Definition: Planlægning er den grundlæggende ledelsesfunktion, som indebærer, at man på forhånd beslutter, hvad der skal gøres, hvornår det skal gøres, hvordan det skal gøres, og hvem der skal gøre det. Det er en intellektuel proces, der fastlægger en organisations mål og udvikler forskellige handlemuligheder, hvormed organisationen kan nå disse mål. Den udstikker præcist, hvordan man kan nå et bestemt mål.
Planlægning er ikke andet end at tænke, før handlingen finder sted. Det hjælper os med at tage et kig ind i fremtiden og på forhånd beslutte, hvordan vi skal håndtere de situationer, som vi kommer til at møde i fremtiden. Det indebærer logisk tænkning og rationel beslutningstagning.
Karakteristika ved planlægning
- Ledelsesmæssig funktion: Planlægning er først og fremmest en ledelsesfunktion, der danner grundlaget for andre ledelsesfunktioner, dvs. organisering, bemanding, ledelse og kontrol, da de udføres inden for rammerne af de udarbejdede planer.
- Målorienteret: Den fokuserer på at definere organisationens mål, identificere alternative handlemuligheder og beslutte den passende handlingsplan, der skal iværksættes for at nå målene.
- Gennemgribende: Den er gennemgribende i den forstand, at den er til stede i alle segmenter og er påkrævet på alle niveauer i organisationen. Selv om planlægningens omfang varierer på forskellige niveauer og i forskellige afdelinger.
- Kontinuerlig proces: Planer laves for en bestemt periode, f.eks. for en måned, et kvartal, et år osv. Når denne periode er forbi, udarbejdes der nye planer under hensyntagen til organisationens nuværende og fremtidige krav og forhold. Derfor er det en løbende proces, idet planerne udarbejdes, udføres og efterfølges af en ny plan.
- Intellektuel proces: Det er en mental øvelse, idet det indebærer anvendelse af sindet til at tænke, forudsige, forestille sig intelligent og innovere osv.
- Futuristisk: I planlægningsprocessen tager vi et smugkig på fremtiden. Det omfatter at se ind i fremtiden, at analysere og forudsige den, så organisationen kan imødegå fremtidige udfordringer effektivt.
- Beslutningstagning: Der træffes beslutninger om valget af alternative handlemuligheder, der kan iværksættes for at nå målet. Det valgte alternativ skal være det bedste blandt alle, med færrest negative og flest positive resultater.
Planlægning beskæftiger sig med at opstille mål, mål og formulere en plan for at nå dem. Aktiviteten hjælper ledere med at analysere den nuværende tilstand for at identificere måder at opnå den ønskede position i fremtiden. Det er både organisationens behov og ledernes ansvar.
Planlægningens betydning
- Det hjælper ledere med at forbedre fremtidige resultater ved at opstille mål og vælge en fremgangsmåde til gavn for organisationen.
- Det minimerer risici og usikkerhed ved at se fremad i fremtiden.
- Det letter koordineringen af aktiviteter. Det reducerer således overlapning mellem aktiviteter og eliminerer uproduktivt arbejde.
- Det angiver på forhånd, hvad der skal gøres i fremtiden, så det giver retning for handling.
- Den afdækker og identificerer fremtidige muligheder og trusler.
- Den opstiller standarder for styring. Den sammenligner den faktiske præstation med standardpræstationen, og der gøres en indsats for at korrigere den samme.
Planlægning findes i alle typer organisationer, husholdninger, sektorer, økonomier osv. Vi er nødt til at planlægge, fordi fremtiden er meget usikker, og ingen kan forudsige fremtiden med 100 % nøjagtighed, da forholdene kan ændre sig når som helst. Derfor er planlægning et grundlæggende krav for enhver organisation med henblik på overlevelse, vækst og succes.
Trin i planlægning
Gennem planlægningsprocessen får en organisation ikke kun indsigt i fremtiden, men den hjælper også organisationen til at forme sin fremtid. Effektiv planlægning indebærer enkelhed i planen, dvs. at planen skal være klart formuleret og let at forstå, for hvis planen er for kompliceret, vil det skabe kaos blandt organisationens medlemmer. Endvidere bør planen opfylde alle organisationens krav.