Tipos de contratos de adquisición utilizados en la gestión de proyectos

Hoy hablaremos de varios tipos de contratos de adquisición utilizados en la gestión de proyectos.

A partir de un cierto nivel, toda organización necesita adquisiciones para seguir creciendo, pero esto no es posible en el vacío. Las organizaciones necesitan ayuda externa para lograr el crecimiento. El aprovisionamiento es un requisito para las empresas que quieren sobrevivir y crecer.

Un sistema de gestión de aprovisionamiento le ayuda a seleccionar un contrato y un proveedor adecuados para comprar bienes o contratar servicios.

Debe entender el aprovisionamiento independientemente de si es un comprador o un vendedor. Todas las organizaciones, ya sean proyectistas, funcionales o matriciales, utilizan contratos de aprovisionamiento.

¿Qué es el aprovisionamiento?

Según Wikipedia:

«El aprovisionamiento es la adquisición de bienes, servicios u obras de una fuente externa. Se trata de favorecer que los bienes, servicios u obras sean apropiados y que se adquieran al mejor coste posible para satisfacer las necesidades del comprador en términos de calidad y cantidad, tiempo y lugar».

Las organizaciones necesitan realizar adquisiciones por muchas razones:

• No tienen la experiencia necesaria para completar un determinado trabajo.
• Están ocupadas con otras responsabilidades.
• El aprovisionamiento es más barato que hacerlo uno mismo.

Sin embargo, hay que hacer un análisis coste-beneficio antes de decidirse por un contrato de aprovisionamiento. Calcule el coste de hacerlo por su cuenta y a través de la contratación, y luego seleccione una opción rentable.

Si las ventajas de la subcontratación superan a las de hacerlo usted mismo, debería subcontratarla.

Por ejemplo, tiene que ampliar su edificio de oficinas, pero no tiene experiencia en trabajos eléctricos. Tiene dos opciones para llevar a cabo el proyecto: hacerlo usted mismo o encargar a alguien que lo haga por usted.

Como no tiene experiencia interna, la segunda opción le ahorrará esfuerzo, dinero y tiempo.

Beneficios del aprovisionamiento

El aprovisionamiento facilita los negocios de las organizaciones. Pueden centrarse en su actividad principal y externalizar el resto. Ayuda a las empresas a compartir oportunidades, contratar expertos y comprar bienes o servicios.

Atrás quedaron los días en que las organizaciones realizaban todos los procesos que necesitaban en la casa. Hoy en día, las organizaciones realizan sus funciones principales y utilizan las adquisiciones para otras tareas.

En los primeros tiempos, Ford Motors solía cultivar soja para extraer el aceite que utilizaba en la pintura. Hoy en día, ningún fabricante de automóviles lo hace. Si necesitan pintura, la compran en el mercado. Lo mismo ocurre con otros componentes como los neumáticos, los cristales, etc.

Es poco práctico participar en todo lo que necesita una organización. Es muy costoso conseguir la experiencia adecuada y luego mantenerla y esto puede incluso causar un producto de calidad inferior o un precio excesivo. En cualquier caso, es malo para una organización.

La gestión de compras es vital para las empresas modernas. Le ayuda a encontrar el mejor vendedor para su trabajo con los términos y condiciones adecuados. Le permite seleccionar el contrato de aprovisionamiento adecuado según sus necesidades.

Hay muchos tipos de contrato de aprovisionamiento y debe entender cada uno de ellos para poder seleccionar el que cumpla con sus requisitos.

Antes de analizar los tipos, primero debemos entender el término «contrato».

El contrato

Un contrato es un acuerdo vinculante entre un comprador y un vendedor. Es la clave de la relación entre el comprador y el vendedor y proporciona un marco para el trato entre ambos.

Contrato de aprovisionamiento

Cualquier contrato entre dos o más partes para la prestación de servicios o bienes es un contrato de aprovisionamiento. Puede dividir los contratos de adquisición en tres categorías:

1. Contrato de precio fijo
2. Contrato de coste reembolsable
3. Contrato de tiempo y materiales

Como gestor de proyectos, su trabajo consiste en seleccionar un contrato que satisfaga sus requisitos.

Contrato de precio fijo

Muchos expertos llaman a un contrato de precio fijo un contrato de suma global. Se utiliza este contrato cuando el alcance del trabajo es fijo. Una vez firmado el contrato, el vendedor está obligado por contrato a completar la tarea dentro del precio y el tiempo acordados. Por tanto, el vendedor asume la mayor parte del riesgo. No hay renegociación del precio a menos que cambie el alcance del trabajo.

Generalmente, los contratos de subcontratación y de adquisición llave en mano son de precio fijo. Este contrato es útil con un alcance bien definido.

Como el coste no puede cambiar, este contrato es adecuado para controlar los costes.

Aquí, el cambio de alcance es un asunto costoso. Los contratistas a menudo consiguen el contrato ofertando el precio más bajo y luego intentan generar ingresos adicionales en cualquier oportunidad, como un alcance añadido.

He visto a contratistas discutir con los directores de proyecto sobre el alcance. Al principio estaban de acuerdo, pero luego discutían sobre pequeñas cuestiones para plantear la solicitud de cambio.

Asegúrese de que el alcance está bien definido y es lo más detallado posible; observe cuidadosamente cualquier cambio en el alcance.

Puede dividir los contratos de precio fijo en tres categorías:

1. Contrato de Precio Fijo (FP)
2. Contrato de Precio Fijo con Incentivo (FPIF)
3. Contrato de Precio Fijo con Ajuste Económico de Precios (FP-EPA)

Contrato de Precio Fijo (FP)

Este es el tipo de contrato más sencillo. El vendedor tiene que completar el trabajo dentro de una cantidad de dinero y tiempo acordados. El vendedor es responsable de cualquier aumento en el coste y está legalmente obligado a completar la tarea dentro del acuerdo.

Un contrato de precio fijo se utiliza sobre todo en los contratos gubernamentales o semigubernamentales en los que el alcance del trabajo se define con gran detalle.

Este contrato es fácil de presentar y recibir ofertas, y se evalúa sobre la base de los costes, lo que es bastante rápido.

Como el vendedor asume el riesgo, el coste es mayor. Si el alcance no es claro, el vendedor y el comprador pueden tener disputas. Cualquier desviación del alcance original puede costar mucho.

Ejemplo: El vendedor tiene que pintar todo el edificio por 50.000 USD en un plazo de 18 meses.

Contrato de honorarios con incentivos a precio fijo (FPIF)

Aquí, aunque el precio es fijo, el vendedor puede recibir un incentivo si realiza un buen trabajo. Este incentivo reduce el riesgo del vendedor.

El incentivo puede estar vinculado a cualquier métrica del proyecto, como el coste, el tiempo o el rendimiento técnico.

Ejemplo: El contratista recibirá un incentivo de 10.000 USD si logra el primer hito a tiempo.

Contratos de Precio Fijo con Ajuste Económico de Precios (FP-EPA)

Se utiliza un Contrato de Precio Fijo con Ajuste Económico de Precios cuando el acuerdo es plurianual. Este contrato tiene una disposición especial que protege al vendedor de la inflación.

Ejemplo: Alrededor del 3% del coste del proyecto se incrementará después de un cierto tiempo en base al Índice de Precios al Consumo.

Orden de Compra (PO)

Este contrato se utiliza para comprar productos básicos.

Ejemplo: Comprar 10.000 pernos de tela a un costo de 1,00 USD.

Contrato de Costo Reembolsable

Muchos expertos llaman a este contrato un contrato de Costo Desembolsable.

Aquí, el vendedor es reembolsado por el trabajo realizado más una cuota que representa su beneficio. A menudo, los vendedores obtienen estos honorarios si cumplen o superan los objetivos seleccionados para el proyecto: completar la tarea antes o ahorrar costes, etc.

Se utiliza un contrato de Coste Reembolsable cuando hay incertidumbre en el alcance, o si el riesgo es mayor. En este contrato, el riesgo recae en el comprador ya que paga todos los costes.

Este contrato le proporciona un mejor control de los costes cuando no tiene un ámbito de aplicación bien definido.

El «Scoping Creep» es un inconveniente inherente a los contratos de reembolso de costes cuando los requisitos no están claros. El vendedor puede intentar aumentar el coste para incrementar los honorarios o el reembolso.

Puede minimizarlo mediante una supervisión adecuada o limitando el beneficio. Por ejemplo, el beneficio máximo es el 10% del coste total.

Puede dividir los contratos de Coste Reembolsable en cuatro categorías:

1. Coste Más Cuota Fija (CPFF)
2. Coste Más Cuota de Incentivo (CPIF)
3. Coste Más Cuota de Adjudicación (CPAF)
4. Coste Más Porcentaje de Coste (CPPC)

Contrato de Coste Más Cuota Fija (CPFF)

Aquí, el vendedor recibe el pago de todos los costes incurridos más una tarifa fija, independientemente de su rendimiento. El comprador asume el riesgo.

Las organizaciones utilizan este contrato con proyectos de alto riesgo en los que los licitadores no están interesados en competir.

Los contratos CPFF mantienen al vendedor a salvo de los riesgos.

Ejemplo: Coste total más 25.000 USD en concepto de honorarios.

Contrato de Coste más Honorarios de Incentivo (CPIF)

En un contrato de Coste más Honorarios de Incentivo, el vendedor recibirá el reembolso de todos los costes más un honorario de incentivo basado en la consecución de determinados objetivos de rendimiento mencionados en el contrato. Este incentivo se calculará utilizando una fórmula acordada.

Aquí, el riesgo recae en el comprador; sin embargo, es menor que en el Coste Más Tarifa Fija.

En un contrato CPIF, el incentivo es un factor de motivación para el vendedor.

Generalmente, un incentivo es un porcentaje del ahorro que comparten comprador y vendedor.

Ejemplo: Si el proyecto se completa por debajo del presupuesto, el vendedor recibirá el 25% del ahorro.

Costes más honorarios de adjudicación (CPAF)

Aquí se paga al vendedor por sus costes más un honorario de adjudicación. Este extra se basará en la consecución de la satisfacción según los objetivos de rendimiento especificados y descritos en el contrato.

Nota: Hay una diferencia entre un honorario de incentivo y un honorario de adjudicación. Los honorarios de incentivo se calculan sobre la base de una fórmula definida en el contrato y constituyen una evaluación objetiva. Los honorarios de adjudicación dependen de la satisfacción del cliente y se evalúan de forma subjetiva. Los honorarios de adjudicación son inapelables.

Ejemplo: Si el vendedor completa la tarea cumpliendo o superando los estándares de calidad en base a su desempeño, el comprador puede dar un premio de hasta 10.000 USD.

Coste más porcentaje del costo (CPPC)

Aquí se paga al vendedor por todos los costos incurridos más un porcentaje de los mismos. Los compradores no suelen preferir este tipo de contrato porque el vendedor podría aumentar artificialmente los costes para obtener un mayor beneficio.

Ejemplo: Coste total más un 15% del coste en concepto de honorarios para el contratista.

Contrato de tiempo y materiales

Es un híbrido de los contratos de precio fijo y coste reembolsable. Aquí, ambas partes comparten el riesgo.

Se utiliza un contrato de tiempo y materiales cuando el entregable son «horas de trabajo». Aquí, el director del proyecto indicará las cualificaciones y la experiencia requeridas al vendedor, que proporcionará el personal.

Este contrato se utiliza para contratar expertos o apoyo externo.

En este contrato, el comprador puede especificar la tarifa por hora con un límite de «no exceder».

Ejemplo: Usted pagará a un técnico 20 USD por hora.

Resumen

La selección de un contrato de adquisición es una parte importante de un proyecto, ya que determina su relación con el vendedor. Usted quiere seleccionar un contrato que proporcione el mejor valor por el tiempo y el dinero y puede proteger su proyecto de los riesgos. Seleccione un contrato de precio fijo si el alcance del trabajo está bien definido. Sin embargo, el contrato de Coste Reembolsable es una buena opción si el alcance del trabajo no es fijo. El tipo de contrato de tiempo y material es bueno para contratar consultores o apoyo externo.