ビジネスコミュニケーションが企業の成功に欠かせない11の理由

ビジネスコミュニケーションには、社内外での絶え間ない情報の流れがあります。

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大勢の人がいて、さまざまなレベルの階層がある企業では、ビジネス・コミュニケーションを効果的に管理することに苦労することがよくあります。 したがって、組織内の上司と部下、組織間、社会全体の間で効果的かつ継続的なコミュニケーションが必要です。

What Is Business Communication?

Business communications the process of sharing information between employees within and outside a company.

Effective business communication is how employees and management interact among each other to reach organizational goals and be more aligned with the core company values.組織の目標に到達するため、従業員と経営陣がどのように相互作用し、企業の中核的価値観とより一体化するか。 その主な目的は、組織の慣行を改善し、サイロを排除し、従業員に情報を提供し、エラーを減らすことです。

効果的なビジネスコミュニケーションは、すべての組織の成功と成長に不可欠です。 日常的なコミュニケーションとは異なり、ビジネスコミュニケーションは常に目標指向です。

しかし、内部コミュニケーションの専門家の60％が内部コミュニケーションを測定していないというデータもあります。

企業会社がうまく運営するためには、会社のすべての規則、中核となる会社の価値観、規制、方針が組織内外の人に伝わらなければなりません。

ビジネスコミュニケーションの種類は何ですか？

ビジネスコミュニケーションの主な種類は4つあります。

Internal upward communication

内部上向きビジネスコミュニケーションは、部下からマネージャーや組織の階層を上がった個人へのコミュニケーションです。

内部上方コミュニケーションには、通常、調査、フィードバック、フォーム、従業員が上司やチームリーダーに提出する報告書などが含まれます。

たとえば、マーケティング レポートには、Webサイトの総訪問者数、ソーシャルメディアへの関与、または生成された総リード数などの統計が含まれることがあります。

社内コミュニケーション

社内コミュニケーションは、上司から1人または複数の部下に流れます。 このタイプのコミュニケーションは、手紙やメモ、口頭での指示の形になるかもしれない。

従業員とコミュニケーションをとるとき、リーダーはコミュニケーションを専門的かつ明確に保つ必要がある。 このタイプのコミュニケーションの例としては、安全要件や新しい規制など、新しい会社の業務手順に関するメモが挙げられる。

Internal lateral communication

Internal lateral business communicationは、職場で従業員の間に起こる。 今日では、チャット、メッセージング、電子メール、従業員用コミュニケーション・ソフトウェア・ソリューションなど、従業員がコミュニケーションできるさまざまな方法があります。

このタイプのコミュニケーションは、部門内または部門間で行われ、他のタイプのビジネスコミュニケーションよりも定期的に行われます。 さらに、従業員間の頻繁なコミュニケーションは、従業員のエンゲージメントと生産性にとって重要な役割を果たします。

外部コミュニケーション

外部ビジネスコミュニケーションは、顧客、見込み客、ベンダー、パートナーなど、外部の当事者と行われるすべてのコミュニケーションです。

すべての内部ビジネスコミュニケーションタイプとは異なり、外部コミュニケーションはそれほど定期的に発生するものではありません。

効果的なビジネスコミュニケーションが強力な11の理由

ここでは、ビジネスコミュニケーションがすべての企業の成功にとって非常に重要である理由のトップ11を紹介します。

従業員エンゲージメントの向上

従業員エンゲージメントに関するRaganの調査によると、リーダーシップコミュニケーションは、従業員がどれだけ従事しているか統計的に相関するトップの内部コミュニケーション要因であることが分かっています。 社内コミュニケーションチームは、リーダーをサポートし、コーチングし、コミュニケーションの重要性を思い出させるという重要な役割を持っています。

従業員エンゲージメントの重要性を理解するために、いくつかの役立つ統計データを紹介します。

メール過多を解消する

企業内では、情報の要求、従業員からの連絡やフィードバック、状況報告、タスクの割り当て、顧客やサプライヤーとのコミュニケーション、会議の招待、文書の配布、さまざまなチーム活動に関する人事からの通知、手当、誕生日のお祝いなど、あらゆる目的でメールが使用されています。

Radicati は、平均的な会社員が 1 日のうち 25% をさまざまな電子メール関連のタスクに費やしていると報告しています。

しかしながら、受信箱に届くメールのうち、すぐに注意を向けるべきものはほんの一部だけです。 私たちは、送信者や件名によって重要な電子メールをフィルタリングしています。 さらに、受信する多くの電子メールは、私たちにまったく関係のないものです。

従業員のエンゲージメントとコミュニケーションのための最新のツールを使用する社内ビジネスコミュニケーションは、この電子メール過多の問題を解消しています。

コミュニケーションのサイロ化を解消

あまりに多くの無関係なコンテンツは、しばしば情報のサイロ化を招きます。 つまり、従業員にとって実際に重要な情報が簡単に失われてしまうのです。 なぜ、組織内で情報が失われてしまうのか、自問してみてください。

適切な社内ビジネスコミュニケーションと、適切なコミュニケーションツールの使用は、この課題を解決するために非常に重要です。

従業員の生産性を高める

従業員の5人に4人が、効果的な社内ビジネスコミュニケーションは自分の仕事のパフォーマンスに役立つと考えています。

情報過多で、従業員はしばしば仕事に必要なコンテンツを探すために多くの情報を費やします。

さらに、平均的な従業員は、必要な情報を探すのに毎日 2.5 時間費やしています。 毎月、これは、従業員の指先にあるべきものを見つけるために、1週間まるまる時間を失うという結果になります。

以下は、社内でのビジネス コミュニケーションが従業員の生産性を向上させる方法のほんの一部です。

部門間コミュニケーションを改善する

適切なコミュニケーション戦略なしに、企業内で部門間コミュニケーションを有効に保つことは非常に難しいことです。

従業員がより生産的になるためには、コミュニケーションとコラボレーションを容易に行える必要があります。

たとえば、研究部門はマーケティング チームと同じページにいる必要があり、ビジネス オフィスは IT 部門と同期する必要があります。

コミュニケーションそのものに加えて、部門間チーム コラボレーションの向上のためのヒントは、ここにいくつか紹介します。

リモート ワーカーとのコミュニケーションを改善する

リモート チームは仕事の未来の姿です。 Global Mobile Workforce Forecast Updateは、2022年までに世界の労働人口の40%以上がモバイル化されると推定しています。 さらに、米国などの先進国では、この数字はすぐに75%に達する可能性があります。

これは、新しい種類のコミュニケーション、リーダーシップ、管理アプローチが必要であることを意味します。 時差や情報サイロを越えて調整し、言語や文化の壁を克服することは、遠隔地のチームが直面するコミュニケーションの課題のほんの一部に過ぎません。

より良い社内ビジネスコミュニケーションは、リモートチームのコラボレーションや感覚に大きなプラスの影響を与えることができます。

従業員の離職率を下げる

従業員がより熱心で満足している企業は、離職率が非常に低くなります。 ミレニアル世代や若い世代を引きつけ、職場に留めておくためには、雇用主は従業員に自分の仕事に関連する情報を提供し続けるようにしなければなりません。

逆に、無関係な情報が多すぎると、ストレス、離職、フラストレーションにつながり、その結果、従業員の定着率が低下することが多いのです。

知識共有の取り組みを改善する

企業が社内コミュニケーションに投資して達成しようとしている主な目標の1つは、知識共有のベストプラクティスを向上させることです。

従業員が常に成長し、新しいことを学んでいる世界では、雇用主は組織内で簡単に知識を共有できるようにする必要があります。

内部ビジネスコミュニケーション戦略がうまく設定されていないと、知識の共有や組織の知識が損なわれる。

従業員の支持を高める

雇用主が従業員と効果的にコミュニケーションする方法を知っていれば、従業員をブランドの大使にすることにはるかに成功します。

ブランド大使は、多くの企業が考えているほど難しいことではありません。 実際、幸せな社員はブランドアンバサダー・プログラムに貢献することを望んでいる。

ブランドアンバサダーシップと従業員支援は、企業経営にどのように役立つのか、4つの主要な方法があります。

• ブランド認知度の向上
• 雇用者ブランドの向上と質の高い候補者の獲得
• マーケティング活動の強化
• 売上の増加

顧客満足度と定着率の向上

ビジネスコミュニケーションの向上は、顧客満足度も高めることになるのです。 組織内のコミュニケーションが悪いと、顧客サービスや満足度に関して、2つのことが起こります。

まず、顧客と接する役割を担う従業員が、必要な情報を得られない。

実際、ある研究では、従業員の態度が顧客満足度に大きな影響を与え、その結果、収益が増加することがわかっています。

よりよい企業文化を築く

最後に、よりよい企業文化や職場環境を築くには、正しいビジネスコミュニケーション戦略が不可欠です。

透明でオープンな方法でコミュニケーションをとる企業は、より健全な職場の雰囲気、従業員のモチベーションと満足度を高めます。

一方、職場文化を改善する手段としてビジネスコミュニケーションを軽視する組織は、低いエンゲージメント、高い離職率、低い従業員と顧客満足度に悩まされます。

モバイル・ビジネス・コミュニケーションの台頭

ミレニアル世代は世界の労働人口の50%を占め、2025年には労働人口の75%を占めると予測されています。

ご存知のように、ミレニアル世代とZ世代はハイテクに詳しく、モバイル指向の社員です。

組織は、一般的な全社的な電子メールを送信したり、時代遅れのイントラネットを使用するだけでは、従業員の注意を引くことはできないことを認識しつつあります。

そのため、多くの企業は、従業員のコミュニケーションを改善し、従業員が重要な情報に常にアクセスできるようにし、組織全体の連携を確認するために、モバイル ファーストの従業員コミュニケーション アプリを導入しています。

こうすることで、ビジネス コミュニケーションがより簡単に、より速く、より合理的になります。

20 Interesting Business Communications Facts

統計がお好きな方は、このセクションもお好きでしょう。 社内のビジネス・コミュニケーションに関する最も興味深い事実をいくつか見てみましょう。

1. 60%の企業が長期的なビジネスコミュニケーションを持っていない。
2. 日常的にイントラネットを利用している社員はわずか13％
3. 74％の社員が会社のニュースを見逃していると感じている
4. 72％の社員が会社の方針を十分に理解していない
5. 87％の人が週に1回以上、職場でのコミュニケーションに携帯電話を使用している
6. 従業員がつながっている組織では、従業員の生産性が20～25％向上する
7. 38％の企業がリモート従業員を増やしている

。

8. 従業員の目標と企業の目的を一致させることに優れていると答えた経営者はわずか23％
9. 60％の人が少なくとも月に一度はコミュニケーションの問題で危機に直面している
10. 29％の従業員が、社内ビジネスコミュニケーションがうまくいっていないと回答している。 プロジェクトが失敗する理由である
11. 従業員が組織の戦略に対する自分の貢献を「よく」「非常に」理解していると考えるIC専門家はわずか40％
12. 従業員が受け取るメールの62％は重要ではない
13. 60.8%の社員が、仕事中のメールを時々または頻繁に無視すると回答している
14. 47.7% の社員が、仕事中のメール受信を減らすと幸福度が上がりそうだと回答している
15. 社員はテキストを読むよりビデオを見る傾向が75%高い
16. コミュニケーションチャネルを効果的に使っていると考えるIC専門家はわずか24%
17. 効果的に変化とコミュニケーションプログラムを持つ組織では3.0%である
18. 28%のリーダーが、プロジェクトを当初の期間内に完了できない主な原因として、コミュニケーション不足を報告している
19. 77%の従業員が、携帯電話を手の届くところに置いている。 5633>
20. ラインマネージャーが良いコミュニケーターだと思う雇用主はわずか17％

テクノロジーが職場のビジネスコミュニケーション改善に役立つ方法

デジタル変革の世界では、。 企業は、組織的な取り組みを改善するために、新しいテクノロジーを導入する準備が必要です。

従業員のコミュニケーションとエンゲージメントが非常に重要になるにつれ、この分野の新しいツールも進化してきました。

先に述べたように、電子メール、イントラネット、その他の時代遅れの従業員コミュニケーション ソリューションは、もはや十分ではありません。

今日では、企業が内部と外部の両方のビジネス・コミュニケーションを改善することを可能にする新しいソフトウェア・ソリューションを目にすることができます。

当社の従業員コミュニケーション・ソリューションであるSmarpにより、世界中の企業は次のようなことに成功しました。

• 従業員のエンゲージメントを高める
• 従業員の生産性を高める
• 情報のサイロ化を防ぐ
• 従業員の支持を高める
• マーケティングおよび営業活動を促進する
• 雇用主ブランドの認知度を高める
• より高い志を持って集まれるようにする。5633>

ビジネスコミュニケーションの未来

パンデミックによって、職場のコミュニケーションは大きく変わりました。 近い将来、ビジネスコミュニケーションがどのようになるかを理解するために、インターナルコミュニケーションの専門家が、従業員コミュニケーションの専門家が新しい標準に適応するために開発すべき必須スキルについて説明しているこの短いビデオをご覧ください。