Nøgleforskelle mellem ERP-system og regnskabssoftware – Definition og betydning

En ERP-software (Enterprise Resource Planning) er netop det. Det er en altomfattende forvaltningssoftware, der integrerer funktionen af hver enkelt komponent i din virksomhed. Hvilket betyder, at alle afdelinger i din organisation er forbundet på en sådan måde, at output fra en del kan blive input til et andet system og derved automatisere mange processer i virksomheden, der forekommer regelmæssigt. F.eks. deling af daglige salgsdata for hver produktlinje med produktions- og indkøbsafdelingerne for at definere produktionsbehovet. I de fleste tilfælde er ERP-regnskabssystemet blot en delkomponent af et ERP-system. Folio3 Microsoft Dynamics Partner har skitseret nogle nøgleord forskelle i denne guide til erp vs regnskabssystemer.

Ajourføring: Hvis du leder efter ERP vs crm sammenligning, Se denne komplette guide.

Regnskabssoftware Definition og betydning

Regnskabssoftware er mere specifik i funktion og natur. Regnskabsinformationssystemet (AIS) beskæftiger sig med det finansielle aspekt af organisationen og dens processer ved at registrere forretningstransaktioner, dvs. debitorer / kreditorer, journalposter og hovedbog, som bruges til at udarbejde de nødvendige finansielle rapporter som f.eks. resultatopgørelser og balancer. På grund af dette begrænsede fokus er regnskabsprogrammerne ikke i stand til at opnå samme integrationsniveau som et ERP-regnskabsprogram.

De fleste regnskabsprogrammer vil kunne give dig et overblik over din virksomhed, men på grund af den manglende integration, som i et ERP-regnskabsprogram, kan de ikke foregribe og hjælpe dig med at planlægge for i morgen. Uden denne datadrevne prognose baserer virksomhederne derfor primært forretningsbeslutninger på antagelser og gætværk for at forudsige udbud og efterspørgsel, hvilket kan føre til et underskud.

Hvad er et ERP-regnskabssystem?

De fleste ERP-produkter, der tilbydes i dag, leveres med regnskabssoftware som en indgangspakke (kontormæssigt), der er kendt som et ERP-regnskabssystem. Efterhånden som din virksomhed vokser, og dit behov for automatisering af mere komplekse dataregistrerings- og rapporteringsprocesser stiger, kan du tilføje flere processpecifikke komponenter; derved konverteres dit regnskabsprogram til et ERP.

For eksempel tilbyder typisk regnskabssoftware funktioner til økonomisk forvaltning, planlægning og budgettering som sin grundpakke. Men den samme boks kan integreres med andre forretningsaktiviteter som f.eks. projekt- og forsyningskædeforvaltning, rapportering og analyse samt forvaltning af menneskelige ressourcer. I nogle tilfælde kan der også tilføjes et I.T.-styringsmodul. Husk, at hvert modul normalt licenseres separat.

ERP Vs Accounting Software – Store forskelle

For fuldt ud at demonstrere, hvordan regnskabssoftware og ERP-systemer adskiller sig fra hinanden, er der behov for at se på erp vs regnskabssoftwarefunktionaliteten med hensyn til rækkevidde af tjenester og omfanget af indvirkning. Regnskabssoftware opfatter, som det fremgår af navnet, virksomheden i form af regnskabstransaktioner. Dette omfatter aspekter af virksomheden som f.eks. lønninger, debitorer, kreditorer og prøvesaldi. Nogle af de mere almindelige moduler, der indgår i regnskabssoftware, omfatter fakturering, salgsordre, købsordre, hovedbog, timesedler, udgifter og elektronisk betaling.

På den anden side, selv om der er en vis overlapning mellem den grundlæggende funktionalitet i regnskabssoftware og et ERP, er de to stadig forskellige. ERP-software er et ressourceforvaltningssystem, som registrerer materielle og immaterielle aktiver, materialer, menneskelige ressourcer og finansielle ressourcer. Selv om regnskaber behandles af regnskabssoftware, vil en ERP-regnskabssoftware forbinde regnskaberne med kausalitetsbegrebet, dvs. ofte indregne immaterielle aktiver, der påvirker de finansielle resultater, såsom menneskelige arbejdstimer, produktlivscyklusser, præstationsenheder og kunderelationer.

Bedste ERP-regnskabssystem fra Microsoft

Microsoft anses for at være markedsleder inden for udvikling af ERP-software og systemintegration. Dette skyldes primært, at virksomheden har udviklet en bred vifte af systemer og delkomponenter, der imødekommer alle virksomheders behov. Nogle af de mest kendte ERP-regnskabssystemer, som Microsoft tilbyder, er anført nedenfor:

ERP-regnskabssystem nr. 1: Microsoft Dynamics 365 Finance & Operation

Microsoft begyndte sin rejse inden for professionel ERP-regnskabssoftware i Dynamics AX helt tilbage i 2006. Siden da blev systemet i 2016 omdøbt til Microsoft Dynamics 365 for Operations og nåede derefter sin endelige destination som Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations i 2017. Nogle af de centrale moduler, der indgår i Dynamics AX, omfatter bl.a:

1. General Ledger – funktioner til hovedbog, moms, valuta og anlægsaktiver
2. Bank Management – modtager og udbetaler kontanter
3. Customer Relationship Management (CRM) – kontakt og vedligeholdelse af forretningsforbindelser (kunder, leverandører og leads)
4. Accounts Receivable – ordreindtastning, forsendelse og fakturering
5. Accounts Payable – indkøbsordrer, varer, der modtages på lager
6. Lagerstyring – lagerstyring og værdiansættelse som f.eks. dynamics shopify
7. Master Planning (ressourcer) – planlægning af indkøb og produktion
8. Produktion – styklister, produktionssporing
9. Product Builder – oprettelse og vedligeholdelse af produkttilstande
10. Human Resources – oplysninger om medarbejdere
11. Project Accounting – oprettelse og sporing af projekter (primært fra et regnskabsperspektiv)
12. Basic – datakonfiguration og integration, f.eks. magento dynamics.
13. Administrationsmodul – systemkonfiguration
14. Indkøb og sourcing
15. Salg og marketing
16. Lagre, administrere og fortolke data

Ikke meget ændret i årenes løb med hensyn til funktionalitet og grundlæggende formål. Ideen var at samle alle de separate moduler og komponenter under ét komplet produkt. Selve produktet vil så have et par forskellige moduler, som indkøbsorganisationen kan vælge efter behag. Den anden mulighed er naturligvis at købe hele produktet og alle de klokker og fløjter, der følger med.

Læs vores detaljerede guide: Hvad er dynamics 365?

Ansøgning af dette ERP-regnskabsprogram kan meget vel være en af de bedre beslutninger, du træffer for din virksomhed.

1. Sammenlign globale regnskaber og operationer for at muliggøre hurtig og informeret beslutningstagning,
2. Smidigt og effektivt tilpasse dig skiftende markedskrav og drive hurtig forretningsvækst.
3. Forbedre den økonomiske ydeevne til et helt nyt niveau ved at give dig mulighed for at lukke regnskaberne hurtigere, levere pålidelig rapportering, øge rentabiliteten med business intelligence og sikre global overholdelse.
4. Løb smartere operationer, når du bringer smidighed og effektivitet ind i din produktion ved at forbinde og dermed optimere produktionsplanlægning, planlægning, drift og omkostningsstyring.
5. Automatiser, effektiviser og moderniser din forsyningskæde med forenet, avanceret lager- og lagerstyring for at forbedre opfyldelse, materialeindkøb og logistik.

ERP Regnskabssystem nr. 2: Microsoft Dynamics NAV

På mange måder fungerer Dynamics NAV ligesom de mange Microsoft Office-værktøjer, du måske allerede er bekendt med. Dynamics Nav arbejder problemfrit sammen med Outlook, Word og Excel og hjælper dig med at udføre hverdagsopgaver direkte fra din indbakke. Du får de samme kraftfulde færdigheder på tværs af Android-, iOS- og Windows-platforme for at få en ensartet og sikker oplevelse på desktop, laptop og mobilenhed. Dermed får du tingene gjort, uanset hvor og hvornår du har brug for at arbejde.

Folio3 tilbyder følgende nav-connectors-løsning:

Shopify Navision, Magento Nav, Amazon Navision

Nogle af de vigtigste funktioner omfatter:

1. Udfør både økonomistyring og regnskab,
2. Håndter kontanter, aktiver og bankforretninger effektivt og sikkert,
3. Håndter din produktion, drift og forsyningskæde gennem én software,
4. Håndter og spor leverandører, ordrer, lager og produktion,
5. Opmuntrer salg og forbedrer servicelevering,
6. Håndter kontakter, salgsmuligheder, og servicekontrakt,
7. Håndter projekter effektivt,
8. Opret overslag, følg projekter og administrer kapacitet,
9. Fleksibel men hurtig implementering on premises eller i skyen, alt efter hvilken model der passer bedst til din virksomhed,
10. Business intelligence med rapportering
11. En holistisk tilgang til din virksomhed
12. Konkurrer globalt med flere valutaer og sprog.

Fordelene ved at bruge et ERP vs. regnskabsprogram

Den største fordel ved at udnytte et ERP-regnskabsprogram frem for et standard regnskabsprogram er i hvor meget mere du kan gøre med et ERP. De mange forskellige moduler, som Dynamics 365-produktet dækker, giver dig mulighed for effektivt at lægge en strategi og styre din organisation på den måde, som du ønsker.

Læs vores detaljerede guide: ERP-konsulent, definition og ansvarsområder

ERP-systemer, selv ERP-regnskabssystemer, er et aktiv for enhver organisation. De får din virksomhed til at fungere på en ensartet måde ved at indsamle og sikre dine oplysninger gennem automatiserede processer og producere letforståelige mønstre. Med disse og mange flere kompetencer gør fordelene ved ERP-systemer i en organisation din daglige drift og langsigtede planlægning mere effektiv. Nedenfor er flere af de mest betydningsfulde ERP-fordele ved implementering af denne type software:

1. Fokuserede it-omkostninger
   1. Fordel it-omkostningerne og forbedre effektiviteten i stedet for at bruge ressourcer på flere systemer
2. Total synlighed
   1. Fuldstændig forståelse af hver kritiske proces i din virksomhed ved at gøre data let tilgængelige
3. Advanced Planning and Reporting
   1. Anvendelse af den samme ERP-pakke på tværs af afdelinger betyder, at din organisation har en enkelt, samlet rapporteringssystem til alle processer
4. IQMS ERP
   1. Business Intelligence-funktionalitet giver virksomheder mulighed for at få en dybere analytisk indsigt i deres aktiviteter.
5. Komplet tilpasning
   1. Mange ERP-leverandører tilbyder flere applikationer, der kan implementeres sammen i overensstemmelse med virksomhedens behov. Forbedret effektivitet
6. Reducerede IT- og uddannelsesomkostninger, tid og kræfter
   1. Det er muligt at reducere eller fjerne gentagne manuelle processer betydeligt ved korrekt implementering af et ERP-system
7. Kundeservice
   1. Da kundeoplysningerne er centraliseret og strømlinet, kan dit salgsteam fokusere på at opbygge og vedligeholde kunderelationer i stedet for at føre regneark.
8. Datasikkerhed og kvalitet
   1. En af de vigtigste fordele ved et ERP-system er datasikkerhed. Det er trods alt data, der er kernen i ethvert ERP-koncept.
   2. Et enkelt lager af oplysninger er med til at forbedre nøjagtigheden, konsistensen og sikkerheden af virksomhedens data.
9. Forbedret samarbejde og arbejdsgange
   1. En ERP-platform strømliner processen med at samarbejde med andre ved at give medarbejderne adgang til data, når de har brug for det.
10. Standardiserede forretningsprocesser
    1. Vedkendte processer giver betydelige fordele for virksomheder af alle størrelser.
11. Faciliteret overholdelse af lovgivningen
    1. ERP’er hjælper med overholdelse af lovgivningen gennem sikre og validerede data, kombineret med indbyggede rapporter.
12. Bedre styring af forsyningskæden
    1. Et ERP forbedrer forsyningskæden ved at forkorte leveringstiden, hjælpe med at levere til tiden og mange andre fordele, der vil forbedre den samlede drift og succes for din virksomhed.
13. Superior skalerbarhed
    1. Det er af største vigtighed at få et system på plads, der elegant og effektivt kan imødekomme din virksomheds vækst, og det rigtige ERP-system gør det nemt.

Slutning

Hvad enten du udvider din kundebase; går ind på nye markeder; udruller nye processer, afdelinger eller produkter; eller på anden måde vokser din virksomhed, er det behageligt at tilføje ny funktionalitet til en ERP-platform med den rigtige softwareleverandør. Selv om selv den mest avancerede regnskabssoftware vil lade dig simulere, hvordan en ERP fungerer, vil en ægte ERP-regnskabssoftware gøre meget mere. Integreret styring af alle aspekter af virksomheden i overensstemmelse med, hvordan de skal håndteres, er mere effektiv. Ofte ender virksomheder, der bruger regnskabssoftware som et ERP-program, med at forme deres administration og ledelsesstil til at passe til softwaren i stedet for omvendt. Derfor er det, hvis du kan, altid en bedre idé at gå efter et ERP regnskabsprogram som Dynamics 365.

Deltag gerne din værdifulde feedback og glem ikke at dele erp vs regnskabssystemer guide.