Businesses mantêm o livro de caixa para registrar tanto o dinheiro quanto as transações bancárias. Um livro de caixa tem uma coluna de dinheiro que mostra o dinheiro disponível com o negócio e uma coluna bancária que mostra o dinheiro no banco. O banco também mantém uma conta para cada cliente em seus livros. Todos os depósitos são registados no lado do crédito da conta do cliente e os levantamentos são registados no lado do débito da sua conta. Um extrato de conta é enviado regularmente aos clientes pelo banco. Às vezes, os saldos bancários de acordo com o livro de caixa e extrato bancário não correspondem. Caso o saldo disponível na caderneta bancária não corresponda à coluna bancária da caderneta, o negócio deve identificar as razões para o mesmo. É importante reconciliar as diferenças. Para reconciliar os saldos como mostrado no livro caixa e na caderneta bancária é preparado um extrato de reconciliação conhecido como Extrato de Reconciliação Bancária ou BRS. Em outras palavras, BRS é um extrato que é preparado para reconciliar a diferença entre os saldos conforme a coluna do livro caixa e a caderneta em uma determinada data.
Por que preparar um BRS?
Não é obrigatório preparar um BRS e não há data fixa para preparar um BRS. BRS é preparado em uma base periódica para verificar se as transações relacionadas ao banco são registradas corretamente na coluna de livro de caixa do banco e também pelo banco em seus livros. BRS ajuda a detectar erros no registro das transações e na determinação do saldo bancário exato em uma data específica.
Como preparar um BRS
- O primeiro passo é comparar os saldos iniciais tanto da coluna bancária do livro de caixa quanto do extrato bancário; estes podem ser diferentes devido a cheques não creditados ou não apresentados de um período anterior.
- Agora, comparar a coluna crédito do extrato bancário com a coluna débito da coluna bancária do livro caixa e a coluna débito do extrato bancário com a coluna crédito da coluna bancária do livro caixa. Marcar todos os itens que aparecem em ambos os registros.
- Analizar as entradas tanto na coluna banco do livro caixa quanto no livro de caixa e procurar entradas que faltaram para serem lançadas na coluna banco do livro de caixa. Fazer uma lista dessas entradas e fazer os ajustes necessários no livro caixa.
- Corrija se aparecer algum erro ou erro no livro caixa.
- Calcule o saldo corrigido e revisto da coluna bancária do livro caixa.
- Agora, inicie o extrato de reconciliação bancária com o saldo actualizado do livro caixa.
- Adicionar os cheques não apresentados (cheques emitidos pela empresa aos seus credores ou fornecedores mas não apresentados para pagamento – Despesas) e deduzir cheques não creditados (cheques pagos no banco mas ainda não cobrados – Receitas).
- Efetuar todos os ajustes necessários para os erros bancários. Caso o extrato de conciliação bancária comece com o saldo devedor conforme a coluna bancária do livro caixa, adicionar todos os montantes creditados erroneamente pelo banco e deduzir todos os montantes creditados erroneamente pelo banco. Faça o inverso no caso de começar com o saldo credor.
- O número resultante deve ser igual ao saldo conforme o extrato bancário.
Benefícios de preparar um BRS
Erros contábeis podem levar a circunstâncias que são mais do que embaraçosas quando os cheques são devolvidos ou as empresas começam a receber chamadas irritantes de credores ou fornecedores para pagamentos que já estão liberados. As reconciliações bancárias ajudam a detectar fraudes e a reduzir o risco de transações que podem causar penalidades e taxas de atraso. BRS oferece várias vantagens para um negócio que incluem:
Detectar erros: Uma reconciliação bancária ajuda-o a detectar erros de contabilidade que são comuns a qualquer negócio. Esses erros incluem erros como adição e subtração, pagamentos perdidos e pagamentos em dobro.
Tracking Interest and Fee: Os bancos podem adicionar pagamentos de juros, taxas ou penalidades em sua conta. A reconciliação bancária mensal permite-lhe adicionar ou subtrair tais montantes nos seus livros.
Detectar Fraudes: Você pode não ser capaz de impedir os funcionários de roubar o seu dinheiro uma vez, no entanto, você pode impedi-lo no futuro. O extracto de reconciliação bancária ajuda-o a detectar e detectar transacções fraudulentas. É aconselhável empregar uma pessoa independente para realizar as reconciliações para evitar que o funcionário da contabilidade falsifique os seus livros e reconciliações.
Tracking Receivables: BRS permite-lhe confirmar todos os seus recibos, ajudando-o a evitar situações embaraçosas e também a identificar entradas para recibos que você não depositou.
Dicas para garantir BRS eficiente
1. Em primeiro lugar, é essencial ter toda a documentação e informações necessárias em mãos. Isso significa que, se toda a documentação e informações necessárias estiverem à sua disposição, você terá uma visão melhor das coisas.2. Evitando erros comuns, tais como:
a. Erro relacionado com a duplicação de entradas.
b. Não contabilizar uma transação que causaria uma diferença igual ao montante perdido
c. Erros ao entrar com vírgulas e pontos, que causam discrepâncias que, poderiam ser de valor significativo. Por exemplo, ao invés de inserir INR 2.401,30, insira INR 240,13,
d. Erros de transposição durante a introdução de números nos livros. Por exemplo, ao invés de inserir INR 221.200, insira INR 212.200,
3. Os bancos também podem cometer erros: É possível que o seu banco possa ter cometido um erro. Podem debitar montantes incorrectos da sua conta, ou depósitos a crédito que não lhe pertençam. Por este motivo, caso encontre erros para os quais não encontre explicações, ou para os quais tenha dúvidas, o melhor é consultar o seu banco.4. Reconciliando os itens: Listar as diferenças e reconciliá-las e depois esquecer que é possível. Caso as diferenças continuem a acumular-se sem que se tomem medidas, a sua reconciliação bancária deixará de fazer sentido. É necessário que uma verificação constante seja mantida nas transações reconciliadas para que elas sejam refletidas da maneira correta na coluna bancária do livro de caixa e no extrato bancário.