Biznesy utrzymują księgę pieniężną w celu rejestrowania zarówno gotówki, jak i transakcji bankowych. Księga kasowa posiada kolumnę gotówka, która pokazuje gotówkę dostępną w firmie i kolumnę bank, która pokazuje gotówkę w banku.Bank utrzymuje również konto dla każdego klienta w swoich księgach. Wszystkie wpłaty są zapisywane po stronie kredytowej konta klienta, a wypłaty po stronie debetowej. Wyciąg z konta jest regularnie wysyłany do klientów przez bank.Czasami salda bankowe zgodnie z księgą kasową i wyciągiem bankowym nie zgadzają się. W przypadku, gdy saldo dostępne w książeczce bankowej nie zgadza się z kolumną bank w książce kasowej, biznes powinien zidentyfikować przyczyny takiego stanu rzeczy. Ważne jest, aby uzgodnić te różnice. W celu uzgodnienia sald wykazanych w księdze kasowej i w księdze pasowej przygotowuje się zestawienie uzgodnień, znane jako Rachunek Uzgodnień Bankowych lub BRS. Innymi słowy, BRS jest zestawieniem, które sporządza się w celu uzgodnienia różnic pomiędzy saldami w kolumnie bank w księdze kasowej i w księdze pasowej na dany dzień.
Dlaczego sporządza się BRS?
Sporządzanie BRS nie jest obowiązkowe i nie ma ustalonej daty sporządzania BRS. BRS jest sporządzany okresowo w celu sprawdzenia, czy transakcje bankowe są prawidłowo rejestrowane w kolumnie bank w księdze kasowej, a także przez bank w jego księgach. BRS pomaga wykryć błędy w zapisie transakcji i ustalić dokładny bilans bankowy na określony dzień.
Jak sporządzić BRS
- Pierwszym krokiem jest porównanie bilansów otwarcia zarówno kolumny bankowej księgi kasowej, jak i wyciągu bankowego; mogą one być różne z powodu nieuznanych lub nieprzedstawionych czeków z poprzedniego okresu.
- Teraz porównaj stronę kredytową wyciągu bankowego ze stroną debetową kolumny bankowej księgi kasowej oraz stronę debetową wyciągu bankowego ze stroną kredytową kolumny bankowej księgi kasowej. Zaznacz wszystkie pozycje występujące w obu zapisach.
- Przeanalizuj zapisy zarówno w kolumnie bankowej księgi kasowej, jak i w księdze przepustek i poszukaj zapisów, których nie udało się zaksięgować w kolumnie bankowej księgi kasowej. Sporządzić listę takich zapisów i dokonać niezbędnych korekt w księdze kasowej.
- Koryguj, jeśli w księdze kasowej pojawią się jakiekolwiek błędy lub pomyłki.
- Oblicz poprawione i skorygowane saldo kolumny bankowej księgi kasowej.
- Teraz rozpocznij zestawienie uzgodnień bankowych ze zaktualizowanym saldem księgi kasowej.
- Dodaj nieprzedstawione czeki (czeki, które są wystawione przez firmę dla jej wierzycieli lub dostawców, ale nie zostały przedstawione do zapłaty – Wydatki) i odejmij nieprzedstawione czeki (czeki wpłacone do banku, ale jeszcze niepobrane – Dochody).
- Wykonaj wszystkie niezbędne korekty błędów bankowych. W przypadku, gdy zestawienie uzgodnień bankowych rozpoczyna się od salda debetowego zgodnie z kolumną bankową księgi kasowej, dodać wszystkie kwoty błędnie uznane przez bank i odjąć wszystkie kwoty błędnie uznane przez bank. Zrób odwrotnie w przypadku, gdy zaczyna się od salda kredytowego.
- Wynik musi być równy saldu na wyciągu bankowym.
Korzyści z przygotowania BRS
Błędy księgowe mogą prowadzić do okoliczności, które są więcej niż tylko żenujące, gdy czeki się odbijają lub firmy zaczynają dostawać irytujące telefony od wierzycieli lub dostawców za płatności, które są już zwolnione. Uzgodnienia bankowe pomagają w wykrywaniu oszustw i zmniejszaniu ryzyka transakcji, które mogłyby spowodować kary i opłaty za zwłokę. BRS oferuje kilka korzyści dla firmy, która obejmuje:
Wykrywanie błędów: Uzgodnienie bankowe pomaga w wykrywaniu błędów księgowych, które są wspólne dla każdej firmy. Błędy te obejmują błędy takie jak dodawanie i odejmowanie, pominięte płatności i podwójne płatności.
Śledzenie odsetek i opłat: Banki mogą dodawać płatności odsetkowe, opłaty lub kary na Twoim koncie. Miesięczne uzgadnianie rachunków bankowych pozwala dodać lub odjąć takie kwoty w księgach.
Detecting Fraud: Możesz nie być w stanie zapobiec pracownikom z kradzieży pieniędzy raz, jednak możesz zapobiec temu w przyszłości. Oświadczenie o uzgodnieniu rachunków bankowych pomaga w wykrywaniu i dostrzeganiu oszukańczych transakcji. Wskazane jest, aby zatrudnić niezależną osobę do wykonywania uzgodnień w celu zapobiegania pracownik księgowości z fałszowania książek i uzgodnień.
Śledzenie należności: BRS pozwala na potwierdzenie wszystkich wpływów, pomagając uniknąć niezręcznych sytuacji, a także identyfikując wpisy dla wpływów, których nie zdeponowałeś.
Wskazówki, aby zapewnić efektywne BRS
1. Po pierwsze, ważne jest, aby mieć wszystkie wymagane dokumenty i informacje w ręku. Oznacza to, że jeśli cała wymagana dokumentacja i informacje są do Twojej dyspozycji, masz lepszy ogląd rzeczy.2. Unikanie typowych błędów, takich jak:
a. Błąd związany z duplikacją wpisów.
b. Nierozliczenie transakcji, która spowodowałaby różnicę równą brakującej kwocie
c. Błędy przy wprowadzaniu przecinków i kropek, które powodują rozbieżności mogące mieć znaczną wartość. Na przykład, zamiast wpisać 2 401,30 INR, wpisujemy 240,13 INR.
d. Błędy transpozycji podczas wprowadzania liczb do ksiąg. Na przykład, zamiast wpisać 221.200 INR, wpisujemy 212.200 INR.
3. Banki również mogą popełniać błędy: Jest możliwe, że twój bank mógł popełnić błąd. Może on obciążyć Twoje konto niewłaściwymi kwotami lub uznać depozyty, które nie należą do Ciebie. Z tego powodu, w przypadku znalezienia błędów, dla których nie ma wyjaśnienia, lub co do których masz wątpliwości, najlepiej skonsultować się z bankiem.4. Uzgadnianie pozycji: Wyszczególnienie różnic i ich uzgodnienie, a następnie zapomnienie o tym jest możliwe. W przypadku, gdy różnice nadal się kumulują bez podejmowania żadnych działań, Twoje uzgodnienia bankowe staną się bezsensowne. Konieczne jest stałe kontrolowanie uzgodnionych transakcji, tak aby były one odzwierciedlone we właściwy sposób w bankowej kolumnie księgi kasowej i w wyciągu bankowym.