Zprávy o incidentech mají zásadní význam pro zajištění bezpečnosti zaměstnanců i pro zavedení osvědčených postupů na pracovišti. Správné zdokumentování incidentů pomáhá identifikovat nebezpečí v pracovním prostředí a předcházet situacím, které by mohly potenciálně ohrozit lidi. A co je nejdůležitější, dobře napsaná zpráva o incidentu může pomoci zajistit, aby vaše společnost dodržovala vládní pracovní předpisy a normy. Každá společnost má při vyplňování zpráv o incidentech jedinečné pokyny. Způsob každodenního fungování jedné organizace se s největší pravděpodobností liší od způsobu fungování vaší společnosti. Nemusíte kopírovat jejich přesný formát nebo šablonu. Místo toho vymyslete směrnici, která bude vystihovat systémy a postupy vaší společnosti. Struktura a základní inkluze jsou však naprosto stejné.
Základní informace
Zpráva o incidentu musí být věcná a úplná. Měla by obsahovat následující informace:
- jména a funkce zúčastněných osob
- jména případných svědků
- přesné místo a/nebo adresu incidentu
- přesný čas a datum události
- podrobný a jasný popis toho, co se přesně stalo
- popis zranění
Nic se nesmí vynechat, je velmi důležité začít psát zprávu co nejdříve. Čím déle budete čekat, tím obtížnější může být přesné zdokumentování podrobností události. Nejlepší je sepsat zprávu v době, kdy mají všichni incident ještě v čerstvé paměti.
Přesnost
Dokument musí být přesný a bez gramatických a pravopisných chyb. V ideálním případě by v něm neměly být žádné opravy – zejména pokud je psán rukou. Pokud je nutné provést nějaké opravy, může být nutné, aby každé vymazané nebo přidané slovo bylo parafováno svědky. Poslední, co chcete, je, aby se zpráva dala vykládat různými způsoby. Přečtěte si zprávu vícekrát a hledejte případné mezery, které je třeba doplnit. Chybí nějaká část příběhu? Mohla by být některá část příběhu blíže objasněna? Nezapomeňte uvést nejen skutečný incident, ale i události, které se odehrály před ním a po něm.
Objektivita
Vyvarujte se používání emotivních slov a výroků, které popisují pocity. Zpráva musí být věcná a nesmí obsahovat sarkasmus, povýšená prohlášení a odsuzující poznámky. Od osoby odpovědné za písemnou zprávu se očekává, že se bude opírat výhradně o fakta, bude schopna odhalit osobní předsudky a názory a vyhnout se jim. Aby se tak stalo, nesmí připustit, aby zprávu ovlivnily dřívější nebo vnější informace.
Právní hlediska
Pamatujte, že se jedná o právní dokumenty, které mohou být využity policií a soudy při vyšetřování události. Mělo by v něm být jasně uvedeno, zda se týká některého z následujících bodů:
- Fyzické zranění
- Napadení
- Ničení majetku
- Práce-související s prací
- Krádež nebo loupež
- Agresivní chování
- Vážné onemocnění
- Hrozící smrt
- Právní a trestné činy
- Rušivé situace
Pokud si nejste jisti, zda je hlášení nutné, zvažte moudrost „raději bezpečně, než abyste litovali.“. Pokud je incident extrémní, může být dobré okamžitě zavolat policii. Nakonec se vždy informujte o pracovněprávních předpisech své země, abyste se ujistili, že je vaše společnost plně v souladu s nimi.
Příčina incidentu
Pokud přesná příčina incidentu zůstane po počátečním vyšetřování neurčena, je v pořádku sdílet hypotézy, pokud jsou takto jasně označeny ve zprávě. Pokud je to možné, připojte výpovědi svědků, náčrtky a fotografie. Pokud jsou k dispozici, je třeba uvést i odkazy na záznamy z bezpečnostních kamer.
Podpis nadřízeného
Vyplněnou zprávu musí podepsat nadřízený nebo vedoucí pracovník, který byl v době incidentu odpovědný. Jako oprávněný signatář si musí zprávu přečíst a ujistit se, že je jasná, čitelná a přesná a že byly důsledně dodrženy firemní pokyny pro hlášení incidentů.
Důvěrnost
Protože zprávy téměř vždy obsahují citlivé a důvěrné informace, například o zdravotních problémech zaměstnance, musí se hlášení incidentů provádět s ohledem na soukromí zúčastněných stran. Pouze oprávnění pracovníci by měli mít možnost nahlížet do podrobností hlášení.
Nejlepší postupy pro vyplňování formulářů pro hlášení incidentů
Každá společnost musí mít protokol pro hlášení incidentů. Přístup k tomuto dokumentu by měly mít pouze pověřené osoby. Mohou jej používat k dokumentaci nešťastných událostí, řízení rizik a vytváření bezpečnostních opatření, jak ukládá zákon. Při vyplňování formuláře je třeba dodržovat následující osvědčené postupy:
- Praktikujte smysl pro naléhavost. Vyplňte formulář hlášení a založte jej do 24 hodin.
- Uveďte drobné detaily a všechny relevantní údaje.
- Nadřízený by měl informace v hlášení ověřit.
- Formulář může vyplnit pouze osoba, která se incidentu přímo účastní.
- Buďte důkladní a vyvarujte se oprav.
- Přečtěte si.
- Nepředpokládejte, že čtenář porozumí obecným tvrzením.
- Zachovejte důvěrnost a nedovolte, aby informace četly nepovolané osoby.
- Po dokončení dokument podepište.
- V případě potřeby informujte policii nebo zdravotníky.
Každý zaměstnanec vaší společnosti by měl absolvovat seminář nebo školení týkající se řešení incidentu na pracovišti. Budou tak vědět, jak incident nahlásit, když se něco stane. A konečně, přechod na bezpapírovou formu vám může pomoci vyhnout se ztrátě důležitých dokumentů. Digitální formuláře, jako je níže uvedená bezplatná šablona, jsou skvělou alternativou ke staromódnímu papírování.