Jak napisać świetny podpis e-mail [+ profesjonalne przykłady]

Przeciętny pracownik biurowy wysyła 40 e-maili dziennie. To 40 okazji, aby sprzedać siebie i swoją firmę w tych indywidualnych e-mailach, które wysyłasz, każdego dnia.

Wielu ludzi traktuje swoje podpisy e-mail jak przemyślenia, co sprawia, że naprawdę przegapić okazję. Te podpisy są szansą dla Ciebie, aby jasno określić, kim jesteś, ułatwić ludziom dotarcie do Ciebie i dać ludziom miejsce, gdzie mogą się udać, aby dowiedzieć się więcej – albo o Tobie, o Twojej firmie, lub o czymś, nad czym pracujesz.

Więc, jeśli po prostu umieszczasz swoje imię i punkt lub dwa informacje kontaktowe w podpisie, nie wykorzystujesz w pełni możliwości łączenia się i angażowania z ludźmi, do których wysyłasz e-maile. (Chociaż nie chcesz też przesadzić. Zapychanie twojego podpisu pełnego linków i informacji jest po prostu spamerskie i autopromocyjne.)

Więc co powinno znaleźć się w twoim podpisie? Wiele z tego będzie zależało od osobistych preferencji, marki i kultury Twojej organizacji, a nawet branży, w której działasz. Jednakże, oto kilka sugestii, jak stworzyć swój własny:

Imię i nazwisko

Tak jak w przypadku korespondencji pocztą tradycyjną, zawsze należy podać swoje imię i nazwisko, aby odbiorca wiadomości wiedział, od kogo ją otrzymał. Objawia się to w podpisie emaila, często jako pierwsza linia tekstu.

Informacje o przynależności (takie jak nazwa stanowiska i wydziału)

Blisko po imieniu i nazwisku powinny znajdować się informacje o przynależności. Twoje powiązania mogą obejmować nazwę stanowiska, firmę lub organizację, i/lub nawet dział. Oczywiście Twoje imię i nazwisko powinno być w końcu wylosowane, ponieważ budujesz relację z odbiorcą, ale podanie tych informacji zapewnia więcej kontekstu na temat rozmowy i Twojej roli w niej. Ponadto, powiązanie z większą organizacją zwiększa Twoją wiarygodność, zwłaszcza jeśli jest to organizacja rozpoznawalna. To pomoże Ci przyciągnąć uwagę czytelników, aby potraktowali Twoją wiadomość poważnie.

Drugorzędne informacje kontaktowe

Drugorzędne informacje kontaktowe są również ważne, aby odbiorca wiedział, jak jeszcze można się z Tobą skontaktować. Drugorzędne informacje mogą obejmować telefon, faks lub jakąkolwiek inną metodę komunikacji, którą chcesz podkreślić. W sytuacjach, w których nie chcesz podawać swojej bezpośredniej linii, możesz skorzystać z tej okazji, aby promować swoją osobistą stronę internetową — pasywny sposób, aby otworzyć linie komunikacji bez zalewania się kontaktami, jeśli nie chcesz.

Ikony profili społecznościowych

Twoja obecność w mediach społecznościowych jest główną częścią twojej marki osobistej, ponieważ pomaga ci zdobyć naśladownictwo w twojej przestrzeni i pokazuje ludziom, na czym ci zależy. Możesz wiele powiedzieć o osobie poprzez to, co publikuje i jak się przedstawia.

Dlatego świetnym pomysłem jest umieszczanie linków do swoich stron w mediach społecznościowych w podpisie email. To nie tylko wzmacnia Twoją osobistą markę, ale także pomaga ludziom znaleźć nowe sposoby kontaktu i podążania za Tobą.

Jeszcze lepiej? Może to pomóc w kierowaniu ruchu do Twoich treści online, jeśli umieszczasz linki do tych treści na portalach społecznościowych. Jeśli więc umieścisz ikony społecznościowe w swoim podpisie, upewnij się, że Twoje profile społecznościowe są aktualne i pełne interesujących, istotnych treści. (Innymi słowy, jeśli nie tweetowałeś od sześciu miesięcy, możesz chcieć opuścić Twittera.)

Dlaczego warto używać ikon mediów społecznościowych zamiast zwykłych linków tekstowych? Ponieważ ikony są łatwiejsze do rozpoznania dla ludzi przeglądających Twój podpis – i będą się wyróżniać od reszty tekstu w tym miejscu. Według badań przeprowadzonych przez NeoMam Studios, kolorowe wizualizacje zwiększają chęć przeczytania reszty treści o 80%. To ogromna zaleta. Plus, ikony to duża oszczędność miejsca w miejscu, w którym możesz upakować wiele informacji.

Nawet jeśli jesteś obecny na wielu portalach społecznościowych, spróbuj ograniczyć liczbę ikon do pięciu lub sześciu. Skoncentruj się na kontach, które mają największe znaczenie dla rozwoju Twojej firmy lub budowania marki osobistej.

Jeśli zawierasz wiele ikon mediów społecznościowych, przynajmniej spróbuj ograniczyć inną zawartość, jeśli to możliwe, aby Twój projekt nie był zbyt zajęty. Sprawdź poniższy przykład, wykonany przy użyciu Generatora Podpisu Email HubSpot.

Wezwanie do działania

Jedną z najmądrzejszych rzeczy, jakie możesz zrobić w swoim podpisie email jest zawarcie wezwania do działania. Najlepsze CTA w podpisie emaila są proste, aktualne, nie nachalne i zgodne z Twoim stylem emaila, dzięki czemu wyglądają bardziej jak post scriptum, a mniej jak sprzedaż. Wybierz CTA, które jest zgodne z jednym z Twoich aktualnych celów biznesowych i aktualizuj je, gdy cele te ulegną zmianie.

Przykład

Oto świetny przykład od byłej Social Media Manager HubSpot, Chelsea Hunersen. Zmienia ona swój tekst CTA w zależności od jej aktualnych celów w mediach społecznościowych. Kilka miesięcy temu użyła go do przekierowania ludzi na konto HubSpot na Twitterze.

Kiedy stworzyła unikalny kanał Slack dla inbound marketerów, zmieniła CTA w podpisie emaila, aby skierować tam ludzi.

Linki do filmów mogą być szczególnie zauważalne, ponieważ w niektórych klientach emaili, takich jak Gmail, miniaturka filmu pojawi się pod Twoim podpisem. Oto przykład tego, jak to wygląda na przykładzie Emily MacIntyre:

Linki do rezerwacji

Jeśli uważasz, że wysyłasz e-maile tam i z powrotem do kolegów i klientów, którzy chcą zarezerwować spotkania z Tobą, ułatw im to, umieszczając link do rezerwacji kalendarza w swoim podpisie. Oto przykład z naszego własnego Bryan Lowry, poniżej.

Przykład

Istnieje wiele narzędzi tam, że’ll pomóc ludziom zarezerwować terminy. Bryan z powyższego przykładu używa HubSpot’s shareable spersonalizowany link rezerwacji. Jeśli jesteś klientem HubSpot Sales, możesz udostępnić swój spersonalizowany link do spotkania każdemu, z kim chcesz zarezerwować spotkanie i pozwolić im wybrać spośród dostępnych terminów. Jeśli chcesz, możesz sprawić, że CRM HubSpot automatycznie utworzy nowy rekord kontaktu dla każdego, kto zarezerwuje spotkanie, jeśli taki rekord jeszcze nie istnieje.

Jeśli nie jesteś klientem HubSpot, jednym z doskonałych narzędzi do obsługi spotkań jest Calendly, który jest bezpłatny dla wersji podstawowej i pozwala zintegrować kalendarz Google lub Office 365. Jeśli szukasz alternatywy dla Calendly, YouCanBook.me jest innym narzędziem do rezerwacji, które kosztuje 7 USD za kalendarz miesięcznie.

Zastrzeżenia branżowe lub wymagania prawne

Niektóre branże, takie jak prawna, finansowa i ubezpieczeniowa, mają szczegółowe wytyczne dotyczące korzystania z poczty e-mail i etykiety, aby chronić prywatne informacje przed przekazywaniem. Z tego powodu, możesz chcieć sprawdzić jakie przepisy obowiązują w Twojej branży i zawrzeć w swoim podpisie zrzeczenie się odpowiedzialności za przesyłanie wiadomości e-mail. Mail-Signatures oferuje wiele przykładów zrzeczenia się odpowiedzialności, w tym ten:

„Treść tego emaila jest poufna i przeznaczona tylko dla odbiorcy określonego w wiadomości. Surowo zabrania się udostępniania jakiejkolwiek części tej wiadomości osobom trzecim, bez pisemnej zgody nadawcy. Jeśli otrzymałeś tę wiadomość przez pomyłkę, proszę odpowiedzieć na tę wiadomość i zastosować się do jej usunięcia, abyśmy mogli zapewnić, że taki błąd nie wystąpi w przyszłości.”

Zdjęcie lub logo

Zdjęcie jest doskonałym wyborem, aby urozmaicić swój podpis e-mail. Jeśli chcesz nadać osobisty charakter, aby odbiorcy, których nigdy nie spotkałeś, mogli skojarzyć twoje imię z twoją twarzą, rozważ użycie profesjonalnego zdjęcia w podpisie. Alternatywnie, możesz użyć logo firmy, aby dodać więcej świadomości marki do wiadomości e-mail.

Zaimki

Choć nie tak powszechne w podpisach e-mail i na pewno nie wymagane, dodanie preferowanych zaimków do podpisu jest pomocne, zwłaszcza gdy wysyłasz e-maile do osób, których nigdy nie spotkałeś. Zabiera to również dwuznaczność, jeśli masz imię postrzegane jako neutralne płciowo.

Teraz, gdy już wiesz jakie elementy powinieneś zawrzeć, jak wygląda świetny podpis email? Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia podpisów, które są pomocne i profesjonalne, w tym kilka świetnych przykładów. Możesz również skorzystać z darmowego Generatora Podpisu Email firmy HubSpot, aby stworzyć swój własny profesjonalny szablon podpisu email i łatwo dodać go do swojego klienta email.

Podkreśl swoje imię i nazwisko, przynależność oraz drugorzędne informacje kontaktowe.

Jak można się domyślić, Twoje imię i nazwisko są na pierwszym miejscu. Jednak tuż za nazwiskiem powinna znajdować się informacja o przynależności oraz o tym, gdzie jeszcze ludzie mogą się z Tobą skontaktować.

Twoja przynależność może oznaczać nazwę stanowiska, firmy, szkoły lub podobnej organizacji, którą uważasz za ważną dla swoich odbiorców. Twoje imię i nazwisko powinno w końcu samo przyciągać uwagę, oczywiście, ale użycie bardziej popularnej nazwy marki – a nawet jej logo – zapewnia, że przyciągniesz uwagę czytelników i potraktują oni twoją wiadomość poważnie.

Drugie informacje kontaktowe są również ważne. Możesz nie chcieć popierać swojego osobistego numeru telefonu, ale możesz skorzystać z tej okazji, aby promować swoją osobistą stronę internetową – pasywny sposób na otwarcie linii komunikacji bez zalewania się wiadomościami, których nie chcesz.

Przykład

Oto przykładowy podpis emaila, który ładnie trafia we wszystkie trzy rzeczy opisane powyżej. Imię i nazwisko Kevina są połączone z jego przynależnością do Uniwersytetu Connecticut. Kevin promuje również swoją osobistą stronę internetową, dzięki czemu odbiorcy mogą zapoznać się z jego pracą i skontaktować się z nim w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Chcesz stworzyć sygnaturę podobną do tej poniżej? Skorzystaj z Generatora Podpisu Email HubSpot.

Utrzymaj kolory proste i spójne.

Branding jest najbardziej efektywny, gdy jest spójny — i to dotyczy również Twojego podpisu email. Dodanie koloru do podpisu emaila jest miłym akcentem, który pomoże mu wyróżnić się na tle reszty emaila. Jeśli jednak zdecydujesz się na użycie koloru, pamiętaj, aby ograniczyć się do jednego lub dwóch oprócz ciemnego tekstu.

Przykład

Użyj subtelnych podkreśleń, aby dopasować je do swojego logo lub brandingu, tak jak to zrobiła Brittany Hodak w swoim podpisie email, poniżej. Zauważ, że jej ikony mediów społecznościowych mają ten sam niebieski odcień, co logo ZinePak.

Użyj hierarchii w projekcie.

Dobry projekt polega na przedstawieniu informacji w łatwo przyswajalny sposób. Ponieważ Twój podpis e-mailowy jest prawdopodobnie bardziej listą informacji niż wciągającą historią, będziesz chciał użyć hierarchii, aby skierować oczy czytelników na to, co powinni czytać w pierwszej kolejności.

Przykład

Wybierz swoje imię i nazwisko większą czcionką, aby przyciągnęło najwięcej uwagi, tak jak w CV. Następnie wybierz informacje do pogrubienia i pokolorowania w oparciu o ich ważność, aby pomóc w logicznym prowadzeniu oczu ludzi przez projekt, jak w poniższym przykładzie.

Image Credit: Envato

Make links trackable.

Więc umieściłeś kilka linków w swoim podpisie email, w tym CTA i ikony mediów społecznościowych. Ale czy ktoś faktycznie w nie klika?

Aby dowiedzieć się, czy linki w podpisie faktycznie przyciągają kliknięcia i czy mają wpływ, musisz sprawić, by były one śledzone – tak jak każdy inny link w Twoich emailach.

Postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami, aby w prosty sposób stworzyć link śledzący, który pomoże Ci przypisać ruch na Twojej stronie do podpisu email. Od czasu do czasu możesz zmienić format swojego podpisu lub sformułowania w nim zawarte, aby zobaczyć, co powoduje najwięcej kliknięć.

Użyj przegródek.

Ale nigdy nie chcesz zapchać swojego podpisu email zbyt dużą ilością informacji, istnieją sposoby, aby zmieścić dużo tekstu w tak kompaktowym obszarze, jak ten, bez uszczerbku dla projektu.

Jest to pomocne przy rozbijaniu różnych typów informacji, takich jak Twoje imię i nazwisko oraz informacje kontaktowe, Twoje logo, wszelkie wezwania do działania, a nawet zrzeczenie się odpowiedzialności.

Przykład

Używanie podziałów przestrzeni w Twoim projekcie, jak w poniższym przykładzie, jest jednym z najlepszych sposobów, aby to osiągnąć. Możesz również użyć dzielników glifowych, czyli symbolu pionowego paska (tj. |.)

Image Credit:Venngage

Włącz międzynarodowy prefiks do numeru kontaktowego.

Jeśli pracujesz z ludźmi na całym świecie, nie zapomnij o prefiksie kodu kraju, gdy podajesz swój numer telefonu kontaktowego. Wiele osób zapomina o tym, jeśli nie są przyzwyczajeni do wybierania międzynarodowych prefiksów, ale jest to bardzo pomocne dla międzynarodowych kolegów i klientów, aby mieć to właśnie tam. Oto lista kodów krajów, jeśli nie znasz swojego.

Przykład

Oto przykład od Kita Smitha, dawniej Brandwatch, firmy, która ma biura zarówno w Stanach Zjednoczonych, jak i w Europie i pracuje z międzynarodowymi klientami. Posiadanie kodu kraju Stanów Zjednoczonych na ich pomaga ułatwić folks w innych krajach, aby dotrzeć do niego przez telefon.

Uczyń swój projekt przyjaznym dla urządzeń mobilnych.

Według Litmus, Apple’s iMobile stanowił 46% wszystkich otwarć wiadomości e-mail w czerwcu 2018 roku. Nie tylko to, ale użytkownicy mobilni sprawdzają swoje wiadomości e-mail trzy razy częściej niż użytkownicy niemobilni.

Im więcej osób czyta wiadomości e-mail na urządzeniach mobilnych, tym bardziej będziesz chciał utrzymać użytkowników mobilnych na pierwszym miejscu, gdy piszesz wiadomości e-mail — w tym swój podpis e-mail.

Jednym z głównych sposobów, aby Twój podpis e-mail był przyjazny dla urządzeń mobilnych, jest uczynienie projektu podpisu łatwym do odczytania i klikalnym dla użytkowników mobilnych. W tym miejscu skala staje się naprawdę ważna. Upewnij się, że Twój tekst jest wystarczająco duży, aby można go było przeczytać na małych ekranach telefonów komórkowych, a linki i przyciski są wystarczająco duże — i wystarczająco rozmieszczone — aby ludzie mogli w nie stukać palcami.

Przykład

Sprawdź poniższy przykład i zauważ, jak dużo miejsca jest pomiędzy różnymi klikalnymi elementami, takimi jak ikony mediów społecznościowych. Są one świetne do stukania palcem na ekranie telefonu komórkowego, dzięki czemu użytkownicy nie stukają przypadkowo w ikonę Facebooka, gdy chcieli przejść do Twittera.

Image Credit: Canva

Na koniec, tak jak w przypadku każdej części wiadomości e-mail, upewnij się, że Twój podpis wygląda tak dobrze, jak myślisz, testując go na różnych klientach poczty. Na przykład Microsoft Outlook nie rozpoznaje obrazów tła, więc unikaj ich używania. Inne klienty poczty elektronicznej w ogóle nie ładują domyślnie obrazów.

Zbrojony w te najlepsze praktyki podpisu email, możesz stworzyć swój własny podpis, który jest zgodny z twoją marką i przynosi twoim emailom dodatkowy dotyk profesjonalizmu.

.