Bune practici pentru jurnalul de întreținere a echipamentelor

Cine este serios în ceea ce privește întreținerea echipamentelor este în mod constant în căutarea modului de a o îmbunătăți.
Există un lucru simplu chiar în fața nasului dvs. și care este rareori folosit la întregul său potențial – un jurnal de întreținere a echipamentelor.
În acest articol, vom analiza beneficiile de a avea un jurnal de întreținere a echipamentelor precis și vom discuta cele mai bune practici despre cum să îl păstrăm astfel.

Ce este un jurnal de întreținere a echipamentelor?

Legistrul de întreținere a echipamentelor este un document simplu care arată toate acțiunile de întreținere care au fost efectuate pe un anumit activ.
În timp ce informațiile pe care le conține variază în funcție de tipul de echipament/activ în cauză, un jurnal standard de întreținere a echipamentului este adesea împărțit în 2 secțiuni distincte:

1. Informații generale folosite pentru a identifica activul
2. Lista acțiunilor de întreținere efectuate pe activ și cine le-a efectuat

Informațiile generale acoperă de obicei:

• Numele echipamentului
• Modelul
• Numărul de serie
• Localizarea

În unele cazuri, informațiile generale vor include, de asemenea, data achiziției și prețul de achiziție.
Lista acțiunilor efectuate cuprinde, de obicei, următoarele informații:

• Data (când a fost efectuată o anumită acțiune)
• Descrierea acțiunii (ce a fost făcut)
• Persoana care a efectuat acțiunile respective (cine a efectuat-o)

Există diverse modele gratuite de jurnale de întreținere a echipamentelor pe care le puteți descărca dacă încă folosiți creionul și hârtia pentru a vă urmări înregistrările de întreținere.
Iată câteva exemple de astfel de șabloane de jurnal de întreținere a echipamentelor:

Sursa imaginii

Sursa imaginii
După cum puteți vedea, informațiile urmărite pot varia foarte mult. Dacă credeți că tehnicienii dvs. sunt capabili să urmărească cu sârguință detalii cuprinzătoare, nimeni nu vă poate împiedica să folosiți jurnale complexe de întreținere a echipamentelor. Acestea fiind spuse, țineți cont de faptul că, cu cât trebuie să urmărească mai multe informații, cu atât mai puțin timp au la dispoziție pentru a efectua lucrările de întreținere propriu-zise.
Legistrele detaliate pot accelera timpul pe care îl petreceți pentru întreținerea generală, dar urmărirea lucrurilor inutile va scădea productivitatea și va duce la frustrare. De aceea, ar trebui să căutați întotdeauna să găsiți un echilibru prin identificarea lucrurilor care sunt de fapt utile de urmărit.
În calitate de coordonator de întreținere, cum evaluați dacă ceva este util? Întrebați-vă dacă datele pe care doriți să le urmăriți fac parte din vreun raport de întreținere și dacă ați avut nevoie să le cunoașteți pentru a lua o decizie importantă în ultimele 3-6 luni.

Dacă răspunsul este NU, atunci urmărirea lor este probabil o pierdere de timp pentru toată lumea.

Avantajele utilizării CMMS pentru a înregistra lucrările de întreținere

Există multe motive pentru a utiliza un sistem computerizat de gestionare a întreținerii, iar jurnalul de întreținere a echipamentelor este unul dintre ele.
În comparație cu înregistrările pe hârtie, iată care sunt cele mai mari avantaje ale utilizării unui CMMS modern pentru a urmări ce se întâmplă cu activele dumneavoastră:

1. Acces inegalabil la date. Atâta timp cât aveți o conexiune la internet, puteți accesa jurnalele de întreținere a echipamentelor dvs. în orice moment, de oriunde.
2. Înregistrarea automată a datelor. Atunci când adăugați o intrare manuală, CMMS recunoaște automat când și cine introduce datele, deoarece trebuie să fiți conectat pentru a face înregistrarea. Dacă acțiunea de întreținere efectuată ar face parte dintr-un plan de întreținere preventivă, nu ar trebui să pierdeți timp pentru a introduce datele în jurnal. Acest lucru se datorează faptului că un jurnal de întreținere a echipamentului este completat automat cu Ordinele de lucru și PM-urile sale finalizate.
3. O mai bună responsabilitate. Deși puteți face în continuare unele șmecherii ca introducerea datelor ulterior, toate sarcinile sunt interconectate cu calendarul de întreținere, astfel încât este mai ușor să observați cine a făcut ce, cât timp a durat și ce piese au fost folosite. Acest lucru face mult mai ușor de rezolvat o potențială dispută și de văzut dacă unii membri ai echipei trag mai multă greutate decât alții.
4. Mai puțin loc pentru erori umane. Deoarece CMMS automatizează o parte a procesului de înregistrare, există mai puține șanse ca tehnicienii să introducă date incorecte (Disclaimer: Unele programe CMMS sunt complicate și nu foarte ușor de utilizat, ceea ce dăunează acurateței înregistrărilor de întreținere. Acesta este motivul pentru care am depus eforturi suplimentare pentru a face CMMS-ul nostru cât mai intuitiv posibil.)
5. Prezentare generală a istoricului de întreținere net superioară. Puteți efectua o căutare sau filtra acțiunile de întreținere în funcție de sursă, dată sau tehnician folosind înregistrări pe hârtie? Puteți să vă uitați la istoricul activelor în timp ce sunteți pe drum? Puteți să căutați informații pentru orice activ în doar câteva secunde? Dacă aveți un CMMS mobil, puteți.
6. Jurnalele sunt aproape imposibil să se „piardă” sau să fie deteriorate. Înregistrările au fost pierdute și rătăcite din ziua în care am început să le folosim. În plus, hârtia nu este cel mai rezistent material de pe piață, așa că nu este rar; se deteriorează. Datele sunt mult mai sigure atunci când sunt stocate în cloud.
7. Mai puțină birocrație. Nimănui nu-i place să poarte un teanc de hârtii peste tot pe unde merge. Cu un CMMS modern, aveți nevoie doar de un telefon mobil. În plus, reduceți unele costuri cu hârtia și ajutați mediul înconjurător – o situație avantajoasă pentru ambele părți.
8. Posibilitatea de a atașa fotografii/video. Unele lucruri sunt mult mai ușor de descris cu o imagine sau un scurt videoclip – și ne-ar plăcea să vedem pe cineva atașând un videoclip la o lucrare. Este timpul să punem toți acei megapixeli de pe telefoanele noastre mobile să facă o treabă utilă.

În imaginea de mai jos, puteți vedea cum arată un jurnal de întreținere a echipamentelor în Limble:

Cum beneficiază întreținerea echipamentelor de un istoric de întreținere precis

Să abordăm mai întâi cuvântul „precis”. Dacă nu sunteți dispus să investiți un anumit efort pentru a vă asigura că datele din jurnalele de întreținere a echipamentelor sunt corecte și disponibile atunci când este nevoie, atunci de ce să vă mai obosiți să păstrați această evidență? La ce bun să vă bazați deciziile pe date incorecte?
Dacă aveți de gând să faceți ceva, faceți-o corect.
Iată câteva beneficii ale existenței unui istoric de întreținere precis:

• Programarea mai ușoară a lucrărilor de întreținere preventivă. Puteți compara lista de defecțiuni specifice cu care s-a confruntat un activ cu frecvența cu care efectuați sarcinile de întreținere preventivă care au ca scop prevenirea acelor defecțiuni.

De exemplu, dacă aveți un PM săptămânal pentru a unge rulmenții și totuși trebuie să îi înlocuiți mai des decât se recomandă în ghidurile OEM, probabil că trebuie să programați această sarcină la fiecare cinci zile în loc de o dată pe săptămână.

• Proces mai rapid de diagnosticare a defecțiunilor și de reparare. Jurnalul de întreținere a echipamentului vă oferă o perspectivă rapidă asupra întregii documentații și a lucrărilor care au fost deja efectuate pe acel activ. Acest lucru este deosebit de util în special pentru tehnicienii mai noi care nu sunt încă familiarizați îndeaproape cu toate activele, astfel încât să știe care sunt cauzele defecțiunilor pe care ar trebui să le verifice mai întâi.
• Timp mai ușor pentru a decide când ar trebui înlocuit activul. O parte a întreținerii echipamentelor constă în a evalua dacă un activ mai merită să fie reparat. În afară de examinarea costului total al reparației și a expunerii din cauza unei potențiale perioade de nefuncționare, jurnalul de întreținere a echipamentului vă poate oferi informații utile sub forma unei imagini de ansamblu a tipului și frecvenței tuturor defecțiunilor pe care activul le-a suferit.
• Reducerea costurilor de inventar și operaționale. Nu contează dacă vorbim despre o defecțiune neașteptată sau despre o oprire planificată, faptul că aveți nevoie de mai puțin timp pentru a repara un activ critic vă poate economisi o tonă de bani pe care altfel i-ați pierde prin faptul că nu ați putea să vă atingeți cifrele de producție. În plus, jurnalele de întreținere a echipamentelor pot fi utile pentru a decide care și câte piese de schimb ar trebui să comandați și să păstrați în stoc.

Dacă folosiți un CMMS modern, inventarul de piese de schimb este urmărit automat. În acest caz, puteți utiliza jurnalul de întreținere a echipamentului pentru a urmări orice anomalie. De exemplu, dacă observați că ați început să comandați un număr neobișnuit de mare de filtre de ulei, puteți verifica jurnalele de întreținere a echipamentelor pentru a vedea care activ(e) le consumă atât de repede și de ce.

Atâta timp cât nu exagerați cu lucrurile pe care doriți să le urmăriți, faptul de a avea înregistrări de întreținere curate vă va ajuta foarte mult să dezvoltați un departament de întreținere eficient.

Cum să țineți la zi jurnalul de întreținere a echipamentelor?

Dacă folosiți un CMMS, trebuie să vă asigurați că toată lumea știe cum funcționează instrumentul și la cine se poate adresa în cazul în care trebuie să introducă ceva ce nu este acoperit de procedurile standard.
Într-un CMMS modern, datele dvs. sunt interconectate, ceea ce înseamnă că, deși trebuie să introduceți datele doar o singură dată, acele date sunt folosite în mai multe locuri. Pentru a vă asigura că funcțiile de filtrare și de căutare vă oferă cele mai precise rezultate, este o idee bună să introduceți întotdeauna datele în același format.
Dacă folosiți creionul și hârtia, iată câteva lucruri pe care ați putea dori să le definiți pentru a vă păstra jurnalul de întreținere a echipamentului cât mai precis posibil:

• faceți un șablon standardizat pentru fiecare activ pe care doriți să îl urmăriți și încercați să păstrați aceste șabloane cât mai asemănătoare posibil
• aveți un loc desemnat pentru locul în care sunt păstrate înregistrările
• definiți modul în care jurnalele de întreținere a echipamentelor ar trebui să facă schimb de mâini în timpul schimbului de tură

Ultimul lucru pe care dorim să îl menționăm aici și care este important, indiferent de abordările menționate mai sus, este necesitatea de a comunica tehnicienilor dvs. importanța introducerii exacte a datelor.
Tehnicienii de mentenanță lucrează adesea în condiții mai puțin ideale. Petrecerea orelor în picioare în timp ce este cald/frig/umed poate fi epuizantă din punct de vedere fizic și mental. În astfel de situații, a fi extrem de atent la redactarea unor rapoarte detaliate și precise cu privire la lucrările efectuate nu este o prioritate. Pentru a schimba acest lucru, trebuie să vă acordați un timp suplimentar pentru a dubla importanța acestor înregistrări. Explicați-le modul în care informațiile false pot avea un impact asupra fluxului lor de lucru de zi cu zi, precum și asupra organizației în ansamblu.

Învățați din istorie pentru a nu o repeta

Nu se spune pentru nimic că istoria este cel mai bun profesor.
Sperăm că am reușit să vă arătăm că beneficiile de a avea un jurnal de întreținere a echipamentului depășesc timpul suplimentar pe care trebuie să îl petreceți pentru a scrie datele necesare.
Cu un CMMS, aproape toată munca este făcută pentru dumneavoastră, așa că, în acest scenariu, ar trebui să vă concentrați asupra faptului de a avea date exacte în jurnalul de întreținere a echipamentelor și de a le folosi efectiv pentru a îmbunătăți diferite aspecte ale întreținerii echipamentelor. Pentru o privire în profunzime asupra CMMS, consultați ghidul nostru Ce este un sistem CMMS și cum funcționează acesta.
Dacă sunteți interesat să aflați despre alte moduri în care Limble CMMS vă poate simplifica operațiunile de întreținere, nu ezitați să ne contactați.

Scris de

Bryan Christiansen

Share:

2 comentarii

• 

  Maksud 25 noiembrie 2019, 7:45

  Bună postare.

• 

  Micheal Well 27 februarie 2020, 7:00 am

  Hy Bryan,
  Shey Bryan,
  Equipment Maintenance Schedule or log update. Este foarte esențial ca practicile să aibă un program pentru întreținerea și monitorizarea tuturor echipamentelor clinice cheie ale acestora. Echipamentele care necesită calibrare, sau care sunt electrice sau alimentate cu baterii, trebuie să fie întreținute în mod regulat pentru a se asigura că sunt și continuă să fie în stare bună de funcționare.
  Această practică vă face să vă simțiți bine cu privire la echipamentul dvs. deoarece faceți Întreținerea în mod regulat, deoarece este o practică foarte bună, majoritatea profesioniștilor urmând acești pași.