Las empresas mantienen un libro de caja para registrar tanto el efectivo como las transacciones bancarias. Un libro de caja tiene una columna de efectivo que muestra el efectivo disponible en la empresa y una columna de banco que muestra el efectivo en el banco. Todos los depósitos se registran en el lado del crédito de la cuenta del cliente y las retiradas en el lado del débito de su cuenta. El banco envía periódicamente un extracto de cuenta a los clientes. En caso de que el saldo disponible en la libreta de ahorros no coincida con la columna bancaria del libro de caja, la empresa debe identificar las razones para ello. Para conciliar los saldos que aparecen en el libro de caja y en la libreta, se prepara un estado de conciliación conocido como Estado de Conciliación Bancaria o ERB. En otras palabras, el BRS es un estado que se prepara para conciliar la diferencia entre los saldos según la columna bancaria del libro de caja y la libreta en una fecha determinada.
¿Por qué preparar un BRS?
No es obligatorio preparar un BRS y no hay una fecha fija para preparar el BRS. El BRS se prepara periódicamente para comprobar que las transacciones relacionadas con el banco se registran correctamente en la columna del banco del libro de caja y también por el banco en sus libros. El BRS ayuda a detectar errores en el registro de las transacciones y a determinar el saldo bancario exacto en una fecha determinada.
Cómo preparar un BRS
- El primer paso es comparar los saldos iniciales tanto de la columna bancaria del libro de caja como del extracto bancario; estos podrían ser diferentes debido a cheques no acreditados o no presentados de un período anterior.
- Ahora, compare el lado del crédito del extracto bancario con el lado del débito de la columna bancaria del libro de caja y el lado del débito del extracto bancario con el lado del crédito de la columna bancaria del libro de caja. Marque todas las partidas que aparezcan en ambos registros.
- Analice los asientos tanto en la columna bancaria del libro de caja como en el libro de pases y busque los asientos que no se hayan contabilizado en la columna bancaria del libro de caja. Haga una lista de tales entradas y haga los ajustes necesarios en el libro de caja.
- Corregir si aparece algún error en el libro de caja.
- Calcular el saldo corregido y revisado de la columna bancaria del libro de caja.
- Ahora, iniciar el estado de conciliación bancaria con el saldo actualizado del libro de caja.
- Añada los cheques no presentados (cheques emitidos por la empresa a sus acreedores o proveedores pero no presentados para su pago – Gastos) y deduzca los cheques no acreditados (cheques pagados en el banco pero aún no cobrados – Ingresos).
- Haga todos los ajustes necesarios para los errores bancarios. En caso de que el estado de conciliación bancaria comience con el saldo deudor según la columna del banco del libro de caja, sume todos los importes erróneamente abonados por el banco y deduzca todos los importes erróneamente abonados por el banco. Haga lo contrario en el caso de que comience con el saldo acreedor.
- La cifra resultante debe ser igual al saldo según el extracto bancario.
Beneficios de la preparación de una CRS
Los errores contables pueden dar lugar a circunstancias más que embarazosas cuando los cheques rebotan o las empresas comienzan a recibir molestas llamadas de acreedores o proveedores por pagos que ya están liberados. Las conciliaciones bancarias le ayudan a detectar el fraude y a reducir el riesgo de transacciones que podrían provocar sanciones y recargos. Las conciliaciones bancarias ofrecen varias ventajas a las empresas, entre ellas:
Detección de errores: Una conciliación bancaria le ayuda a detectar los errores contables que son comunes en todas las empresas. Estos errores incluyen sumas y restas, pagos omitidos y pagos dobles.
Seguimiento de intereses y tasas: Los bancos pueden añadir pagos de intereses, tasas o penalizaciones en su cuenta. La conciliación bancaria mensual le permite sumar o restar dichas cantidades en sus libros.
Detectar el fraude: Es posible que no pueda evitar que los empleados roben su dinero una vez, sin embargo, podría evitarlo en el futuro. El extracto de las conciliaciones bancarias le ayuda a detectar y descubrir las transacciones fraudulentas. Es aconsejable emplear a una persona independiente para realizar las conciliaciones para evitar que el empleado de contabilidad falsifique sus libros y conciliaciones.
Seguimiento de las cuentas por cobrar: El BRS le permite confirmar todos sus recibos, ayudándole a evitar situaciones incómodas y también a identificar las entradas de los recibos que no ha depositado.
Consejos para asegurar un BRS eficiente
1. En primer lugar, es fundamental tener a mano toda la documentación e información requerida. Es decir, si se dispone de toda la documentación e información requerida se obtiene una mejor visión de las cosas.2. Evitar errores comunes, como:
a. Error relacionado con la duplicación de entradas.
b. No contabilizar una operación que provocaría una diferencia igual al importe omitido
c. Errores al introducir comas y puntos, que causan discrepancias que, podrían ser de valor significativo. Por ejemplo, en lugar de introducir 2.401,30 INR, introducir 240,13 INR.
d. Errores de transposición al introducir cifras en los libros. Por ejemplo, en lugar de introducir 221.200 INR, introducir 212.200 INR.
3. Los bancos también pueden cometer errores: Es posible que su banco haya cometido un error. Puede que carguen cantidades incorrectas en su cuenta, o que abonen depósitos que no le pertenecen. Por eso, en caso de que encuentres errores para los que no encuentres explicaciones, o para los que tengas dudas, lo mejor es que consultes a tu banco.4. Conciliar partidas: Es posible anotar las diferencias y conciliarlas y luego olvidarlo. En caso de que las diferencias se sigan acumulando sin que se tomen medidas, su conciliación bancaria carecería de sentido. Es necesario que se mantenga un control constante de las transacciones conciliadas para que se reflejen de forma correcta en la columna bancaria del libro de caja y en el extracto bancario.