Melhorar a eficiência no local de trabalho é trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Nem é suficiente “reprimir” a eficiência dos funcionários.
É importante ter uma visão global sobre todos os factores que afectam a produtividade dos funcionários, tais como o ambiente de trabalho, a satisfação no trabalho e a liderança eficaz. Nossos sete hacks abaixo o ajudarão a encontrar as ferramentas e estratégias certas para aumentar a moral e o engajamento dos funcionários e aumentar a eficiência em sua empresa.
Neste artigo, nós cobriremos:
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- Passar Horas de Trabalho Flexíveis
- Atualizar sua Tecnologia
- Processos do Mapa
- Encorajar a Construção de Equipas
- Fomentar um Ambiente de Trabalho Feliz
- Parar com o Encontro Loucura
- Find Ways to Automate
- Allow Flexible Work Hours
- Atualize a sua tecnologia
- Processos de mapa
- Encorajar o Team Building
- Foster a Happy Work Environment
- Parar com o Meeting Madness
- Find Ways to Automate
- Como posso trabalhar mais inteligente e não mais difícil?
- Como pode um negócio ser mais eficiente?
- Como pode melhorar o desempenho da equipa?
Allow Flexible Work Hours
Horas de trabalho flexíveis permitem aos empregados trabalharem quando são mais produtivos e eficientes – seja de noite ou de madrugada. Dar aos empregados a capacidade de escolher o seu horário de trabalho também os fará mais felizes e mais propensos a se manterem em tarefas relacionadas ao trabalho quando eles estão no trabalho.
Você pode até considerar tornar a sua equipe completamente remota, ou pelo menos oferecer mais trabalho a partir de casa dias. Ter uma equipe remota aumenta a produtividade em 13%, de acordo com Entrepreneur.
Você não estaria sozinho; startups e negócios online como Zapier e Groove têm equipes totalmente remotas. A redução do tempo de trabalho poupa muito tempo aos empregados e dá-lhes um lugar mais confortável para fazer o seu trabalho.
Tip: Se suspeita que a produtividade do trabalho em casa está a diminuir, tente ter os empregados a usar uma ferramenta de controlo de tempo como o Time Doctor.
Atualize a sua tecnologia
Pesquisar os desenvolvimentos tecnológicos na sua indústria e colocar em prática qualquer uma que aumente a eficiência do trabalho. Comprar iPads para seus funcionários pode ajudá-los a trabalhar em movimento, especialmente se eles estiverem trabalhando em casa. Ou use um sistema iPad na sua recepção para ajudar a receber pacotes e notificar os funcionários dos hóspedes de forma rápida e fácil.
Tip: Experimente um quadro branco virtual como o Jamboard do Google durante as suas chamadas em conferência. Considere dar aos funcionários uma permissão de fone de ouvido para deixá-los se concentrar.
Processos de mapa
Processos ineficientes no local de trabalho podem transformar trabalhadores normalmente eficientes em frustrados e improdutivos. Mapeie seus processos para ver se há algo desnecessário que esteja diminuindo a produtividade. Mude estes processos ou elimine-os completamente.
Tip: Tente mapear um processo de local de trabalho numa reunião com notas pegajosas antes de o submeter a um programa como o Microsoft Visio. Insira processos novos e revistos em softwares de gerenciamento de projetos como o Asana para que toda a sua equipe esteja a bordo.
Encorajar o Team Building
A produtividade do trabalho aumenta quando os funcionários aprendem a se comunicar melhor. Encontre maneiras de fazer com que os funcionários trabalhem juntos como um grupo em projetos ou para diferentes departamentos para melhorar seu fluxo de informação. Atividades de formação de equipes ou aventuras fora do local são ótimas maneiras para os funcionários aprenderem a se comunicar e trabalhar juntos.
É ainda melhor se você combinar esses esforços de formação de equipes com maneiras de encorajar os funcionários a se tornarem ativos ou a cultivar sua saúde geral – tanto física quanto mental. Empregados saudáveis levam menos dias de doença e são mais produtivos. Além disso, esses tipos de atividades ajudam os funcionários a se unirem de uma forma divertida e sem estresse, o que aumenta a moral e melhora o engajamento, diz ProofHub.
Tip: Organizar uma corrida de caridade, um dia desportivo ou uma competição de fitness. Faça com que os funcionários se voluntariem para um esforço de caridade durante um dia inteiro. Ou patrocine um dia de bem-estar com ioga, massagens e workshops, bem como um almoço e lanches saudáveis.
Foster a Happy Work Environment
Os funcionários que estão felizes no trabalho são mais eficientes com o seu tempo, fazem melhor o seu trabalho e são mais produtivos em geral. Eles também tendem a focar na tarefa em questão em vez de se distrair com tarefas que não são de trabalho, como verificar as contas pessoais nas redes sociais.
Comece analisando seu espaço de escritório, recomenda ProofHub. Como é a iluminação? Invista em uma melhor iluminação para reduzir o esforço dos olhos, bem como persianas para janelas para permitir que os funcionários ajustem a quantidade de luz natural que desejam.
Poll employees about their workspaces- are their chairs comfortable enough? Você pode instalar um par de mesas de pé? Que tal áreas informais para que os empregados possam trabalhar no sofá?
Tip: Uma mudança rápida no layout do escritório pode energizar os funcionários. Organize uma iniciativa para desocupar e movimentar móveis (peça aos funcionários para colaborarem primeiro). Comprar plantas ou arte nova ou decorar para umas férias.
Parar com o Meeting Madness
As empresas dos EUA gastam mais de 35 bilhões de dólares em reuniões todos os anos e os funcionários passam em média 37% do seu tempo em reuniões, de acordo com o Entrepreneur. Considere se sua empresa tem muitas reuniões – você pode estar perdendo tempo e dinheiro, sem mencionar que isso afeta a felicidade de seus funcionários.
Devendo as ferramentas corretas de gerenciamento de projetos, você ajudará a eliminar a necessidade de muitas reuniões. Claro que sempre haverá necessidade de reuniões presenciais, mas talvez não tantas.
Tip: Slack, Asana e Basecamp são todas excelentes ferramentas de comunicação e gerenciamento de projetos que podem ser usadas no lugar de reuniões.
Find Ways to Automate
Multitasking realmente prejudica a produtividade. A rotação constante entre diferentes tarefas pode fazer com que os funcionários percam 40% de sua produtividade, diz Wrike. Aqui é onde a tecnologia pode brilhar e assumir pequenos trabalhos que não são tão importantes. Tente automatizar suas campanhas de mídia social, usando serviços de e-mail marketing que enviam campanhas de e-mail automatizadas e automatizando suas vendas e trabalho de geração de leads.
Tip: O LinkedIn agora tem formulários de geração de leads que permitem que os usuários enviem formulários autopopulados. Hootsuite e TubeMogul são ferramentas que irão ajudá-lo a automatizar suas campanhas de mídia social.
Pessoas também perguntam:
- Como posso trabalhar de forma mais inteligente e não mais difícil?
- Como um negócio pode ser mais eficiente?
- Como pode melhorar o desempenho da equipa?
Como posso trabalhar mais inteligente e não mais difícil?
Aqui estão algumas sugestões para trabalhar de forma mais inteligente e não mais difícil:
- Acompanhe o seu tempo: Use um aplicativo como o Rescue Time para ver exatamente no que você está gastando seu tempo todos os dias.
- Faça isso em dois minutos: Se você vê uma tarefa que pode fazer em dois minutos ou menos, faça-o agora. Levará mais tempo para fazer se você voltar mais tarde.
- Sugira reuniões de pé: Reduzir o tempo de reunião e aumentar o envolvimento com reuniões em pé.
- Esquecer a perfeição: Perfeito é o inimigo do feito é especialmente verdadeiro no local de trabalho.
- Parar de apagar fogos: Planeie uma hora específica do dia para responder a e-mails e mensagens.
- Embeleze o seu espaço de trabalho: Adicione plantas, velas, fotos ou qualquer outra coisa que o faça feliz. Inc. diz que um espaço de trabalho esteticamente agradável pode aumentar a produtividade em 15%.
- Trabalhe durante 90 minutos: Trabalhe por não mais de 90 minutos de cada vez e depois faça uma pausa para ir tomar um café ou passear, passear pelo escritório ou ter uma conversa rápida com um colega de trabalho. A pesquisa descobriu que os melhores desempenhos são mais eficientes quando trabalham durante 90 minutos de cada vez.
Como pode um negócio ser mais eficiente?
Para dicas sobre como um negócio pode ser mais eficiente, considere os nossos sete hacks acima.
Como pode melhorar o desempenho da equipa?
Aqui estão seis dicas para melhorar o desempenho da equipe:
- Definir regras da equipe: como não usar celulares ou laptops nas reuniões e respeitar fora do horário de expediente
- Seja claro sobre o propósito: seja sempre claro sobre o propósito de um projeto ou meta e porque você está dando os passos para chegar lá
- Recompense o bom trabalho: dias extras de férias, bônus, e-mails em toda a empresa e parabéns pessoalmente são todas boas maneiras de melhorar o desempenho da equipe
- Incentivar o uso de espaços colaborativos: os funcionários precisam ver os gerentes seniores usando esses espaços informais
- Agendar conversas informais: pegar café e bolos e ter uma reunião matinal rápida ou levar todos para um café da tarde
- Focar nos pontos fortes, não nos pontos fracos: identificar os pontos fortes de cada membro da equipe e colocá-los em uso. Isto é mais eficaz do que focar nos pontos fracos.