Visuella kontroller är en viktig del av ledningen på alla tillverknings- och kontorsarbetsplatser som gör det möjligt att snabbt känna igen den information som kommuniceras, för att öka effektiviteten och tydligheten. När människor samlas för att utföra uppgifter och skapa mervärde för dina produkter eller tjänster måste vi hitta sätt att kommunicera tydligt och effektivt med varandra. Här kommer vi att titta på varför vi behöver visuella kontroller som en del av vår ledningsstrategi, identifiera de grundläggande typerna av visuella kontroller och hur vi kan genomföra dessa.
Varför vi behöver visuella kontroller
Visuella kontroller gör det möjligt för oss att kommunicera utan ord och dela information utan att bli avbrutna. Det hjälper till att få alla att arbeta tillsammans genom att ge en tydlig förståelse för vad som krävs vid den aktuella tidpunkten. Visuella kontroller bidrar till förvaltningen av varje process på ett sätt som enskilda individer ensamma inte kan göra, genom att visa var avvikelser uppstår. Precis som med många av principerna för lean enterprise måste vi införa system för att enkelt kunna identifiera när saker och ting går bra så att vi inte behöver oroa oss för dem. Detta gör det möjligt för oss och vår ledningsgrupp att enkelt bedöma situationen i hela fabriken och veta när vi måste agera när saker och ting inte är under kontroll eller när en lämplig reaktion inte vidtas.
John Shook konstaterar i sin artikel ”Visual Management – The Good, The Bad and the Ugly” att ”If I can see it, I can fix it”. – Dr Thoralf Sundt från Mayo Clinic. Det omvända måste också vara sant – det är svårt att åtgärda det man inte kan se. Det är viktigt att alla i våra lednings-, produktions- och stödteam kan se vad som händer och veta om det är bra eller dåligt. Att införa visuella kontroller, se över dem regelbundet och upprätthålla dem kommer att hjälpa till med ledningsprocessen.
Principerna för lean enterprise tillämpas i många olika branscher. Det finns många bra exempel på visuella kontroller och visuell förvaltning som vi kan lära oss av och implementera från dessa andra branscher på vår egen arbetsplats.
Grundläggande typer av visuella kontroller
Med målet att se till att vi kan se statusen för en process, del eller person och avgöra om den är bra eller dålig med ett ögonkast, många olika två huvudgrupper av visuella kontroller; visningsgrupper och kontrollgrupper.
Kontroller eller lokaliseringskontroller inkluderar linjer på golvet, färgkodning och skuggtavlor för en rad processer. De är avsedda att vägleda vårt teams agerande. Dessa grundläggande typer av visuella kontroller behöver mycket lite förklaring om vad de betyder och vilken åtgärd som krävs. Utmaningen med dessa kontroller är att se till att alla i vårt team följer dem. Fördelen med dessa typer av kontroller är förstås att våra hjärnor är fast inbyggda för att följa reglerna, vilket gör att det rätta är det enda rätta att göra.
Metri och diagram är visuella kontroller som ger information och återkoppling om hur ett antal element presterar. De bästa exemplen på dessa är extremt lätta att förstå. Det finns en enhetlighet i varje diagram och i varje område inom vår verksamhet, vilket gör det lättare för personer som rör sig mellan olika områden att förstå statusen och veta hur de behöver reagera.
Hur man implementerar visuella kontroller
När vi börjar implementera vår visuella styrning och våra visuella kontroller finns det flera saker som vi måste ta hänsyn till.
Q1 ”Vad behöver jag veta?”
Q2 ”Vad behöver jag dela med mig av?”
Q3 Vilka frågor ställs ofta till mig?
När vi ställer dessa frågor måste vi fundera över vilken hatt vi har på oss; om du tittar på produktionsmätningar ska du se till att du har på dig hatten för dina medarbetare i produktionsteamet och funderar över dessa frågor ur deras perspektiv. Om vi tittar på visuella kontroller på fabriksnivå måste vi omfatta en bredare grupp människor som överväger hur de kan svara på dessa frågor.
Vid varje Lean-implementering måste vi närma oss varje element som ett experiment. Låt oss ge två eller tre visuella kontroller ett försök inom varje område. Sedan kan vi kontrollera hur väl vi har utbildat kommunicerat deras syfte till vårt team och övervaka hur väl de följs. Om våra kontroller ignoreras och inte används har vi antingen inte kommunicerat deras syfte tillräckligt tydligt, eller så har vi inte gjort dem tillräckligt enkla för att de ska bli en del av de vardagliga arbetsuppgifterna.
Den stora utmaningen är att hitta rätt balans. För många visuella kontroller kan skapa förvirring eller kreativ visuell överbelastning och vissa element kan förbises. Se vår guide om hur man skapar bra visuella styrelser.
Slutsats
Att inkludera visuella kontroller är en självklarhet; att genomföra dem på ett bra sätt så att de följs och används till fördel för de anställda och företaget som helhet är utmaningen. Ring en TXM Lean-konsult för att vägleda dig med din implementering av visuella kontroller.