Cum se plătește impozitul pe vânzări pentru întreprinderile mici

Dacă sunteți ca majoritatea proprietarilor de afaceri mici, atunci raportarea impozitului pe vânzări v-a aruncat probabil într-o criză de furie la un moment dat sau altul.

Nu suntem surprinși. Calcularea precisă a taxei pe vânzări poate fi un proces incredibil de complex. Ceea ce este mai rău, a face o greșeală, cum ar fi să nu depuneți sau să nu vă plătiți taxele la timp, poate avea consecințe financiare (și uneori juridice) grave.

Pentru a înrăutăți situația, fiecare stat și unele localități din cadrul statelor au propriile cerințe fiscale. În total, în SUA există 45 de state și mii de regiuni mai mici (gândiți-vă la orașe sau comitate) care percep taxe pe vânzări. Fiecare este diferit în ceea ce privește suma pe care trebuie să o colectați, când trebuie să depuneți și tipul de înregistrări pe care trebuie să le păstrați.

Este suficient pentru a vă face să vă gândiți din nou de ce ați decis vreodată să începeți o afacere în primul rând. Dar nu vă temeți niciodată. În acest articol, vom încerca să demistificăm problema și să vă arătăm cum să plătiți impozitul pe vânzări pentru întreprinderile mici.

Să trecem la treabă.

Ce este impozitul pe vânzări?

Înainte de a începe, să ne asigurăm că suntem cu toții pe aceeași pagină. Potrivit Investopedia, „un impozit pe vânzări este un impozit pe consum impus de guvern pe vânzarea de bunuri și servicii. Un impozit pe vânzări convențional este perceput la punctul de vânzare, colectat de către întreprindere și transmis guvernului.”

Sunteți răspunzător pentru plata impozitelor pe vânzări către orice localitate (care colectează un impozit pe vânzări) în care întreprinderea dvs. are un nexus fiscal. Nexus este un cuvânt fantezist care, în esență, înseamnă prezență. În funcție de reglementările localității, aceasta ar putea fi o prezență fizică, cum ar fi un magazin sau un birou, un angajat, o filială sau o altă existență. Dacă afacerea dvs. are un nexus în diferite localități, acest lucru se poate complica rapid. În aceste situații, vă recomandăm să lucrați cu un profesionist în domeniul fiscal sau cu un software fiscal pentru a vă ajuta să stabiliți cazul dvs. particular.

Este important să rețineți că, spre deosebire de alte națiuni, în SUA, nu există o taxă federală pe vânzări, astfel încât totul este colectat la nivel statal și local. Sincer, acesta este motivul pentru care procesul este complicat. În multe cazuri, nu este la fel de simplu ca majorarea unei singure taxe de vânzare de stat. Este posibil ca afacerea dvs. să trebuiască, de asemenea, să colecteze impozitul la nivel local, de obicei pentru un oraș sau un județ, iar uneori pentru ambele.

Lăsați-mă să vă explic. Dacă un comerciant se află în orașul New York, impozitul total pe vânzări pe care trebuie să îl colecteze este de 8,875%. Cu toate acestea, această rată totală este compusă din trei rate mai mici:

• Taxa de utilizare și impozit local din New York City – 4,5%
• Taxa de impozit pe vânzări și utilizare din statul New York – 4%
• Suprataxa Metropolitan Commuter Transportation District – 0,375%

Rețineți, cele de mai sus sunt doar un exemplu. Așa cum am mai spus, fiecare stat și localitate este diferită. Va trebui să colaborați cu autoritățile fiscale din statul și localitatea dvs. pentru a identifica rata de impozitare pe care afacerea dvs. trebuie să o colecteze.

Cum încep să colectez impozitul pe vânzări?

În această secțiune, vă vom ghida prin pașii importanți necesari pentru a colecta și plăti impozitul pe vânzări pentru mica dvs. afacere.

Obțineți permisul pentru impozitul pe vânzări
În cele mai multe cazuri, primul lucru pe care veți dori să îl faceți este să mergeți pe site-ul web al Departamentului de Venituri al statului dumneavoastră sau al agenției de impozitare și să vă înregistrați pentru permisul pentru impozitul pe vânzări. Acest document este cel care vă permite din punct de vedere legal să colectați, să raportați și să plătiți impozitul pe vânzări în statul dumneavoastră și în alte localități. Trebuie să finalizați acest pas înainte de a începe să faceți afaceri în cadrul unui stat.

Pentru a finaliza acest proces, veți avea nevoie, de asemenea, de numărul dvs. de identificare a angajatorului federal, precum și de alte informații esențiale despre afacerea dvs. și proprietarii acesteia. Economisiți-vă ceva timp confirmând și adunând informațiile de care veți avea nevoie pentru a obține permisul de impozitare a vânzărilor înainte de a începe procesul de solicitare.

Să vă calculați rata impozitului pe vânzări
Postul următor este de a determina rata reală a impozitului pe care afacerea dvs. va trebui să o colecteze de la clienți. Ar trebui, de asemenea, să puteți obține aceste informații de la Departamentul de venituri al statului dumneavoastră sau de la agenția fiscală. Este important să rețineți că aceste rate se schimbă frecvent, așa că este un lucru pe care va trebui să îl urmăriți în permanență. În caz contrar, riscați să colectați prea puțin sau prea mult impozit pe vânzări, ceea ce vă va cauza probleme pe parcurs.

Dacă afacerea dvs. are o prezență fizică în mai multe state și localități, aproape sigur va trebui să colectați impozitul pe vânzări pentru fiecare dintre ele. Din nou, dacă vă aflați în acest tip de situație, doriți să lucrați cel puțin cu un profesionist în domeniul fiscal sau cu un software de contabilitate precum QuickBooks. Făcând acest lucru vă va face viața mult mai ușoară.

Determinați ce produse sunt impozabile
Există o mare probabilitate ca nu toate produsele pe care afacerea dvs. le vinde să fie impozabile și, probabil, nici nu sunt toate impozitate la aceeași rată. În plus, și acest lucru variază de la stat la stat, dar de multe ori, articolele „necesare pentru supraviețuire” nu sunt impozitate sau au reguli de impozitare diferite față de achizițiile standard. Articolele necesare pentru supraviețuire includ, de obicei, alimentele, medicamentele pe bază de rețetă și, în unele state, îmbrăcămintea. Din nou, asigurați-vă că verificați regulile pentru statul dumneavoastră, deoarece este posibil să existe unele nuanțe în acest sens. De multe ori, aceste articole sunt pur și simplu impozitate la o rată mai mică, sau numai articolele sub o anumită valoare nu sunt impozitate.

Dacă vindeți către revânzători, aceste vânzări sunt, de asemenea, adesea scutite de taxe. Cu toate acestea, va trebui să vă asigurați că clientul are un certificat sau o licență de revânzător valabilă. De asemenea, va trebui să păstrați înregistrări exacte ale acestor tranzacții, inclusiv fotocopii ale tuturor certificatelor de revânzător, pentru a vă proteja în cazul unui audit.

Începeți să colectați impozitul pe vânzări
După ce afacerea dvs. este configurată cu Departamentul de Venituri sau cu autoritatea fiscală, sunteți gata să începeți să colectați impozitul pe vânzări. Veți dori să confirmați că casa dvs. de marcat, POS și/sau alte sisteme sunt configurate cu rata (sau ratele) de impozitare corespunzătoare. De asemenea, majoritatea statelor vă cer să le arătați clienților valoarea taxei pe care o plătesc pe o linie separată a chitanței. Deoarece acest lucru este atât de comun, cele mai multe case de marcat și sisteme POS vin configurate pentru a face acest lucru din fabrică, dar veți dori să confirmați că acest lucru funcționează prin efectuarea câtorva tranzacții de test.

Pentru a vă ajuta cu raportarea, și plata impozitului pe vânzări, este recomandat să mențineți un cont bancar separat pentru taxele pe care le-ați colectat. Făcând acest lucru vă va ajuta să țineți evidența sumei de bani pe care o datorați guvernului. De asemenea, se pune în aplicare un control care va asigura că banii din impozitul pe vânzări nu sunt folosiți din greșeală pentru a plăti o altă cheltuială de afaceri. De asemenea, ajută la prevenirea furtului, în special dacă limitați accesul la cont.

Menținerea înregistrărilor și raportarea impozitului pe vânzări
Majoritatea statelor vor solicita ca afacerea dvs. să aibă o anumită formă de păstrare a înregistrărilor, fie că este fizică sau digitală. Aceste înregistrări ar trebui să țină evidența fiecărei tranzacții de vânzare și să noteze informații esențiale, cum ar fi valoarea vânzării, precum și valoarea impozitului pe vânzări pe care l-ați colectat. În funcție de cerințele de păstrare a înregistrărilor din statul sau localitatea dumneavoastră, este posibil să vi se ceară, de asemenea, să păstrați copii originale ale chitanțelor, casete de casă de marcat sau alte documente de vânzare originale.

În timp ce aceste cerințe pot părea stricte, ele vă vor ajuta cu o altă obligație comună: raportarea impozitelor. Multe state vă cer să raportați periodic impozitul pe vânzări pe care l-ați colectat, în plus față de plata efectivă a acestui impozit către stat și/sau localitate. Din fericire, înregistrările detaliate pot simplifica acest proces și pot preveni probabilitatea unei erori sau discrepanțe.

Pagarea impozitului pe vânzări
Ultima piesă a puzzle-ului este depunerea unei declarații și plata impozitelor pe vânzări. În multe state, trebuie să plătiți cel puțin trimestrial, dar dacă tranzacționați la un volum suficient de mare, este posibil să vi se ceară să plătiți lunar. La fel ca și în cazul impozitului pe venitul personal, este esențial să depuneți și să efectuați plățile la timp pentru a evita penalitățile.

Cum funcționează impozitul pe vânzări cu ShopKeep

Acum că ați înțeles elementele de bază ale modului în care funcționează impozitul pe vânzări, haideți să trecem în revistă modul în care ați putea configura și plăti impozitul pe vânzări cu ShopKeep.

Setați rata de impozitare
Primul lucru pe care veți dori să îl faceți după ce v-ați calculat rata de impozitare a vânzărilor este să o introduceți în ShopKeep ca rată implicită. Este un proces rapid și ușor care durează doar câteva secunde. Trebuie să percepeți taxe la rate diferite pentru diferite articole? Nici o problemă! Puteți crea diferite grupe de taxe și să atribuiți câte una pentru fiecare dintre articolele dumneavoastră. În comparație cu ținerea manuală a evidenței contabile sau cu utilizarea unei case de marcat, acest lucru face colectarea impozitului pe vânzări mult mai ușoară pentru proprietarul afacerii, în special atunci când trebuie să percepeți impozitul la rate diferite.

Organizați produsele în grupuri de impozitare
Acum că ați adăugat rata implicită de impozitare și ați creat grupuri de impozitare suplimentare dacă trebuie să percepeți rate diferite pentru diferite articole, următorul lucru pe care veți dori să îl faceți este să adăugați articolele la grupul de impozitare corespunzător. Acest lucru vă asigură că rata de impozitare corectă este aplicată atunci când un casier adaugă un articol la o comandă, prevenind orice eroare. Dacă lucrați prin acest proces pentru un număr mare de articole, puteți, de asemenea, să le atribuiți în vrac prin intermediul unui fișier CSV.

După ce articolele dvs. sunt atribuite corect, puteți sta liniștit. Impozitul pe vânzări pe care l-ați selectat pentru fiecare articol este aplicat automat la fiecare vânzare a acelui articol, fără muncă suplimentară din partea dumneavoastră.

Raportare privind impozitul pe vânzări cu ShopKeep
Pentru a vă face viața mai ușoară, ShopKeep include acum un Raport de vânzări pe grupe de impozite. Acest raport vă permite să vedeți cu ușurință vânzările totale impozabile, vânzările neimpozabile, o estimare a impozitului pe vânzări datorat și o defalcare a impozitelor estimate pe grupe de impozite pentru afacerea dvs. în orice interval de timp.

În loc ca proprietarul afacerii să fie nevoit să calculeze manual aceste informații pentru raportări și declarații, acum le aveți la dispoziție într-o clipă. Acest lucru face ca estimarea impozitelor să fie mult mai ușoară. Dacă aveți nevoie de mai multă granularitate, puteți filtra raportul în funcție de intervalul de date sau de grupul de taxe pentru a ajunge la datele pe care doriți să le vedeți. De asemenea, îl puteți exporta ca fișier CSV pentru o analiză ulterioară cu un software de foaie de calcul.

Este important să rețineți că, indiferent de software-ul sau de alte metode pe care le utilizați pentru a ține evidența impozitului colectat și a impozitului datorat, la sfârșitul zilei sunteți responsabil pentru plata impozitului pe baza vânzărilor impozabile și a ratei (ratelor) stabilite de autoritatea fiscală. Este obișnuit ca suma impozitului pe vânzări pe care ați colectat-o să fie puțin mai mare sau mai mică decât cea calculată pe baza vânzărilor impozabile totale. Aceasta nu este o eroare, ci pur și simplu un artefact al diferențelor de rotunjire între adunarea unui impozit pe tranzacții individuale și calculul din totalul dvs. pentru lună, an sau trimestru.

În cele din urmă, vă rugăm să rețineți că acest raport este la fel de precis ca și ratele pe care le-ați configurat în setările Tax Group din BackOffice. Ratele de impozitare se schimbă frecvent și vă recomandăm să verificați valorile înainte de a depune orice impozit la autoritatea fiscală.

Cum se calculează impozitul pe vânzări în ShopKeep
Pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine acest raport, am dorit, de asemenea, să vă oferim câteva informații despre modul în care se calculează impozitul pe vânzări în ShopKeep.

ShopKeep calculează impozitul pe vânzări la nivel de articol și apoi rotunjește această sumă la două zecimale. Pe baza unor cercetări extinse, suntem încrezători că acesta este cel mai precis mod de a calcula taxele pentru comercianții noștri. Pentru a afla mai multe, consultați acest articol pe care l-am alcătuit cu privire la impozitul la nivel de articol vs. impozitul la nivel de tranzacție.

Este demn de remarcat faptul că ShopKeep se integrează, de asemenea, cu QuickBooks. Această integrare vă poate ajuta și în ceea ce privește raportarea impozitului pe vânzări, mai ales dacă aveți mai multe locații în mai multe localități diferite, rezultând rate de impozitare diferite pentru fiecare.

Sumând

Aici aveți tot ce trebuie să știți despre cum să colectați, să raportați și să plătiți impozitul pe vânzări ca proprietar de mică afacere. În plus, acum înțelegeți eficiența și acuratețea pe care valorificarea unui sistem POS precum ShopKeep le poate adăuga afacerii dvs., în special atunci când este timpul să colectați și să plătiți impozitul pe vânzări.

.