Cum să scrieți o semnătură de e-mail grozavă [+ exemple profesionale]

În medie, un funcționar trimite 40 de e-mailuri pe zi. Asta înseamnă 40 de oportunități de a vă comercializa pe dvs. și afacerea dvs. în acele e-mailuri individuale pe care le trimiteți, în fiecare zi.

Mulți oameni își tratează semnăturile de e-mail ca pe o gândire ulterioară, ceea ce înseamnă o adevărată oportunitate ratată. Acele semnături sunt o șansă pentru dvs. de a clarifica cine sunteți, de a facilita accesul oamenilor la dvs. și de a le oferi oamenilor un loc unde să meargă pentru a afla mai multe – fie despre dvs., fie despre afacerea dvs. sau despre ceva la care lucrați.

Atunci, dacă vă puneți doar numele și un punct sau două de contact în semnătura dvs., nu profitați pe deplin de oportunitatea de a vă conecta și de a vă implica cu persoanele cărora le trimiteți e-mailuri. (Deși nici nu vreți să exagerați. Umplerea semnăturii dvs. de linkuri și informații este pur și simplu spam și auto-promoțional.)

Atunci ce ar trebui să meargă în semnătura dvs.? O mare parte din acest lucru va depinde de preferințele personale, de brandul și cultura organizației dvs. și chiar de industria în care vă aflați. Cu toate acestea, iată câteva sugestii pe măsură ce vă creați propria semnătură:

Nume și prenume

La fel ca în cazul corespondenței prin poștă, numele dvs. ar trebui să fie întotdeauna inclus, astfel încât destinatarul mesajului dvs. să știe de la cine a fost trimis. Acest lucru se manifestă în semnătura de e-mail, deseori ca primul rând de text.

Informații de afiliere (cum ar fi titlul postului și departamentul)

După numele dvs. ar trebui să urmeze îndeaproape informațiile de afiliere. Afilierile dvs. ar putea include titlul postului dvs. de muncă, compania sau organizația dvs. și/sau chiar departamentul dvs. Numele dvs. ar trebui să fie în cele din urmă propria sa atracție, bineînțeles, pe măsură ce construiți o relație cu destinatarul, dar furnizarea acestor informații oferă mai mult context despre conversație și rolul dvs. în aceasta. În plus, afilierea dvs. la o organizație mai mare vă conferă mai multă credibilitate, mai ales dacă este o organizație recunoscută. Acest lucru vă ajută să atrageți atenția cititorilor, astfel încât aceștia să vă ia în serios mesajul.

Informații secundare de contact

Informațiile secundare de contact sunt, de asemenea, importante, astfel încât destinatarul să știe cum să vă mai contacteze. Informațiile secundare pot include telefon, fax sau orice altă metodă de comunicare pe care doriți să o evidențiați. În situațiile în care nu doriți să dați linia dvs. directă, ați putea profita de această ocazie pentru a vă promova site-ul personal – o modalitate pasivă de a deschide liniile de comunicare fără a vă inunda cu contacte dacă nu doriți.

Icoane de profil social

Prezența dvs. în rețelele de socializare este o parte importantă a brandului dvs. personal, deoarece vă ajută să câștigați adepți în spațiul dvs. și arată oamenilor ce vă interesează. Puteți spune multe despre o persoană prin ceea ce postează și prin modul în care se prezintă.

De aceea, este o idee excelentă să includeți link-uri către paginile dvs. de social media în semnătura dvs. de e-mail. Nu numai că vă întărește brandul personal, dar îi ajută pe oameni să găsească noi modalități de a vă contacta și de a vă urmări.

Chiar și mai bine? Vă poate ajuta să conduceți traficul către conținutul dvs. online dacă postați linkuri către acel conținut pe rețelele sociale. Deci, dacă includeți pictograme sociale în semnătura dvs., asigurați-vă că vă mențineți profilurile sociale actualizate și pline de conținut interesant și relevant. (Cu alte cuvinte, dacă nu ați mai postat pe Twitter de șase luni, este posibil să doriți să lăsați Twitter deoparte.)

De ce să folosiți pictograme de socializare în loc de simple link-uri text? Pentru că pictogramele sunt mai ușor de recunoscut pentru cei care vă răsfoiesc semnătura – și vor ieși în evidență față de restul textului de acolo. Conform cercetărilor efectuate de NeoMam Studios, elementele vizuale afișate în culori cresc cu 80% dorința unei persoane de a citi restul conținutului. Acesta este un avantaj uriaș. În plus, pictogramele economisesc mult spațiu într-un loc în care s-ar putea să înghesuiți o mulțime de informații.

Inclusiv dacă sunteți prezent pe o mulțime de site-uri de socializare, totuși, încercați să limitați numărul de pictograme la cinci sau șase. Concentrați-vă pe conturile care contează cel mai mult pentru a vă dezvolta afacerea sau pentru a vă construi brandul personal.

Dacă includeți o mulțime de pictograme de social media, încercați cel puțin să reduceți, dacă este posibil, restul conținutului, astfel încât designul dvs. să nu fie prea încărcat. Priviți exemplul de mai jos, realizat folosind HubSpot’s Email Signature Generator.

Call to Action

Unul dintre cele mai inteligente lucruri pe care le puteți face în semnătura dvs. de e-mail este să includeți un apel la acțiune. Cele mai bune CTA-uri din semnătura de e-mail sunt simple, actuale, neprimitoare și în concordanță cu stilul dvs. de e-mail, ceea ce le face să pară mai mult ca un post-scriptum și mai puțin ca un discurs de vânzare. Alegeți un CTA care se aliniază cu unul dintre obiectivele curente ale afacerii dvs. și actualizați-l atunci când aceste obiective se schimbă.

Exemplu

Iată un exemplu excelent de la fostul Social Media Manager al HubSpot, Chelsea Hunersen. Ea își schimbă CTA-ul de text în funcție de obiectivele sale actuale de social media. Cu câteva luni în urmă, ea l-a folosit pentru a direcționa oamenii către contul de Twitter al HubSpot.

După ce a creat un canal Slack unic pentru specialiștii în marketing inbound, ea și-a schimbat CTA-ul din semnătura de e-mail pentru a direcționa oamenii acolo, în schimb.

Legăturile către videoclipuri pot fi deosebit de vizibile, deoarece în unii clienți de e-mail, cum ar fi Gmail, miniatura unui videoclip va apărea sub semnătura dvs. Iată un exemplu de cum arată acest lucru de la propria noastră Emily MacIntyre:

Legături de rezervare

Dacă vă treziți că trimiteți e-mailuri de la un capăt la altul cu colegi și clienți care vor să vă programeze întâlniri, ușurați-le sarcina prin includerea unui link pentru a vă rezerva agenda chiar în semnătura dvs. de e-mail. Iată un exemplu de la propriul nostru Bryan Lowry, mai jos.

Exemplu

Există multe instrumente care îi vor ajuta pe oameni să rezerve întâlniri. Bryan din exemplul de mai sus folosește linkul de rezervare personalizat partajabil de la HubSpot. Dacă sunteți un client HubSpot Sales, puteți partaja linkul dvs. de întâlnire personalizat cu oricine cu care doriți să rezervați o întâlnire și îi puteți lăsa să aleagă din orele disponibile. Dacă doriți, puteți face în așa fel încât HubSpot CRM să creeze automat o nouă înregistrare de contact pentru oricine rezervă o întâlnire, dacă nu există deja una.

Dacă nu sunteți client HubSpot, un instrument excelent pentru întâlniri este Calendly, care este gratuit pentru Basic și vă permite să vă integrați calendarul Google sau Office 365. Dacă sunteți în căutarea unei alternative la Calendly, YouCanBook.me este un alt instrument de rezervare care costă 7 dolari pe calendar pe lună.

Denunțare de răspundere a industriei sau cerințe legale

Câteva industrii, cum ar fi cea juridică, financiară și a asigurărilor, au orientări specifice privind utilizarea e-mailului și eticheta pentru a proteja informațiile private de a fi transmise. Din acest motiv, este posibil să doriți să verificați ce reglementări are în vigoare industria dvs. și să includeți în semnătura dvs. o clauză de renunțare la răspundere cu privire la transmisiunile prin e-mail. Mail-Signatures oferă o serie de exemple de disclaimer pentru e-mailuri, inclusiv acesta:

„Conținutul acestui e-mail este confidențial și este destinat doar destinatarului specificat în mesaj. Este strict interzisă partajarea oricărei părți a acestui mesaj cu o terță parte, fără acordul scris al expeditorului. Dacă ați primit acest mesaj din greșeală, vă rugăm să răspundeți la acest mesaj și să urmați cu ștergerea lui, astfel încât să ne putem asigura că o astfel de greșeală nu se va mai întâmpla în viitor.”

Foto sau logo

O imagine este o alegere excelentă pentru a vă condimenta semnătura de e-mail. Dacă doriți o notă personală, astfel încât destinatarii pe care nu i-ați întâlnit niciodată să vă asocieze numele cu chipul dumneavoastră, luați în considerare utilizarea unei fotografii profesionale în semnătura dumneavoastră. Alternativ, puteți folosi logo-ul companiei pentru a adăuga mai multă conștientizare a mărcii în e-mail.

Pronume

Deși nu este la fel de comun în semnăturile de e-mail și cu siguranță nu este obligatoriu, adăugarea pronumelor preferate în semnătura dvs. este utilă, mai ales atunci când trimiteți e-mailuri unor persoane pe care nu le-ați întâlnit niciodată. De asemenea, înlătură ambiguitatea în cazul în care aveți un nume perceput ca fiind neutru din punct de vedere al genului.

Acum că știți care sunt elementele pe care ar trebui să le includeți, cum arată o semnătură de e-mail excelentă? Iată câteva sfaturi pentru crearea unor semnături care să fie utile și profesionale, inclusiv câteva exemple excelente. De asemenea, puteți utiliza generatorul gratuit de semnături de e-mail de la HubSpot pentru a vă crea propriul șablon de semnătură de e-mail profesională și pentru a o adăuga cu ușurință în clientul dvs. de e-mail.

Accentuați-vă numele, afilierea și informațiile secundare de contact.

Așa cum ați putea ghici, numele dvs. este pe primul loc. Cu toate acestea, imediat după numele dvs. ar trebui să fie afilierea dvs. și unde vă mai pot contacta oamenii.

Afilierea dvs. ar putea însemna funcția dvs. de muncă, compania dvs., școala dvs. sau o organizație similară pe care o considerați importantă pentru destinatarii dvs. Numele dvs. ar trebui să fie, în cele din urmă, o atracție proprie, bineînțeles, dar folosirea unui nume de marcă mai popular – și chiar a logo-ului acestuia – vă asigură că atrageți atenția cititorilor dvs. și că aceștia vă iau în serios mesajul.

Informațiile secundare de contact sunt, de asemenea, importante. S-ar putea să nu doriți să vă aprobați numărul de telefon personal, dar ați putea profita de această ocazie pentru a vă promova site-ul personal – o modalitate pasivă de a deschide liniile de comunicare fără a vă inunda cu comunicări pe care nu le doriți.

Exemplu

Iată un exemplu de semnătură de e-mail care atinge frumos toate cele trei lucruri descrise mai sus. Numele și prenumele lui Kevin sunt însoțite de afilierea sa la Universitatea din Connecticut. El își promovează, de asemenea, site-ul personal, astfel încât destinatarii săi să aibă o altă ieșire pentru a-i vedea munca și a-l contacta pentru mai multe informații.

Vreți să creați o semnătură ca cea de mai jos? Folosiți Generatorul de semnături de e-mail de la HubSpot.

Păstrați culorile simple și consecvente.

Brandingul este cel mai eficient atunci când este consecvent – și asta include semnătura dvs. de e-mail. Adăugarea de culori la semnătura dvs. de e-mail este o atingere plăcută care o va ajuta să iasă în evidență din restul e-mailului dvs. Dar dacă alegeți să folosiți culori, asigurați-vă că vă limitați la una sau două în plus față de textul întunecat.

Exemplu

Utilizați evidențe subtile pentru a vă potrivi cu logo-ul sau brandingul, așa cum face Brittany Hodak în semnătura sa de e-mail, mai jos. Observați cum pictogramele ei de pe rețelele de socializare au aceeași nuanță de albastru ca și logo-ul ZinePak.

Utilizați ierarhia designului.

Un design bun constă în a vă prezenta informațiile într-un mod ușor de digerat. Deoarece semnătura dvs. de e-mail este probabil mai mult o listă de informații decât o poveste convingătoare, veți dori să folosiți ierarhia pentru a direcționa ochii cititorilor către ceea ce ar trebui să citească mai întâi.

Exemplu

Scalați numele dvs. la un font mai mare, astfel încât să atragă cea mai mare atenție, așa cum ați face-o pe un CV. Apoi, alegeți informațiile pe care să le scrieți cu bold și să le colorați în funcție de importanță, astfel încât să puteți ajuta la ghidarea logică a ochilor oamenilor prin design, ca în exemplul de mai jos.

Creditul imaginii: Envato

Faceți link-uri urmăribile.

Așa că ați pus câteva link-uri în semnătura dvs. de e-mail, inclusiv CTA-ul dvs. și pictogramele de social media. Dar, de fapt, dă cineva click pe ele?

Pentru a afla dacă link-urile din semnătura dvs. atrag de fapt click-uri și au un impact, veți dori să faceți aceste link-uri urmăribile – la fel cum ați face cu orice alt link din e-mail-urile dvs.

Să urmați aceste instrucțiuni pentru a face cu ușurință un link de urmărire care vă ajută să atribuiți traficul către site-ul dvs. web semnăturii dvs. de e-mail. Din când în când, ați putea schimba formatul semnăturii dvs. sau formularea din interiorul semnăturii dvs. pentru a vedea ce atrage cele mai multe clicuri.

Utilizați separatoare de spațiu.

Deși nu doriți niciodată să vă înghesuiți semnătura de e-mail pentru prea multe informații, există modalități de a potrivi o mulțime de text într-o zonă compactă ca aceasta fără a compromite designul.

Acest lucru este util pentru a despărți diferite tipuri de informații, cum ar fi numele dvs. și informațiile de contact, logo-ul dvs., orice apel la acțiune pe care îl aveți, sau chiar o clauză de renunțare.

Exemplu

Utilizarea separatoarelor de spațiu în cadrul designului dvs., ca în exemplul de mai jos, este o modalitate excelentă de a face acest lucru. Puteți, de asemenea, să folosiți despărțitori glifatici, care este simbolul de bară verticală (de exemplu, |.)

Creditul imaginii: Venngage

Includeți un prefix internațional în numărul dvs. de contact.

Dacă lucrați cu persoane din întreaga lume, nu uitați prefixul pentru codul țării dvs. atunci când indicați numărul de telefon de contact. Mulți oameni trec cu vederea acest lucru dacă nu sunt obișnuiți să formeze ei înșiși prefixele internaționale, dar este foarte util pentru colegii și clienții dvs. internaționali să îl aveți chiar acolo. Iată o listă de coduri de țară, dacă nu o cunoașteți pe a dumneavoastră.

Exemplu

Iată un exemplu de la Kit Smith, fost angajat al Brandwatch, o companie care are birouri atât în Statele Unite, cât și în Europa și care lucrează cu clienți internaționali. Faptul că are codul de țară al Statelor Unite la ei îi ajută pe cei din alte țări să îl contacteze mai ușor la telefon.

Faci ca designul tău să fie prietenos cu dispozitivele mobile.

Potrivit Litmus, iMobile de la Apple a reprezentat 46% din toate e-mailurile deschise în iunie 2018. Nu numai atât, dar utilizatorii de dispozitive mobile își verifică e-mailurile de trei ori mai des decât utilizatorii care nu folosesc dispozitive mobile.

Cu cât mai multe persoane care citesc e-mailuri pe dispozitive mobile, cu atât mai mult veți dori să aveți în vedere utilizatorii de dispozitive mobile atunci când scrieți e-mailuri – inclusiv semnătura dvs. de e-mail.

O modalitate majoră de a face semnătura dvs. de e-mail prietenoasă cu dispozitivele mobile este de a face designul semnăturii dvs. ușor de citit și cu posibilitatea de a face clic pentru utilizatorii de dispozitive mobile. Aici este momentul în care scara devine cu adevărat importantă. Asigurați-vă că textul dvs. este suficient de mare pentru a fi citit pe ecrane mobile mici și că legăturile și butoanele dvs. sunt suficient de mari – și suficient de distanțate – pentru ca oamenii să poată apăsa cu degetele.

Exemplu

Consultați exemplul de mai jos și observați cât de mult spațiu există între diferite elemente pe care se poate face clic, cum ar fi pictogramele social media. Acestea sunt excelente pentru a fi apăsate cu degetul pe un ecran de mobil, astfel încât utilizatorii să nu apese din greșeală pe pictograma Facebook când voiau să meargă la Twitter.

Creditul imaginii: Canva

În cele din urmă, ca în cazul oricărei părți a unui e-mail, asigurați-vă că semnătura dvs. arată la fel de bine pe cât credeți că arată, testând-o cu diferiți clienți de e-mail. Microsoft Outlook nu recunoaște imaginile de fundal, de exemplu, așa că evitați să le folosiți. Alți clienți de e-mail nu încarcă imaginile în mod implicit deloc.

Înarmat cu aceste bune practici de semnătură de e-mail, vă puteți crea propria semnătură care se aliniază cu brandul dvs. și aduce e-mailurilor dvs. o notă suplimentară de profesionalism.

.