11 důvodů, proč je obchodní komunikace klíčová pro úspěch vaší společnosti

Obchodní komunikace zahrnuje neustálý tok informací uvnitř i vně společnosti.

💡Stáhněte si naši elektronickou knihu „10 zásad moderní komunikace se zaměstnanci“ a naučte se, jak komunikovat s moderními zaměstnanci v dnešní digitální době.

Firmy s velkým počtem lidí a různými úrovněmi hierarchie mají často problémy s efektivním řízením firemní komunikace. Proto by měla existovat efektivní a nepřetržitá komunikace mezi nadřízenými a podřízenými v organizaci, mezi organizacemi a společností obecně.

Co je to obchodní komunikace?“

Obchodní komunikace proces sdílení informací mezi zaměstnanci uvnitř společnosti i mimo ni.

Efektivní obchodní komunikace je způsob, jakým zaměstnanci a vedení mezi sebou komunikují, aby dosáhli cílů organizace a byli více v souladu se základními hodnotami společnosti. Jejím hlavním účelem je zlepšení organizačních postupů, odstranění sil, informování zaměstnanců a omezení chyb.

Efektivní obchodní komunikace je nezbytná pro úspěch a růst každé organizace. Na rozdíl od každodenní komunikace je obchodní komunikace vždy zaměřena na cíl.

Přesto údaje ukazují, že 60 % odborníků na interní komunikaci neměří interní komunikaci.

Pro úspěšné fungování podnikové společnosti musí být všechna pravidla, základní firemní hodnoty, předpisy a zásady společnosti sděleny lidem uvnitř i vně organizace.

Jaké jsou různé typy podnikové komunikace?

Existují 4 hlavní typy podnikové komunikace.

Interní komunikace směrem nahoru

Interní komunikace směrem nahoru je komunikace, která přichází od podřízeného k manažerovi nebo jednotlivci na vyšším stupni organizační hierarchie. Každý vedoucí pracovník by měl umožnit tok informací směrem nahoru, aby měl skutečný přehled o fungování společnosti.

Interní komunikace směrem nahoru obvykle zahrnuje průzkumy, zpětnou vazbu, formuláře a zprávy, které zaměstnanci předávají svým manažerům nebo vedoucím týmů.

Například marketingová zpráva může obsahovat statistiky, jako je celkový počet návštěvníků webových stránek, zapojení do sociálních médií nebo celkový počet vygenerovaných potenciálních zákazníků.

Interní komunikace směrem dolů

Interní komunikace směrem dolů probíhá od nadřízeného k jednomu nebo více podřízeným. Tento typ komunikace může mít podobu dopisu, memoranda nebo ústního pokynu.

Při komunikaci se zaměstnanci by vedoucí pracovníci měli zachovávat profesionální a jasnou komunikaci. Příkladem tohoto typu komunikace může být memorandum týkající se nového provozního postupu společnosti, například bezpečnostních požadavků a nových předpisů.

Vnitřní laterální komunikace

Vnitřní laterální obchodní komunikace probíhá mezi zaměstnanci na pracovišti. Dnes existuje mnoho různých způsobů, jak mohou zaměstnanci komunikovat: chaty, zprávy, e-mail, softwarová řešení pro komunikaci zaměstnanců.

Tento typ komunikace může probíhat v rámci oddělení nebo mezi odděleními a probíhá pravidelněji než jiné typy obchodní komunikace. Častá komunikace mezi zaměstnanci navíc hraje zásadní roli pro zapojení zaměstnanců a jejich produktivitu.

Externí komunikace

Externí obchodní komunikace je jakákoli komunikace, která probíhá s externími stranami, jako jsou zákazníci, potenciální zákazníci, dodavatelé nebo partneři.

Na rozdíl od všech typů interní obchodní komunikace probíhá externí komunikace méně pravidelně.

11 důvodů, proč je efektivní obchodní komunikace tak mocná

Představujeme vám 11 hlavních důvodů, proč je obchodní komunikace tak důležitá pro úspěch každé společnosti:

Zvyšuje angažovanost zaměstnanců

Raganův výzkum angažovanosti zaměstnanců ukazuje, že komunikace vedení je nejvýznamnějším interním komunikačním faktorem, který statisticky koreluje s tím, jak jsou zaměstnanci angažovaní. Týmy interní komunikace hrají významnou roli v podpoře, koučování a připomínání významu komunikace vedoucích pracovníků.

Pro pochopení významu angažovanosti zaměstnanců uvádíme několik užitečných statistik.

Eliminuje přetížení elektronickou poštou

Ve firmách se elektronická pošta používá ke všemu od žádostí o informace, komunikace a zpětné vazby zaměstnanců, hlášení o stavu, zadávání úkolů, komunikace se zákazníky a dodavateli, pozvánek na schůzky, distribuce dokumentů, oznámení personálního oddělení o různých týmových aktivitách, benefitech a přání k narozeninám.

Radicati uvádí, že průměrný firemní pracovník stráví 25 % pracovního dne různými úkoly souvisejícími s elektronickou poštou.

Naší okamžitou pozornost si však zaslouží jen malá část e-mailů, které se dostanou do naší schránky. Důležité e-maily filtrujeme podle odesílatele nebo předmětu. Navíc mnoho e-mailů, které dostáváme, pro nás není vůbec relevantních.

Vnitřní firemní komunikace, která využívá moderní nástroje pro zapojení zaměstnanců a komunikaci, tento problém přetížení e-mailů odstranila.

Eliminuje komunikační sila

Příliš mnoho irelevantního obsahu často vede ke vzniku informačních sil. To znamená, že informace, které jsou pro zaměstnance skutečně důležité, se mohou snadno ztratit. Položte si otázku, proč se informace ve vaší organizaci ztrácejí.

Pro odstranění tohoto problému je zásadní správná interní firemní komunikace a a používání správných komunikačních nástrojů.

Zvyšuje produktivitu zaměstnanců

4 z 5 zaměstnanců se domnívají, že efektivní interní obchodní komunikace napomáhá jejich pracovnímu výkonu.

Při zahlcení informacemi zaměstnanci často tráví příliš mnoho času hledáním obsahu, který potřebují ke své práci.

Průměrný zaměstnanec navíc stráví každý den 2,5 hodiny hledáním potřebných informací. Měsíčně to má za následek ztrátu celého týdne času na hledání něčeho, co by měli mít zaměstnanci po ruce.

Tady je jen několik způsobů, jak interní firemní komunikace zvyšuje produktivitu zaměstnanců.

Zlepšuje komunikaci mezi odděleními

Bez správné komunikační strategie je velmi těžké udržet ve firmách efektivní komunikaci mezi odděleními.

Aby byli zaměstnanci produktivnější, musí být schopni snadno komunikovat a spolupracovat.

Například výzkumné oddělení musí být na stejné vlně s marketingovým týmem a obchodní kancelář musí být v souladu s IT oddělením.

Kromě samotné komunikace zde najdete několik dalších tipů pro zlepšení týmové spolupráce mezi odděleními.

Zlepšuje komunikaci se vzdálenými pracovníky

Vzdálené týmy jsou budoucností práce. Podle odhadu Global Mobile Workforce Forecast Update bude do roku 2022 více než 40 % světové pracovní populace mobilní. Ve vyspělých zemích, jako jsou USA, by to navíc brzy mohlo být až 75 %.

To znamená, že je zapotřebí nový druh komunikace, vedení a přístupu k řízení. Koordinace napříč časovými pásmy, informační sila a překonávání jazykových a kulturních bariér jsou jen některé z komunikačních výzev, kterým vzdálené týmy čelí. Vzdálenost navíc často ztěžuje, aby se členové týmu cítili jako tým.

Zlepšení interní podnikové komunikace může mít významný pozitivní vliv na to, jak vzdálené týmy spolupracují a jak se cítí.

Snižuje fluktuaci zaměstnanců

Firmy s angažovanějšími a spokojenějšími zaměstnanci se těší mnohem nižší míře fluktuace. Aby zaměstnavatelé přilákali a udrželi na pracovišti mileniály a mladší generace, musí dbát na to, aby své zaměstnance informovali o tom, co je pro jejich práci důležité.

Na druhou stranu příliš mnoho nepodstatných informací často vede ke stresu, neangažovanosti, frustraci a s tím spojenému nižšímu udržení zaměstnanců.

Zlepšuje úsilí o sdílení znalostí

Jedním z hlavních cílů, kterých se společnosti snaží dosáhnout investicemi do interní komunikace, je zlepšení osvědčených postupů sdílení znalostí.

Ve světě, kde zaměstnanci neustále rostou a učí se novým věcem, musí zaměstnavatelé umožnit snadné sdílení znalostí v rámci svých organizací.

Bez dobře nastavené strategie interní podnikové komunikace trpí sdílení znalostí a organizační znalosti.

Zvyšuje podporu zaměstnanců

Když zaměstnavatelé vědí, jak efektivně komunikovat se svými zaměstnanci, jsou mnohem úspěšnější při přeměně svých zaměstnanců na ambasadory značky.

Ambasadorství značky není tak těžké dosáhnout, jak se mnohé firmy domnívají. Ve skutečnosti by spokojení zaměstnanci rádi přispěli do programů ambasadorství značky.

Existují 4 hlavní způsoby, jak může ambasadorství značky a podpora zaměstnanců pomoci fungování společnosti:

• Zvýšit povědomí o značce
• Zlepšit značku zaměstnavatele a přilákat kvalitní kandidáty
• Zvýšit marketingové úsilí
• Zvýšit prodej

Zvýšit spokojenost a udržení zákazníků

Lepší obchodní komunikace znamená také lepší spokojenost zákazníků. Pokud je v organizaci špatná komunikace, dochází ke dvěma věcem, pokud jde o služby a spokojenost zákazníků.

První je, že zaměstnanci na pozicích zaměřených na zákazníky nebudou mít potřebné informace. Za druhé, zákazníci vycítí nízkou morálku zaměstnanců a budou mít negativní zkušenost.

V jedné studii bylo totiž zjištěno, že přístup zaměstnanců má významný vliv na spokojenost zákazníků, což se následně projeví ve zvýšení tržeb.

Buduje lepší firemní kulturu

V neposlední řadě je správná strategie firemní komunikace klíčová pro budování lepší firemní kultury a pracovního prostředí.

Firmy, které komunikují transparentně a otevřeně, mají mnohem zdravější pracovní atmosféru, motivaci a spokojenost zaměstnanců.

Na druhé straně organizace, které zanedbávají obchodní komunikaci jako prostředek ke zlepšení kultury pracoviště, trpí nízkou angažovaností, vysokou mírou fluktuace a nízkou mírou spokojenosti zaměstnanců a zákazníků.

Vzestup mobilní podnikové komunikace

Mileniálové představují 50 % pracovní síly na celém světě a předpokládá se, že do roku 2025 budou představovat 75 % pracovní síly.

Jak všichni víme, mileniálové i zaměstnanci generace Z jsou technicky zdatní a mobilně orientovaní. Pokud tedy chcete, aby se tyto generace zapojily do obsahu vaší firemní komunikace, musíte své komunikační úsilí přizpůsobit jejich zvyklostem a preferencím mobilních zařízení.

Organizace si nyní začínají uvědomovat, že zasílání obecných celofiremních e-mailů nebo používání zastaralého intranetu k upoutání pozornosti zaměstnanců nestačí!

Mnoho společností proto nyní zavádí komunikační aplikace pro zaměstnance, které jsou orientované na mobilní zařízení, aby zlepšily komunikaci mezi zaměstnanci, zajistily, že zaměstnanci budou mít vždy přístup k důležitým informacím, a zajistily soulad celé organizace.

Dodejme, že rostoucí přechod na práci na dálku je také jedním z důvodů, proč se zaměstnavatelé zabývají zaváděním komunikačních řešení, která co nejlépe napodobují sociální a komunikační aplikace, které zaměstnanci používají ve svém soukromém životě.

Tímto způsobem se firemní komunikace stává mnohem jednodušší, rychlejší a efektivnější.

20 zajímavých faktů o podnikové komunikaci

Pokud máte rádi statistiky, bude se vám líbit i tato sekce. Pojďme se podívat na některá f nejzajímavější fakta o interní podnikové komunikaci.

1. 60 % firem nemá dlouholetou komunikaci.dlouhodobou strategii pro svou interní komunikaci
2. Pouze 13 % zaměstnanců používá intranet denně
3. 74 % zaměstnanců má pocit, že jim chybí firemní novinky
4. 72 % zaměstnanců nemá úplnou představu o firemních strategii
5. 87 % lidí používá mobilní telefon ke komunikaci v práci alespoň jednou týdně
6. Produktivita zaměstnanců se v organizacích, kde jsou zaměstnanci připojeni, zvyšuje o 20 až 25 %
7. 38 % společností má stále více zaměstnanců na dálku
8. Pouze 23 % vedoucích pracovníků tvrdí, že jejich společnosti výborně slaďují cíle zaměstnanců s firemními cíli
9. 60 % lidí čelí alespoň jednou měsíčně krizi kvůli problémům s komunikací
10. 29 % zaměstnanců tvrdí, že špatná interní firemní komunikace je důvodem neúspěchu projektů
11. Pouze 40 % odborníků na interní komunikaci se domnívá, že zaměstnanci „dobře“ nebo „velmi dobře“ chápou přínos, který mají pro strategii organizace
12. 62 % e-mailů, které zaměstnanci obdrží, není důležitých
13. 60.8 % zaměstnanců uvádí, že e-maily v práci občas nebo často ignorují
14. 47,7 % zaměstnanců říká, že dostávat v práci méně e-mailů by pravděpodobně zvýšilo jejich spokojenost
15. Zaměstnanci se o 75 % častěji dívají na video než čtou text
16. Pouze 24 % odborníků na informační technologie se domnívá, že efektivně využívají své komunikační kanály
17. Organizace s efektivními programy pro změnu a komunikaci jsou 3. Nejvíce zaměstnanců se domnívá, že efektivně využívají své komunikační kanály.5krát pravděpodobněji překonají své kolegy
18. 28 % vedoucích pracovníků uvádí, že špatná komunikace je hlavní příčinou toho, že se nepodařilo realizovat projekt v původním termínu
19. 77 % zaměstnanců má svůj telefon v dosahu na v práci
20. Pouze 17 % zaměstnavatelů si myslí, že linioví manažeři jsou dobrými komunikátory

Jak vám mohou technologie pomoci zlepšit obchodní komunikaci na pracovišti

Ve světě digitální transformace, musí být společnosti připraveny přijmout nové technologie, aby zlepšily své organizační úsilí.

Jak se komunikace a zapojení zaměstnanců staly mimořádně důležitými, vyvinuly se v této oblasti nové nástroje.

Jak již bylo zmíněno, e-maily, intranety a další zastaralá řešení komunikace se zaměstnanci již nestačí.

Dnes se setkáváme s novými softwarovými řešeními, která firmám umožňují zlepšit interní i externí firemní komunikaci.

Se Smarpem, naším řešením pro komunikaci se zaměstnanci, se firmám po celém světě podařilo:

• Zvýšit angažovanost zaměstnanců
• Zvýšit produktivitu zaměstnanců
• Odstranit informační sila
• Zvýšit podporu zaměstnanců
• Zvýšit marketingové a prodejní úsilí
• Zlepšit povědomí o značce zaměstnavatele
• Přitáhnout více špičkových zaměstnanců.kvalitních talentů

Budoucnost podnikové komunikace

Pandemie drasticky změnila komunikaci na pracovišti. Chcete-li lépe pochopit, jak může vypadat firemní komunikace v blízké budoucnosti, podívejte se na toto krátké video, ve kterém odborníci na interní komunikaci vysvětlují, jaké základní dovednosti si musí odborníci na komunikaci zaměstnanců osvojit, aby se přizpůsobili novému normálu 👇

.