Como escrever uma grande assinatura de e-mail [+ Exemplos profissionais]

O trabalhador médio do escritório envia 40 e-mails por dia. São 40 oportunidades de comercializar você e sua empresa naqueles e-mails individuais que você envia, todos os dias.

Muitas pessoas tratam suas assinaturas de e-mail como um pensamento posterior, o que torna uma oportunidade realmente perdida. Essas assinaturas são uma oportunidade para você deixar claro quem você é, facilitar o contato entre as pessoas e dar às pessoas um lugar para ir e descobrir mais – seja sobre você, sobre seu negócio ou sobre algo em que você está trabalhando.

Então, se você está apenas colocando seu nome e um ou dois pontos de informações de contato em sua assinatura, você não está aproveitando a oportunidade de se conectar e se envolver com as pessoas que você está enviando e-mails. (Embora você também não queira exagerar. Bloquear a sua assinatura cheia de links e informações é apenas spammy e auto-promocional.)

Então o que deve ir na sua assinatura? Muito disto vai depender da preferência pessoal, da marca e cultura da sua organização, e até mesmo da indústria em que você está. No entanto, aqui estão algumas sugestões enquanto você cria a sua própria:

Primeiro e Último Nome

Apenas como com correspondência de caracol, o seu nome deve ser sempre incluído para que o destinatário da sua mensagem saiba de quem foi. Isto se manifesta na assinatura do e-mail, frequentemente como a primeira linha do texto.

Informação de afiliação (como Título e Departamento do Trabalho)

Closamente seguindo seu nome deve ser sua informação de afiliação. Suas afiliações podem incluir seu título de emprego, sua empresa ou organização, e/ou mesmo seu departamento. Seu nome deve eventualmente ser o seu próprio sorteio, é claro, à medida que você constrói uma relação com o destinatário, mas fornecer essas informações fornece mais contexto sobre a conversa e seu papel na mesma. Além disso, afiliar-se a uma organização maior lhe dá mais credibilidade, especialmente se for uma organização reconhecível. Isto ajuda a chamar a atenção de seus leitores para que eles levem sua mensagem a sério.

Informação de contato secundário

Informação de contato secundário também é importante, para que o destinatário saiba como contatá-lo de outra forma. As informações secundárias podem incluir telefone, fax ou qualquer outro método de comunicação que você queira enfatizar. Em situações onde você não quer tossir sua linha direta, você poderia aproveitar esta oportunidade para promover seu site pessoal — uma forma passiva de abrir as linhas de comunicação sem se inundar de alcance se você não quiser.

Ícones de perfil social

Sua presença nas mídias sociais é uma parte importante de sua marca pessoal porque ajuda você a ganhar um seguidor em seu espaço e mostra às pessoas com o que você se importa. Você pode dizer muito sobre uma pessoa pelo que ela publica e como ela se retrata.

É por isso que é uma ótima idéia incluir links para suas páginas de mídia social na sua assinatura de e-mail. Isso não só reforça sua marca pessoal, mas também ajuda as pessoas a encontrar novas formas de contato e seguir você.

Evenha melhor? Ele pode ajudar a conduzir o tráfego para o seu conteúdo online se você estiver postando links para esse conteúdo no social. Portanto, se você incluir ícones sociais em sua assinatura, certifique-se de manter seus perfis sociais atualizados e cheios de conteúdo interessante e relevante. (Em outras palavras, se você não twitta há seis meses, você pode querer deixar o Twitter de fora.)

Por que usar ícones de mídia social em vez de simplesmente links de texto? Porque os ícones são mais facilmente reconhecíveis para as pessoas que escumam a sua assinatura – e eles se destacarão do resto do texto lá dentro. De acordo com a pesquisa do NeoMam Studios, os visuais mostrados em cores aumentam em 80% a vontade de uma pessoa de ler o resto do conteúdo. Isso é uma enorme vantagem. Além disso, ícones são grandes economizadores de espaço em um lugar onde você pode estar empacotando muita informação.

Even se você tiver uma presença em muitos sites de mídia social, no entanto, tente limitar o número de ícones a cinco ou seis. Concentre-se nas contas que mais importam para o crescimento do seu negócio ou para a construção da sua marca pessoal.

Se você incluir muitos ícones de mídias sociais, pelo menos tente cortar nos outros conteúdos, se possível, para que o seu design não esteja muito ocupado. Veja o exemplo abaixo, feito usando o Gerador de Assinaturas de Email do HubSpot.

Chamada para Acção

Uma das coisas mais inteligentes que pode fazer na sua assinatura de email é incluir uma chamada para acção. Os melhores CTAs de assinatura de e-mail são simples, atualizados, não-pushy, e em linha com o seu estilo de e-mail, fazendo com que apareçam mais como um post-script, e menos como um argumento de vendas. Escolha um CTA que se alinhe com um de seus objetivos comerciais atuais, e atualize-o quando esses objetivos mudarem.

Exemplo

Aqui está um grande exemplo do antigo Gerente de Mídias Sociais da HubSpot, Chelsea Hunersen. Ela muda o seu texto CTA dependendo dos seus objectivos actuais nas redes sociais. Há alguns meses atrás, ela usou-o para levar as pessoas à conta do HubSpot no Twitter.

Após ela ter criado um canal único Slack para os marqueteiros de entrada, ela mudou a sua assinatura de e-mail CTA para apontar as pessoas lá, em vez disso.

Links para vídeos podem ser especialmente notados porque em alguns clientes de e-mail como o Gmail, a miniatura de um vídeo aparecerá por baixo da sua assinatura. Aqui está um exemplo de como isso se parece com a nossa própria Emily MacIntyre:

Links de reserva

Se você se encontrar enviando e-mails para frente e para trás com colegas e clientes que querem marcar reuniões com você, facilite a tarefa para eles, incluindo um link para marcar sua agenda diretamente na sua assinatura de e-mail. Aqui está um exemplo do nosso próprio Bryan Lowry, abaixo.

Exemplo

Existem muitas ferramentas por aí que ajudarão as pessoas a marcar compromissos. O Bryan do exemplo acima usa o link de marcação personalizada compartilhável do HubSpot. Se é cliente da HubSpot Sales, pode partilhar o seu link de reunião personalizada com qualquer pessoa com quem queira marcar uma reunião e deixá-los escolher de entre os seus horários disponíveis. Se quiser, pode fazê-lo para que o CRM HubSpot crie automaticamente um novo registo de contactos para qualquer pessoa que marque uma reunião se esta ainda não existir.

Se não for cliente HubSpot, uma excelente ferramenta de reuniões é o Calendly, que é gratuito para a Basic e permite-lhe integrar o seu calendário Google ou Office 365. Se está à procura de uma alternativa ao Calendly, o YouCanBook.me é outra ferramenta de reservas que custa $7 por calendário por mês.

Relatação de Responsabilidade ou Requisitos Legais da Indústria

Algumas indústrias como a legal, financeira e de seguros têm directrizes específicas sobre o uso e etiqueta do email para proteger a informação privada de ser transmitida. Por este motivo, você pode querer analisar quais regulamentações seu setor tem em vigor e incluir uma isenção de responsabilidade em sua assinatura sobre transmissões de e-mail. Mail-Signatures oferece vários exemplos de isenção de responsabilidade por e-mail, incluindo este:

“O conteúdo deste e-mail é confidencial e destina-se apenas ao destinatário especificado na mensagem. É estritamente proibido compartilhar qualquer parte desta mensagem com qualquer terceiro, sem o consentimento por escrito do remetente. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor responda a esta mensagem e siga com sua exclusão, para que possamos garantir que tal erro não ocorra no futuro”

Foto ou Logotipo

Uma imagem é uma ótima escolha para apimentar sua assinatura de e-mail. Se você quer um toque pessoal para que destinatários que você nunca conheceu possam associar seu nome ao seu rosto, considere o uso de uma foto profissional em sua assinatura. Alternativamente, você pode usar o logotipo da empresa para adicionar mais reconhecimento da marca ao e-mail.

Pronomes

Embora não seja tão comum em assinaturas de e-mail e certamente não seja necessário, adicionar seus pronomes preferidos à sua assinatura é útil, especialmente quando você envia um e-mail para indivíduos que você nunca conheceu. Também tira a ambiguidade se você tem um nome percebido como neutro em termos de gênero.

Agora que você conheça os elementos que você deve incluir, como é uma grande assinatura de e-mail? Aqui estão algumas dicas para criar assinaturas que são úteis e profissionais, incluindo alguns grandes exemplos. Também pode usar o Gerador de Assinaturas de Email grátis do HubSpot para fazer o seu próprio modelo profissional de assinatura de email e facilmente adicioná-lo ao seu cliente de email.

Enfase seu nome, afiliação e informações de contato secundário.

Como você pode adivinhar, seu nome vem primeiro. No entanto, seguir de perto o seu nome deve ser a sua afiliação e onde mais as pessoas podem chegar até você.

A sua afiliação pode significar o seu cargo, sua empresa, sua escola, ou uma organização similar que você considere importante para os seus destinatários. Seu nome deve eventualmente ser seu próprio desenho, é claro, mas usar uma marca mais popular – e até mesmo seu logotipo – garante que você obtenha a atenção de seus leitores e eles levem sua mensagem a sério.

As informações de contato do segundo grau também são importantes. Você pode não querer endossar seu número de telefone pessoal, mas você pode aproveitar esta oportunidade para promover seu site pessoal — uma forma passiva de abrir as linhas de comunicação sem se inundar de alcance que você não quer.

Exemplo

Aqui está um exemplo de assinatura de e-mail que bate em todas as três coisas descritas acima com simpatia. O primeiro e último nome de Kevin são acompanhados por sua afiliação com a Universidade de Connecticut. Ele também promove seu site pessoal para que seus destinatários tenham outra saída para ver seu trabalho e contatá-lo para mais informações.

Quer criar uma assinatura como a que está abaixo? Use o Gerador de Assinaturas de Email do HubSpot.

Cerve as cores simples e consistentes.

Amarcar é mais eficaz quando é consistente — e isso inclui a sua assinatura de email. Adicionar cor à sua assinatura de e-mail é um toque agradável que o ajudará a destacar-se do resto do seu e-mail. Mas se você optar por usar cores, não se esqueça de se ater a uma ou duas, além do texto escuro.

Exemplo

Utilize destaques sutis para combinar com seu logotipo ou marca, como Brittany Hodak faz em sua assinatura de e-mail, abaixo. Observe como seus ícones de mídia social são o mesmo tom azul do logotipo ZinePak.

Utilizar hierarquia de design.

Bom design é tudo sobre apresentar suas informações de uma maneira facilmente digerível. Porque a sua assinatura de e-mail é provavelmente mais uma lista de informação do que uma história convincente, você vai querer usar a hierarquia para direcionar os olhos dos leitores para o que eles devem ler primeiro.

Exemplo

Scale o seu nome até uma fonte maior para que ele atraia mais atenção, como você faria em um currículo. Em seguida, escolha as informações em negrito e cor com base na importância para que você possa ajudar a guiar os olhos das pessoas logicamente através do design, como no exemplo abaixo.

Image Credit: Envato

Make links trackable.

Então você coloca alguns links em sua assinatura de e-mail, incluindo seu CTA e seus ícones de mídia social. Mas alguém está realmente clicando neles?

Para descobrir se os links em sua assinatura estão realmente atraindo cliques e causando impacto, você vai querer tornar esses links rastreáveis — como você faria com qualquer outro link em seus e-mails.

Seguir estas instruções para facilmente fazer um link de rastreamento que ajude a atribuir tráfego ao seu site à sua assinatura de e-mail. De vez em quando, você pode mudar o formato da sua assinatura ou o texto dentro da sua assinatura para ver o que mais leva os cliques.

Utilizar divisores de espaço.

Embora você nunca queira empacotar sua assinatura de e-mail para obter muita informação, há maneiras de encaixar muito texto em uma área compacta como esta, sem comprometer o design.

Isso é útil para quebrar diferentes tipos de informação, como seu nome e informações de contato, seu logotipo, qualquer chamada para ação que você tenha, ou até mesmo um termo de responsabilidade.

Exemplo

Usar divisores de espaço dentro do seu design, como no exemplo abaixo, é uma ótima maneira de fazer isso. Você também pode usar divisores de glifos, que é o símbolo de barra vertical (ou seja, |.)

Image Credit:Venngage

Inclua um prefixo internacional no seu número de contato.

Se você trabalha com pessoas ao redor do mundo, não se esqueça do prefixo do código do seu país quando você listar o seu número de telefone de contato. Muitas pessoas ignoram isso se não estão acostumadas a discar prefixos internacionais por conta própria, mas é realmente útil para seus colegas e clientes internacionais tê-lo bem ali. Aqui está uma lista de códigos de países se você não souber o seu.

Exemplo

Aqui está um exemplo de Kit Smith, antiga Brandwatch, uma empresa que tem escritórios nos Estados Unidos e na Europa e trabalha com clientes internacionais. Ter o código de país dos EUA em suas ajudas facilita o acesso de pessoas de outros países a ele por telefone.

Faça seu design móvel amigável.

De acordo com Litmus, o iMobile da Apple representava 46% de todos os e-mails abertos em junho de 2018. Não só isso, mas usuários móveis verificam seus e-mails três vezes mais vezes do que usuários não móveis.

Quantas mais pessoas lerem e-mails em dispositivos móveis, mais você vai querer manter os usuários móveis na mente quando você estiver escrevendo e-mails — incluindo sua assinatura de e-mail.

Uma das principais maneiras de tornar sua assinatura de e-mail amigável é tornar o design de sua assinatura fácil de ler e clicar para usuários móveis. É aqui que a escala se torna realmente importante. Certifique-se de que seu texto seja grande o suficiente para ser lido em telas pequenas de celulares, e que seus links e botões sejam grandes o suficiente — e espaçados o suficiente — para que as pessoas possam tocar com os dedos.

Exemplo

Cheque o exemplo abaixo, e note quanto espaço existe entre diferentes elementos clicáveis como os ícones das redes sociais. Estes são ótimos para bater com o dedo na tela de um celular para que os usuários não toquem acidentalmente no ícone do Facebook quando pretendem ir para o Twitter.

Image Credit: Canva

Finalmente, como em qualquer parte de um e-mail, certifique-se de que a sua assinatura tenha a mesma aparência que você acha que tem, testando-a com vários clientes de e-mail. O Microsoft Outlook não reconhece imagens de fundo, por exemplo, por isso evite usá-las. Outros clientes de e-mail não carregam imagens por padrão.

Armed with these email signature best practices, you can create your own signature that aligns with your brand and brings your emails an extra touch of professionalism.