Los informes de incidentes son cruciales para establecer la seguridad de los empleados, así como para establecer las mejores prácticas en el lugar de trabajo. Documentar adecuadamente los incidentes ayuda a identificar los peligros en el entorno de trabajo y a evitar situaciones que podrían poner en peligro a las personas. Y lo que es más importante, un informe de incidentes bien redactado puede ayudar a garantizar que su empresa cumpla con las normas y reglamentos laborales gubernamentales. Cada empresa tiene unas directrices únicas a la hora de presentar informes de incidentes. Lo más probable es que la forma en que una organización opera en el día a día sea diferente a la de su empresa. No tiene que copiar su formato o plantilla exacta. En su lugar, elabore una pauta que refleje los sistemas y procedimientos de su empresa. Pero la estructura y las inclusiones esenciales son las mismas.
Información básica
El informe de incidentes debe ser fáctico y completo. Debe incluir:
- los nombres y cargos de las personas implicadas
- los nombres de los posibles testigos
- el lugar y/o la dirección exacta del incidente
- la hora y la fecha exacta del suceso
- una descripción detallada y clara de lo que ocurrió exactamente
- una descripción de las lesiones
Porque no debe faltar ninguna información, es crucial empezar a escribir el informe lo antes posible. Cuanto más esperes, más difícil puede ser documentar con precisión los detalles del incidente. Es mejor hacer la redacción cuando el recuerdo del incidente aún está fresco.
Exactitud
El documento debe ser preciso y no tener errores gramaticales u ortográficos. Lo ideal es que no haya correcciones, sobre todo si está escrito a mano. Si hay que hacer alguna corrección, es posible que los testigos tengan que poner sus iniciales en cada palabra que se elimine o añada. Lo último que quiere es que el informe se pueda interpretar de diferentes maneras. Lee el informe varias veces y busca las lagunas que haya que rellenar. ¿Falta alguna parte de la historia? ¿Podría aclararse alguna parte de la historia? Recuerda incluir no sólo el incidente real, sino también los acontecimientos que tuvieron lugar antes y después.
Objetividad
Evita utilizar palabras emotivas y declaraciones que describan sentimientos. El informe debe ser fáctico y estar libre de sarcasmos, declaraciones condescendientes y comentarios sentenciosos. Se espera que la persona encargada del informe escrito se base únicamente en los hechos, y que sea capaz de detectar y evitar los prejuicios y las opiniones personales. Para ello, no debe permitir que la información anterior o externa influya en el informe.
Consideraciones legales
Recuerde que se trata de documentos legales que pueden ser utilizados por la policía y los tribunales para investigar el incidente. Debe indicar claramente si se trata de alguno de los siguientes aspectos:
- Lesión física
- Asalto
- Destrución de la propiedad
- Accidentes relacionados con el trabajo
- Robo o hurto
- Comportamiento agresivo
- Enfermedad grave
- Muerte inminente
- Actos ilegales y delictivos
- Situaciones perturbadoras
.accidentes laborales
Si no está seguro de si es necesario un informe, considere la sabiduría de «más vale prevenir que curar.». Si el incidente es extremo, puede ser bueno llamar inmediatamente a la policía. Por último, compruebe siempre la normativa laboral de su país para asegurarse de que su empresa cumple plenamente con ella.
Causa del incidente
Si la causa exacta del incidente sigue siendo indeterminada tras la investigación inicial, está bien compartir las hipótesis siempre que se identifiquen claramente así en el informe. Incluya declaraciones de testigos, bocetos y fotos siempre que sea posible. Si se dispone de ellas, también se debe hacer referencia a las grabaciones de seguridad.
Firma del supervisor
El informe completado debe ser firmado por el supervisor o gerente a cargo en el momento del incidente. Como firmante autorizado, debe leer el informe y asegurarse de que es claro, legible y preciso, y de que se han seguido estrictamente las directrices de la empresa para la notificación de incidentes.
Confidencialidad
Debido a que los informes casi siempre incluyen información sensible y confidencial, como los problemas de salud de un empleado, la notificación de incidentes debe realizarse teniendo en cuenta la privacidad de las partes implicadas. Sólo el personal autorizado debe poder revisar los detalles del informe.
Mejores prácticas para rellenar los formularios de informe de incidentes
Toda empresa debe tener un protocolo para el informe de incidentes. Sólo las personas con autoridad deben tener acceso a este documento. Pueden utilizarlo para la documentación de eventos desafortunados, la gestión de riesgos y la creación de medidas de seguridad según lo dispuesto por la ley. Al rellenar el formulario deben observarse las siguientes buenas prácticas:
- Practique el sentido de la urgencia. Rellene el formulario de informe y archívelo en un plazo de 24 horas.
- Incluya los pequeños detalles y todos los datos pertinentes.
- El supervisor debe verificar la información del informe.
- Sólo la persona que esté directamente implicada en el incidente puede rellenar el formulario.
- Sea minucioso y evite hacer correcciones.
- Lea.
- No dé por sentado que el lector entenderá las afirmaciones generales.
- Mantenga la confidencialidad y no permita que personas no autorizadas lean la información.
- Firme el documento cuando haya terminado.
- Informe a la policía o a los profesionales sanitarios cuando sea necesario.
Todos los empleados de su empresa deberían realizar un seminario o una formación con respecto al manejo de un incidente en el trabajo. De este modo, sabrán cómo informar de un incidente cuando ocurra algo. Por último, prescindir del papel puede ayudarle a evitar la pérdida de documentos cruciales. Los formularios digitales, como la plantilla gratuita que aparece a continuación, son una gran alternativa al anticuado papeleo.