Typy kontraktów zakupowych stosowanych w zarządzaniu projektami

Dzisiaj omówimy różne rodzaje kontraktów zakupowych stosowanych w zarządzaniu projektami.

Po osiągnięciu pewnego poziomu, każda organizacja potrzebuje zamówień dla dalszego wzrostu, ale nie jest to możliwe w próżni. Organizacje potrzebują pomocy z zewnątrz, aby osiągnąć wzrost. Zamówienia publiczne są wymogiem dla firm, które chcą przetrwać i rozwijać się.

System zarządzania zamówieniami publicznymi pomaga wybrać odpowiedni kontrakt i dostawcę do zakupu towarów lub wynajmu usług.

Musisz zrozumieć zaopatrzenie niezależnie od tego, czy jesteś kupującym czy sprzedającym. Każda organizacja, niezależnie od tego, czy jest projektowa, funkcjonalna, czy macierzowa, korzysta z kontraktów zakupowych.

Co to jest zaopatrzenie?

Według Wikipedii:

„Zaopatrzenie to nabywanie towarów, usług lub prac z zewnętrznego źródła. Korzystne jest, aby towary, usługi lub prace były odpowiednie i aby były nabywane po możliwie najlepszych kosztach w celu zaspokojenia potrzeb nabywcy w zakresie jakości i ilości, czasu i lokalizacji.”

Organizacje wymagają zamówień z wielu powodów:

• Nie posiadają wiedzy specjalistycznej do wykonania określonej pracy.
• Są zajęte innymi obowiązkami.
• Zamówienie jest tańsze niż zrobienie tego samemu.

Przed podjęciem decyzji o zamówieniu publicznym należy jednak przeprowadzić analizę kosztów i korzyści. Oblicz koszty wykonania tego zadania samodzielnie i poprzez zamówienia publiczne, a następnie wybierz opłacalną opcję.

Jeśli korzyści płynące z outsourcingu przewyższają wykonanie tego zadania samodzielnie, powinieneś zlecić je na zewnątrz.

Na przykład, musisz rozbudować swój budynek biurowy, ale nie posiadasz specjalistycznej wiedzy na temat prac elektrycznych. Masz dwie możliwości ukończenia projektu: zrobić to samemu lub zlecić to komuś innemu.

Ponieważ nie posiadasz wewnętrznej wiedzy fachowej, drugi wybór pozwoli Ci zaoszczędzić wysiłek, pieniądze i czas.

Korzyści z zamówień

Zamówienia ułatwiają organizacjom prowadzenie działalności. Mogą one skupić się na swojej podstawowej działalności, a resztę zlecić na zewnątrz. Pomaga firmom dzielić się możliwościami, zatrudniać ekspertów i kupować towary lub usługi.

Minęły czasy, kiedy organizacje wykonywały każdy proces, którego potrzebują w domu. W dzisiejszych czasach organizacje wykonują swoje podstawowe funkcje i wykorzystują zamówienia publiczne do innych zadań.

W początkowym okresie Ford Motors uprawiał soję w celu wydobycia oleju do wykorzystania w farbie. Obecnie żaden producent samochodów tego nie robi. Jeśli potrzebują farby, kupują ją z rynku. Podobnie w przypadku innych komponentów, takich jak opony, szkło, itp.

To jest niepraktyczne, aby być zaangażowanym we wszystko, czego potrzebuje organizacja. Uzyskanie odpowiedniej wiedzy specjalistycznej, a następnie jej utrzymanie jest bardzo kosztowne, a to może nawet spowodować, że produkt będzie substandardowy lub zbyt drogi. W obu przypadkach, to jest złe dla organizacji.

Zarządzanie zamówieniami jest niezbędne dla nowoczesnych firm. To pomaga znaleźć najlepszy sprzedawca dla swojej pracy z odpowiednich warunków. To pozwala wybrać odpowiedni kontrakt zamówienia, jak na swoje wymagania.

Istnieje wiele rodzajów zamówień i trzeba zrozumieć każdy z nich, więc można wybrać ten, który spełnia Twoje wymagania.

Zanim przyjrzymy się typom, najpierw musimy zrozumieć termin „umowa.”

Kontrakt

Kontrakt jest wiążącą umową między kupującym a sprzedającym. Jest ona kluczowa dla relacji kupującego i sprzedającego i zapewnia ramy dla tego, jak będą oni postępować ze sobą.

Kontakt w sprawie zamówienia

Każda umowa pomiędzy dwiema lub więcej stronami w celu dostarczenia usług lub towarów jest umową w sprawie zamówienia. Kontrakty dotyczące zamówień można podzielić na trzy kategorie:

1. Kontrakt o stałej cenie
2. Kontrakt podlegający zwrotowi kosztów
3. Kontrakt dotyczący czasu i materiałów

Jako kierownik projektu, Twoim zadaniem jest wybranie kontraktu, który spełnia Twoje wymagania.

Kontrakt o stałej cenie

Wielu ekspertów nazywa kontrakt o stałej cenie kontraktem ryczałtowym. Używasz tego kontraktu, gdy zakres pracy jest ustalony. Po podpisaniu umowy, sprzedawca jest zobowiązany do wykonania zadania w uzgodnionym czasie i po ustalonej cenie. Dlatego też sprzedawca ponosi większość ryzyka. Nie ma renegocjacji ceny, chyba że zakres pracy zmienia.

Generalnie, outsourcing i zamówienia pod klucz są Fixed-Price umowy. Umowa ta jest przydatna w przypadku dobrze zdefiniowanego zakresu.

Ponieważ koszt nie może się zmienić, umowa ta jest odpowiednia do kontrolowania kosztów.

W tym przypadku zmiana zakresu jest kosztowna. Wykonawcy często zdobywają kontrakt, oferując najniższą cenę, a następnie starają się wygenerować dodatkowy przychód przy każdej okazji, np. przy dodaniu zakresu.

Widziałem, jak wykonawcy kłócą się z kierownikami projektów o zakres. Początkowo zgadzali się, ale później spierali się o drobne kwestie, aby podnieść wniosek o zmianę.

Upewnij się, że zakres jest dobrze zdefiniowany i jak najbardziej szczegółowy; uważnie obserwuj wszelkie zmiany w zakresie.

Kontrakty Fixed-Price można podzielić na trzy kategorie:

1. Kontrakt Firm-Fixed-Price (FFP)
2. Kontrakt Fixed Price Incentive Fee (FPIF)
3. Kontrakt Fixed Price with Economic Price Adjustment (FP-EPA)

Kontrakt Firm Fixed-Price (FFP)

Jest to najprostszy rodzaj kontraktu zakupowego. Sprzedawca musi wykonać pracę w uzgodnionej kwocie pieniędzy i czasu. Sprzedawca jest odpowiedzialny za wszelkie wzrosty kosztów i są prawnie zobowiązani do wykonania zadania w ramach umowy.

Kontrakt typu Firm-Fixed-Price jest najczęściej stosowany w kontraktach rządowych lub semi-rządowych, gdzie zakres prac jest określony z dużą szczegółowością.

Kontrakt ten jest łatwy do spławiania i otrzymywania ofert, i jest oceniany na podstawie kosztów, co jest dość szybkie.

Ponieważ sprzedawca ponosi ryzyko, koszt jest wyższy. Jeśli zakres nie jest jasne, sprzedawca i kupujący mogą mieć spory. Każde odchylenie od pierwotnego zakresu może Cię sporo kosztować.

Przykład: Sprzedający musi pomalować cały budynek za 50 000 USD w ciągu 18 miesięcy.

Fixed-Price Incentive Fee Contract (FPIF)

Tutaj, chociaż cena jest stała, sprzedający może otrzymać zachętę, jeśli dobrze wywiąże się z umowy. Ten bodziec obniża ryzyko sprzedawcy.

Bodźce mogą być związane z dowolnymi miernikami projektu, takimi jak koszt, czas lub wyniki techniczne.

Przykład: Wykonawca otrzyma zachętę w wysokości 10 000 USD, jeśli osiągnie pierwszy kamień milowy na czas.

Kontrakty Fixed-Price with Economic Price Adjustment (FP-EPA)

Kontraktu Fixed-Price with Economic Price Adjustment używasz, gdy umowa jest wieloletnia. Umowa ta ma specjalne postanowienie, które chroni sprzedawcę przed inflacją.

Przykład: Około 3% kosztów projektu wzrośnie po pewnym czasie w oparciu o wskaźnik cen konsumpcyjnych.

Purchase Order (PO)

Kontrakt ten jest stosowany do zakupu towarów.

Przykład: Zakup 10 000 bełtów tkaniny po cenie 1,00 USD.

Cost Reimbursable Contract

Wielu ekspertów nazywa ten kontrakt Cost Disbursable contract.

Tutaj sprzedawca otrzymuje zwrot kosztów za wykonaną pracę oraz opłatę stanowiącą jego zysk. Często sprzedawcy otrzymują tę opłatę, jeśli spełnią lub przekroczą wybrane cele projektu: ukończą zadanie wcześniej lub zaoszczędzą koszty itp.

Kontrakt typu Cost Reimbursable jest stosowany, gdy istnieje niepewność co do zakresu lub gdy ryzyko jest wyższe. W tym kontrakcie ryzyko jest po stronie kupującego, ponieważ płaci on za wszystkie koszty.

Kontrakt ten zapewnia lepszą kontrolę kosztów, gdy nie masz dobrze zdefiniowanego zakresu.

Powiększanie zakresu jest nieodłączną wadą kontraktu typu Cost Reimbursement, gdy wymagania są niejasne. Sprzedawca może próbować zwiększyć koszty, aby zwiększyć opłatę lub zwrot kosztów.

Możesz to zminimalizować poprzez odpowiednie monitorowanie lub ograniczenie zysku. Przykładowo, maksymalny zysk to 10% całkowitego kosztu.

Możesz podzielić kontrakty typu Cost Reimbursable na cztery kategorie:

1. Kontrakt Cost Plus Fixed Fee (CPFF)
2. Kontrakt Cost Plus Incentive Fee (CPIF)
3. Kontrakt Cost Plus Award Fee (CPAF)
4. Kontrakt Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Kontrakt Cost Plus Fixed Fee (CPFF)

Tutaj, sprzedawca otrzymuje zapłatę za wszystkie poniesione koszty plus stałą opłatę, niezależnie od ich wykonania. Kupujący ponosi ryzyko.

Organizacje stosują tę umowę w przypadku projektów wysokiego ryzyka, w których oferenci nie są zainteresowani konkurowaniem.

KontraktyCPFF zabezpieczają sprzedawcę przed ryzykiem.

Przykład: Koszt całkowity plus 25 000 USD jako opłata.

Kontrakt Cost Plus Incentive Fee (CPIF)

W kontrakcie Cost Plus Incentive Fee sprzedawca otrzyma zwrot wszystkich kosztów plus opłatę motywacyjną w oparciu o osiągnięcie pewnych celów wydajnościowych wymienionych w kontrakcie. Zachęta ta zostanie obliczona przy użyciu uzgodnionego wzoru.

W tym przypadku ryzyko leży po stronie kupującego; jest ono jednak niższe niż w przypadku Cost Plus Fixed Fee.

W umowie CPIF zachęta jest czynnikiem motywującym dla sprzedawcy.

Generalnie, bodziec jest procentem oszczędności, które kupujący i sprzedający dzielą między siebie.

Przykład: Jeśli projekt zostanie ukończony poniżej budżetu, sprzedawca otrzyma 25% oszczędności.

Cost Plus Award Fee (CPAF)

Tutaj sprzedawca otrzymuje wynagrodzenie za swoje koszty plus opłatę za nagrodę. Ten dodatek będzie oparty na osiągnięciu satysfakcji zgodnie z określonymi celami wydajności opisanymi w umowie.

Uwaga: Istnieje różnica między opłatą motywacyjną a opłatą za nagrodę. Opłata motywacyjna jest obliczana na podstawie wzoru określonego w umowie i jest obiektywną oceną. Nagroda uzależniona jest od satysfakcji klienta i jest oceniana subiektywnie. Opłata premiowa nie podlega odwołaniu.

Przykład: Jeżeli sprzedawca zrealizuje zadanie, spełniając lub przekraczając standardy jakościowe na podstawie swoich wyników, kupujący może przyznać nagrodę w wysokości do 10 000 USD.

Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

W tym przypadku sprzedawca otrzymuje wynagrodzenie za wszystkie poniesione koszty plus procent tych kosztów. Nabywcy często nie preferują tego typu umów, ponieważ sprzedawca może sztucznie zwiększyć koszty, aby uzyskać wyższy zysk.

Przykład: Koszt całkowity plus 15% kosztu jako opłata dla wykonawcy.

Kontrakt czasowo-materiałowy

Jest to hybryda kontraktów Fixed-Price i Cost Reimbursable. W tym przypadku obie strony dzielą się ryzykiem.

Kontrakt czasowo-materiałowy jest stosowany, gdy przedmiotem dostawy są „roboczogodziny”. W tym przypadku kierownik projektu podaje wymagane kwalifikacje i doświadczenie sprzedawcy, który zapewni personel.

Kontrakt ten jest stosowany do zatrudniania ekspertów lub wsparcia zewnętrznego.

W tym kontrakcie kupujący może określić stawkę godzinową z limitem „nie do przekroczenia”.

Przykład: Zapłacisz technikowi 20 USD za godzinę.

Podsumowanie

Wybór umowy kupna-sprzedaży jest ważną częścią projektu, ponieważ określa Twoje relacje ze sprzedawcą. Chcesz wybrać umowę, która zapewnia najlepszą wartość dla czasu i pieniędzy oraz może chronić projekt przed ryzykiem. Wybierz umowę typu Fixed-Price, jeśli zakres prac jest dobrze zdefiniowany. Natomiast umowa typu Cost Reimbursable jest dobrym wyborem, jeśli zakres prac nie jest ustalony. Typ Time and Material jest dobry do zatrudniania konsultantów lub wsparcia zewnętrznego.

.