Affärskommunikation för chefer

I denna informationsålder finns det enorma mängder data att bearbeta och ett lika imponerande antal diagram och grafer som du kan använda för att berätta om data. Här är några av de vanligaste graferna och de typer av berättelser som de kan hjälpa dig att berätta.

Numeriska datadiagram

Låt oss tala om några av de vanligaste typerna av numeriska diagram:

• Bargrafer
• Linjediagram
• Tårtdiagram
• Staplade jämförelsediagram

Bargrafer

Bargrafer används för att jämföra kategorier. X-axeln (den horisontella linjen längst ner i ett diagram) används vanligtvis för att visa kategorierna: i det här fallet länder med allmänna sjukvårdskostnader för 2015. Y-axeln (den vertikala linjen) är inte markerad här, men den visar tydligt utgifterna i miljoner dollar. Ju högre stapel, desto mer dollar har spenderats. Detta diagram visar tydligt att USA spenderar mer på sjukvård per medborgare än andra länder. Detta framgår tydligt av diagrammet med staplar i kontrasterande färger. Man kan inte undgå att lägga märke till det – det bryter mönstret och det är en djärv färg som drar ögonen till sig.

Figur 1. Ett exempel på ett stapeldiagram

Linjediagram

Likt stapeldiagram jämför linjediagram kategorier, men de används oftast för att visa trender. Eftersom x-axeln ofta visar hur tiden går, visar de grafiska datapunkterna en uppåtgående eller nedåtgående trend för kategorierna i fråga.

Figur 2. Ett exempel på ett linjediagram

Linjediagrammet ovan illustrerar trafiktrender i sociala medier. Varje organisation inom sociala medier representeras av en linje med olika färg. X-axeln visar tidens gång och y-axeln visar hur stor andel av medietrafiken som varje organisation fångar upp. Grafen visar att trafiken på Facebook har en uppåtgående trend, medan Pinterest har upplevt vissa upp- och nedgångar. Twitter-trafiken på tredje plats är relativt oförändrad.

Pie Charts

Figur 3. Ett exempel på ett cirkeldiagram

Cirkeldiagram visar sammansättningen av data, eller delarna av en helhet. Det kan vara så enkelt som ”teamet här består av 50 procent män och 50 procent kvinnor” eller ”Vår försäljning består av 30 procent skönlitterära böcker och 70 procent facklitterära böcker.”

I figur 3 representerar hela pajen (hela cirkeln) de totala produkter som säljs i en butik; bitarna i pajen visar den procentuella andelen av försäljningen för varje avdelning. Ett diagram som detta gör det mycket lätt att se att avdelningarna för kläder och accessoarer utgör den största delen av försäljningen, och parfymer den minsta.

Vissa jämförelsediagram är inte formade som en cirkel. Ibland är de donuts och andra gånger visas de som staplar, vilket vi ska se härnäst.

Staplade jämförelsediagram

Du kan jämföra kategorier med ett ”pajdiagram”, där du införlivar kompositionsfaktorn på en mängd olika sätt. Kategorierna i det här diagrammet representeras av staplar, men staplarna i sig är kompositionsdiagram. Varje stapel värderas till 100 %, och de färgade blocken representerar olika nivåer av husdjursinnehav inom befolkningen.

Figur 4. Ett exempel på ett staplat stapeldiagram

På liknande sätt är linjediagrammet nedan ”staplat” för att visa försäljningsnivån baserat på produkttyp. Du ser både en trend och en del av en helhet – du jämför och tittar på sammansättningen.

Figur 5. Ett exempel på ett staplat linjediagram

Non-numeriska datadiagram

Diagrammen ovan är mycket praktiska när dina data är numeriska. Men det finns även diagram för andra typer av data. Låt oss tala om några av de vanligaste typerna av icke-numeriska diagram.

• Venndiagram
• Flödesdiagram
• Gantt-diagram
• Organisationsdiagram
• Piktogram
• Infografik

Venndiagram

Ett Venndiagram visar en jämförelse mellan två olika kategorier och de saker de har gemensamt. Diagrammet i figur 6 visar oss de olika typer av bildtyper som säkert kan delas på Internet.

Figur 6. Ett exempel på ett Venn-diagram

Om cirklarna överlappar varandra representerar en gemensam egenskap. Exempelvis har JPG- och PNG-filer båda en stor färgpalett, så de överlappar varandra i det området. ”Webbsäker” är en egenskap som delas av alla tre, så det är i mitten där alla cirklar överlappar varandra. Områden i varje cirkel som inte överlappar varandra representerar egenskaper som är unika för varje filtyp – något som de inte delar med någon annan filtyp som representeras.

Flödesscheman

Flödesscheman visar en process. Flödesscheman dokumenterar en sekvens av händelser från början till slut så att processen kan dokumenteras, följas och hanteras.

Flödesscheman i figur 7 visar processen för hur teorier skapas, sprids och accepteras.

Figur 7. Ett exempel på ett flödesschema

Du kan se att det högst upp finns en idé som leder till ett experiment, och sedan avgör resultaten vilken väg som tas. Om experimentet är lyckat eller misslyckat kommer olika vägar att väljas. Längs flödesdiagrammets väg presenteras alla alternativ och valen görs mellan dem. Ditt öga följer vägen från början till slut för varje del av scenariot.

Ganttdiagram

Ett Ganttdiagram är en tidslinje. Flera projekt kan läggas till på tidslinjen med start- och slutdatum, och milstolpar och tidsfrister återspeglas också. Diagrammet används för att fastställa hur lång tid ett projekt kommer att ta, vilka resurser som behövs och i vilken ordning uppgifterna ska utföras.

Figur 8. Ett exempel på ett Gantt-diagram

I figur 8 har du två olika team som driver ett projekt. Marknadsteamet (rött) slutför marknadsundersökningen och definierar specifikationerna senast veckan den 23 juli (datumet för den första milstolpen). Planeringsteamet (blått) tar sedan över den övergripande arkitekturen och projektplaneringen och ansvarar för att den andra milstolpen uppnås den 6 augusti. Som ni kan se har marknads- och planeringsgrupperna ytterligare arbete att bidra med även efter att deras milstolpar har uppnåtts, och projektet är inte färdigt förrän i slutet av november.

Organisationsdiagram

Organisationsdiagram (ibland kallade hierarkidiagram) visar personerna i en organisation och deras rapporteringsrelationer. Vanligtvis har organisationsdiagrammet en ordförande eller vd i toppen, följt av ett team av vd:ar och vice vd:ar, och sedan deras direktrapporter och så vidare. Ett organisationsschema skapas och underhålls vanligtvis av personalansvariga som vill ha en visuell bild av organisationens struktur och rapporteringsförhållanden så att de kan fatta bättre beslut om att utnyttja företagets talanger.

Organisationsschemat i figur 8 visar en ordförande högst upp i hierarkin och en verkställande direktör, en kvalitetssäkringsledare och en sekreterare som rapporterar direkt till ordföranden. Var och en av dessa direktrapporter har egna direktrapporter och så vidare.

Figur 9. Ett exempel på ett organisationsschema

Piktografer

Piktografer använder symboler och bilder för att förmedla data, information eller idéer. Piktografierna i figur 9 är faktiskt en del av ett CV och signalerar vilken typ av information som finns bredvid varje piktograf (telefonnummer, adress, Twitterhandtag respektive e-post).

Figur 9. Fyra exempel på piktogram

Detta gör det lättare för en rekryterare att se och plocka ut den nödvändiga kontaktinformationen. Andra piktogram kan förmedla processer (som instruktioner för att bygga IKEA-möbler) eller information (som när väderappen på din telefon talar om att det kommer att regna i dag genom att lägga upp en bild på ett regnmoln).

Infografik

På liknande sätt använder infografik bilder, men de innehåller också data och ord, allt för att förklara en enda punkt. Infografiker kan användas för att göra ett komplicerat ämne lite enklare att förstå, särskilt när det finns mer än två eller tre faktorer att ta hänsyn till. De kan också användas för att jämföra två eller flera kategorier och göra dina uppgifter mer intressanta och iögonfallande.

Denna infografik visar hur kycklingkonsumtion förhåller sig till Superbowl. Du kan se hur konsumtionen och priset per pund kyckling har ökat över tid. Den beskriver också hur kycklingvingar i synnerhet har blivit mer populära med tiden, allt med en iögonfallande och underhållande kvalitet som är engagerande och intressant för publiken.

Tabeller

En kommunikatör kan också använda tabeller för att visa data. Tabeller kan formateras för ord eller för numeriska data. De kan användas för att jämföra data, eller när ett objekt har flera datapunkter kopplade till sig.

Tabell 1 är en enkel tabell över tre personer som springer lopp. George, Alana och Sebastián har vardera fyra datapunkter associerade med dem. Genom att använda en enkel tabell kan du lägga fram alla dessa data för din publik. De kan jämföra bästa tider och granska rankningen av varje löpare.

Tabell 2 är lite mer komplex, och därför är uppgifterna inte lika tillgängliga för läsaren. Men uppgifterna är också komplexa, och om de ska visas för att underlätta granskningen verkar detta vara ett bra val. Tabell 2 visar resultaten av en undersökning där deltagarna ombads att rangordna åtta talare (en man och en kvinna med olika engelskspråkiga dialekter) efter deras professionalism, intelligens, utbildning, vänlighet och umgänge. Svarsfrekvensen visas för manliga och kvinnliga talare, och sedan beräknas ett genomsnitt för varje dialekt.

.

Tabeller hjälper dig att hantera mer komplexa datamängder. En tabell kan användas om du vill visa enskilda värden, om värden jämförs eller om data ska visas och sedan sammanfattas. De förmedlar inte din berättelse till läsaren lika snabbt som ett diagram, men du förmedlar ändå en stor mängd information på ett lättförståeligt sätt.

Bidrag!

Förbättra den här sidanLär dig mer