Las licitaciones pueden ser muy laboriosas de preparar, pero muchos autónomos dependen de ellas para conseguir nuevos trabajos, especialmente los comercios y las empresas creativas, según Fast Company. Muchas empresas, desde organizaciones sin ánimo de lucro hasta agencias gubernamentales y grandes compañías, envían a los posibles proveedores solicitudes de propuestas (RFP). A continuación, los proveedores tienen que enviar una propuesta u oferta de vuelta.
En este artículo, cubriremos:
- Decidir si quiere el proyecto
- Concertar una reunión con el cliente
- Calcular los costes
- Comprobar los márgenes de beneficio
- Envíe y presente su oferta
- Decida si quiere el proyecto
- Concierta una reunión con el cliente
- ¿Por qué nos has pedido que presentemos una oferta?
- ¿Cuántas empresas pidieron pujar por este trabajo?
- ¿Por qué este proyecto y por qué ahora?
- Calcular los costes
- Comprueba los márgenes de beneficio
- Envíe y presente su oferta
- ¿Cómo se hace una oferta?
- ¿Cómo funciona la licitación de la construcción?
Decida si quiere el proyecto
Sólo porque reciba una solicitud de propuestas o un posible cliente le pida que haga una oferta para un trabajo, no significa que tenga que hacerlo. Una oferta es un documento que requiere mucho trabajo y no debería presentarla a menos que esté realmente interesado en el proyecto, tenga probabilidades de ganar el trabajo y cuente con la experiencia necesaria para hacerlo bien.
La empresa Fast Company recomienda que sólo se presente una oferta para un trabajo si se da una de las tres situaciones siguientes:
- Eres una persona con información privilegiada. Conoce a alguien en la empresa o ha ayudado a la empresa a redactar la solicitud de propuestas.
- Su experiencia única se ajusta al trabajo. Esto significa que eres la opción más lógica para el trabajo.
- Necesitas el dinero y no tienes ningún proyecto actual en marcha.
También es ideal si realmente encuentras el proyecto interesante.
- Por ejemplo, un diseñador gráfico que se especializa en la industria de la construcción es una buena opción para ofertar en un trabajo de marca con un contratista general. Además, el diseñador conoce al propietario y es un proyecto interesante porque es una oportunidad para hacer un paquete completo de marca que incluye un logotipo, tarjetas de visita, fuentes, colores, papel con membrete, firma de correo electrónico y marca de medios sociales.
El Houston Chronicle recomienda decir no a los siguientes tipos de proyectos:
- Proyectos en los que el acceso sea difícil
- Proyectos que requieran demasiados desplazamientos
- Proyectos con entornos inseguros, entornos demasiado calurosos o fríos o trabajos que requieran materiales difíciles
Concierta una reunión con el cliente
Lee de nuevo la RFP y anota cualquier pregunta que tengas para el cliente potencial. Ahora es el momento de concertar una reunión con el cliente.
No todas las empresas querrán reunirse con usted. Pero te conviene ver si el proyecto realmente merece tu tiempo, explicar tu experiencia y establecer una relación de trabajo con el cliente para mejorar tus posibilidades de ganar el trabajo.
Una reunión en persona es lo mejor, según Fast Company. Pero una teleconferencia o una llamada telefónica también pueden funcionar. Envía un correo electrónico para solicitar una reunión y promete que será rápida. Si el posible cliente no quiere reunirse, probablemente no conseguirás el trabajo. Al menos lo sabes.
Durante la reunión, haz las siguientes preguntas:
¿Por qué nos has pedido que presentemos una oferta?
Si el posible cliente dice que te ha elegido para ofertar porque te ha encontrado en Google, no es una buena señal. Pero si dice que alguien le recomendó o que oyó hablar de su buen trabajo en otro proyecto, sus posibilidades son mucho mejores.
También pregunte por qué cree que su experiencia encajará en el trabajo (y siéntase libre de vender este punto también).
¿Cuántas empresas pidieron pujar por este trabajo?
Y luego pregunte: ¿quién más está pujando activamente por este trabajo? Si no hay demasiados competidores y las empresas elegidas son de calidad, es una buena señal.
¿Por qué este proyecto y por qué ahora?
Esta pregunta le ayuda a entender lo que el cliente quiere del proyecto. También le da la oportunidad de hacer preguntas sobre los detalles que demuestran su experiencia. Pregunte también por los plazos. Si un proyecto importante tiene un plazo ajustado, tendrán más prisa en seleccionar una oferta.
Está bien decirle al cliente que no crees que el proyecto sea adecuado para ti. Ser franco (y educado al hacerlo) es profesional y causa una buena impresión.
Calcular los costes
La estimación correcta de los costes le prepara para el éxito asegurándose de obtener beneficios en el futuro. Si no sabes cómo estimar los costes, este artículo enumera las cinco mejores técnicas de estimación que puedes utilizar, además de una lista de aplicaciones, software y calculadoras de licitación para facilitar aún más la tarea.
En pocas palabras, debes hacer una lista de todos los materiales que necesitarás para el trabajo o los servicios requeridos. Obtenga los precios de los mismos y añada entre un 10 y un 15 por ciento como cargo por servicio.
A continuación, multiplique su tarifa por hora por el número de horas que calcula que durará el trabajo. En este caso, es muy útil basarse en el tiempo que le han llevado proyectos similares en el pasado, según el Houston Chronicle.
Suma los costes de material a los costes de mano de obra. A continuación, añada un porcentaje para tener en cuenta el transporte, el seguro y otros gastos generales, si procede. También es una buena idea añadir un margen en caso de que algo vaya mal.
El importe final debe ajustarse al presupuesto del cliente y tener sentido para usted. Si no es así, súbelo o bájalo.
Comprueba los márgenes de beneficio
Simplemente cobrando los costes de material y de mano de obra vas a estar en números rojos. Según Capterra, hay que añadir un porcentaje a esos costes para tener en cuenta los gastos generales y las sorpresas.
Los gastos generales pueden incluir las herramientas que hay que comprar y el marketing que hay que hacer para el proyecto, aunque también se pueden descontar.
El margen de beneficio depende del sector. Por ejemplo, los constructores suelen aumentar sus costes entre un 15% y un 25%.
Lo peor que puede hacer es infravalorar su servicio. Es posible que gane una licitación si ofrece menos que sus competidores, pero eso no le ayudará a tener un negocio rentable y sostenible en el futuro.
Envíe y presente su oferta
No se limite a enviar su oferta por correo electrónico o postal, dice Capterra. Hay que presentarla, no sólo enviarla. Pregunte al cliente si puede explicarle la oferta en persona, o al menos por teléfono. Debe ser capaz de explicar los servicios enumerados, los costes, sus importes y por qué sus cifras pueden ser más altas o más bajas que las de su competidor.
Hablar de la oferta también evita los malentendidos y permite que el posible cliente le haga preguntas. Además, ayuda a añadir un elemento personal al documento de la oferta.
La gente también pregunta:
- ¿Cómo se hace una oferta?
- ¿Cómo funciona la licitación de la construcción?
¿Cómo se hace una oferta?
Para hacer una oferta, hay que hacer un documento de oferta. Es más fácil hacerlo utilizando una plantilla existente.
MS Office tiene una plantilla de oferta de construcción que puedes descargar gratis para Excel. Template.net también tiene plantillas de ofertas que le ayudarán a ofertar en trabajos de limpieza, construcción, jardinería, pintura y más.
Si su cliente sólo busca números aproximados, puede hacer un presupuesto utilizando el software de estimación FreshBooks. O si quieren muchos detalles e información sobre su empresa, puede utilizar FreshBooks para hacer una propuesta y enviarla fácilmente a su cliente en línea.
¿Cómo funciona la licitación de la construcción?
El proceso de licitación es especialmente común en la industria de la construcción. Aquí están los pasos comunes para la licitación de trabajos de construcción, de acuerdo con Bizfluent:
- El cliente potencial presenta un paquete de oferta a los contratistas potenciales. Este paquete puede incluir los planos del proyecto, los plazos, las especificaciones, la información sobre las condiciones del lugar o del edificio y mucho más. Las licitaciones privadas significan que el cliente sólo envía el paquete a determinados proveedores. Las licitaciones públicas pueden anunciarse y cualquiera puede pujar por el trabajo.
- Los contratistas utilizan software o aplicaciones de estimación para determinar los costes de mano de obra y materiales (este artículo enumera las herramientas que puede utilizar), además de los recursos necesarios.
- Organice una visita a la obra para hacerse una idea de los posibles problemas, como el acceso limitado a la misma.
- Haga preguntas al cliente sobre los posibles problemas o cuestiones que descubra.
- Envíe su documento de oferta en la fecha requerida. Algunas empresas eligen al licitador más bajo, otras al mejor contratista para el trabajo sin importar el precio. Una oferta puede ser rechazada si no proporcionó todos los documentos e información solicitados en el paquete de ofertas.