Zwischenfallberichte sind von entscheidender Bedeutung für die Sicherheit der Mitarbeiter und die Einführung bewährter Verfahren am Arbeitsplatz. Die ordnungsgemäße Dokumentation von Vorfällen hilft, Gefahren im Arbeitsumfeld zu erkennen und Situationen zu vermeiden, die Menschen gefährden könnten. Vor allem aber kann ein gut geschriebener Unfallbericht dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen die staatlichen Arbeitsvorschriften und -normen einhält. Jedes Unternehmen hat eigene Richtlinien für die Erstellung von Unfallberichten. Wie ein Unternehmen tagtäglich arbeitet, unterscheidet sich höchstwahrscheinlich von dem, was Ihr Unternehmen tut. Sie müssen deren Format oder Vorlage nicht exakt kopieren. Entwickeln Sie stattdessen einen Leitfaden, der die Systeme und Verfahren Ihres Unternehmens widerspiegelt. Der Aufbau und die wesentlichen Bestandteile sind jedoch die gleichen.
Grundlegende Informationen
Der Unfallbericht muss sachlich und vollständig sein. Er sollte enthalten:
- die Namen und Positionen der beteiligten Personen
- die Namen aller Zeugen
- den genauen Ort und/oder die Adresse des Vorfalls
- die genaue Uhrzeit und das Datum des Vorfalls
- eine detaillierte und klare Beschreibung dessen, was genau passiert ist
- eine Beschreibung der Verletzungen
Da keine Information ausgelassen werden darf, ist es wichtig, so schnell wie möglich mit dem Schreiben des Berichts zu beginnen. Je länger Sie warten, desto schwieriger kann es werden, die Einzelheiten des Vorfalls genau zu dokumentieren. Es ist am besten, den Bericht zu verfassen, wenn die Erinnerung an den Vorfall noch frisch ist.
Genauigkeit
Das Dokument muss genau sein und darf keine Grammatik- oder Rechtschreibfehler enthalten. Im Idealfall sollte es keine Korrekturen geben – vor allem, wenn es handschriftlich verfasst ist. Wenn Korrekturen vorgenommen werden müssen, muss jedes gestrichene oder hinzugefügte Wort von den Zeugen paraphiert werden. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass der Bericht auf unterschiedliche Weise interpretiert werden kann. Lesen Sie den Bericht mehrmals durch und suchen Sie nach Lücken, die gefüllt werden müssen. Gibt es einen fehlenden Teil der Geschichte? Könnte ein Teil der Geschichte noch weiter geklärt werden? Denken Sie daran, nicht nur den eigentlichen Vorfall zu schildern, sondern auch die Ereignisse, die davor und danach stattgefunden haben.
Sachlichkeit
Vermeiden Sie emotionale Worte und Aussagen, die Gefühle beschreiben. Der Bericht muss sachlich sein und frei von Sarkasmus, herablassenden Aussagen und wertenden Äußerungen. Von der Person, die für die schriftliche Berichterstattung verantwortlich ist, wird erwartet, dass sie sich ausschließlich auf Fakten stützt und in der Lage ist, persönliche Vorurteile und Meinungen zu erkennen und zu vermeiden. Dazu darf er oder sie nicht zulassen, dass frühere oder externe Informationen den Bericht beeinflussen.
Rechtliche Erwägungen
Denken Sie daran, dass es sich um juristische Dokumente handelt, die von Polizei und Gerichten zur Untersuchung des Vorfalls verwendet werden können. Es sollte klar angegeben werden, ob es sich um eines der folgenden Dinge handelt:
- Körperverletzung
- Angriff
- Eigentumszerstörung
- Arbeits-.Arbeitsunfälle
- Diebstahl oder Raub
- Aggressives Verhalten
- Schwerwiegende Krankheit
- Bedrohter Tod
- Ungesetzliche und kriminelle Handlungen
- Störende Situationen
Wenn Sie nicht sicher sind, ob eine Meldung notwendig ist, bedenken Sie die Weisheit „Vorsicht ist besser als Nachsicht.“. Wenn der Vorfall extrem ist, kann es sinnvoll sein, sofort die Polizei zu rufen. Und schließlich sollten Sie sich immer über die Arbeitsvorschriften Ihres Landes informieren, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften in vollem Umfang einhält.
Ursache des Vorfalls
Wenn die genaue Ursache des Vorfalls nach der ersten Untersuchung noch nicht feststeht, ist es in Ordnung, Hypothesen mitzuteilen, solange sie in dem Bericht eindeutig als solche gekennzeichnet sind. Fügen Sie, wenn möglich, Zeugenaussagen, Skizzen und Fotos hinzu. Falls vorhanden, sollte auch auf Sicherheitsfilmmaterial verwiesen werden.
Unterschrift des Vorgesetzten
Der ausgefüllte Bericht muss von dem zum Zeitpunkt des Vorfalls verantwortlichen Vorgesetzten oder Manager unterzeichnet werden. Als Unterschriftsberechtigter muss er oder sie den Bericht lesen und sicherstellen, dass er klar, lesbar und korrekt ist und dass die Unternehmensrichtlinien für die Meldung von Vorfällen strikt befolgt wurden.
Vertraulichkeit
Da Berichte fast immer sensible und vertrauliche Informationen enthalten, z. B. über die Gesundheit eines Mitarbeiters, muss bei der Meldung von Vorfällen die Privatsphäre der Beteiligten gewahrt bleiben. Nur befugtes Personal sollte in der Lage sein, die Berichtsdetails einzusehen.
Best Practices for Filling Out Incident Report Forms
Jedes Unternehmen muss ein Protokoll für die Meldung von Vorfällen haben. Nur befugte Personen sollten Zugang zu diesem Dokument erhalten. Sie können es für die Dokumentation unglücklicher Ereignisse, das Risikomanagement und die Festlegung von Sicherheitsmaßnahmen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen verwenden. Beim Ausfüllen des Formulars sollten die folgenden bewährten Praktiken beachtet werden:
- Auf Dringlichkeit achten. Füllen Sie das Meldeformular aus und reichen Sie es innerhalb von 24 Stunden ein.
- Fügen Sie kleine Details und alle sachdienlichen Daten ein.
- Der Vorgesetzte sollte die Informationen im Bericht überprüfen.
- Nur die Person, die direkt in den Vorfall verwickelt ist, kann das Formular ausfüllen.
- Sein Sie gründlich und vermeiden Sie Korrekturen.
- Lesen Sie nach.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass der Leser allgemeine Aussagen versteht.
- Bewahren Sie die Vertraulichkeit und lassen Sie keine unbefugten Personen die Informationen lesen.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wenn es fertig ist.
- Informieren Sie die Polizei oder medizinisches Fachpersonal, wenn es notwendig ist.
Jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens sollte an einem Seminar oder einer Schulung zum Umgang mit einem Vorfall am Arbeitsplatz teilnehmen. Auf diese Weise wissen sie, wie sie einen Vorfall melden müssen, wenn etwas passiert. Schließlich können Sie durch die Umstellung auf papierlose Verfahren den Verlust wichtiger Dokumente vermeiden. Digitale Formulare, wie die kostenlose Vorlage unten, sind eine großartige Alternative zu altmodischem Papierkram.