Tipos de Contratos de Compras utilizados em Gerenciamento de Projetos

Hoje vamos discutir vários tipos de contratos de compras utilizados em gerenciamento de projetos.

Após um certo nível, toda organização precisa de compras para crescer ainda mais, mas isso não é possível em um vácuo. As organizações precisam de ajuda externa para alcançar o crescimento. O procurement é um requisito para empresas que querem sobreviver e crescer.

Um sistema de gerenciamento de procurement ajuda a selecionar um contrato e fornecedor adequados para a compra de bens ou contratação de serviços.

Você deve entender o procurement, independentemente de você ser um comprador ou um vendedor. Toda organização, seja ela projetizada, funcional ou matricial, usa contratos de compras.

O que é Procurement?

Segundo a Wikipedia:

“Procurement é a aquisição de bens, serviços ou obras de uma fonte externa. É favorável que os bens, serviços ou obras sejam apropriados e que sejam adquiridos ao melhor custo possível para satisfazer as necessidades do comprador em termos de qualidade e quantidade, tempo e localização.”
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As organizações requerem aquisições por muitas razões:

• Não têm os conhecimentos necessários para completar um determinado trabalho.
• Estão ocupados com outras responsabilidades.
• O aprovisionamento é mais barato do que fazê-lo você mesmo.

No entanto, você deve fazer uma análise custo-benefício antes de decidir sobre um contrato de aprovisionamento. Calcule o custo de fazer isso sozinho e através de compras, depois selecione uma opção econômica.

Se os benefícios da terceirização forem maiores do que fazê-lo você mesmo, você deve terceirizá-la.

Por exemplo, você tem que estender o seu edifício de escritórios, mas você não tem a experiência para o trabalho elétrico. Você tem duas opções para completar o projeto: faça-o você mesmo ou peça a alguém que o faça por você.

Desde que você não tenha experiência interna, a segunda opção lhe poupará esforço, dinheiro e tempo.

Benefícios das Compras

As compras tornam os negócios mais fáceis para as organizações. Elas podem se concentrar no seu negócio principal e terceirizar o resto. Ele ajuda as empresas a compartilhar oportunidades, contratar especialistas e comprar bens ou serviços.

Foi-se o tempo em que as organizações faziam todos os processos que precisavam em casa. Hoje em dia, as organizações desempenham suas funções principais e utilizam as compras para outras tarefas.

No início, a Ford Motors cultivava soja para extrair óleo para usar em tintas. Hoje em dia, nenhum fabricante de automóveis faz isso. Se eles precisam de tinta, compram-na no mercado. Assim como para outros componentes como pneus, vidros, etc.

É impraticável estar envolvido em tudo o que uma organização precisa. É muito caro obter a experiência certa e depois mantê-la e isso pode até mesmo causar um produto abaixo do padrão ou a um preço exagerado. Em ambos os casos, é ruim para uma organização.

A gestão de compras é vital para as empresas modernas. Ele ajuda você a encontrar o mais vendido para o seu trabalho com os termos e condições certos. Ele permite que você selecione o contrato de procurement correto de acordo com suas necessidades.

Existem muitos tipos de contratos de procurement e você deve entender cada um deles para que possa selecionar aquele que atende às suas necessidades.

Antes de analisarmos os tipos, primeiro devemos entender o termo “contrato”.

O Contrato

Um contrato é um acordo vinculativo entre um comprador e um vendedor. É a chave para a relação entre o comprador e o vendedor e fornece uma estrutura de como eles irão lidar um com o outro.

Contrato de compra

Qualquer contrato entre duas ou mais partes para entregar serviços ou bens é um contrato de compra. Você pode dividir os contratos de compra em três categorias:

1. Contrato de preço fixo
2. Contrato de custo reembolsável
3. Contrato de tempo e materiais

Como gerente de projeto, é seu trabalho selecionar um contrato que satisfaça suas necessidades.

Contrato de preço fixo

Muitos especialistas chamam um contrato de preço fixo de um contrato de montante fixo. Você usa este contrato quando o escopo do trabalho é fixo. Uma vez assinado o contrato, o vendedor está contratualmente obrigado a completar a tarefa dentro do preço e tempo acordados. Portanto, o vendedor assume a maior parte do risco. Não há renegociação de preço a menos que o escopo do trabalho seja alterado.

Geralmente, a terceirização e os contratos de compra “chave na mão” são de Preço Fixo. Este contrato é útil com um escopo bem definido.

Desde que o custo não pode mudar, este contrato é adequado para controlar os custos.

Aqui, a mudança no escopo é um caso dispendioso. Muitas vezes os empreiteiros obtêm o contrato apresentando o preço mais baixo e depois tentam gerar receita extra em qualquer oportunidade, como um escopo adicional.

Eu tenho visto empreiteiros brigando com os gerentes de projeto em relação ao escopo. Eles concordaram inicialmente, mas depois argumentaram sobre pequenas questões para levantar o pedido de mudança.

Certifique-se de que o escopo está bem definido e o mais detalhado possível; observe cuidadosamente quaisquer mudanças no escopo.
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Vocês podem dividir um contrato de Preço Fixo em três categorias:

1. Contrato de Preço Fixo (FFP)
2. Contrato de Preço Fixo de Incentivo (FPIF)
3. Contrato de Preço Fixo com Ajuste de Preço Econômico (FP-EPA)

Contrato de Preço Fixo com Ajuste de Preço Econômico (FFP)

Este é o tipo mais simples de contrato de compra. O vendedor tem que completar o trabalho dentro de uma quantidade de dinheiro e tempo acordados. O vendedor é responsável por qualquer aumento no custo e eles são legalmente obrigados a completar a tarefa dentro do acordo.

Um contrato de Preço Fixo Firme é usado principalmente em contratos governamentais ou semi-governamentais onde o escopo do trabalho é definido com alto detalhe.

Este contrato é fácil de flutuar e receber propostas, e é avaliado com base no custo, que é bastante rápido.
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Desde que o vendedor assume o risco, o custo é maior. Se o escopo não estiver claro, o vendedor e o comprador podem ter disputas. Qualquer desvio do escopo original pode lhe custar muito.

Exemplo: O vendedor tem que pintar o edifício inteiro por 50.000 USD dentro de 18 meses.

Contrato de Incentivo de Preço Fixo (FPIF)

Aqui, embora o preço seja fixo, o vendedor pode receber um incentivo se o seu desempenho for bom. Esse incentivo reduz o risco do vendedor.

O incentivo pode ser ligado a qualquer métrica do projeto, como custo, tempo ou desempenho técnico.

Exemplo: O empreiteiro receberá um incentivo de 10.000 USD se atingir o primeiro marco no tempo.

Preço fixo com contratos de ajuste de preço econômico (FP-EPA)

Você usa um contrato de ajuste de preço fixo com contrato de ajuste de preço econômico quando o contrato é de vários anos. Este contrato tem uma provisão especial que protege o vendedor da inflação.

Exemplo: Cerca de 3% do custo do projeto irá aumentar após um certo tempo com base no Índice de Preços ao Consumidor.

Pedido de Compra (PO)

Este contrato é usado para comprar mercadorias.

Exemplo: Compra de 10.000 parafusos de tecido ao custo de 1,00 USD.

Contrato reembolsável de custo

Muitos especialistas chamam a este contrato um contrato reembolsável de custo.

Aqui, o vendedor é reembolsado pelo trabalho concluído mais uma taxa que representa o seu lucro. Muitas vezes, os vendedores recebem esta taxa se cumprirem ou excederem os objetivos do projeto selecionado: completar a tarefa mais cedo ou economizar custos, etc.

Você usa um contrato de Custo Reembolsável quando há incerteza no escopo, ou se o risco é maior. Neste contrato, o risco é do comprador, pois ele paga por todos os custos.

Este contrato proporciona um melhor controle de custos quando você não tem um escopo bem definido.

Scope Creep é uma desvantagem inerente de um Contrato de Reembolso de Custos quando os requisitos não são claros. O vendedor pode tentar aumentar o custo para aumentar a taxa ou o reembolso.

Você pode minimizar isso através de um monitoramento adequado ou limitar o lucro. Por exemplo, o lucro máximo é de 10% do custo total.
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Você pode dividir os contratos de Custo Reembolsável em quatro categorias:

1. Custo Mais Taxa Fixa (CPFF)
2. Custo Mais Taxa de Incentivo (CPIF)
3. Custo Mais Taxa de Atribuição (CPAF)
4. Custo Mais Percentagem do Custo (CPPC)

Custo Mais Contrato de Taxa Fixa (CPFF)

Aqui, o vendedor é pago por todos os custos incorridos, mais uma taxa fixa, independentemente do seu desempenho. O comprador assume o risco.

Organizações utilizam este contrato com projectos de alto risco onde os concorrentes não estão interessados em competir.

ContratosCPFF mantêm o vendedor a salvo de riscos.

Exemplo: Custo total mais 25.000 USD como taxa.

Cost Plus Incentive Fee Contract (CPIF)

Em um contrato Cost Plus Incentive Fee, o vendedor será reembolsado por todos os custos mais uma taxa de incentivo baseada no cumprimento de certos objetivos de desempenho mencionados no contrato. Este incentivo será calculado usando uma fórmula acordada.

Aqui, o risco é do comprador; no entanto, é inferior ao da Taxa Fixa Cost Plus.

Em um contrato CPIF, o incentivo é um fator de motivação para o vendedor.

Em geral, um incentivo é uma percentagem da poupança que o comprador e o vendedor partilham.
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Exemplo: Se o projeto for concluído abaixo do orçamento, o vendedor receberá 25% da economia.

Custo mais taxa de prêmio (CPAF)

Aqui, o vendedor é pago por seus custos mais uma taxa de prêmio. Este extra será baseado em alcançar a satisfação de acordo com os objetivos de desempenho especificados descritos no contrato.

Nota: Há uma diferença entre uma taxa de incentivo e uma taxa de premiação. Uma taxa de incentivo é calculada com base em uma fórmula definida no contrato e é uma avaliação objetiva. Uma taxa de adjudicação depende da satisfação do cliente e é avaliada subjectivamente. Uma taxa de adjudicação não está sujeita a um recurso.

Exemplo: Se o vendedor completar a tarefa cumprindo ou excedendo os padrões de qualidade com base no seu desempenho, o comprador pode dar uma adjudicação até 10.000 USD.

Custo Mais Porcentagem do Custo (CPPC)

Aqui, o vendedor é pago por todos os custos incorridos mais uma percentagem destes custos. Os compradores frequentemente não preferem este tipo de contrato porque o vendedor pode aumentar artificialmente os custos para obter um lucro maior.

Exemplo: Custo total mais 15% do custo como taxa ao contratante.

Time and Materials Contract

Este é um híbrido de contratos de Preço Fixo e Custo Reembolsável. Aqui, ambas as partes compartilham o risco.

Você usa um contrato de Tempo e Materiais quando o entregável é “horas de trabalho”. Aqui, o gerente do projeto indicará as qualificações e experiência necessárias ao vendedor que fornecerá o pessoal.

Este contrato é usado para contratar especialistas ou suporte externo.

Neste contrato, o comprador pode especificar a taxa horária com um limite de “não exceder”.

Exemplo: Você pagará um técnico 20 USD por hora.

Sumário

Selecionar um contrato de compra é uma parte importante de um projeto, pois determina a sua relação com o vendedor. Você quer selecionar um contrato que forneça o melhor valor em tempo e dinheiro e que possa proteger o seu projeto contra riscos. Selecione um contrato de Preço Fixo se o escopo do trabalho estiver bem definido. Entretanto, o Custo Reembolsável é uma boa escolha se o escopo do trabalho não for fixo. O tipo de Tempo e Material é bom para contratar consultores ou suporte externo.