Mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo consiste en que sus empleados trabajen de forma más inteligente, no más dura. Tampoco basta con «reprimir» la eficiencia de los empleados.
Es importante tener una visión completa de todos los factores que afectan a la productividad de los empleados, como el entorno de trabajo, la satisfacción laboral y el liderazgo efectivo. Nuestros siete trucos a continuación le ayudarán a encontrar las herramientas y estrategias adecuadas para impulsar la moral y el compromiso de los empleados y aumentar la eficiencia en su empresa.
En este artículo, cubriremos:
- Permitir horarios de trabajo flexibles
- Actualizar su tecnología
- Mapear los procesos
- Fomentar la creación de equipos
- Fomentar un entorno de trabajo feliz
- Detener la locura de las reuniones
- Busque formas de automatizar
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- Permita un horario de trabajo flexible
- Actualiza tu tecnología
- Mapa de procesos
- Fomenta la creación de equipos
- Fomente un entorno de trabajo feliz
- Detenga la locura de las reuniones
- Busca formas de automatizar
- ¿Cómo trabajar de forma más inteligente y no más dura?
- ¿Cómo puede una empresa ser más eficiente?
- ¿Cómo mejorar el rendimiento del equipo?
Permita un horario de trabajo flexible
El horario de trabajo flexible permite a los empleados trabajar cuando son más productivos y eficientes, ya sea a última hora de la noche o a primera del día. Dar a los empleados la posibilidad de elegir su horario también hará que estén más contentos y sean más propensos a cumplir con las tareas relacionadas con el trabajo cuando están en el trabajo.
Incluso puede considerar hacer que su equipo sea completamente remoto, o al menos ofrecer más días de trabajo desde casa. Tener un equipo remoto mejora la productividad en un 13%, según Entrepreneur.
No serías el único; startups y negocios online como Zapier y Groove tienen equipos totalmente remotos. El hecho de prescindir de los desplazamientos ahorra mucho tiempo a los empleados y les proporciona un lugar más cómodo para hacer su trabajo.
Consejo: Si sospechas que la productividad del trabajo desde casa está bajando, intenta que los empleados utilicen una herramienta de seguimiento del tiempo como Time Doctor.
Actualiza tu tecnología
Investiga los desarrollos tecnológicos de tu sector y pon en marcha cualquiera que aumente la eficiencia del trabajo. Comprar iPads para tus empleados puede ayudarles a trabajar sobre la marcha, especialmente si trabajan desde casa. O utiliza un sistema de iPad en tu recepción para ayudar a recibir paquetes y notificar a los empleados sobre los invitados de forma rápida y sencilla.
Consejo: Prueba una pizarra virtual como Jamboard de Google durante tus conferencias telefónicas. Considere la posibilidad de dar a los empleados una asignación de auriculares para que puedan concentrarse.
Mapa de procesos
Los procesos ineficientes en el lugar de trabajo pueden convertir a los trabajadores normalmente eficientes en frustrados e improductivos. Haga un mapa de sus procesos para ver si hay algo innecesario que esté frenando la productividad. Cambie estos procesos o elimínelos por completo.
Consejo: Intente trazar un proceso en el lugar de trabajo en una reunión con notas adhesivas antes de plasmarlo en un programa como Microsoft Visio. Introduce los procesos revisados y nuevos en un software de gestión de proyectos como Asana para que todo tu equipo esté a bordo.
Fomenta la creación de equipos
La productividad laboral aumenta cuando los empleados aprenden a comunicarse mejor. Encuentre formas de hacer que los empleados trabajen juntos como grupo en proyectos o para diferentes departamentos para mejorar su flujo de información. Las actividades de creación de equipos o las aventuras fuera de la empresa son formas estupendas de que los empleados aprendan a comunicarse y a trabajar juntos.
Es aún mejor si combina estos esfuerzos de creación de equipos con formas de animar a los empleados a mantenerse activos o a cuidar su salud general, tanto física como mental. Los empleados sanos cogen menos días de baja y son más productivos. Además, este tipo de actividades ayuda a los empleados a establecer vínculos sin estrés y de forma divertida, lo que aumenta la moral y mejora el compromiso, dice ProofHub.
Consejo: Organiza una carrera benéfica, una jornada deportiva o una competición de fitness. Haz que los empleados se ofrezcan como voluntarios para una obra de caridad durante todo un día. O patrocine una jornada de bienestar con yoga, masajes y talleres, así como un almuerzo y aperitivos saludables.
Fomente un entorno de trabajo feliz
Los empleados que son felices en el trabajo son más eficientes con su tiempo, hacen mejor su trabajo y son más productivos en general. También tienden a centrarse en la tarea que tienen entre manos en lugar de distraerse con tareas ajenas al trabajo, como consultar las cuentas personales de las redes sociales.
Comienza por analizar el espacio de tu oficina, recomienda ProofHub. ¿Cómo es la iluminación? Invierte en una mejor iluminación para reducir la fatiga ocular, así como en persianas para las ventanas que permitan a los empleados ajustar la cantidad de luz natural que desean.
Consulta a los empleados sobre sus espacios de trabajo: ¿son sus sillas lo suficientemente cómodas? ¿Puede instalar un par de escritorios de pie? ¿Qué tal zonas informales para que los empleados puedan trabajar en el sofá?
Consejo: Un cambio rápido en la distribución de la oficina puede dar energía a los empleados. Organiza una iniciativa para desordenar y mover los muebles (pide a los empleados que colaboren primero). Compre plantas o nuevas obras de arte, o decore para una festividad.
Detenga la locura de las reuniones
Las empresas estadounidenses gastan más de 35.000 millones de dólares en reuniones cada año y los empleados pasan una media del 37% de su tiempo en reuniones, según Entrepreneur. Considere si su empresa tiene demasiadas reuniones: podría estar desperdiciando tanto tiempo como dinero, sin mencionar que afecta a la felicidad de sus empleados.
Contar con las herramientas de gestión de proyectos adecuadas ayudará a eliminar la necesidad de muchas reuniones. Por supuesto, siempre serán necesarias las reuniones presenciales, pero quizá no tantas.
Consejo: Slack, Asana y Basecamp son excelentes herramientas de comunicación y gestión de proyectos que pueden utilizarse en lugar de las reuniones.
Busca formas de automatizar
La multitarea en realidad perjudica la productividad. Rotar entre diferentes tareas constantemente puede hacer que los empleados pierdan el 40% de su productividad, dice Wrike. Aquí es donde la tecnología puede brillar y hacerse cargo de pequeños trabajos que no son tan importantes. Pruebe a automatizar sus campañas en las redes sociales, a utilizar servicios de marketing por correo electrónico que envíen campañas automatizadas por correo electrónico y a automatizar su trabajo de ventas y generación de clientes potenciales.
Consejo: LinkedIn dispone ahora de formularios de generación de clientes potenciales que permiten a los usuarios enviar formularios autocompletados. Hootsuite y TubeMogul son herramientas que le ayudarán a automatizar sus campañas en las redes sociales.
La gente también pregunta:
- ¿Cómo puedo trabajar más inteligentemente y no más duro?
- ¿Cómo puede una empresa ser más eficiente?
- ¿Cómo mejorar el rendimiento del equipo?
¿Cómo trabajar de forma más inteligente y no más dura?
Aquí tienes algunas sugerencias para trabajar de forma más inteligente y no más dura:
- Haz un seguimiento de tu tiempo: Utiliza una aplicación como Rescue Time para ver exactamente en qué empleas tu tiempo cada día.
- Hazlo en dos minutos: Si ves una tarea que puedes hacer en dos minutos o menos, hazla ahora. Le llevará más tiempo hacerla si la retoma más tarde.
- Proponga reuniones permanentes: Reduzca el tiempo de las reuniones y aumente el compromiso con reuniones permanentes.
- Olvídese de la perfección: Lo perfecto es enemigo de lo hecho es especialmente cierto en el lugar de trabajo.
- Deje de apagar incendios: Planifica un momento específico del día para responder a los correos electrónicos y mensajes.
- Embellece tu espacio de trabajo: Añade plantas, velas, cuadros o cualquier otra cosa que te haga feliz. Inc. afirma que un espacio de trabajo estéticamente agradable puede aumentar la productividad en un 15%.
- Trabaja durante 90 minutos: No trabajes más de 90 minutos seguidos y luego tómate un descanso para ir a tomar un café o dar un paseo, pasear por la oficina o tener una charla rápida con un compañero de trabajo. Las investigaciones han revelado que los trabajadores de mayor rendimiento son más eficientes cuando trabajan un máximo de 90 minutos cada vez.
¿Cómo puede una empresa ser más eficiente?
Para obtener consejos sobre cómo una empresa puede ser más eficiente, tenga en cuenta nuestros siete trucos anteriores.
¿Cómo mejorar el rendimiento del equipo?
Aquí tienes seis consejos para mejorar el rendimiento del equipo:
- Establece reglas de equipo: como que no se usen teléfonos móviles ni ordenadores portátiles en las reuniones y que se respeten las horas fuera de la oficina
- Ten claro el propósito: ten siempre claro el propósito de un proyecto o de un objetivo y por qué estás dando los pasos para conseguirlo
- Recompensa el buen trabajo: los días de vacaciones extra, las bonificaciones, los correos electrónicos a toda la empresa y las felicitaciones en persona son buenas formas de mejorar el rendimiento del equipo
- Fomentar el uso de los espacios de colaboración: los empleados necesitan ver a los altos cargos utilizando estos espacios informales
- Programar charlas informales: coge café y pastas y haz una reunión rápida por la mañana o llévate a todos a tomar un café por la tarde
- Centrarse en los puntos fuertes, no en los débiles: identifica los puntos fuertes de cada miembro del equipo y ponlos en valor. Esto es más eficaz que centrarse en las debilidades.