7 Hacks zur Verbesserung der Effizienz am Arbeitsplatz im Jahr 2020

Bei der Verbesserung der Effizienz am Arbeitsplatz geht es darum, dass Ihre Mitarbeiter intelligenter arbeiten, nicht härter. Es reicht auch nicht aus, die Effizienz der Mitarbeiter zu „knacken“.

Es ist wichtig, alle Faktoren zu berücksichtigen, die die Produktivität der Mitarbeiter beeinflussen, wie das Arbeitsumfeld, die Arbeitszufriedenheit und eine effektive Führung. Unsere sieben Hacks helfen Ihnen, die richtigen Werkzeuge und Strategien zu finden, um die Arbeitsmoral und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu erhöhen.

In diesem Artikel behandeln wir:

• Erlauben Sie flexible Arbeitszeiten
• Aktualisieren Sie Ihre Technologie
• Mappen Sie Prozesse
• Fördern Sie die Teambildung
• Fördern Sie ein glückliches Arbeitsumfeld
• Hören Sie auf mit dem Besprechungswahnsinn
• Finden Sie Wege zur Automatisierung

Erlauben Sie flexible Arbeitszeiten

Flexible Arbeitszeiten ermöglichen es den Mitarbeitern, dann zu arbeiten, wenn sie am produktivsten und effizientesten sind – egal, ob das spät nachts oder früh am Tag ist. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Arbeitszeiten frei zu wählen, werden sie auch zufriedener sein und sich eher an arbeitsbezogene Aufgaben halten, wenn sie am Arbeitsplatz sind.

Sie könnten sogar in Erwägung ziehen, Ihr Team vollständig aus der Ferne arbeiten zu lassen oder zumindest mehr Tage mit Heimarbeit anzubieten. Laut Entrepreneur steigert ein Remote-Team die Produktivität um 13 Prozent.

Damit sind Sie nicht allein: Start-ups und Online-Unternehmen wie Zapier und Groove haben komplett remote arbeitende Teams. Der Wegfall des Pendelns spart den Mitarbeitern viel Zeit und bietet ihnen einen komfortableren Ort für ihre Arbeit.

Tipp: Wenn Sie vermuten, dass die Produktivität bei der Arbeit von zu Hause aus sinkt, lassen Sie Ihre Mitarbeiter ein Zeiterfassungstool wie Time Doctor verwenden.

Aktualisieren Sie Ihre Technologie

Recherchieren Sie die technologischen Entwicklungen in Ihrer Branche und setzen Sie alle ein, die die Arbeitseffizienz erhöhen. Der Kauf von iPads für Ihre Mitarbeiter kann ihnen helfen, unterwegs zu arbeiten, vor allem wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Oder verwenden Sie ein iPad-System in Ihrer Rezeption, um Pakete zu empfangen und Ihre Mitarbeiter schnell und einfach über Gäste zu informieren.

Tipp: Versuchen Sie es mit einem virtuellen Whiteboard wie Jamboard von Google während Ihrer Telefonkonferenzen. Erwägen Sie, Ihren Mitarbeitern einen Kopfhörer zur Verfügung zu stellen, damit sie sich konzentrieren können.

Prozesse abbilden

Ineffiziente Prozesse am Arbeitsplatz können aus normalerweise effizienten Mitarbeitern frustrierte, unproduktive machen. Erfassen Sie Ihre Prozesse, um festzustellen, ob es etwas Unnötiges gibt, das die Produktivität hemmt. Ändern Sie diese Prozesse oder schaffen Sie sie ganz ab.

Tipp: Versuchen Sie, einen Arbeitsablauf in einer Besprechung mit Haftnotizen abzubilden, bevor Sie ihn in ein Programm wie Microsoft Visio übertragen. Geben Sie überarbeitete und neue Prozesse in eine Projektmanagement-Software wie Asana ein, damit Ihr gesamtes Team an Bord ist.

Fördern Sie die Teambildung

Die Arbeitsproduktivität steigt, wenn Mitarbeiter lernen, besser zu kommunizieren. Finden Sie Wege, um Mitarbeiter dazu zu bringen, als Gruppe an Projekten oder für verschiedene Abteilungen zusammenzuarbeiten, um ihren Informationsfluss zu verbessern. Teambuilding-Aktivitäten oder Unternehmungen außerhalb des Firmengeländes sind eine gute Möglichkeit für die Mitarbeiter, zu lernen, miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Noch besser ist es, wenn Sie diese Teambuilding-Maßnahmen mit Möglichkeiten kombinieren, die Mitarbeiter zu ermutigen, aktiv zu werden oder ihre allgemeine Gesundheit zu fördern – sowohl körperlich als auch geistig. Gesunde Mitarbeiter nehmen weniger Krankheitstage in Anspruch und sind produktiver. Außerdem helfen solche Aktivitäten den Mitarbeitern, sich auf stressfreie und unterhaltsame Weise zusammenzuschließen, was die Arbeitsmoral und das Engagement steigert, so ProofHub.

Tipp: Organisieren Sie einen Wohltätigkeitslauf, einen Sporttag oder einen Fitness-Wettbewerb. Bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich einen ganzen Tag lang freiwillig für eine Wohltätigkeitsorganisation zu engagieren. Oder sponsern Sie einen Wellness-Tag mit Yoga, Massagen und Workshops sowie einem gesunden Mittagessen und Snacks.

Fördern Sie ein glückliches Arbeitsumfeld

Mitarbeiter, die am Arbeitsplatz glücklich sind, gehen effizienter mit ihrer Zeit um, erledigen ihre Aufgaben besser und sind insgesamt produktiver. Sie neigen auch dazu, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, anstatt sich durch nicht arbeitsbezogene Aufgaben ablenken zu lassen, z. B. durch das Abrufen persönlicher Konten in den sozialen Medien.

Beginnen Sie mit der Analyse Ihres Büroraums, empfiehlt ProofHub. Wie ist die Beleuchtung? Investieren Sie in eine bessere Beleuchtung, um die Belastung der Augen zu verringern, und in Jalousien für die Fenster, damit die Mitarbeiter selbst bestimmen können, wie viel natürliches Licht sie wünschen.

Befragen Sie die Mitarbeiter zu ihren Arbeitsplätzen – sind ihre Stühle bequem genug? Können Sie ein paar Stehpulte einrichten? Wie wäre es mit legeren Bereichen, in denen die Mitarbeiter auf der Couch arbeiten können?

Tipp: Eine schnelle Änderung der Büroeinrichtung kann die Mitarbeiter motivieren. Organisieren Sie eine Initiative zum Entrümpeln und Umstellen von Möbeln (bitten Sie die Mitarbeiter zunächst um ihre Mitarbeit). Kaufen Sie Pflanzen oder neue Kunstwerke oder dekorieren Sie für einen Feiertag.

Hören Sie mit dem Besprechungswahnsinn auf

Unternehmen in den USA geben jedes Jahr über 35 Milliarden Dollar für Besprechungen aus, und die Mitarbeiter verbringen laut Entrepreneur durchschnittlich 37 Prozent ihrer Zeit in Besprechungen. Überlegen Sie, ob Ihr Unternehmen zu viele Besprechungen abhält – Sie könnten sowohl Zeit als auch Geld verschwenden, ganz zu schweigen von der Beeinträchtigung der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.

Mit den richtigen Projektmanagement-Tools lassen sich viele Besprechungen vermeiden. Natürlich wird es immer einen Bedarf an persönlichen Besprechungen geben, aber vielleicht nicht so viele davon.

Tipp: Slack, Asana und Basecamp sind allesamt großartige Kommunikations- und Projektmanagement-Tools, die anstelle von Besprechungen eingesetzt werden können.

Finden Sie Wege zur Automatisierung

Multitasking schadet tatsächlich der Produktivität. Das ständige Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben kann dazu führen, dass Mitarbeiter 40 Prozent ihrer Produktivität einbüßen, so Wrike. Hier kann die Technologie glänzen und kleine Aufgaben übernehmen, die nicht so wichtig sind. Versuchen Sie, Ihre Social-Media-Kampagnen zu automatisieren, nutzen Sie E-Mail-Marketingdienste, die automatisierte E-Mail-Kampagnen versenden, und automatisieren Sie Ihre Vertriebs- und Lead-Generierungsarbeit.

Tipp: LinkedIn verfügt jetzt über Lead Gen Forms, mit denen Nutzer automatisch ausgefüllte Formulare übermitteln können. Hootsuite und TubeMogul sind Tools, die Ihnen helfen, Ihre Social-Media-Kampagnen zu automatisieren.

Menschen fragen auch:

• Wie kann ich intelligenter und nicht härter arbeiten?
• Wie kann ein Unternehmen effizienter werden?
• Wie kann man die Teamleistung verbessern?

Wie kann ich intelligenter und nicht härter arbeiten?

Hier sind einige Vorschläge, um intelligenter und nicht härter zu arbeiten:

1. Erfassen Sie Ihre Zeit: Verwenden Sie eine App wie Rescue Time, um genau zu sehen, wofür Sie jeden Tag Ihre Zeit aufwenden.
2. Erledigen Sie es in zwei Minuten: Wenn Sie eine Aufgabe sehen, die Sie in zwei Minuten oder weniger erledigen können, tun Sie es jetzt. Wenn Sie später darauf zurückkommen, brauchen Sie mehr Zeit dafür.
3. Schlagen Sie ständige Besprechungen vor: Verringern Sie die Sitzungszeit und erhöhen Sie das Engagement durch ständige Besprechungen.
4. Vergessen Sie die Perfektion: Perfektion ist der Feind des Erreichten – das gilt besonders am Arbeitsplatz.
5. Hören Sie auf, Brände zu löschen: Planen Sie eine bestimmte Tageszeit für die Beantwortung von E-Mails und Nachrichten ein.
6. Verschönern Sie Ihren Arbeitsbereich: Stellen Sie Pflanzen, Kerzen, Bilder oder andere Dinge auf, die Sie glücklich machen. Inc. sagt, dass ein ästhetisch ansprechender Arbeitsplatz die Produktivität um 15 Prozent steigern kann.
7. Arbeiten Sie 90 Minuten lang: Arbeiten Sie nicht länger als 90 Minuten am Stück und machen Sie dann eine Pause, um einen Kaffee zu trinken oder spazieren zu gehen, im Büro spazieren zu gehen oder ein kurzes Gespräch mit einem Kollegen zu führen. Untersuchungen haben ergeben, dass Spitzenkräfte effizienter sind, wenn sie höchstens 90 Minuten am Stück arbeiten.

Wie kann ein Unternehmen effizienter werden?

Für Tipps, wie ein Unternehmen effizienter werden kann, beachten Sie unsere sieben Hacks oben.

Wie verbessern Sie die Teamleistung?

Hier sind sechs Tipps, um die Teamleistung zu verbessern:

1. Stellen Sie Teamregeln auf: z. B. keine Handys oder Laptops bei Besprechungen und Respekt außerhalb der Bürozeiten
2. Seien Sie sich über den Zweck im Klaren: Seien Sie sich immer über den Zweck eines Projekts oder Ziels im Klaren und warum Sie die Schritte unternehmen, die Sie unternehmen, um dorthin zu gelangen
3. Belohnen Sie gute Arbeit: Zusätzliche Urlaubstage, Prämien, unternehmensweite E-Mails und persönliche Glückwünsche sind gute Möglichkeiten, die Teamleistung zu verbessern
4. Fördern Sie die Nutzung von Räumen für die Zusammenarbeit: Die Mitarbeiter müssen sehen, dass leitende Angestellte diese informellen Räume nutzen
5. Planen Sie informelle Gespräche: Holen Sie Kaffee und Gebäck und halten Sie eine kurze Morgenbesprechung ab oder laden Sie alle zu einem Nachmittagskaffee ein
6. Konzentrieren Sie sich auf die Stärken, nicht auf die Schwächen: Ermitteln Sie die Stärken jedes Teammitglieds und nutzen Sie sie. Das ist effektiver, als sich auf die Schwächen zu konzentrieren.