Een effectief internet- en e-mailbeleid dat werknemers helpt begrijpen wat er van hen wordt verwacht met betrekking tot de manier waarop ze hun apparaten voor het werk gebruiken, is een must voor werkgevers en werknemers. U wilt vastleggen wat werknemers kunnen doen vanaf door het werk verschafte of eigen apparaten die worden gebruikt door of betrokken zijn bij uw werknemers, uw werkplek of uw bedrijf.
Met bijna 80% van de mensen in de VS die toegang hebben tot sociale media, is begeleiding over wat werknemers kunnen zeggen en delen belangrijker geworden. De meeste werknemers hebben geen moeite met richtlijnen, omdat ze niet ongepast willen handelen of onbewust een grens willen overschrijden. De ontwikkeling van een eerlijk, begrijpelijk en verstandig beleid, samen met een grondige opleiding, moet dus een topprioriteit zijn.
Overweeg het gebruik van dit voorbeeld van een internet- en e-mailbeleid om uw werknemers duidelijke richtlijnen te geven over wat gepast internet- en e-mailgebruik op het werk is. Pas het aan aan de behoeften van uw cultuur en de omgeving die u uw werknemers op het werk wilt bieden. Om zeker te zijn van de juridische aspecten in uw regio en uw bedrijfstak, kunt u het beste een advocaat raadplegen.
Voorbeeld van een internet- en e-mailbeleid voor werknemers
Voicemail, e-mail en internetgebruik die zijn toegewezen aan de computer of telefoonaansluitingen van een werknemer, zijn uitsluitend bedoeld voor het uitvoeren van zakelijke activiteiten van het bedrijf. Sommige functies binnen het bedrijf vereisen toegang tot internet en het gebruik van software naast de Microsoft Office-suite van producten.
Alleen personen die voor bedrijfsdoeleinden naar behoren zijn geautoriseerd, mogen het internet gebruiken om toegang te krijgen tot aanvullende software en deze te downloaden. Deze autorisatie is over het algemeen exclusief voor beslissingen die de afdeling informatietechnologie (IT) neemt in samenwerking met personeelszaken.
Software Access Procedure
Software die nodig is naast de Microsoft Office-suite van producten moet worden geautoriseerd door uw manager en gedownload door de IT-afdeling. Als u toegang nodig hebt tot software of websites die zich momenteel niet op het bedrijfsnetwerk bevinden, praat dan met uw manager en overleg met de IT-afdeling om uit te leggen welk rendement u van het product verwacht.
Alle redelijke verzoeken die niet als een netwerkrisico worden beschouwd, zullen in overweging worden genomen. Het doel van dit beleid is niet om werknemers de toegang te ontzeggen tot producten die u productiever maken. Het doel is eerder om het risico voor het netwerk van de organisatie tot een minimum te beperken.
Apparatuur in eigendom van het bedrijf
Alle apparaten of computers, inclusief maar niet beperkt tot bureautelefoons, smartphones, tablets, laptops, desktopcomputers en iPads die het bedrijf voor uw gebruik ter beschikking stelt, mogen alleen voor bedrijfsdoeleinden worden gebruikt. Houd in gedachten dat het bedrijf eigenaar is van de apparaten en de informatie op deze apparaten. Als u het bedrijf om welke reden dan ook verlaat, zal het bedrijf eisen dat u de apparatuur op uw laatste werkdag teruggeeft.
U mag persoonlijke elektronische apparaten gebruiken die niet zijn aangesloten op het bedrijfsnetwerk om toegang te krijgen tot een geschikte internetsite tijdens pauzes en de lunch.
Internetgebruik
Internetgebruik tijdens bedrijfstijd of met behulp van apparaten van het bedrijf die zijn aangesloten op het bedrijfsnetwerk, is alleen toegestaan voor het uitvoeren van bedrijfszaken. Dit beperkt de mogelijkheid van inbreuken op de veiligheid van vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
Internetgebruik creëert ook de mogelijkheid van besmetting van ons systeem via virussen of spyware. Spyware geeft onbevoegden buiten het bedrijf potentieel toegang tot wachtwoorden van het bedrijf en andere vertrouwelijke informatie.
Het verwijderen van dergelijke programma’s van het bedrijfsnetwerk vereist dat het IT-personeel tijd en aandacht investeert die beter kan worden besteed aan het maken van technologische vooruitgang. Om deze reden, en om een juist gebruik van de werktijd te verzekeren, vragen wij het personeel om het internetgebruik te beperken.
Ten slotte mogen computers of andere elektronische apparatuur van het bedrijf, inclusief apparaten die eigendom zijn van de werknemer, onder geen enkele omstandigheid tijdens werktijd worden gebruikt om pornografische of anderszins immorele, onethische of niet-zakelijk gerelateerde internetsites te verkrijgen, te bekijken of te bereiken. Als u dit toch doet, kan dit leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met beëindiging van het dienstverband.
Sociale media
Uw werkgever begrijpt dat een deel van wat u doet in de sociale media outreach is die nieuwe werknemers werft en ons bedrijfsmerk versterkt. Veel werknemers hebben zelfs sociale-mediataken in hun functieomschrijving, waaronder sociale-mediamarketeers, technische ondersteuning en recruiters.
Uw werkgever begrijpt ook dat de relatie van onze werknemers met een online wereld waarin u 24/7 tijd doorbrengt, kan leiden tot het vervagen van werktijd en vrije tijd. We moedigen u sterk aan om het gebruik van sociale media te beperken tot werkgerelateerde inhoud en outreach tijdens werkuren.
Hiernaast is het u verboden om vertrouwelijke of beschermde informatie te delen die toebehoort aan of gaat over het bedrijf. U wordt sterk aangemoedigd om geen denigrerende informatie te delen die uw bedrijf of collega’s in een ongunstig daglicht stelt.
De reputatie en het merk van het bedrijf moeten door alle werknemers worden beschermd. Het leven en de acties van uw collega’s mogen nooit online worden gedeeld. Houd rekening met de voorkeuren van collega-werknemers – vraag bijvoorbeeld toestemming aan degenen die ouders zijn voordat u de naam van hun kinderen online gebruikt.
In sociale-mediaparticipatie vanaf werkapparaten of tijdens werkuren, is sociale-media-inhoud die discrimineert tegen een beschermde classificatie, waaronder leeftijd, ras, huidskleur, religie, geslacht, nationale afkomst, handicap of genetische informatie, verboden.
Het is ons bedrijfsbeleid om ook seksuele voorkeur, genderidentiteit en gewicht onder de bescherming tegen discriminatie te laten vallen. Elke werknemer die deelneemt aan sociale media en dit beleid overtreedt, zal worden behandeld volgens het bedrijfsbeleid inzake intimidatie.
E-mailgebruik binnen het bedrijf
E-mail mag alleen worden gebruikt voor bedrijfszaken. Vertrouwelijke bedrijfsinformatie mag niet worden gedeeld buiten het bedrijf, zonder toestemming, op welk moment dan ook. U mag ook geen persoonlijke zaken doen met behulp van de bedrijfscomputer of e-mail.
Denk hier ook aan als u overweegt niet-zakelijke e-mails door te sturen aan medewerkers, familie of vrienden. Niet-zakelijke e-mails verspillen tijd en aandacht van het bedrijf.
Het bekijken van pornografie, of het verzenden van pornografische grappen of verhalen via e-mail, wordt beschouwd als seksuele intimidatie en zal worden aangepakt volgens ons beleid inzake seksuele intimidatie. Onmiddellijke beëindiging is de meest voorkomende disciplinaire maatregel die het bedrijf in deze gevallen kan nemen.
E-mails die discrimineren
Elke e-mailinhoud die discrimineert tegen een van de eerder genoemde beschermde classificaties is verboden. Elke werknemer die een e-mail verstuurt die in strijd is met dit beleid, zal worden behandeld volgens het intimidatiebeleid.
Deze e-mails zijn verboden in het bedrijf. Het verzenden of doorsturen van discriminerende e-mails zal leiden tot disciplinaire maatregelen die kunnen leiden tot beëindiging van het dienstverband.
Bedrijf is eigenaar van e-mail van werknemers
Bedenk dat het bedrijf eigenaar is van alle communicatie die via e-mail wordt verzonden of die is opgeslagen op bedrijfsapparatuur. Het management en ander geautoriseerd personeel hebben het recht om op elk gewenst moment toegang te krijgen tot al het materiaal in uw e-mail of op uw bedrijfscomputer. Beschouw uw elektronische communicatie, opslag of toegang niet als privé wanneer deze is gemaakt of opgeslagen op werksystemen.