Schlüsselunterschiede zwischen ERP-System und Buchhaltungssoftware – Definition und Bedeutung

Eine Enterprise Resource Planning (ERP) Software ist genau das. Es handelt sich um eine allumfassende Management-Software, die die Funktionen aller Komponenten Ihres Unternehmens integriert. Das bedeutet, dass alle Abteilungen Ihres Unternehmens so miteinander verknüpft sind, dass die Ergebnisse eines Teils zu Eingaben für ein anderes System werden können, wodurch viele regelmäßig anfallende Geschäftsprozesse automatisiert werden. Zum Beispiel die gemeinsame Nutzung der täglichen Verkaufsdaten für jede Produktlinie mit den Produktions- und Beschaffungsabteilungen, um den Produktionsbedarf zu definieren. In den meisten Fällen ist das ERP-Buchhaltungssystem nur eine Unterkomponente eines ERP-Systems. Folio3 Microsoft Dynamics Partner haben in diesem Leitfaden einige stichwortartige Unterschiede zwischen ERP- und Buchhaltungssystemen dargelegt.

Aktualisierung: Wenn Sie nach einem Vergleich zwischen ERP- und CrM-Systemen suchen, lesen Sie diesen vollständigen Leitfaden.

Buchhaltungssoftware Definition und Bedeutung

Buchhaltungssoftware ist in ihrer Funktion und Beschaffenheit spezifischer. Das Buchhaltungsinformationssystem (AIS) befasst sich mit dem finanziellen Aspekt der Organisation und ihrer Prozesse, indem es Geschäftsvorgänge aufzeichnet, d. h. Forderungen und Verbindlichkeiten, Journaleinträge und Hauptbuch, die zur Erstellung der erforderlichen Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen verwendet werden. Aufgrund dieses begrenzten Schwerpunkts kann eine Buchhaltungssoftware nicht dasselbe Maß an Integration erreichen wie eine ERP-Buchhaltungssoftware.

Die meisten Buchhaltungssoftwares sind in der Lage, Ihnen einen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen, aber aufgrund der fehlenden Integration, wie bei einer ERP-Buchhaltungssoftware, können sie nicht vorausschauend arbeiten und Ihnen bei der Planung für morgen helfen. Ohne diese datengestützte Vorhersage stützen sich Unternehmen bei ihren Geschäftsentscheidungen daher hauptsächlich auf Annahmen und Vermutungen, um Angebot und Nachfrage vorherzusagen, was zu einem Defizit führen kann.

Was ist ein ERP-Buchhaltungssystem?

Die meisten ERP-Produkte, die heute angeboten werden, enthalten eine Buchhaltungssoftware als Einstiegspaket, das als ERP-Buchhaltungssystem bekannt ist. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihr Bedarf an der Automatisierung komplexerer Datenerfassungs- und Berichtsprozesse steigt, können Sie weitere prozessspezifische Komponenten hinzufügen und so Ihre Buchhaltungssoftware in ein ERP-System umwandeln.

Eine typische Buchhaltungssoftware bietet beispielsweise Finanzmanagement-, Planungs- und Budgetierungsfunktionen als Basispaket. Die gleiche Software kann jedoch mit anderen Geschäftsvorgängen wie Projekt- und Lieferkettenmanagement, Berichtswesen und Analyse sowie Personalverwaltung integriert werden. In einigen Fällen kann auch ein I.T.-Managementmodul hinzugefügt werden. Beachten Sie, dass jedes Modul in der Regel separat lizenziert wird.

ERP vs. Buchhaltungssoftware – Die wichtigsten Unterschiede

Um die Unterschiede zwischen Buchhaltungssoftware und ERP-Systemen vollständig zu verdeutlichen, ist es notwendig, die Funktionalität von ERP vs. Buchhaltungssoftware in Bezug auf den Leistungsumfang und das Ausmaß der Auswirkungen zu betrachten. Buchhaltungssoftware nimmt, wie der Name schon sagt, das Unternehmen in Form von Buchhaltungstransaktionen wahr. Dazu gehören Aspekte des Unternehmens wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Saldenlisten. Zu den gebräuchlicheren Modulen von Buchhaltungssoftware gehören Fakturierung, Kundenauftrag, Bestellung, Hauptbuch, Stundenzettel, Spesen und elektronischer Zahlungsverkehr.

Andererseits gibt es zwar einige Überschneidungen zwischen den grundlegenden Funktionen von Buchhaltungssoftware und ERP, aber die beiden sind dennoch unterschiedlich. ERP-Software ist ein Ressourcenmanagementsystem, das materielle und immaterielle Vermögenswerte, Materialien, Humanressourcen und finanzielle Ressourcen erfasst. Auch wenn die Finanzdaten von der Buchhaltungssoftware erfasst werden, verknüpft eine ERP-Buchhaltungssoftware die Finanzdaten mit dem Konzept der Kausalität, d. h. sie berücksichtigt häufig immaterielle Faktoren, die sich auf die finanzielle Leistung auswirken, wie z. B. menschliche Arbeitsstunden, Produktlebenszyklen, Leistungseinheiten und Kundenbeziehungen.

Bestes ERP-Buchhaltungssystem von Microsoft

Microsoft gilt als Marktführer auf dem Gebiet der ERP-Softwareentwicklung und Systemintegration. Das liegt vor allem daran, dass das Unternehmen eine breite Palette von Systemen und Teilkomponenten entwickelt hat, die alle Geschäftsanforderungen abdecken. Einige der bekanntesten ERP-Buchhaltungssysteme, die von Microsoft angeboten werden, sind im Folgenden aufgeführt:

ERP-Buchhaltungssystem#1: Microsoft Dynamics 365 Finance & Betrieb

Microsoft begann seine Reise in die professionelle ERP-Buchhaltungssoftware in Dynamics AX bereits im Jahr 2006. Seitdem wurde das System 2016 in Microsoft Dynamics 365 for Operations umbenannt und erreichte 2017 sein endgültiges Ziel als Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations. Einige der in Dynamics AX enthaltenen Kernmodule sind:

1. Hauptbuch – Hauptbuch-, Umsatzsteuer-, Währungs- und Anlagenfunktionen
2. Bankmanagement – Empfang und Auszahlung von Bargeld
3. Customer Relationship Management (CRM) – Kontaktaufnahme und Pflege von Geschäftsbeziehungen (Kunden, Lieferanten und Leads)
4. Debitorenbuchhaltung – Auftragserfassung, Versand und Rechnungsstellung
5. Kreditorenbuchhaltung – Kaufaufträge, Wareneingang ins Lager
6. Bestandsführung – Bestandsverwaltung und -bewertung wie z.B. Dynamics Shopify
7. Master Planning (Ressourcen) – Einkaufs- und Produktionsplanung
8. Production – Stücklisten, Fertigungsverfolgung
9. Product Builder – Erstellung und Pflege von Produktmodellen
10. Human Resources – Mitarbeiterinformationen
11. Project Accounting – Erstellung und Verfolgung von Projekten (primär aus buchhalterischer Sicht)
12. Basic – Datenkonfiguration und -integration, z.B. magento dynamics.
13. Verwaltungsmodul – Systemkonfiguration
14. Beschaffung und Einkauf
15. Vertrieb und Marketing
16. Daten speichern, verwalten und interpretieren

Im Laufe der Jahre hat sich an der Funktionalität und dem grundlegenden Zweck nicht viel geändert. Die Idee war, alle separaten Module und Komponenten in einem Gesamtprodukt zu vereinen. Das Produkt selbst besteht dann aus einigen verschiedenen Modulen, die von der einkaufenden Organisation nach Belieben ausgewählt werden können. Die andere Möglichkeit ist natürlich, das gesamte Produkt mit allem Drum und Dran zu kaufen.

Lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden: Was ist Dynamics 365?

Die Verwendung dieser ERP-Buchhaltungssoftware könnte sehr wohl eine der besseren Entscheidungen für Ihr Unternehmen sein.

1. vereinheitlichen Sie globale Finanzdaten und Abläufe, um eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen,
2. passen Sie sich schnell und effektiv an sich ändernde Marktanforderungen an und treiben Sie ein schnelles Unternehmenswachstum voran.
3. verbessern Sie die finanzielle Leistung auf eine ganz neue Ebene, indem Sie die Bücher schneller abschließen, zuverlässige Berichte erstellen, die Rentabilität mit Business Intelligence steigern und die globale Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.
4. Steigern Sie die Flexibilität und Effizienz Ihrer Fertigung, indem Sie die Produktionsplanung, den Zeitplan, den Betrieb und das Kostenmanagement miteinander verbinden und dadurch optimieren.
5. Automatisieren, rationalisieren und modernisieren Sie Ihre Lieferkette mit einer einheitlichen, fortschrittlichen Lager- und Bestandsverwaltung, um Fulfillment, Materialbeschaffung und Logistik zu verbessern.

ERP-Buchhaltungssystem#2: Microsoft Dynamics NAV

In vielerlei Hinsicht funktioniert Dynamics NAV genauso wie die vielen Microsoft Office-Tools, mit denen Sie vielleicht schon vertraut sind. Dynamics NAV arbeitet nahtlos mit Outlook, Word und Excel zusammen und hilft Ihnen, alltägliche Aufgaben direkt aus Ihrem Posteingang zu erledigen. Sie erhalten die gleichen leistungsstarken Funktionen auf Android-, iOS- und Windows-Plattformen für ein konsistentes und sicheres Erlebnis auf Desktop, Laptop und Mobilgerät. So erledigen Sie Ihre Aufgaben, wo und wann immer Sie arbeiten müssen.

Folio3 bietet folgende Nav-Connectoren-Lösung an:

Shopify Navision, Magento Nav, Amazon Navision

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

1. Finanzmanagement und Buchhaltung,
2. Effiziente und sichere Verwaltung von Bargeld, Vermögenswerten und Bankgeschäften,
3. Verwaltung von Fertigung, Betrieb und Lieferkette über eine Software,
4. Verwaltung und Nachverfolgung von Lieferanten, Aufträgen, Inventar und Produktion,
5. Verkaufsförderung und Verbesserung der Serviceleistungen,
6. Verwaltung von Kontakten, Verkaufschancen,
7. Projekte effektiv verwalten,
8. Kostenvoranschläge erstellen, Projekte nachverfolgen und Kapazitäten verwalten,
9. Flexible, aber schnelle Bereitstellung vor Ort oder in der Cloud, je nachdem, welches Modell am besten zu Ihrem Unternehmen passt,
10. Business Intelligence mit Berichtswesen
11. Ein ganzheitlicher Ansatz für Ihr Unternehmen
12. Weltweite Wettbewerbsfähigkeit mit mehreren Währungen und Sprachen.

Vorteile einer ERP-Software gegenüber einer Buchhaltungssoftware

Der größte Vorteil einer ERP-Buchhaltungssoftware gegenüber einer Standard-Buchhaltungssoftware liegt darin, dass Sie mit einer ERP-Software viel mehr tun können. Die vielen verschiedenen Module, die das Produkt Dynamics 365 abdeckt, geben Ihnen die Möglichkeit, Ihr Unternehmen effektiv zu planen und zu verwalten, so wie Sie es wünschen.

Lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden: ERP-Berater, Definition und Aufgaben

ERP-Systeme, auch ERP-Buchhaltungssysteme, sind ein Gewinn für jedes Unternehmen. Sie sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos funktioniert, indem sie Ihre Informationen durch automatisierte Prozesse erfassen und sichern und leicht verständliche Muster erstellen. Mit diesen und vielen weiteren Kompetenzen machen die Vorteile von ERP-Systemen in einem Unternehmen Ihren täglichen Betrieb und Ihre langfristige Planung effizienter. Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten ERP-Vorteile bei der Implementierung dieser Art von Software:

1. Fokussierte IT-Kosten
   1. Einheitliche IT-Kosten und höhere Effizienz statt Ressourcen für mehrere Systeme
2. Totale Sichtbarkeit
   1. Vollständiges Verständnis für jeden
3. Fortgeschrittene Planung und Berichterstattung
   1. Der Einsatz derselben ERP-Suite in allen Abteilungen bedeutet, dass Ihr Unternehmen über ein einziges, einheitliches Berichtssystem für jeden Prozess
4. IQMS ERP
   1. Die Business Intelligence-Funktionalität ermöglicht es Unternehmen, einen tieferen analytischen Einblick in ihre Abläufe zu gewinnen.
5. Komplette Anpassung
   1. Viele ERP-Anbieter bieten mehrere Anwendungen an, die je nach Geschäftsanforderungen zusammen implementiert werden können. Verbesserte Effizienz
6. Reduzierte IT- und Schulungskosten, Zeit und Aufwand
   1. Bei richtiger Implementierung kann ein ERP-System sich wiederholende manuelle Prozesse erheblich reduzieren oder eliminieren
7. Kundendienst
   1. Da die Kundeninformationen zentralisiert und rationalisiert sind, kann sich Ihr Vertriebsteam auf den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen konzentrieren, anstatt Tabellen zu führen.
8. Datensicherheit und Qualität
   1. Einer der wichtigsten Vorteile eines ERP-Systems ist die Datensicherheit. Denn das Herzstück eines jeden ERP-Konzepts sind die Daten.
   2. Ein einziger Informationsspeicher trägt dazu bei, die Genauigkeit, Konsistenz und Sicherheit der Unternehmensdaten zu verbessern.
9. Verbesserte Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe
   1. Eine ERP-Plattform rationalisiert die Zusammenarbeit mit anderen, indem sie den Mitarbeitern den Zugriff auf Daten ermöglicht, wann immer sie diese benötigen.
10. Standardisierte Geschäftsprozesse
    1. Erprobte Prozesse bringen Unternehmen jeder Größe erhebliche Vorteile.
11. Erleichterte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
    1. ERPs helfen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch sichere und validierte Daten, kombiniert mit integrierten Berichten.
12. Verbessertes Management der Lieferkette
    1. Ein ERP verbessert die Lieferkette, indem es die Durchlaufzeiten verkürzt, die rechtzeitige Lieferung unterstützt und viele andere Vorteile bietet, die den Gesamtbetrieb und den Erfolg Ihres Unternehmens verbessern.
13. Überlegene Skalierbarkeit
    1. Ein System zu installieren, das das Wachstum Ihres Unternehmens elegant und effizient bewältigen kann, ist von größter Bedeutung, und das richtige ERP-System macht es Ihnen leicht.

Fazit

Ob Sie nun Ihren Kundenstamm erweitern, neue Märkte erschließen, neue Prozesse, Abteilungen oder Produkte einführen oder Ihr Unternehmen anderweitig wachsen lassen, das Hinzufügen neuer Funktionen zu einer ERP-Plattform ist mit dem richtigen Softwareanbieter problemlos möglich. Obwohl selbst die fortschrittlichste Buchhaltungssoftware es Ihnen ermöglicht, die Funktionsweise eines ERP zu simulieren, kann eine echte ERP-Buchhaltungssoftware viel mehr. Die integrierte Verwaltung jedes Aspekts des Unternehmens, so wie er gehandhabt werden sollte, ist effektiver. Häufig passen Unternehmen, die eine Buchhaltungssoftware als ERP einsetzen, ihre Verwaltung und ihren Managementstil an die Software an und nicht umgekehrt. Daher, wenn Sie können, ist es immer eine bessere Idee, für eine ERP-Buchhaltungssoftware wie Dynamics 365 zu gehen.

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