Raporty o incydentach są kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom, jak również dla ustanowienia najlepszych praktyk w miejscu pracy. Właściwe udokumentowanie incydentów pomaga zidentyfikować niebezpieczeństwa w środowisku pracy i uniknąć sytuacji, które mogłyby stanowić potencjalne zagrożenie dla ludzi. Co najważniejsze, dobrze napisany raport z incydentu może pomóc zapewnić, że Twoja firma jest zgodna z rządowymi przepisami i standardami pracy. Każda firma posiada unikalne wytyczne dotyczące sporządzania raportów z incydentów. To, jak jedna organizacja działa na co dzień, najprawdopodobniej różni się od tego, jak działa Twoja firma. Nie musisz kopiować ich dokładnego formatu lub szablonu. Zamiast tego, wymyśl wytyczne, które odzwierciedlają systemy i procedury Twojej firmy. Ale struktura i istotne inkluzje są takie same.
Podstawowe informacje
Raport o incydencie musi być rzeczowy i kompletny. Powinien zawierać:
- nazwiska i stanowiska osób zaangażowanych
- nazwiska wszelkich świadków
- dokładne miejsce i/lub adres zdarzenia
- dokładny czas i datę zdarzenia
- szczegółowy i jasny opis tego, co dokładnie się wydarzyło
- opis obrażeń
Ponieważ żadna informacja nie może zostać pominięta, kluczowe jest rozpoczęcie pisania raportu tak szybko, jak to możliwe. Im dłużej będziesz zwlekał, tym trudniej będzie Ci dokładnie udokumentować szczegóły zdarzenia. Najlepiej jest sporządzić raport, gdy pamięć o zdarzeniu jest jeszcze świeża.
Dokładność
Dokument musi być dokładny i wolny od błędów gramatycznych lub ortograficznych. Najlepiej, aby nie zawierał żadnych poprawek – zwłaszcza jeśli jest napisany odręcznie. Jeśli jakiekolwiek poprawki muszą być dokonane, każde usunięte lub dodane słowo może wymagać parafowania przez świadków. Ostatnią rzeczą, której pragniesz, jest to, aby raport można było interpretować na różne sposoby. Przeczytaj raport kilkakrotnie i poszukaj luk, które należy uzupełnić. Czy brakuje jakiejś części historii? Czy któryś z fragmentów historii mógłby zostać doprecyzowany? Pamiętaj, aby zawrzeć nie tylko rzeczywisty incydent, ale wydarzenia, które miały miejsce przed i po, jak również.
Obiektywność
Unikaj używania emocjonalnych słów i stwierdzeń, które opisują uczucia. Raport musi być rzeczowy i pozbawiony sarkazmu, protekcjonalnych stwierdzeń i osądzających uwag. Od osoby odpowiedzialnej za raport pisemny oczekuje się, że będzie opierać się wyłącznie na faktach, zdolna do wykrywania i unikania osobistych uprzedzeń i opinii. Aby tak się stało, on lub ona nie może pozwolić, aby wcześniejsze lub zewnętrzne informacje miały wpływ na raport.
Uwagi prawne
Pamiętaj, że są to dokumenty prawne, które mogą być wykorzystane przez policję i sądy do zbadania incydentu. Należy jasno określić, czy chodzi o którekolwiek z następujących zagadnień:
- Uraz fizyczny
- Atak
- Zniszczenie mienia
- Wypadki związane z pracą
- Wypadki związane zwypadki przy pracy
- kradzież lub rabunek
- agresywne zachowanie
- poważna choroba
- niebezpieczna śmierć
- czyn zabroniony i przestępczy
- sytuacje zakłócające spokój
Jeśli nie jesteś pewien, czy zgłoszenie jest konieczne, rozważ mądrość „lepiej być bezpiecznym niż żałować.”. Jeśli incydent jest ekstremalny, może być dobrze, aby natychmiast zadzwonić na policję. Wreszcie, zawsze sprawdź przepisy prawa pracy w swoim kraju, aby upewnić się, że Twoja firma jest w pełni zgodna z przepisami.
Przyczyna incydentu
Jeśli dokładna przyczyna incydentu pozostaje nieokreślona po wstępnym dochodzeniu, można podzielić się hipotezami, o ile są one wyraźnie określone w ten sposób w raporcie. W miarę możliwości należy dołączyć oświadczenia świadków, szkice i zdjęcia. Jeżeli są dostępne, należy również odnieść się do nagrań z kamer bezpieczeństwa.
Podpis przełożonego
Wypełniony raport musi być podpisany przez przełożonego lub kierownika odpowiedzialnego w czasie incydentu. Jako osoba upoważniona do podpisu, musi on przeczytać raport i upewnić się, że jest on jasny, czytelny i dokładny oraz że wytyczne firmy dotyczące zgłaszania incydentów były ściśle przestrzegane.
Poufność
Ponieważ raporty prawie zawsze zawierają wrażliwe i poufne informacje, takie jak obawy o zdrowie pracownika, zgłaszanie incydentów musi być dokonywane z uwzględnieniem prywatności zaangażowanych stron. Tylko upoważniony personel powinien być w stanie przeglądać szczegóły raportu.
Najlepsze praktyki wypełniania formularzy raportów o incydentach
Każda firma musi mieć protokół zgłaszania incydentów. Dostęp do tego dokumentu powinny mieć tylko osoby o odpowiednich uprawnieniach. Mogą go używać do dokumentowania niefortunnych zdarzeń, zarządzania ryzykiem i tworzenia środków bezpieczeństwa zgodnie z przepisami prawa. Przy wypełnianiu formularza należy przestrzegać następujących najlepszych praktyk:
- Zachowaj poczucie pilności. Wypełnij formularz raportu i złóż go w ciągu 24 godzin.
- Uwzględnij drobne szczegóły i wszystkie istotne dane.
- Przełożony powinien zweryfikować informacje zawarte w raporcie.
- Formularz może wypełnić tylko osoba bezpośrednio zaangażowana w incydent.
- Bądź dokładny i unikaj wprowadzania poprawek.
- Poprawiaj.
- Nie zakładaj, że czytelnik zrozumie ogólne stwierdzenia.
- Zachowaj poufność i nie pozwól osobom nieupoważnionym na zapoznanie się z informacjami.
- Podpisz dokument po zakończeniu pracy.
- W razie potrzeby poinformuj policję lub pracowników służby zdrowia.
Każdy pracownik twojej firmy powinien przejść seminarium lub szkolenie dotyczące postępowania w razie wypadku w pracy. W ten sposób będą wiedzieć, jak zgłosić incydent, gdy coś się stanie. Wreszcie, przejście na papierową formę może pomóc Ci uniknąć utraty ważnych dokumentów. Formularze cyfrowe, takie jak darmowy szablon poniżej, są świetną alternatywą dla staromodnej papierkowej roboty.