Hur man betalar moms för småföretag

Om du är som de flesta småföretagare har rapporteringen av försäljningsskatt troligen fått dig att bli rasande någon gång.

Vi är inte förvånade. Att exakt beräkna försäljningsskatt kan vara en otroligt komplex process. Vad värre är, om du gör ett misstag som att inte deklarera eller inte betala din skatt i tid kan det få allvarliga ekonomiska (och ibland juridiska) konsekvenser.

För att göra saken ännu värre har varje delstat och vissa kommuner inom delstater sina egna skattekrav. Totalt finns det 45 delstater och tusentals mindre regioner (tänk städer eller län) i USA som tar ut försäljningsskatt. Var och en av dem skiljer sig åt när det gäller hur mycket du måste samla in, när du måste lämna in en deklaration och vilken typ av register du måste föra.

Det räcker för att få dig att ompröva varför du överhuvudtaget bestämde dig för att starta ett företag. Men var aldrig rädd. I den här artikeln ska vi försöka avmystifiera frågan och visa dig hur du betalar försäljningsskatt för småföretag.

Vi hoppar in.

Vad är försäljningsskatt?

Innan vi börjar ska vi se till att vi alla är på samma sida. Enligt Investopedia är ”en försäljningsskatt en konsumtionsskatt som införs av staten på försäljning av varor och tjänster. En konventionell försäljningsskatt tas ut på försäljningsstället, samlas in av företaget och överförs till staten.”

Du är skyldig att betala försäljningsskatt till alla orter (som tar ut en försäljningsskatt) där ditt företag har en skatteanknytning. Nexus är ett fint ord som i princip betyder närvaro. Beroende på lokalitetens bestämmelser kan detta vara en fysisk närvaro som en butik eller ett kontor, en anställd, ett dotterbolag eller någon annan existens. Om ditt företag har en nexus på olika orter kan detta snabbt bli komplicerat. I dessa situationer rekommenderar vi att du samarbetar med en skatteexpert eller ett skatteprogram för att hjälpa till att fastställa ditt särskilda fall.

Det är viktigt att notera att till skillnad från andra länder finns det i USA ingen federal försäljningsskatt, så allt samlas in på delstats- och lokal nivå. Uppriktigt sagt är det därför som processen är komplicerad. I många fall är det inte så enkelt som att höja försäljningsskatten i en delstat. Ditt företag kan också behöva samla in skatt på lokal nivå, vanligtvis för en stad eller ett län, och ibland för båda.

Låt mig förklara. Om en handlare är belägen i New York City är den totala försäljningsskatten som den måste ta ut 8,875 procent. Den totala skattesatsen består dock av tre mindre skattesatser:

• New York Citys lokala användnings- och skattesats – 4,5 %
• New York State sales and use tax rate – 4 %
• Metropolitan Commuter Transportation District surcharge – 0,375 %

Håll dig i minnet att ovanstående bara är ett exempel. Som vi har sagt tidigare är varje stat och ort annorlunda. Du måste samarbeta med skattemyndigheterna i din stat och ort för att identifiera den skattesats som ditt företag måste samla in.

Hur kommer jag igång med att samla in omsättningsskatt?

I det här avsnittet går vi igenom de viktiga steg som krävs för att samla in och betala omsättningsskatt för ditt lilla företag.

Hämta ditt försäljningsskattetillstånd
I de flesta fall är det första du ska göra att gå till din delstats skatteministerium eller skattemyndighetens webbplats och registrera dig för ditt försäljningsskattetillstånd. Detta dokument ger dig laglig rätt att samla in, rapportera och betala försäljningsskatt i din delstat och på andra orter. Du måste slutföra detta steg innan du börjar göra affärer i en stat.

För att slutföra denna process behöver du också ditt federala arbetsgivarnummer samt annan viktig information om ditt företag och dess ägare. Spara tid genom att bekräfta och samla in den information du behöver för att få ditt försäljningsskattetillstånd innan du påbörjar ansökningsprocessen.

Ut räkna ut din försäljningsskattesats
Nästa steg är att bestämma den faktiska skattesatsen som ditt företag kommer att behöva samla in från kunderna. Du bör också kunna få den här informationen från din delstats skatteministerium eller skattebyrå. Det är viktigt att notera att dessa skattesatser ofta ändras, så det är något du måste hålla koll på. Annars riskerar du att samla in för lite eller för mycket omsättningsskatt, vilket kommer att ge dig problem längre fram.

Om ditt företag har en fysisk närvaro i flera delstater och kommuner kommer du nästan säkert att behöva samla in omsättningsskatt för var och en av dem. Återigen, om du befinner dig i den här typen av situation vill du åtminstone samarbeta med en skatteexpert eller ett bokföringsprogram som QuickBooks. Om du gör det kommer ditt liv att bli mycket enklare.

Fastställ vilka produkter som är skattepliktiga
Det finns en god chans att inte alla produkter som ditt företag säljer är skattepliktiga och att alla sannolikt inte heller beskattas med samma skattesats. Dessutom, och detta varierar från stat till stat, men många gånger beskattas inte varor som är ”nödvändiga för överlevnad” eller har andra skatteregler än vanliga inköp. Till de varor som är nödvändiga för överlevnad hör vanligtvis matvaror, receptbelagda läkemedel och i vissa stater även kläder. Återigen, se till att kontrollera reglerna för din delstat, eftersom det troligen finns en viss nyansering av detta. Många gånger beskattas dessa varor helt enkelt med en lägre skattesats, eller så är endast varor under ett visst värde obeskattade.

Om du säljer till återförsäljare är den försäljningen också ofta befriad från skatt. Du måste dock se till att kunden har ett giltigt återförsäljarcertifikat eller en giltig licens. Du måste också föra noggranna register över dessa transaktioner, inklusive fotokopior av alla återförsäljarcertifikat, för att skydda dig själv i händelse av en revision.

Begynna att samla in försäljningsskatt
När ditt företag väl är registrerat hos skatteverket eller skattemyndigheten är du redo att börja samla in försäljningsskatt. Du vill bekräfta att ditt kassaapparat, POS och/eller andra system är inställda med rätt skattesats(er). De flesta stater kräver också att du visar kunderna det skattebelopp de betalar på en separat rad på kvittot. Eftersom detta är så vanligt är de flesta kassa- och kassasystem konfigurerade för detta, men du bör bekräfta att det fungerar genom att köra några testtransaktioner.

För att underlätta rapporteringen och betalningen av omsättningsskatt rekommenderas det att du upprätthåller ett separat bankkonto för de skatter som du har tagit ut. Om du gör det kan du lättare hålla reda på hur mycket pengar du är skyldig staten. Det sätter också en kontroll på plats som säkerställer att pengarna från försäljningsskatten inte oavsiktligt används för att betala en annan företagskostnad. Det hjälper också till att förhindra stöld, särskilt om du begränsar åtkomsten till kontot.

Redovisning och rapportering av försäljningsskatt
De flesta stater kommer att kräva att ditt företag har någon form av redovisning på plats, oavsett om den är fysisk eller digital. Dessa register ska hålla reda på varje försäljningstransaktion och notera väsentlig information som försäljningsbeloppet och hur mycket försäljningsskatt du tagit ut. Beroende på vilka krav på bokföring som gäller i din delstat eller kommun kan det också krävas att du sparar originalkopior av kvitton, kassaband eller andra originalförsäljningsdokument.

Men även om dessa krav kan tyckas stränga hjälper de dig att uppfylla en annan vanlig skyldighet: att rapportera om skatter. Många delstater kräver att du regelbundet rapporterar om den försäljningsskatt som du har tagit ut, förutom att du faktiskt betalar skatten till delstaten och/eller kommunen. Lyckligtvis kan detaljerade register effektivisera denna process och förhindra sannolikheten för fel eller avvikelser.

Betalning av försäljningsskatt
Den sista pusselbiten är att lämna in en deklaration och betala din försäljningsskatt. I många delstater måste du åtminstone betala kvartalsvis, men om du gör tillräckligt stora transaktioner kan du bli tvungen att betala månadsvis. Precis som med din personliga inkomstskatt är det viktigt att du deklarerar och betalar i tid för att undvika straffavgifter.

Hur moms fungerar med ShopKeep

Nu när du har förstått grunderna för hur moms fungerar ska vi se över hur du konfigurerar och betalar moms med ShopKeep.

Inställ din skattesats
Det första du vill göra efter att du har räknat ut din momssats är att skriva in den i ShopKeep som din standardskatt. Det är en snabb och enkel process som bara tar några sekunder. Måste du ta ut olika skattesatser för olika varor? Inga problem! Du kan skapa olika skattegrupper och tilldela en till var och en av dina artiklar. Jämfört med manuell bokföring eller användning av ett kassaregister blir det här mycket enklare för företagaren att samla in omsättningsskatt, särskilt när du behöver ta ut skatt med olika skattesatser.

Organisera dina produkter i skattegrupper
När du nu har lagt till din standardskattesats och skapat ytterligare skattegrupper om du behöver ta ut olika skattesatser för olika artiklar, är nästa steg att lägga till artiklar i lämplig skattegrupp. Detta säkerställer att rätt skattesats tillämpas när en kassör lägger till en artikel i en beställning, vilket förhindrar eventuella fel. Om du arbetar igenom den här processen för ett stort antal artiklar kan du också tilldela dem i bulk via en CSV-fil.

När dina artiklar är korrekt tilldelade kan du vara lugn. Den försäljningsskatt som du har valt för varje artikel tillämpas automatiskt på varje försäljning av den artikeln, utan ytterligare arbete från din sida.

Rapportering av försäljningsskatt med ShopKeep
För att göra ditt liv enklare innehåller ShopKeep nu en rapport om försäljning per skattegrupp. Denna rapport gör det enkelt att se den totala beskattningsbara försäljningen, den icke beskattningsbara försäljningen, en uppskattning av försäljningsskatt som ska betalas och en uppdelning av uppskattade skatter per skattegrupp för ditt företag under vilken tidsram som helst.

Istället för att affärsinnehavaren manuellt måste beräkna denna information för din rapportering och deklaration har du nu tillgång till den på ett ögonblick. Detta gör det mycket enklare att uppskatta skatt. Om du behöver mer granularitet kan du filtrera rapporten efter datumintervall eller efter skattegrupp för att få fram de uppgifter du vill se. Du kan också exportera den som en CSV-fil för vidare analys med kalkylprogram.

Det är viktigt att komma ihåg att oavsett vilken programvara eller andra metoder du använder för att hålla reda på din insamlade skatt och den skatt som ska betalas, så är du i slutändan ansvarig för att betala skatt baserat på din beskattningsbara försäljning och den eller de skattesatser som fastställts av din skattemyndighet. Det är vanligt att den moms som du har tagit ut är lite mer eller mindre än vad du beräknat utifrån din totala beskattningsbara försäljning. Detta är inte ett fel, utan bara en artefakt av avrundningsskillnader mellan att addera en skatt på enskilda transaktioner och beräkna från din totalsumma för månaden, året eller kvartalet.

För det sista bör du notera att den här rapporten bara är så exakt som de skattesatser du har konfigurerat i inställningarna för skattegruppen i BackOffice. Skattesatserna ändras ofta och vi rekommenderar att du verifierar värdena innan du lämnar in någon skatt till din skattemyndighet.

Hur moms beräknas i ShopKeep
För att hjälpa dig att bättre förstå den här rapporten ville vi också ge dig en inblick i hur moms beräknas i ShopKeep.

ShopKeep beräknar moms på artikelnivå och avrundar sedan det beloppet till två decimaler. Baserat på omfattande forskning är vi övertygade om att detta är det mest exakta sättet att beräkna skatt för våra handlare. Om du vill veta mer kan du läsa den här artikeln som vi sammanställt om skatt på artikelnivå kontra skatt på transaktionsnivå.

Det är värt att notera att ShopKeep också integreras med QuickBooks. Denna integration kan hjälpa dig med rapportering av försäljningsskatt också, särskilt om du har flera platser på flera olika orter, vilket resulterar i olika skattesatser för var och en.

Summering it Up

Där har du det, allt du behöver veta om hur du samlar in, rapporterar och betalar försäljningsskatt som småföretagare. Dessutom förstår du nu den effektivitet och noggrannhet som utnyttjandet av ett kassasystem som ShopKeep kan ge ditt företag, särskilt när det är dags att samla in och betala din försäljningsskatt.