Hoe te betalen omzetbelasting voor kleine bedrijven

Als je bent zoals de meeste eigenaren van kleine bedrijven, dan rapportage over de omzetbelasting heeft waarschijnlijk gegooid je in een vlaag van woede op een bepaald moment of another.

We zijn niet verbaasd. Nauwkeurige berekening van de omzetbelasting kan een ongelooflijk complex proces zijn. Wat erger is, het maken van een fout zoals het niet indienen of niet op tijd betalen van uw belastingen kan ernstige financiële (en soms juridische) gevolgen hebben.

Om het nog erger te maken, elke staat en sommige plaatsen binnen staten hebben hun eigen belastingvereisten. In totaal zijn er 45 staten en duizenden kleinere regio’s (denk aan steden of provincies) in de VS die omzetbelasting heffen. Elk van hen is anders met betrekking tot het bedrag dat u moet innen wanneer u aangifte moet doen en het soort administratie dat u moet bijhouden.

Het is genoeg om je te laten heroverwegen waarom je ooit hebt besloten om een bedrijf te beginnen in de eerste plaats. Maar vrees niet. In dit artikel zullen we proberen om de kwestie te demystificeren en u laten zien hoe u omzetbelasting voor kleine bedrijven betaalt.

Let’s jump in.

Wat is omzetbelasting?

Voordat we aan de slag gaan, laten we ervoor zorgen dat we allemaal op dezelfde pagina zijn. Volgens Investopedia is “een omzetbelasting een verbruiksbelasting die door de overheid wordt geheven op de verkoop van goederen en diensten. Een conventionele omzetbelasting wordt geheven op het verkooppunt, geïnd door het bedrijf en doorgegeven aan de overheid.”

U bent aansprakelijk voor het betalen van omzetbelasting aan elke plaats (die een omzetbelasting int) waar uw bedrijf een fiscale nexus heeft. Nexus is een deftig woord dat in wezen aanwezigheid betekent. Afhankelijk van de regelgeving van de plaats, kan dit een fysieke aanwezigheid zijn zoals een winkel of kantoor, een werknemer, een filiaal, of een ander bestaan. Als uw bedrijf een nexus heeft in verschillende plaatsen, kan dit snel ingewikkeld worden. In die situaties raden we aan om met een belastingprofessional of belastingsoftware te werken om uw specifieke geval vast te stellen.

Het is belangrijk op te merken dat in tegenstelling tot andere landen, in de VS, er geen federale omzetbelasting is, dus alles wordt geïnd op staats- en lokaal niveau. Eerlijk gezegd, is dit de reden waarom het proces ingewikkeld is. In veel gevallen is het niet zo eenvoudig als het heffen van één staatsomzetbelasting. Uw bedrijf moet misschien ook belasting innen op lokaal niveau, meestal voor een stad of provincie, en soms voor beide.

Laat het me uitleggen. Als een handelaar is gevestigd in New York City, de totale omzetbelasting die zij moeten innen is 8,875%. Dat totale tarief is echter opgebouwd uit drie kleinere tarieven:

• New York City lokaal gebruiks- en belastingtarief – 4,5%
• New York State sales and use tax tarief – 4%
• Metropolitan Commuter Transportation District toeslag – .375%

Bedenk dat het bovenstaande slechts een voorbeeld is. Zoals we al eerder hebben gezegd, elke staat en plaats is anders. U moet samenwerken met de belastingdienst in uw staat en plaats om het belastingtarief vast te stellen dat uw bedrijf moet innen.

Hoe begin ik met het innen van omzetbelasting?

In dit gedeelte zullen we u door de belangrijke stappen leiden die nodig zijn om omzetbelasting voor uw kleine bedrijf te innen en te betalen.

Krijg uw vergunning voor de omzetbelasting
In de meeste gevallen is het eerste wat u wilt doen, naar de website van het Department of Revenue of de belastingdienst van uw staat gaan en u registreren voor uw vergunning voor de omzetbelasting. Dit document is wat u wettelijk toestaat om te verzamelen, rapporteren over, en omzetbelasting betalen in uw staat en andere plaatsen. U moet deze stap voltooien voordat u zaken begint te doen binnen een staat.

Om dit proces te voltooien, hebt u ook uw federale werkgeversidentificatienummer nodig, evenals andere essentiële informatie over uw bedrijf en de eigenaren. Bespaar jezelf wat tijd door het bevestigen en verzamelen van de informatie die u nodig hebt om uw omzetbelasting vergunning te krijgen voordat u begint met de aanvraagprocedure.

Figure Out Your Sales Tax Rate
De volgende stap is het bepalen van de werkelijke belastingtarief dat uw bedrijf zal moeten verzamelen van klanten. U moet ook in staat zijn om deze informatie te krijgen van het ministerie van inkomsten van uw staat of belastingdienst. Het is belangrijk op te merken dat deze tarieven vaak veranderen, dus het is iets waar u bovenop moet blijven zitten. Anders loopt u het risico dat u te weinig of te veel omzetbelasting int, waardoor u problemen krijgt.

Als uw bedrijf fysiek aanwezig is in meerdere staten en plaatsen, zult u vrijwel zeker omzetbelasting moeten innen voor elk. Nogmaals, als u zich in een dergelijke situatie bevindt, wilt u op zijn minst samenwerken met een belastingprofessional of boekhoudsoftware zoals QuickBooks. Dit zal uw leven een stuk gemakkelijker maken.

Bepaal welke producten belastbaar zijn
Er is een goede kans dat niet alle producten die uw bedrijf verkoopt belastbaar zijn, noch zijn ze waarschijnlijk allemaal belastbaar tegen hetzelfde tarief. Bovendien, en dit varieert van staat tot staat, maar vele malen, items “noodzakelijk om te overleven” zijn niet belast of hebben andere belastingregels dan standaard aankopen. Artikelen die nodig zijn om te overleven zijn bijvoorbeeld levensmiddelen, geneesmiddelen op recept en in sommige staten ook kleding. Nogmaals, zorg ervoor dat u de regels voor uw staat controleert, omdat er waarschijnlijk enige nuance in zit. Vaak zijn deze items gewoon belast tegen een lager tarief, of alleen items onder een bepaalde waarde zijn onbelast.

Als u verkoopt aan wederverkopers, die verkopen zijn ook vaak vrijgesteld van belastingen. U moet er dan wel voor zorgen dat de klant een geldig wederverkoperscertificaat of een geldige wederverkoperslicentie heeft. U moet ook een nauwkeurige administratie van deze transacties bijhouden, inclusief fotokopieën van alle wederverkoperscertificaten, om uzelf te beschermen in het geval van een audit.

Start met het innen van omzetbelasting
Als uw bedrijf eenmaal is opgezet bij uw ministerie van Financiën of belastingdienst, bent u klaar om te beginnen met het innen van omzetbelasting. U moet bevestigen dat uw kassa, POS, en/of andere systemen zijn ingesteld met het juiste belastingtarief (s). De meeste staten eisen ook dat u klanten het belastingbedrag dat zij betalen op een aparte regel van de kassabon laat zien. Omdat dit zo gebruikelijk is, zijn de meeste kassa’s en kassasystemen standaard hierop ingesteld, maar u kunt dit het beste controleren door een paar testtransacties uit te voeren.

Om u te helpen bij het rapporteren en betalen van omzetbelasting, is het raadzaam een aparte bankrekening aan te houden voor de belastingen die u hebt geïnd. Dit zal u helpen bij het bijhouden van de hoeveelheid geld die u verschuldigd bent aan de overheid. Het zorgt er ook voor dat het geld van de omzetbelasting niet per ongeluk wordt gebruikt om andere zakelijke uitgaven te betalen. Het helpt ook diefstal te voorkomen, vooral als u de toegang tot de rekening beperkt.

Registers bijhouden en omzetbelasting melden
De meeste staten zullen eisen dat uw bedrijf een vorm van administratie bijhoudt, fysiek of digitaal. In deze administratie moet elke verkooptransactie worden bijgehouden en essentiële informatie worden genoteerd, zoals het bedrag van de verkoop en het bedrag aan omzetbelasting dat u hebt geïnd. Afhankelijk van de eisen die uw staat of gemeente aan de administratie stelt, moet u mogelijk ook originele kopieën van kassabonnen, kassabanden of andere originele verkoopdocumenten bewaren.

Hoewel deze eisen streng lijken, helpen ze u bij een andere veel voorkomende verplichting: het rapporteren van belastingen. Veel staten eisen dat u periodiek verslag uitbrengt over de omzetbelasting die u hebt geïnd, naast het daadwerkelijk betalen van die belasting aan de staat en/of plaats. Gelukkig kan een gedetailleerde administratie dit proces stroomlijnen en de kans op een fout of discrepantie voorkomen.

Betaling van omzetbelasting
Het laatste stukje van de puzzel is het indienen van een aangifte en het betalen van uw omzetbelasting. In veel staten, moet u betalen per kwartaal op een minimum, maar als je transacties op een hoog genoeg volume, kunt u worden verplicht om te betalen op een maandelijkse basis. Net als bij uw inkomstenbelasting is het essentieel dat u op tijd aangifte doet en betaalt om boetes te voorkomen.

Hoe omzetbelasting werkt met ShopKeep

Nu u de basisprincipes van de omzetbelasting begrijpt, laten we eens bekijken hoe u omzetbelasting met ShopKeep instelt en betaalt.

Het instellen van uw belastingtarief
Het eerste wat u wilt doen nadat u uw omzetbelastingtarief hebt berekend, is dit in ShopKeep invoeren als uw standaardtarief. Het is een snel en eenvoudig proces dat slechts enkele seconden in beslag neemt. Moet u voor verschillende artikelen verschillende btw-tarieven hanteren? Geen probleem! U kunt verschillende belastinggroepen aanmaken en aan elk van uw artikelen een groep toewijzen. Vergeleken met handmatig boekhouden of het gebruik van een kassa, maakt dit het innen van omzetbelasting veel eenvoudiger voor de ondernemer, vooral wanneer u belasting moet heffen tegen verschillende tarieven.

Organiseer uw producten in belastinggroepen
Nu u uw standaard belastingtarief hebt toegevoegd, en extra belastinggroepen hebt gemaakt als u verschillende tarieven voor verschillende items moet heffen, is het volgende wat u wilt doen items aan de juiste belastinggroep toevoegen. Dit zorgt ervoor dat het juiste belastingtarief wordt toegepast wanneer een kassier een artikel toevoegt aan een bestelling, waardoor fouten worden voorkomen. Als u dit proces voor een groot aantal artikelen doorloopt, kunt u ze ook in bulk toewijzen via een CSV-bestand.

Als uw artikelen eenmaal correct zijn toegewezen, kunt u rustig gaan zitten. De omzetbelasting die u voor elk item hebt geselecteerd, wordt automatisch toegepast op elke verkoop van dat item, zonder extra werk van uw kant.

Rapportage over omzetbelasting met ShopKeep
Om uw leven gemakkelijker te maken, ShopKeep bevat nu een Verkoop per belastinggroep rapport. Dit rapport maakt het gemakkelijk om de totale belastbare omzet, niet-belastbare omzet, een schatting van de verschuldigde omzetbelasting, en een uitsplitsing van de geschatte belastingen per fiscale groep voor uw bedrijf over elk tijdsbestek te zien.

In plaats van dat de ondernemer deze informatie handmatig moet berekenen voor uw rapportage en aangiften, heeft u het nu in een handomdraai beschikbaar. Dit maakt het veel gemakkelijker om de belasting in te schatten. Als u meer granulariteit nodig hebt, kunt u het rapport filteren op datumbereik of op belastinggroep om de gegevens te krijgen die u wilt zien. U kunt het ook exporteren als CSV-bestand voor verdere analyse met spreadsheet-software.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat, ongeacht welke software of andere methoden u gebruikt om uw geïnde belasting en verschuldigde belasting bij te houden, aan het eind van de dag bent u verantwoordelijk voor het betalen van belasting op basis van uw belastbare omzet en het tarief (s) vastgesteld door uw belastingdienst. Het komt vaak voor dat het bedrag aan omzetbelasting dat u hebt geïnd iets meer of minder is dan wat u hebt berekend op basis van uw totale belastbare omzet. Dit is geen fout, maar slechts een artefact van afrondingsverschillen tussen het optellen van een belasting op individuele transacties en het berekenen van uw totaal voor de maand, het jaar of het kwartaal.

Ten slotte, houd er rekening mee dat dit rapport alleen zo nauwkeurig is als de tarieven die u hebt geconfigureerd in de Belasting Groep instellingen in BackOffice. Belastingtarieven veranderen vaak, en we raden u aan de waarden te controleren voordat u belastingaangifte doet bij uw belastingdienst.

Hoe omzetbelasting wordt berekend in ShopKeep
Om u te helpen dit rapport beter te begrijpen, wilden we u ook enig inzicht geven in hoe omzetbelasting wordt berekend in ShopKeep.

ShopKeep berekent de omzetbelasting op artikelniveau en rondt dat bedrag vervolgens af op twee decimalen. Op basis van uitgebreid onderzoek zijn we ervan overtuigd dat dit de meest nauwkeurige manier is om belastingen te berekenen voor onze handelaren. Voor meer informatie, bekijk dit artikel dat we hebben samengesteld over item-niveau vs transactie-niveau belasting.

Het is de moeite waard op te merken dat ShopKeep ook integreert met QuickBooks. Deze integratie kan u helpen met de omzetbelastingrapportage, vooral als u meerdere locaties in verschillende plaatsen hebt, wat resulteert in verschillende belastingtarieven voor elk.

Summing it Up

Daar heb je het, alles wat je moet weten over het innen, rapporteren en betalen van omzetbelasting als een eigenaar van een klein bedrijf. Bovendien begrijpt u nu hoe efficiënt en nauwkeurig het gebruik van een POS-systeem als ShopKeep voor uw bedrijf kan zijn, vooral wanneer het tijd is om uw omzetbelasting te innen en te betalen.