme hoeveelheden gegevens te verwerken en een even indrukwekkend aantal grafieken en diagrammen die u kunt gebruiken om het verhaal van de gegevens te vertellen. Hier volgen enkele van de meest gebruikte grafieken en het soort verhalen dat u ermee kunt vertellen.

Numerieke-gegevensschema’s

Laten we het eens hebben over een paar van de meest voorkomende soorten numerieke grafieken:

• Bar graphs
• Line graphs
• Pie charts
• Stacked comparison charts

Bar Graphs

Bar graphs worden gebruikt om categorieën te vergelijken. De x-as (de horizontale lijn onderaan een grafiek) wordt meestal gebruikt om de categorieën weer te geven: in dit geval landen met universele uitgaven voor gezondheidszorg in 2015. De y-as (de verticale lijn) is hier niet gemarkeerd, maar geeft duidelijk de bestede dollars in miljoenen weer. Hoe hoger de staaf, hoe meer dollars er werden uitgegeven. Uit deze grafiek blijkt duidelijk dat de Verenigde Staten per burger meer uitgeven aan gezondheidszorg dan andere landen. Dit is duidelijk te zien in deze grafiek met staven in contrasterende kleuren. Je kunt er niets aan doen, maar het breekt het patroon en het is een felle kleur die de aandacht trekt.

Figuur 1. Een voorbeeld van een staafdiagram

Lijngrafieken

Zoals staafdiagrammen vergelijken lijngrafieken categorieën, maar ze worden het vaakst gebruikt om trends weer te geven. Met de x-as die vaak het verstrijken van de tijd aangeeft, zullen de gegevenspunten in de grafiek een stijgende of dalende trend van de categorieën in kwestie laten zien.

Figuur 2. Een voorbeeld van een lijngrafiek

De bovenstaande lijngrafiek illustreert trends in socialemediagebruik. Elke socialemediaorganisatie wordt weergegeven door een verschillend gekleurde lijn. De x-as toont het verstrijken van de tijd, en de y-as toont het percentage van het mediaverkeer dat door elke organisatie wordt opgevangen. De grafiek laat zien dat het verkeer op Facebook een stijgende lijn vertoont, terwijl Pinterest enkele ups en downs heeft gekend. Op de derde plaats staat Twitter, dat relatief vlak is.

Pie Charts

Figuur 3. Een voorbeeld van een taartdiagram

Taartdiagrammen tonen de samenstelling van gegevens, of de stukjes van een geheel. Het kan zo eenvoudig zijn als “het team hier bestaat voor 50 procent uit mannen en voor 50 procent uit vrouwen” of “Onze verkoop bestaat voor 30 procent uit fictieboeken en voor 70 procent uit non-fictie.”

In figuur 3 stelt de hele taart (de hele cirkel) de totale hoeveelheid producten voor die in een winkel worden verkocht; de stukjes van die taart laten u zien welk percentage van de verkoop elke afdeling heeft gemaakt. Een grafiek als deze maakt het heel gemakkelijk om te zien dat de kleding- en accessoireafdelingen het grootste deel van de verkoop uitmaken, en parfums het kleinste.

Sommige vergelijkingstabellen hebben niet de vorm van een cirkel. Soms zijn ze donuts, en andere keren worden ze weergegeven in balken, zoals we hierna zullen zien.

Stacked Comparison Charts

U kunt categorieën vergelijken met een “taartdiagram” benadering, waarbij de factor samenstelling op verschillende manieren wordt opgenomen. De categorieën in dit diagram worden weergegeven door balken, maar de balken zelf zijn samenstellingsdiagrammen. Elke staaf is gewaardeerd op 100%, en de gekleurde blokken vertegenwoordigen verschillende niveaus van huisdierbezit binnen de bevolking.

Figuur 4. Een voorbeeld van een gestapeld staafdiagram

Op vergelijkbare wijze is het onderstaande lijndiagram “gestapeld” om het niveau van de verkoop op basis van het producttype weer te geven. U ziet zowel een trend als een deel van een geheel – u vergelijkt en bekijkt de samenstelling.

Figuur 5. Een voorbeeld van een gestapelde lijngrafiek

Niet-numerieke gegevensgrafieken

De bovenstaande grafieken zijn erg handig wanneer uw gegevens numeriek zijn. Maar er zijn ook grafieken voor andere soorten gegevens. Laten we een paar van de meest voorkomende niet-numerieke grafieken bespreken.

• Venn-diagrammen
• Flow-diagrammen
• Gantt-diagrammen
• Organizatiediagrammen
• Pictogrammen
• Infographics

Venn-diagrammen

Een Venn-diagram toont een vergelijking van twee verschillende categorieën en de items die ze gemeen hebben. Het diagram in figuur 6 toont ons de verschillende soorten afbeeldingen die veilig op het internet kunnen worden gedeeld.

Figuur 6. Een voorbeeld van een Venn-diagram

Waar de cirkels elkaar overlappen, staat een gedeeld kenmerk. JPG- en PNG-bestanden hebben bijvoorbeeld beide een groot kleurenpalet, dus overlappen ze elkaar in dat gebied. “Web safe” is een eigenschap die door alle drie wordt gedeeld, dus het is in het midden waar alle cirkels overlappen. De gebieden van elke cirkel die elkaar niet overlappen, vertegenwoordigen kenmerken die uniek zijn voor elk bestandstype – iets wat ze met geen enkel ander weergegeven bestandstype gemeen hebben.

Stroomdiagrammen

Stroomdiagrammen laten een proces zien. Stroomdiagrammen documenteren een opeenvolging van gebeurtenissen van begin tot eind, zodat het proces kan worden gedocumenteerd, gevolgd en beheerd.

Het stroomdiagram in figuur 7 toont het proces van hoe theorieën worden gecreëerd, verspreid en aanvaard.

Figuur 7. Een voorbeeld van een stroomdiagram

Je ziet bovenaan dat er een idee is dat leidt tot een experiment, en vervolgens bepalen de resultaten welke weg wordt ingeslagen. Als het experiment al dan niet slaagt, worden verschillende paden gekozen. Langs het pad van het stroomdiagram worden alle alternatieven gepresenteerd en worden keuzes gemaakt tussen deze alternatieven. Uw oog volgt het pad van begin tot eind voor elk onderdeel van het scenario.

Gantt Chart

Een Gantt chart is een tijdlijn. Aan de tijdlijn kunnen meerdere projecten worden toegevoegd met begin- en einddatum, en ook mijlpalen en deadlines worden weergegeven. Dit diagram wordt gebruikt om te bepalen hoe lang een project zal duren, welke middelen nodig zijn en in welke volgorde de taken moeten worden voltooid.

Figuur 8. Een voorbeeld van een Gantt-diagram

In afbeelding 8 hebt u twee verschillende teams die één project uitvoeren. Het Market Team (rood) voltooit het marktonderzoek en definieert de specificaties tegen de week van 23 juli (de datum van de eerste mijlpaal). Daarna neemt het Planning Team (blauw) het over met de algemene architectuur en projectplanning en is verantwoordelijk voor het behalen van de tweede mijlpaal op 6 augustus. Zoals u kunt zien, hebben de Markt- en Planningteams nog meer werk te doen, zelfs nadat hun mijlpalen zijn bereikt, en het project is pas eind november voltooid.

Organizational Charts

Organizational charts (soms ook wel hiërarchiediagrammen genoemd) laten de mensen in een organisatie zien en hun rapportageverhoudingen. Gewoonlijk heeft het organigram een voorzitter of CEO aan de top, gevolgd door een team van presidenten en vice-presidenten, en dan hun directe ondergeschikten, enzovoort. Een organigram wordt meestal gemaakt en bijgehouden door human resource professionals die een visueel overzicht willen hebben van de structuur van hun organisatie en de rapportageverhoudingen, zodat ze betere beslissingen kunnen nemen over het inzetten van het talent van het bedrijf.

Het organigram in figuur 8 toont een voorzitter aan de top van de hiërarchie en een algemeen directeur, een kwaliteitsbewaker en een secretaresse die rechtstreeks aan de voorzitter rapporteren. Elk van deze directe ondergeschikten heeft zijn of haar eigen directe ondergeschikten, enzovoort.

Figuur 9. Een voorbeeld van een organigram

Pictographs

Pictographs gebruiken symbolen en afbeeldingen om gegevens, informatie of ideeën over te brengen. De pictogrammen in figuur 9 maken eigenlijk deel uit van een cv en geven aan wat voor soort informatie er naast elke pictogram te vinden is (respectievelijk telefoonnummer, adres, Twitter handle en e-mail).

Figuur 9. Vier voorbeelden van pictogrammen

Dit maakt het voor een recruiter gemakkelijker om de benodigde contactinformatie te bekijken en eruit te pikken. Andere pictogrammen kunnen processen overbrengen (zoals de instructies om IKEA-meubels te bouwen) of informatie (zoals wanneer de weer-app op je telefoon je vertelt dat het vandaag gaat regenen door een foto van een regenwolk te plaatsen).

Infographics

Op vergelijkbare wijze gebruiken infographics afbeeldingen, maar ze bevatten ook gegevens en woorden, allemaal om één punt uit te leggen. Infographics kunnen worden gebruikt om een complex onderwerp wat begrijpelijker te maken, vooral als er meer dan twee of drie factoren zijn om rekening mee te houden. Ze kunnen ook worden gebruikt om twee of meer categorieën te vergelijken en uw gegevens interessanter en opvallender te maken.

Deze infographic laat zien hoe kipconsumptie zich verhoudt tot de Superbowl. Je kunt zien hoe de consumptie en de prijs per pond kip in de loop der tijd is gestegen. Het beschrijft ook hoe kippenvleugels in het bijzonder populairder zijn geworden in de loop der tijd, allemaal met een oogstrelende en onderhoudende kwaliteit die boeiend en interessant is voor het publiek.

Tabellen

Een communicator kan ook tabellen gebruiken om gegevens weer te geven. Tabellen kunnen worden opgemaakt voor woorden of voor numerieke gegevens. Ze kunnen worden gebruikt voor het vergelijken van gegevens, of wanneer aan één item meerdere datapunten zijn gekoppeld.

Tabel 1 is een eenvoudige tabel van drie mensen die wedstrijden lopen. George, Alana, en Sebastián hebben elk vier datapunten met zich meegebracht. Door een eenvoudige tabel te gebruiken, kun je al deze gegevens voor je publiek plaatsen. Ze kunnen hun beste tijden vergelijken en de klassementen van elke loper bekijken.

Tabel 2 is wat complexer, en daardoor zijn de gegevens niet zo toegankelijk voor de lezer. Maar de gegevens zijn ook complex, en als ze moeten worden weergegeven om ze gemakkelijk te kunnen bekijken, lijkt dit een goede keuze. Tabel 2 toont de resultaten van een enquête waarbij de deelnemers werd gevraagd acht sprekers (een man en een vrouw met verschillende dialecten van de Engelse taal) te rangschikken volgens hun professionaliteit, intelligentie, opleiding, vriendelijkheid en sociabiliteit. De responspercentages worden weergegeven voor mannelijke en vrouwelijke sprekers, en vervolgens wordt een gemiddelde berekend voor elk dialect.

Tabellen helpen u complexere gegevensreeksen te beheren. Een tabel kan worden gebruikt als u afzonderlijke waarden wilt weergeven, als waarden worden vergeleken, of als gegevens worden weergegeven en vervolgens samengevat. Ze brengen uw verhaal niet zo snel over op de lezer als een grafiek, maar u brengt wel een grote hoeveelheid informatie over op een gemakkelijk te begrijpen manier.

Bijdragen!

Verbeter deze paginaLees meer