Relatórios de Incidentes são cruciais para estabelecer a segurança dos funcionários, bem como para estabelecer as melhores práticas no local de trabalho. A documentação adequada de incidentes ajuda a identificar perigos no ambiente de trabalho e evitar situações que possam potencialmente colocar as pessoas em perigo. Mais importante ainda, um relatório de incidentes bem redigido pode ajudar a garantir que sua empresa esteja em conformidade com os regulamentos e normas trabalhistas governamentais. Cada empresa tem diretrizes exclusivas ao preencher relatórios de incidentes. A forma como uma organização opera no dia-a-dia é muito provavelmente diferente da forma como a sua empresa opera. Você não precisa copiar o formato ou modelo exato deles. Em vez disso, crie uma diretriz que atenda aos sistemas e procedimentos da sua empresa. Mas a estrutura e as inclusões essenciais são exatamente as mesmas.
Informação básica
O relatório de incidentes deve ser factual e completo. Ele deve incluir:
- os nomes e posições das pessoas envolvidas
- os nomes de quaisquer testemunhas
- o local exato e/ou endereço do incidente
- a hora e data exata da ocorrência
- uma descrição detalhada e clara do que aconteceu exatamente
- uma descrição das lesões
Porque nenhuma informação deve ser deixada de fora, é crucial começar a escrever o relatório o mais rápido possível. Quanto mais tempo se espera, mais difícil pode ser documentar com precisão os detalhes do incidente. É melhor fazer a escrita quando a memória de todos do incidente ainda estiver fresca.
Acuracidade
O documento deve ser preciso e livre de erros gramaticais ou ortográficos. Idealmente, não deve haver nenhuma correção – especialmente se estiver escrito à mão. Se alguma correcção tiver de ser feita, cada palavra apagada ou adicionada pode ter de ser rubricada pelas testemunhas. A última coisa que você quer é que o relatório seja interpretável de diferentes maneiras. Leia o relatório várias vezes e procure por quaisquer lacunas que necessitem de ser preenchidas. Falta alguma parte da história? Pode alguma parte da história ser mais esclarecida? Lembre-se de incluir não só o incidente real mas também os eventos que ocorreram antes e depois.
Objectividade
Evite usar palavras e afirmações emocionais que descrevem sentimentos. O relato deve ser factual e livre de sarcasmo, declarações condescendentes e comentários de julgamento. Espera-se que a pessoa responsável pelo relato escrito se baseie apenas em fatos, capaz de detectar e evitar preconceitos e opiniões pessoais. Para que isso aconteça, ele ou ela não deve permitir que informações anteriores ou externas influenciem o relato.
Considerações legais
Lembrar que estes são documentos legais que podem ser utilizados pela polícia e pelos tribunais para investigar o incidente. Deve dizer claramente se se trata de algum dos seguintes:
- Lesão física
- Ataque
- Destruição de propriedade
- Trabalho-acidentes relacionados
- Furto ou roubo
- Comportamento agressivo
- Doença grave
- Morte iminente
- Atos ilegais e criminosos
- Situações de ruptura
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Se não tiver a certeza se é necessário um relatório, considere a sabedoria de “mais vale prevenir do que remediar”.”. Se o incidente for extremo, pode ser bom chamar imediatamente a polícia. Finalmente, verifique sempre com os regulamentos trabalhistas de seu país para assegurar que sua empresa esteja totalmente em conformidade.
Causa do Incidente
Se a causa exata do incidente permanecer indeterminada após a investigação inicial, não há problema em compartilhar hipóteses, desde que elas sejam claramente identificadas dessa forma no relatório. Incluir depoimentos de testemunhas, esboços e fotos sempre que possível. Se disponível, as imagens de segurança também devem ser referenciadas.
Assinatura do supervisor
O relatório completo deve ser assinado pelo supervisor ou gerente responsável no momento do incidente. Como signatário autorizado, ele ou ela deve ler o relatório e garantir que ele seja claro, legível e preciso, e que as diretrizes da empresa para a comunicação de incidentes tenham sido estritamente seguidas.
Confidencialidade
Porque os relatórios quase sempre incluem informações sensíveis e confidenciais, tais como as preocupações de saúde de um funcionário, a comunicação de incidentes deve ser feita com a privacidade das partes envolvidas em mente. Somente pessoal autorizado deve ser capaz de rever os detalhes do relatório.
Melhores Práticas para Preenchimento de Formulários de Relatório de Incidentes
Tudo a empresa deve ter um protocolo para relatório de incidentes. Somente pessoas de autoridade devem ter acesso a este documento. Elas podem usá-lo para documentação de eventos infelizes, gerenciamento de riscos e criação de medidas de segurança conforme mandado pela lei. As seguintes melhores práticas devem ser observadas ao preencher o formulário:
- Practice a sense of urgency. Preencher o formulário do relatório e arquivá-lo em 24 horas.
- Inclua pequenos detalhes e todos os dados pertinentes.
- O supervisor deve verificar as informações no relatório.
- Apenas a pessoa diretamente envolvida no incidente pode preencher o formulário.
- Seja minucioso e evite fazer correções.
- Verificar.
- Não assuma que o leitor vai entender as declarações gerais.
- Cuidado confidencial e não deixe que indivíduos não autorizados leiam as informações.
- Assine o documento quando feito.
- Informe a polícia ou profissionais de saúde quando necessário.
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Todos os funcionários de sua empresa devem passar por um seminário ou treinamento com relação ao tratamento de um incidente no trabalho. Desta forma, eles saberão como relatar um incidente quando algo acontecer. Finalmente, ficar sem papel pode ajudá-lo a evitar a perda de documentos cruciais. Os formulários digitais, como o modelo gratuito abaixo, são uma ótima alternativa à papelada antiquada.