Dziennik konserwacji sprzętu Najlepsze praktyki

Każdy, kto poważnie podchodzi do kwestii konserwacji sprzętu, nieustannie szuka sposobów na jej usprawnienie.
Jest taka prosta rzecz tuż przed nosem, która rzadko jest w pełni wykorzystywana – dziennik konserwacji sprzętu.
W tym artykule przyjrzymy się korzyściom płynącym z posiadania dokładnego dziennika konserwacji sprzętu i omówimy najlepsze praktyki, jak utrzymać go w takim stanie.

Co to jest dziennik konserwacji sprzętu?

Dziennik konserwacji sprzętu jest prostym dokumentem, który pokazuje wszystkie działania konserwacyjne, które zostały wykonane na określonym składniku aktywów.
Mimo że zawarte w nim informacje różnią się w zależności od rodzaju sprzętu/środka, standardowy dziennik konserwacji sprzętu jest często podzielony na 2 odrębne sekcje:

1. Informacje ogólne używane do identyfikacji środka trwałego
2. Lista czynności konserwacyjnych wykonanych na środku trwałym i kto je wykonał

Informacje ogólne zazwyczaj obejmują:

• Nazwę sprzętu
• Model
• Numer seryjny
• Lokalizację

W niektórych przypadkach informacje ogólne będą również zawierać Datę zakupu i Cenę zakupu.
Lista wykonanych czynności zazwyczaj obejmuje następujące informacje:

• Data (kiedy dana czynność została wykonana)
• Opis czynności (co zostało zrobione)
• Osoba wykonująca daną czynność (kto ją wykonał)

Istnieją różne darmowe szablony dzienników konserwacji sprzętu, które można pobrać, jeśli nadal używasz długopisu i papieru do śledzenia dokumentacji konserwacji.
Źródło obrazów

Źródło obrazów
Jak widać, zapisane informacje mogą się bardzo różnić. Jeśli uważasz, że Twoi technicy są w stanie sumiennie śledzić kompleksowe szczegóły, nikt nie może Cię powstrzymać przed stosowaniem złożonych dzienników konserwacji sprzętu. Należy jednak pamiętać, że im więcej informacji muszą oni śledzić, tym mniej czasu mają na wykonywanie rzeczywistych prac konserwacyjnych.
Szczegółowe dzienniki mogą przyspieszyć czas poświęcany na ogólną konserwację, ale śledzenie niepotrzebnych rzeczy obniży wydajność i doprowadzi do frustracji. Dlatego należy zawsze dążyć do znalezienia równowagi, identyfikując rzeczy, które są rzeczywiście przydatne do śledzenia.
Jako koordynator ds. konserwacji, jak oceniasz, czy coś jest przydatne? Zadaj sobie pytanie, czy dane, które chcesz śledzić, są częścią jakiegokolwiek raportu utrzymania ruchu i czy musiałeś je znać, aby podjąć ważną decyzję w ciągu ostatnich 3-6 miesięcy.
Jeśli odpowiedź brzmi NIE, to śledzenie ich jest prawdopodobnie stratą czasu każdego z nas.

Zalety korzystania z systemu CMMS do rejestrowania prac konserwacyjnych

Istnieje wiele powodów, dla których warto korzystać ze skomputeryzowanego systemu zarządzania konserwacją, a dziennik konserwacji sprzętu jest jednym z nich.
W porównaniu z rejestrami papierowymi, oto największe zalety korzystania z nowoczesnego systemu CMMS do śledzenia tego, co dzieje się z Państwa aktywami:

1. Niezrównany dostęp do danych. Jeśli tylko masz połączenie z Internetem, możesz uzyskać dostęp do dzienników konserwacji sprzętu w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.
2. Zautomatyzowane rejestrowanie danych. Podczas dodawania wpisu ręcznego system CMMS automatycznie rozpoznaje, kiedy i kto wprowadza dane, ponieważ użytkownik musi być zalogowany, aby dokonać wpisu. Jeśli wykonywane czynności konserwacyjne byłyby częścią planu konserwacji zapobiegawczej, nie trzeba by było poświęcać czasu na wprowadzanie danych do dziennika. Dzieje się tak dlatego, że dziennik konserwacji sprzętu jest automatycznie wypełniany ukończonymi zleceniami roboczymi i planami konserwacji zapobiegawczej.
3. Lepsza rozliczalność. Chociaż nadal możesz robić różne rzeczy, wprowadzając dane w późniejszym czasie, wszystkie zadania są połączone z kalendarzem konserwacji, więc łatwiej jest zauważyć, kto co zrobił, ile czasu to zajęło i jakie części zostały użyte. To znacznie ułatwia rozwiązywanie potencjalnych sporów i sprawdzanie, czy niektórzy członkowie zespołu obciążają się bardziej niż inni.
4. Mniej miejsca na błędy ludzkie. Ponieważ system CMMS automatyzuje część procesu rejestracji, technicy mają mniejsze szanse na wprowadzenie nieprawidłowych danych (Zastrzeżenie: niektóre programy CMMS są skomplikowane i niezbyt przyjazne dla użytkownika, co szkodzi dokładności dokumentacji konserwacyjnej. Dlatego właśnie pracowaliśmy wyjątkowo ciężko, aby nasz system CMMS był tak intuicyjny, jak to tylko możliwe.)
5. Znacznie lepszy przegląd historii konserwacji. Czy możesz wyszukiwać lub filtrować czynności konserwacyjne według źródła, daty lub technika, korzystając z dokumentacji papierowej? Czy możesz przeglądać historię środków trwałych, gdy jesteś w drodze? Czy możesz sprawdzić informacje o dowolnym składniku aktywów w ciągu zaledwie kilku sekund? Jeśli masz mobilny system CMMS, możesz to zrobić.
6. Dzienniki są prawie niemożliwe do „zgubienia” lub uszkodzenia. Zapisy są gubione i umieszczane w niewłaściwych miejscach od dnia, w którym zaczęliśmy ich używać. Dodatkowo, papier nie jest najtrwalszym materiałem, więc nie jest to rzadkie; ulega uszkodzeniu. Dane są znacznie bezpieczniejsze, gdy są przechowywane w chmurze.
7. Mniej papierkowej roboty. Nikt nie lubi nosić ze sobą stosu papierów, gdziekolwiek się udaje. Dzięki nowoczesnemu systemowi CMMS wystarczy telefon komórkowy. Dodatkowo obniżasz koszty papieru i pomagasz środowisku – sytuacja, w której obie strony wygrywają.
8. Możliwość dołączania zdjęć/filmów. Niektóre rzeczy o wiele łatwiej opisać za pomocą zdjęcia lub krótkiego filmu – i chcielibyśmy zobaczyć, jak ktoś dołącza film do dokumentu. Nadszedł czas, aby wykorzystać wszystkie megapiksele w naszych telefonach komórkowych do wykonania pożytecznej pracy.

Na poniższym rysunku widać, jak wygląda dziennik konserwacji sprzętu w Limble:

Jak konserwacja sprzętu korzysta z dokładnej historii konserwacji

Na początek zajmijmy się słowem „dokładna”. Jeśli nie jesteś gotów zainwestować trochę wysiłku, aby zapewnić, że dane w dziennikach konserwacji sprzętu są poprawne i dostępne w razie potrzeby, to po co w ogóle zawracać sobie głowę prowadzeniem dokumentacji? Po co opierać swoje decyzje na nieprawidłowych danych?
Jeśli masz zamiar coś zrobić, zrób to dobrze.
Oto kilka korzyści wynikających z posiadania dokładnej historii konserwacji:

• Łatwiejsze planowanie prewencyjnych prac konserwacyjnych. Możesz porównać listę konkretnych awarii, których doświadczył dany składnik aktywów, z częstotliwością wykonywania zadań konserwacji zapobiegawczej, które mają na celu zapobieganie tym awariom.

Na przykład, jeśli masz cotygodniowy harmonogram smarowania łożysk, a mimo to musisz je wymieniać częściej niż jest to zalecane w wytycznych OEM, prawdopodobnie musisz zaplanować to zadanie co pięć dni zamiast raz w tygodniu.

• Szybsze diagnozowanie awarii i proces naprawy. Dziennik konserwacji sprzętu daje szybki wgląd we wszystkie dokumentacje i prace, które zostały już wykonane na danym składniku majątku. Jest to szczególnie przydatne dla nowszych techników, którzy nie są jeszcze dokładnie zaznajomieni ze wszystkimi aktywami, dzięki czemu wiedzą, jakie przyczyny awarii należy sprawdzić w pierwszej kolejności.
• Łatwiejsze podejmowanie decyzji o tym, kiedy należy wymienić aktywa. Częścią konserwacji sprzętu jest ocena, czy składnik aktywów jest nadal wart naprawy. Oprócz spojrzenia na pełne koszty naprawy i narażenie na potencjalne przestoje, dziennik konserwacji sprzętu może dostarczyć przydatnych informacji w postaci przeglądu rodzaju i częstotliwości wszystkich awarii, których doświadczył dany składnik aktywów.
• Zmniejszone koszty magazynowe i operacyjne. Nie ma znaczenia, czy mówimy o niespodziewanej awarii czy planowanym przestoju, potrzeba mniej czasu na naprawę krytycznego składnika aktywów może zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy, które w przeciwnym razie straciłbyś, nie będąc w stanie osiągnąć swoich liczb produkcyjnych. Ponadto, dzienniki konserwacji sprzętu mogą być pomocne przy podejmowaniu decyzji, które i ile części zamiennych należy zamówić i przechowywać w magazynie.

Jeśli używasz nowoczesnego systemu CMMS, zapasy części zamiennych są śledzone automatycznie. W takim przypadku można wykorzystać dziennik konserwacji sprzętu do śledzenia wszelkich anomalii. Na przykład, jeśli zauważysz, że zacząłeś zamawiać wyjątkowo dużą liczbę filtrów oleju, możesz sprawdzić dzienniki konserwacji sprzętu, aby dowiedzieć się, które z zasobów zużywają je tak szybko i dlaczego.

Dopóki nie przesadzisz z ilością rzeczy, które chcesz śledzić, posiadanie czystych rejestrów konserwacji przejdzie długą drogę, pomagając Ci stworzyć wydajny dział konserwacji.

Jak utrzymać aktualność dziennika konserwacji sprzętu?

Jeśli używasz systemu CMMS, musisz upewnić się, że wszyscy wiedzą, jak działa to narzędzie i do kogo mogą się zgłosić, jeśli muszą wprowadzić coś, co nie jest objęte standardowymi procedurami.
W nowoczesnym systemie CMMS dane są wzajemnie powiązane, co oznacza, że chociaż musisz wprowadzić dane tylko raz, są one wykorzystywane w wielu miejscach. Aby mieć pewność, że funkcje filtrowania i wyszukiwania dostarczą najdokładniejszych wyników, warto zawsze wprowadzać dane w tym samym formacie.
Jeśli używasz pióra i papieru, oto kilka rzeczy, które możesz chcieć zdefiniować, aby Twój dziennik konserwacji sprzętu był jak najdokładniejszy:

• stwórz standardowy szablon dla każdego składnika majątku, który chcesz śledzić, i postaraj się, aby te szablony były jak najbardziej podobne
• posiadaj wyznaczone miejsce, w którym przechowywane są zapisy
• zdefiniuj, w jaki sposób dzienniki konserwacji sprzętu powinny wymieniać się rękami podczas zmiany

Ostatnią rzeczą, o której chcemy tu wspomnieć, a która jest ważna, niezależnie od wyżej wymienionych podejść, jest konieczność przekazania swoim technikom informacji o znaczeniu dokładnego wprowadzania danych.
Technicy utrzymania ruchu często pracują w warunkach mniej niż idealnych. Spędzanie wielu godzin na nogach w gorącym/zimnym/mokrym otoczeniu może być wyczerpujące fizycznie i psychicznie. W takich sytuacjach bycie wyjątkowo ostrożnym w pisaniu szczegółowych i dokładnych raportów z wykonanej pracy nie jest priorytetem. Aby to zmienić, musisz poświęcić trochę dodatkowego czasu na podkreślenie znaczenia tych zapisów. Wyjaśnij, jak fałszywe informacje mogą wpłynąć na ich codzienną pracę, jak również na organizację jako całość.

Ucz się z historii, aby jej nie powtarzać

Nie mówi się, że historia jest najlepszym nauczycielem.
Mamy nadzieję, że udało nam się pokazać, że korzyści z posiadania dziennika konserwacji sprzętu przewyższają dodatkowy czas, który trzeba poświęcić na zapisywanie wymaganych danych.
W przypadku systemu CMMS prawie cała praca jest wykonywana za Ciebie, więc w tym scenariuszu należy skupić się na posiadaniu dokładnych danych w dzienniku konserwacji sprzętu i faktycznym wykorzystaniu ich do poprawy różnych aspektów konserwacji sprzętu. Aby uzyskać dogłębne spojrzenie na system CMMS, sprawdź nasz przewodnik Czym jest system CMMS i jak działa.
Jeśli jesteś zainteresowany poznaniem innych sposobów, w jakie Limble CMMS może uprościć Twoje działania związane z utrzymaniem ruchu, nie wahaj się skontaktować z nami.

Written by

Bryan Christiansen

Share:

• 
  Maksud November 25, 2019, 7:45 am

  Nice post.

• 
  Micheal Well February 27, 2020, 7:00 am

  Hy Bryan,
  Equipment Maintenance Schedule or log update. Jest to bardzo istotne, aby praktyki posiadały harmonogram konserwacji i monitorowania wszystkich swoich kluczowych urządzeń klinicznych. Sprzęt, który wymaga kalibracji lub który jest zasilany elektrycznie lub bateryjnie, musi być regularnie serwisowany, aby zapewnić, że jest i nadal jest w dobrym stanie roboczym.
  Ta praktyka sprawia, że czujesz się dobrze ze swoim sprzętem, ponieważ regularnie przeprowadzasz konserwację, jako że jest to bardzo dobra praktyka, większość profesjonalistów postępuje zgodnie z tymi krokami.

.