Equipment Maintenance Log Best Practices

Jeder, der sich ernsthaft mit der Instandhaltung von Geräten befasst, ist ständig auf der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten.
Es gibt eine einfache Sache, die man direkt vor der Nase hat und die nur selten in vollem Umfang genutzt wird – ein Equipment Maintenance Log.
In diesem Artikel werden wir die Vorteile eines genauen Wartungsprotokolls für die Ausrüstung betrachten und die besten Praktiken besprechen, wie man es so beibehalten kann.

Was ist ein Wartungsprotokoll für die Ausrüstung?

Das Wartungsprotokoll für die Ausrüstung ist ein einfaches Dokument, das alle Wartungsmaßnahmen aufzeigt, die an einer bestimmten Anlage durchgeführt wurden.
Die darin enthaltenen Informationen variieren zwar je nach Art der betreffenden Anlage, ein Standard-Instandhaltungsprotokoll ist jedoch häufig in zwei verschiedene Abschnitte unterteilt:

1. Allgemeine Informationen zur Identifizierung der Anlage
2. Liste der durchgeführten Instandhaltungsmaßnahmen an der Anlage und wer sie durchgeführt hat

Allgemeine Informationen umfassen in der Regel:

• Name der Anlage
• Modell
• Seriennummer
• Standort

In einigen Fällen umfassen die allgemeinen Informationen auch Kaufdatum und Kaufpreis.
Die Liste der durchgeführten Maßnahmen umfasst in der Regel folgende Informationen:

• Datum (wann eine bestimmte Maßnahme durchgeführt wurde)
• Beschreibung der Maßnahme (was wurde getan)
• Person, die die Maßnahme durchgeführt hat (wer hat sie durchgeführt)

Es gibt verschiedene kostenlose Vorlagen für Wartungsprotokolle, die Sie herunterladen können, wenn Sie noch mit Stift und Papier arbeiten, um Ihre Wartungsaufzeichnungen zu erfassen.
Hier sind einige Beispiele für solche Wartungsprotokollvorlagen:

Bildquelle

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Wie Sie sehen können, können die erfassten Informationen sehr unterschiedlich sein. Wenn Sie glauben, dass Ihre Techniker in der Lage sind, umfassende Details sorgfältig zu erfassen, kann Sie niemand davon abhalten, komplexe Wartungsprotokolle zu verwenden. Bedenken Sie jedoch, dass sie umso weniger Zeit für die eigentliche Wartungsarbeit haben, je mehr Informationen sie aufzeichnen müssen.
Detaillierte Protokolle können die Zeit, die Sie für die allgemeine Wartung aufwenden, verkürzen, aber die Aufzeichnung unnötiger Dinge verringert die Produktivität und führt zu Frustration. Deshalb sollten Sie immer versuchen, ein Gleichgewicht zu finden, indem Sie die Dinge identifizieren, deren Verfolgung tatsächlich nützlich ist.
Wie beurteilen Sie als Instandhaltungskoordinator, ob etwas nützlich ist? Fragen Sie sich, ob die Daten, die Sie verfolgen wollen, Teil eines Wartungsberichts sind, und ob Sie sie in den letzten 3-6 Monaten für eine wichtige Entscheidung benötigten.

Wenn die Antwort NEIN lautet, dann ist die Verfolgung dieser Daten wahrscheinlich reine Zeitverschwendung.

Die Vorteile der Verwendung von CMMS zur Aufzeichnung von Wartungsarbeiten

Es gibt viele Gründe, ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem zu verwenden, und das Wartungsprotokoll ist einer davon.
Im Vergleich zu Papieraufzeichnungen sind hier die größten Vorteile der Verwendung eines modernen CMMS, um zu verfolgen, was mit Ihren Anlagen geschieht:

1. Unvergleichlicher Datenzugang. Solange Sie eine Internetverbindung haben, können Sie jederzeit und von überall auf Ihre Wartungsprotokolle zugreifen.
2. Automatisierte Datenerfassung. Beim Hinzufügen eines manuellen Eintrags erkennt CMMS automatisch, wann und wer die Daten eingibt, da Sie angemeldet sein müssen, um den Eintrag vorzunehmen. Wäre die durchgeführte Wartungsmaßnahme Teil eines vorbeugenden Wartungsplans, müssten Sie keine Zeit für die Eingabe der Daten in Ihr Protokoll aufwenden. Das liegt daran, dass ein Wartungsprotokoll automatisch mit den abgeschlossenen Arbeitsaufträgen und PMs gefüllt wird.
3. Bessere Verantwortlichkeit. Sie können zwar immer noch Daten nachträglich eingeben, aber alle Aufgaben sind mit dem Wartungskalender verbunden, so dass es einfacher ist, zu erkennen, wer was gemacht hat, wie lange es gedauert hat und welche Teile verwendet wurden. Das macht es viel einfacher, einen möglichen Streit zu lösen und zu sehen, ob einige Teammitglieder mehr Arbeit leisten als andere.
4. Weniger Raum für menschliche Fehler. Da CMMS einen Teil des Aufzeichnungsprozesses automatisiert, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Techniker falsche Daten eingeben (Haftungsausschluss: Manche CMMS-Software ist kompliziert und nicht sehr benutzerfreundlich, was der Genauigkeit Ihrer Wartungsaufzeichnungen schadet. Aus diesem Grund haben wir besonders hart daran gearbeitet, unser CMMS so intuitiv wie möglich zu gestalten.)
5. Weitaus bessere Übersicht über die Wartungshistorie. Können Sie eine Suche durchführen oder die Wartungsmaßnahmen nach Quelle, Datum oder Techniker filtern, wenn Sie Papieraufzeichnungen verwenden? Können Sie die Anlagenhistorie von unterwegs aus einsehen? Können Sie Informationen zu jeder Anlage in nur wenigen Sekunden abrufen? Wenn Sie ein mobiles CMMS haben, können Sie das.
6. Es ist fast unmöglich, dass die Protokolle „verloren gehen“ oder beschädigt werden. Vom ersten Tag an, als wir das System einsetzten, sind Aufzeichnungen verloren gegangen oder verlegt worden. Außerdem ist das Papier nicht das haltbarste Material, das es gibt, und so kommt es nicht selten vor, dass es beschädigt wird. Die Daten sind viel sicherer, wenn sie in der Cloud gespeichert sind.
7. Weniger Papierkram. Niemand schleppt gerne einen Stapel Papier mit sich herum, egal wohin er geht. Mit modernen CMMS brauchen Sie nur noch ein Mobiltelefon. Außerdem sparen Sie Kosten für Papier und helfen der Umwelt – eine Win-Win-Situation.
8. Möglichkeit, Bilder/Videos anzuhängen. Manche Dinge lassen sich einfach viel besser mit einem Bild oder einem kurzen Video beschreiben – und wir würden es gerne sehen, wenn jemand ein Video an ein Papier anhängen würde. Es ist an der Zeit, all die Megapixel unserer Mobiltelefone für nützliche Aufgaben einzusetzen.

Auf dem Bild unten sehen Sie, wie ein Wartungsprotokoll in Limble aussieht:

Wie die Instandhaltung von Anlagen von einer genauen Wartungshistorie profitiert

Lassen Sie uns zunächst das Wort „genau“ ansprechen. Wenn Sie nicht bereit sind, etwas Mühe zu investieren, um sicherzustellen, dass die Daten in Ihren Wartungsprotokollen korrekt und bei Bedarf verfügbar sind, warum sollten Sie dann überhaupt Aufzeichnungen führen? Was nützt es Ihnen, Ihre Entscheidungen auf der Grundlage falscher Daten zu treffen?
Wenn Sie etwas tun wollen, dann tun Sie es richtig.
Hier sind einige Vorteile einer genauen Wartungshistorie:

• Die Planung von vorbeugenden Wartungsarbeiten ist einfacher. Sie können die Liste der spezifischen Ausfälle, die bei einer Anlage aufgetreten sind, damit vergleichen, wie oft Sie vorbeugende Wartungsmaßnahmen durchführen, die darauf abzielen, diese Ausfälle zu verhindern.

Wenn Sie zum Beispiel eine wöchentliche PM zum Schmieren der Lager haben und diese dennoch häufiger als in den OEM-Richtlinien empfohlen ausgetauscht werden müssen, müssen Sie diese Aufgabe wahrscheinlich alle fünf Tage statt einmal pro Woche einplanen.

• Schnellerer Fehlerdiagnose- und Reparaturprozess. Das Wartungsprotokoll der Anlage gibt Ihnen einen schnellen Einblick in die gesamte Dokumentation und die Arbeiten, die bereits an dieser Anlage durchgeführt wurden. Dies ist besonders für neuere Techniker nützlich, die noch nicht mit allen Anlagen vertraut sind, damit sie wissen, welche Fehlerursachen sie zuerst überprüfen sollten.
• Leichtere Entscheidung, wann die Anlage ersetzt werden sollte. Ein Teil der Anlagenwartung ist die Beurteilung, ob eine Anlage noch reparaturwürdig ist. Neben der Betrachtung der gesamten Reparaturkosten und des Risikos potenzieller Ausfallzeiten kann das Wartungsprotokoll nützliche Informationen in Form eines Überblicks über die Art und Häufigkeit aller Ausfälle liefern, die bei der Anlage aufgetreten sind.
• Geringere Bestands- und Betriebskosten. Es spielt keine Rolle, ob es sich um einen unerwarteten Ausfall oder einen geplanten Stillstand handelt, denn wenn Sie weniger Zeit für die Reparatur einer kritischen Anlage benötigen, können Sie eine Menge Geld sparen, das Sie sonst verlieren würden, weil Sie Ihre Produktionszahlen nicht erreichen können. Darüber hinaus können Wartungsprotokolle hilfreich sein, um zu entscheiden, welche und wie viele Ersatzteile Sie bestellen und auf Lager halten sollten.

Wenn Sie ein modernes CMMS verwenden, wird der Ersatzteilbestand automatisch verfolgt. In diesem Fall können Sie das Wartungsprotokoll der Ausrüstung verwenden, um etwaigen Anomalien nachzugehen. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie ungewöhnlich viele Ölfilter bestellt haben, können Sie in den Wartungsprotokollen nachsehen, welche Anlage(n) sie so schnell verbrauchen und warum.

Solange Sie es mit der Nachverfolgung nicht übertreiben, werden Ihnen saubere Wartungsprotokolle bei der Entwicklung einer effizienten Wartungsabteilung sehr helfen.

Wie halten Sie Ihr Wartungsprotokoll auf dem neuesten Stand?

Wenn Sie ein CMMS verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass jeder weiß, wie das Tool funktioniert und an wen er sich wenden kann, wenn er etwas eingeben muss, das nicht durch die Standardverfahren abgedeckt ist.
In einem modernen CMMS sind Ihre Daten miteinander verbunden, was bedeutet, dass Sie die Daten zwar nur einmal eingeben müssen, diese Daten aber an mehreren Stellen verwendet werden. Um sicherzustellen, dass die Filter- und Suchfunktionen möglichst genaue Ergebnisse liefern, ist es sinnvoll, die Daten immer im gleichen Format einzugeben.
Wenn Sie mit Stift und Papier arbeiten, gibt es einige Dinge, die Sie festlegen sollten, um Ihr Wartungsprotokoll so genau wie möglich zu halten:

• erstellen Sie eine standardisierte Vorlage für jede Anlage, die Sie verfolgen wollen, und versuchen Sie, diese Vorlagen so ähnlich wie möglich zu halten
• haben Sie einen bestimmten Ort, an dem die Aufzeichnungen aufbewahrt werden
• definieren Sie, wie die Wartungsprotokolle der Anlagen während des Schichtwechsels die Hände wechseln sollen

Der letzte Punkt, den wir hier erwähnen wollen und der unabhängig von den oben genannten Ansätzen wichtig ist, ist die Notwendigkeit, Ihren Technikern die Bedeutung einer genauen Dateneingabe zu vermitteln.
Wartungstechniker arbeiten oft unter nicht gerade idealen Bedingungen. Stundenlanges Stehen bei Hitze/Kälte/Nässe kann körperlich und geistig anstrengend sein. In solchen Situationen hat das Verfassen detaillierter und genauer Berichte über die geleistete Arbeit keine Priorität. Um dies zu ändern, müssen Sie sich etwas mehr Zeit nehmen, um die Bedeutung dieser Aufzeichnungen zu verdeutlichen. Erläutern Sie, wie sich falsche Informationen auf ihre täglichen Arbeitsabläufe sowie auf das gesamte Unternehmen auswirken können.

Lernen Sie aus der Geschichte, damit Sie sie nicht wiederholen

Es heißt nicht umsonst, dass die Geschichte der beste Lehrmeister ist.
Wir hoffen, dass wir Ihnen zeigen konnten, dass die Vorteile eines Wartungsprotokolls für Geräte die zusätzliche Zeit, die Sie für das Aufschreiben der erforderlichen Daten aufwenden müssen, überwiegen.
Mit einem CMMS wird Ihnen fast die gesamte Arbeit abgenommen, so dass Sie sich in diesem Szenario darauf konzentrieren sollten, genaue Daten in Ihrem Wartungsprotokoll zu haben und diese auch tatsächlich zu nutzen, um verschiedene Aspekte der Anlagenwartung zu verbessern. Einen ausführlichen Überblick über CMMS finden Sie in unserem Leitfaden Was ist ein CMMS-System und wie funktioniert es?
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Limble CMMS Ihre Wartungsarbeiten vereinfachen kann, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

Geschrieben von

Bryan Christiansen

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