11 Reasons Why Business Communication is Critical to Your Company’s Success

Komunikacja w biznesie polega na stałym przepływie informacji wewnątrz i na zewnątrz firmy.

💡 Pobierz nasz eBook „10 zasad nowoczesnej komunikacji pracowniczej” i dowiedz się, jak komunikować się z nowoczesnym pracownikiem w dzisiejszej erze cyfrowej.

Korporacje z dużą liczbą osób i różnymi szczeblami hierarchii często borykają się z problemem efektywnego zarządzania komunikacją biznesową. Dlatego powinna istnieć skuteczna i ciągła komunikacja między przełożonymi i podwładnymi w organizacji, między organizacjami i całym społeczeństwem.

Co to jest komunikacja biznesowa?

Komunikacja biznesowa proces dzielenia się informacjami pomiędzy pracownikami w firmie i poza nią.

Efektywna komunikacja biznesowa to sposób, w jaki pracownicy i kierownictwo współdziałają między sobą, aby osiągnąć cele organizacyjne i być bardziej zgodnym z podstawowymi wartościami firmy. Jej głównym celem jest poprawa praktyk organizacyjnych, eliminacja silosów, informowanie pracowników i redukcja błędów.

Efektywna komunikacja biznesowa jest niezbędna dla sukcesu i rozwoju każdej organizacji. W przeciwieństwie do codziennej komunikacji, komunikacja biznesowa jest zawsze zorientowana na cel.

Ale dane pokazują, że 60% specjalistów ds. komunikacji wewnętrznej nie mierzy komunikacji wewnętrznej.

Aby przedsiębiorstwo mogło z powodzeniem funkcjonować, wszystkie zasady, podstawowe wartości firmy, przepisy i polityki firmy muszą być przekazywane ludziom wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Jakie są różne rodzaje komunikacji biznesowej?

Istnieją 4 główne rodzaje komunikacji biznesowej.

Komunikacja wewnętrzna w górę

Komunikacja wewnętrzna w górę to komunikacja, która pochodzi od podwładnego do menedżera lub osoby stojącej wyżej w hierarchii organizacyjnej. Każdy lider powinien umożliwić przepływ informacji w górę, aby mieć prawdziwe zrozumienie działalności firmy.

Komunikacja wewnętrzna w górę zazwyczaj obejmuje ankiety, opinie, formularze i raporty, które pracownicy dostarczają swoim menedżerom lub liderom zespołów.

Na przykład, raport marketingowy może zawierać statystyki takie jak całkowita liczba odwiedzających stronę internetową, zaangażowanie w mediach społecznościowych lub całkowita liczba wygenerowanych leadów.

Komunikacja wewnętrzna w dół

Komunikacja wewnętrzna w dół przepływa od przełożonego do jednego lub więcej podwładnych. Ten rodzaj komunikacji może mieć formę listu, notatki lub dyrektywy ustnej.

Komunikując się z pracownikami, liderzy powinni zachować profesjonalizm i jasność komunikacji. Przykładem tego typu komunikacji może być notatka dotycząca nowej procedury operacyjnej firmy, takiej jak wymogi bezpieczeństwa i nowe przepisy.

Komunikacja wewnętrzna boczna

Komunikacja wewnętrzna boczna w biznesie ma miejsce między pracownikami w miejscu pracy. Obecnie istnieje wiele różnych sposobów, w jakie pracownicy mogą się komunikować: czaty, wiadomości, poczta elektroniczna, oprogramowanie komunikacyjne dla pracowników.

Ten rodzaj komunikacji może być w ramach lub między działami i dzieje się to bardziej regularnie niż inne rodzaje komunikacji biznesowej. Co więcej, częsta komunikacja między pracownikami odgrywa kluczową rolę dla zaangażowania i produktywności pracowników.

Komunikacja zewnętrzna

Zewnętrzna komunikacja biznesowa to każda komunikacja, która odbywa się ze stronami zewnętrznymi, takimi jak klienci, potencjalni klienci, sprzedawcy lub partnerzy.

W przeciwieństwie do wszystkich typów wewnętrznej komunikacji biznesowej, komunikacja zewnętrzna odbywa się w mniej regularnych odstępach czasu.

11 powodów, dla których skuteczna komunikacja biznesowa jest tak potężna

Oto 11 najważniejszych powodów, dla których komunikacja biznesowa jest tak ważna dla sukcesu każdej firmy:

Poprawia zaangażowanie pracowników

Badania Ragana nad zaangażowaniem pracowników pokazują, że komunikacja przywódcza jest najlepszym czynnikiem komunikacji wewnętrznej, który statystycznie koreluje z tym, jak zaangażowani są pracownicy. Zespoły komunikacji wewnętrznej odgrywają istotną rolę we wspieraniu, coachingu i przypominaniu liderom o znaczeniu komunikacji.

Aby zrozumieć znaczenie zaangażowania pracowników, oto kilka przydatnych statystyk.

Eliminuje przeciążenie pocztą elektroniczną

W firmach poczta elektroniczna jest używana do wszystkiego, począwszy od próśb o informacje, komunikacji z pracownikami i informacji zwrotnych, raportów o stanie, przydzielania zadań, komunikacji z klientami i dostawcami, zaproszeń na spotkania, dystrybucji dokumentów, powiadomień z działu kadr dotyczących różnych działań zespołowych, korzyści i życzeń urodzinowych.

Radicati donosi, że przeciętny pracownik korporacji spędza 25% dnia pracy na różnych zadaniach związanych z pocztą elektroniczną.

Jednakże tylko niewielka część e-maili, które trafiają do naszej skrzynki odbiorczej, zasługuje na naszą natychmiastową uwagę. Filtrujemy ważne e-maile według nadawcy lub tematu. Co więcej, wiele e-maili, które otrzymujemy, w ogóle nie jest dla nas istotnych.

Wewnętrzna komunikacja biznesowa, która wykorzystuje nowoczesne narzędzia do angażowania pracowników i komunikacji, wyeliminowała problem przeciążenia e-mailami.

Eliminuje silosy komunikacyjne

Zbyt wiele nieistotnych treści często powoduje powstawanie silosów informacyjnych. Oznacza to, że informacje, które są rzeczywiście ważne dla pracownika, mogą łatwo zostać utracone. Zadaj sobie pytanie, dlaczego informacje giną w Twojej organizacji.

Właściwa wewnętrzna komunikacja biznesowa oraz wykorzystanie odpowiednich narzędzi komunikacyjnych ma kluczowe znaczenie dla wyeliminowania tego wyzwania.

Zwiększa wydajność pracowników

4 na 5 pracowników uważa, że skuteczna wewnętrzna komunikacja biznesowa pomaga im w wykonywaniu pracy.

Przy przeładowaniu informacjami pracownicy często spędzają zbyt wiele czasu na poszukiwaniu treści, które są im potrzebne do wykonywania pracy.

Co więcej, przeciętny pracownik spędza 2,5 godziny każdego dnia na poszukiwaniu potrzebnych informacji. Miesięcznie daje to cały tydzień czasu straconego na znalezienie czegoś, co powinno być na wyciągnięcie ręki.

Oto tylko kilka sposobów, w jaki wewnętrzna komunikacja biznesowa poprawia produktywność pracowników.

Poprawia komunikację międzywydziałową

Bez odpowiedniej strategii komunikacyjnej, bardzo trudno jest utrzymać skuteczną komunikację międzywydziałową w firmach.

Aby pracownicy byli bardziej produktywni, muszą mieć możliwość łatwego komunikowania się i współpracy.

Na przykład, twój dział badawczy musi być na tej samej stronie co zespół marketingowy, a biuro biznesowe musi być zsynchronizowane z działem IT.

Poza samą komunikacją, oto kilka innych wskazówek dotyczących poprawy współpracy międzydziałowej w zespole.

Usprawnia komunikację z pracownikami zdalnymi

Zespoły zdalne to przyszłość pracy. W dokumencie Global Mobile Workforce Forecast Update oszacowano, że do 2022 r. ponad 40% światowej populacji pracowników będzie mobilnych. Co więcej, w krajach rozwiniętych, takich jak USA, liczba ta może wkrótce osiągnąć 75%.

To oznacza, że wymagany jest nowy rodzaj komunikacji, przywództwa i podejścia do zarządzania. Koordynacja pomiędzy strefami czasowymi, silosy informacyjne oraz pokonywanie barier językowych i kulturowych to tylko niektóre z wyzwań komunikacyjnych, przed którymi stoją zdalne zespoły. Ponadto odległość często utrudnia członkom zespołu poczucie bycia zespołem.

Poprawa wewnętrznej komunikacji biznesowej może mieć znaczący pozytywny wpływ na sposób współpracy i samopoczucie zespołów zdalnych.

Zmniejsza rotację pracowników

Firmy z bardziej zaangażowanymi i zadowolonymi pracownikami cieszą się znacznie niższym wskaźnikiem rotacji. Aby przyciągnąć i zatrzymać w miejscu pracy Millennialsów i młodsze pokolenia, pracodawcy muszą upewnić się, że informują swoich pracowników o tym, co jest istotne dla ich pracy.

Z drugiej strony, zbyt wiele nieistotnych informacji często prowadzi do stresu, zniechęcenia, frustracji, a co za tym idzie, niższej retencji pracowników.

Poprawia dzielenie się wiedzą

Jednym z głównych celów, jakie firmy starają się osiągnąć poprzez inwestowanie w komunikację wewnętrzną, jest poprawa najlepszych praktyk dzielenia się wiedzą.

W świecie, w którym pracownicy stale się rozwijają i uczą się nowych rzeczy, pracodawcy muszą umożliwić łatwe dzielenie się wiedzą w swoich organizacjach.

Bez dobrze ustawionej strategii wewnętrznej komunikacji biznesowej, dzielenie się wiedzą i wiedza organizacyjna cierpi.

Zwiększa poparcie pracowników

Gdy pracodawcy wiedzą, jak skutecznie komunikować się ze swoimi pracownikami, odnoszą znacznie większe sukcesy w przekształcaniu swoich pracowników w ambasadorów marki.

Ambasadorstwo marki nie jest tak trudne do osiągnięcia, jak sądzi wiele firm. W rzeczywistości, szczęśliwi pracownicy chętnie wezmą udział w programach ambasadorowania marki.

Istnieją 4 główne sposoby, w jakie ambasadorstwo marki i poparcie pracowników może pomóc w działalności firmy:

• Zwiększenie świadomości marki
• Poprawa marki pracodawcy i przyciągnięcie wysokiej jakości kandydatów
• Wzmocnienie działań marketingowych
• Zwiększenie sprzedaży

Poprawa satysfakcji i utrzymania klientów

Poprawa komunikacji biznesowej oznacza również lepszą satysfakcję klientów. Jeśli komunikacja w organizacji jest słaba, dzieją się dwie rzeczy, jeśli chodzi o obsługę klienta i jego satysfakcję.

W rzeczywistości jedno z badań wykazało, że postawa pracowników ma znaczący wpływ na zadowolenie klientów, co z kolei przekłada się na wzrost przychodów.

Buduje lepszą kulturę firmy

Wreszcie, właściwa strategia komunikacji biznesowej jest kluczowa dla budowania lepszej kultury firmy i środowiska pracy.

Firmy, które komunikują się w sposób przejrzysty i otwarty, mają znacznie zdrowszą atmosferę pracy, motywację i satysfakcję pracowników.

Z drugiej strony, organizacje, które zaniedbują komunikację biznesową jako środek do poprawy kultury miejsca pracy, cierpią z powodu niskiego zaangażowania, wysokiego wskaźnika rotacji oraz niskiego poziomu zadowolenia pracowników i klientów.

Wzrost mobilnej komunikacji biznesowej

Milenialsi stanowią 50% siły roboczej na całym świecie i przewiduje się, że do 2025 r. będą stanowić 75% siły roboczej.

Jak wszyscy wiemy, zarówno milenialsi, jak i pracownicy z pokolenia Z są obeznani z technologią i zorientowani na urządzenia mobilne. Dlatego, jeśli chcesz, aby te pokolenia angażowały się w treści komunikacji biznesowej, musisz dostosować swoje działania komunikacyjne do ich przyzwyczajeń i preferencji mobile-first.

Organizacje zdają sobie sprawę, że wysyłanie ogólnych wiadomości e-mail do całej firmy lub korzystanie z przestarzałego intranetu nie wystarczy, aby przyciągnąć uwagę pracowników!

W związku z tym, wiele firm wdraża obecnie aplikacje komunikacyjne dla pracowników typu „mobile-first” w celu poprawy komunikacji między pracownikami, zapewnienia, że pracownicy zawsze mają dostęp do ważnych informacji oraz upewnienia się, że cała organizacja jest w zgodzie ze sobą.

Dodając do tego rosnącą zmianę w kierunku pracy zdalnej, jest to również jeden z powodów, dla których pracodawcy szukają rozwiązań komunikacyjnych, które najlepiej naśladują aplikacje społecznościowe i komunikacyjne, z których pracownicy korzystają w życiu prywatnym.

W ten sposób komunikacja biznesowa staje się o wiele łatwiejsza, szybsza i bardziej usprawniona.

20 interesujących faktów na temat komunikacji biznesowej

Jeśli lubisz statystyki, spodoba Ci się również ta sekcja. Przyjrzyjmy się kilku najciekawszym faktom z zakresu wewnętrznej komunikacji biznesowej.

1. 60% firm nie ma długoterminowej strategii60% firm nie ma długoterminowej strategii komunikacji wewnętrznej
2. Tylko 13% pracowników codziennie korzysta z intranetu
3. 74% pracowników ma poczucie, że brakuje im wiadomości o firmie
4. 72% pracowników nie rozumie w pełni strategii Strategia firmy
5. 87% ludzi używa telefonu komórkowego do komunikacji w pracy przynajmniej raz w tygodniu
6. Wydajność pracowników wzrasta o 20 do 25% w organizacjach, w których pracownicy są połączeni
7. 38% firm ma rosnącą liczbę pracowników zdalnych
8. Tylko 23% pracowników ma poczucie, że brakuje im wiadomości o firmie
9. .
10. Tylko 23% kadry kierowniczej twierdzi, że ich firmy doskonale radzą sobie z dostosowywaniem celów pracowników do celów korporacyjnych
11. 60% osób przynajmniej raz w miesiącu staje w obliczu kryzysu z powodu problemów z komunikacją
12. 29% pracowników twierdzi, że słaba wewnętrzna komunikacja biznesowa jest powodem niepowodzenia projektów
13. Tylko 40% specjalistów IC uważa, że pracownicy „dobrze” lub „bardzo dobrze” rozumieją wkład, jaki wnoszą w strategię swojej organizacji
14. 62% e-maili otrzymywanych przez pracowników nie jest ważnych
15. 60.8% pracowników twierdzi, że od czasu do czasu lub często ignoruje e-maile w pracy
16. 47,7% pracowników twierdzi, że otrzymywanie mniejszej liczby e-maili w pracy prawdopodobnie zwiększyłoby ich szczęście
17. Pracownicy są o 75% bardziej skłonni do obejrzenia wideo niż przeczytania tekstu
18. Tylko 24% specjalistów ds. komunikacji wewnętrznej uważa, że wykorzystuje swoje kanały komunikacyjne w efektywny sposób
19. Organizacje ze skutecznymi programami zmian i komunikacji są 3.5 razy częściej osiągają lepsze wyniki niż ich rówieśnicy
20. 28% liderów zgłasza słabą komunikację jako główną przyczynę niedostarczenia projektu w pierwotnym terminie
21. 77% pracowników trzyma swoje telefony w zasięgu ręki w pracy
22. Skoro nie są one wykorzystywane w pracy, to są one wykorzystywane w sposób efektywny w pracy
23. Tylko 17% pracodawców uważa, że menedżerowie liniowi są dobrymi komunikatorami

How Technology Can Help You Improve Business Communication at Your Workplace

W świecie cyfrowej transformacji, firmy muszą być gotowe na przyjęcie nowych technologii, aby usprawnić swoje działania organizacyjne.

Jako że komunikacja i zaangażowanie pracowników stały się niezwykle ważne, rozwinęły się nowe narzędzia w tej dziedzinie.

Jak wspomniano wcześniej, e-maile, intranety i inne przestarzałe rozwiązania komunikacyjne dla pracowników już nie wystarczają.

Dzisiaj widzimy nowe rozwiązania w zakresie oprogramowania, które umożliwiają firmom usprawnienie zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej komunikacji biznesowej.

Dzięki Smarp, naszemu rozwiązaniu do komunikacji z pracownikami, firmom na całym świecie udało się:

• Zwiększenie zaangażowania pracowników
• Zwiększenie produktywności pracowników
• Eliminacja silosów informacyjnych
• Zwiększenie poparcia pracowników
• Wzmocnienie działań marketingowych i sprzedażowych
• Poprawa świadomości marki pracodawcy
• Przyciąganie większej liczby wysokiej jakości talentów

Przyszłość komunikacji biznesowej

Pandemia drastycznie zmieniła komunikację w miejscu pracy.wysokiej jakości talentów

Przyszłość komunikacji biznesowej

Pandemia drastycznie zmieniła komunikację w miejscu pracy. Aby lepiej zrozumieć, jak może wyglądać komunikacja w biznesie w najbliższej przyszłości, obejrzyj ten krótki film, w którym eksperci ds. komunikacji wewnętrznej wyjaśniają, jakie niezbędne umiejętności muszą rozwinąć specjaliści ds. komunikacji z pracownikami, aby dostosować się do nowej normy 👇

.