Wie man eine gute E-Mail-Signatur schreibt [+ professionelle Beispiele]

Der durchschnittliche Büroangestellte verschickt 40 E-Mails pro Tag. Das sind 40 Gelegenheiten, sich selbst und Ihr Unternehmen in den einzelnen E-Mails zu vermarkten, die Sie jeden Tag verschicken.

Viele Menschen behandeln ihre E-Mail-Signaturen wie einen nachträglichen Gedanken, was eine echte verpasste Gelegenheit darstellt. Diese Signaturen bieten Ihnen die Möglichkeit, deutlich zu machen, wer Sie sind, und es den Leuten leicht zu machen, Sie zu erreichen, und ihnen einen Ort zu geben, an dem sie mehr erfahren können – entweder über Sie, über Ihr Unternehmen oder über etwas, an dem Sie arbeiten.

Wenn Sie also nur Ihren Namen und ein oder zwei Kontaktinformationen in Ihre Signatur schreiben, nutzen Sie nicht die Gelegenheit, mit den Leuten, denen Sie E-Mails schicken, in Kontakt zu treten. (Allerdings sollten Sie es auch nicht übertreiben. Wenn Sie Ihre Signatur mit Links und Informationen vollstopfen, ist das einfach nur Spam und Eigenwerbung.)

Was sollte also in Ihre Signatur aufgenommen werden? Vieles davon hängt von den persönlichen Vorlieben, der Marke und Kultur Ihres Unternehmens und sogar von der Branche ab, in der Sie tätig sind. Hier sind jedoch einige Vorschläge, wie Sie Ihre eigene erstellen können:

Vor- und Nachname

Genauso wie bei Briefen per Post, sollte Ihr Name immer mit angegeben werden, damit der Empfänger Ihrer Nachricht weiß, von wem sie stammt. Dies zeigt sich in der E-Mail-Signatur, oft als erste Textzeile.

Angaben zur Zugehörigkeit (z. B. Berufsbezeichnung und Abteilung)

Die Angaben zur Zugehörigkeit sollten dicht nach dem Namen stehen. Ihre Zugehörigkeit könnte Ihre Berufsbezeichnung, Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation und/oder sogar Ihre Abteilung umfassen. Ihr Name sollte natürlich für sich allein stehen, wenn Sie eine Beziehung zu dem Empfänger aufbauen, aber die Angabe dieser Informationen liefert mehr Kontext über das Gespräch und Ihre Rolle darin. Darüber hinaus verleiht Ihnen die Zugehörigkeit zu einer größeren Organisation mehr Glaubwürdigkeit, vor allem wenn es sich um eine bekannte Organisation handelt. Dies hilft Ihnen, die Aufmerksamkeit Ihrer Leser zu gewinnen, so dass sie Ihre Nachricht ernst nehmen.

Zusätzliche Kontaktinformationen

Zusätzliche Kontaktinformationen sind ebenfalls wichtig, damit der Empfänger weiß, wie er Sie kontaktieren kann. Zu den sekundären Informationen können Telefon, Fax oder jede andere Kommunikationsmethode gehören, die Sie hervorheben möchten. In Situationen, in denen Sie Ihren direkten Draht nicht preisgeben möchten, können Sie bei dieser Gelegenheit Ihre persönliche Website bewerben – eine passive Möglichkeit, die Kommunikationswege zu öffnen, ohne sich selbst mit Anfragen zu überschwemmen, wenn Sie das nicht wollen.

Soziale Profilsymbole

Ihre Präsenz in den sozialen Medien ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer persönlichen Marke, denn sie hilft Ihnen, eine Anhängerschaft in Ihrem Bereich zu gewinnen und zeigt den Menschen, was Ihnen wichtig ist. Man kann viel über eine Person sagen, wenn man weiß, was sie postet und wie sie sich selbst darstellt.

Deshalb ist es eine gute Idee, Links zu Ihren Social-Media-Seiten in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen. Das stärkt nicht nur Ihre persönliche Marke, sondern hilft den Leuten auch, neue Wege zu finden, mit Ihnen in Kontakt zu treten und Ihnen zu folgen.

Noch besser? Wenn Sie Links zu Ihren Online-Inhalten in sozialen Netzwerken posten, kann dies die Besucherzahlen in die Höhe treiben. Wenn Sie also soziale Symbole in Ihre Signatur einfügen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre sozialen Profile auf dem neuesten Stand halten und mit interessanten, relevanten Inhalten füllen. (Mit anderen Worten: Wenn Sie seit sechs Monaten nicht mehr getwittert haben, sollten Sie Twitter weglassen.)

Warum sollten Sie Symbole für soziale Medien anstelle von einfachen Textlinks verwenden? Weil Symbole für Leute, die Ihre Signatur überfliegen, leichter zu erkennen sind – und sich vom restlichen Text abheben. Untersuchungen der NeoMam Studios haben ergeben, dass farbige Bilder die Bereitschaft, den Rest des Inhalts zu lesen, um 80 % erhöhen. Das ist ein großer Vorteil. Außerdem sparen Icons viel Platz an einer Stelle, an der Sie viele Informationen unterbringen müssen.

Selbst wenn Sie auf vielen Social-Media-Sites vertreten sind, sollten Sie die Anzahl der Icons auf fünf oder sechs beschränken. Konzentrieren Sie sich auf die Konten, die für das Wachstum Ihres Unternehmens oder den Aufbau Ihrer persönlichen Marke am wichtigsten sind.

Wenn Sie viele Social-Media-Symbole einbinden, versuchen Sie zumindest, die anderen Inhalte nach Möglichkeit zu reduzieren, damit Ihr Design nicht zu überladen ist. Sehen Sie sich das folgende Beispiel an, das mit dem E-Mail-Signatur-Generator von HubSpot erstellt wurde.

Aufforderung zum Handeln

Eine der klügsten Maßnahmen, die Sie in Ihrer E-Mail-Signatur ergreifen können, ist die Aufnahme einer Aufforderung zum Handeln. Die besten Aktionsaufrufe für E-Mail-Signaturen sind einfach, aktuell, nicht aufdringlich und passen zu Ihrem E-Mail-Stil, so dass sie eher wie ein Post-Scriptum und weniger wie ein Verkaufsgespräch wirken. Wählen Sie einen CTA, der mit einem Ihrer aktuellen Geschäftsziele übereinstimmt, und aktualisieren Sie ihn, wenn sich diese Ziele ändern.

Beispiel

Hier ist ein großartiges Beispiel von Chelsea Hunersen, der ehemaligen Social Media Managerin von HubSpot. Sie ändert ihren Text-CTA je nach ihren aktuellen Social-Media-Zielen. Vor einigen Monaten nutzte sie ihn, um Leute zum Twitter-Konto von HubSpot zu leiten.

Nachdem sie einen eigenen Slack-Kanal für Inbound-Marketer eingerichtet hatte, änderte sie den CTA ihrer E-Mail-Signatur, um die Leute stattdessen dorthin zu leiten.

Links zu Videos können besonders auffällig sein, da in einigen E-Mail-Clients wie Gmail die Miniaturansicht eines Videos unter Ihrer Signatur angezeigt wird. Hier ein Beispiel von unserer Mitarbeiterin Emily MacIntyre:

Buchungslinks

Wenn Sie mit Kollegen und Kunden, die Termine mit Ihnen vereinbaren wollen, hin und her mailen, machen Sie es ihnen leicht, indem Sie einen Link zum Buchen Ihres Kalenders direkt in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Hier ein Beispiel von unserem Mitarbeiter Bryan Lowry:

Beispiel

Es gibt viele Tools, mit denen man Termine buchen kann. Bryan aus dem obigen Beispiel verwendet den teilbaren personalisierten Buchungslink von HubSpot. Wenn Sie ein HubSpot Sales-Kunde sind, können Sie Ihren personalisierten Meeting-Link mit jedem teilen, mit dem Sie ein Meeting buchen möchten, und ihn aus Ihren verfügbaren Zeiten wählen lassen. Wenn Sie möchten, können Sie dafür sorgen, dass HubSpot CRM automatisch einen neuen Kontaktdatensatz für jeden erstellt, der eine Besprechung bucht, wenn noch keiner vorhanden ist.

Wenn Sie kein HubSpot-Kunde sind, ist ein großartiges Besprechungstool Calendly, das für Basic kostenlos ist und mit dem Sie Ihren Google- oder Office 365-Kalender integrieren können. Wenn Sie nach einer Calendly-Alternative suchen, ist YouCanBook.me ein weiteres Buchungstool, das 7 $ pro Kalender und Monat kostet.

Branchen-Haftungsausschluss oder rechtliche Anforderungen

Einige Branchen, wie z. B. Rechts-, Finanz- und Versicherungswesen, haben spezielle Richtlinien für die E-Mail-Nutzung und -Etikette, um die Übermittlung privater Informationen zu verhindern. Aus diesem Grund sollten Sie sich informieren, welche Vorschriften in Ihrer Branche gelten, und in Ihrer Signatur einen Haftungsausschluss für E-Mail-Übertragungen einfügen. Mail-Signatures bietet eine Reihe von Beispielen für E-Mail-Haftungsausschlüsse, darunter diesen:

„Der Inhalt dieser E-Mail ist vertraulich und nur für den in der Nachricht angegebenen Empfänger bestimmt. Es ist strengstens untersagt, irgendeinen Teil dieser Nachricht ohne schriftliche Zustimmung des Absenders an Dritte weiterzugeben. Sollten Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, antworten Sie bitte auf diese Nachricht und löschen Sie sie, damit wir sicherstellen können, dass ein solcher Fehler in Zukunft nicht mehr vorkommt.“

Foto oder Logo

Ein Bild ist eine gute Wahl, um Ihre E-Mail-Signatur aufzupeppen. Wenn Sie eine persönliche Note wünschen, damit Empfänger, die Sie noch nie getroffen haben, Ihren Namen mit Ihrem Gesicht in Verbindung bringen können, sollten Sie ein professionelles Foto in Ihrer Signatur verwenden. Alternativ können Sie auch das Firmenlogo verwenden, um der E-Mail mehr Markenbekanntheit zu verleihen.

Pronomen

Auch wenn es in E-Mail-Signaturen nicht so häufig vorkommt und auch nicht vorgeschrieben ist, ist es hilfreich, die von Ihnen bevorzugten Pronomen in Ihre Signatur aufzunehmen, insbesondere wenn Sie E-Mails an Personen schicken, die Sie noch nie getroffen haben. Es beseitigt auch Unklarheiten, wenn Sie einen Namen haben, der als geschlechtsneutral angesehen wird.

Nachdem Sie nun wissen, welche Elemente Sie enthalten sollten, wie sieht eine gute E-Mail-Signatur aus? Hier sind einige Tipps für die Erstellung von Signaturen, die hilfreich und professionell sind, einschließlich einiger großartiger Beispiele. Sie können auch den kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator von HubSpot verwenden, um Ihre eigene professionelle E-Mail-Signaturvorlage zu erstellen und sie einfach zu Ihrem E-Mail-Client hinzuzufügen.

Betonen Sie Ihren Namen, Ihre Zugehörigkeit und sekundäre Kontaktinformationen.

Wie Sie sich denken können, steht Ihr Name an erster Stelle. Dicht gefolgt von Ihrem Namen sollte jedoch Ihre Zugehörigkeit sein und wo man Sie sonst noch erreichen kann.

Ihre Zugehörigkeit könnte Ihre Berufsbezeichnung, Ihr Unternehmen, Ihre Schule oder eine ähnliche Organisation sein, die Sie als wichtig für Ihre Empfänger erachten. Ihr Name sollte natürlich eine eigene Anziehungskraft haben, aber die Verwendung eines bekannteren Markennamens – und sogar seines Logos – stellt sicher, dass Ihre Leser auf Sie aufmerksam werden und Ihre Botschaft ernst nehmen.

Auch sekundäre Kontaktinformationen sind wichtig. Vielleicht möchten Sie nicht Ihre persönliche Telefonnummer angeben, aber Sie könnten bei dieser Gelegenheit für Ihre persönliche Website werben – ein passiver Weg, die Kommunikationswege zu öffnen, ohne sich selbst mit Anfragen zu überschwemmen, die Sie nicht haben wollen.

Beispiel

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Signatur, die alle drei oben beschriebenen Punkte gut trifft. Kevins Vor- und Nachname werden von seiner Zugehörigkeit zur Universität von Connecticut begleitet. Er wirbt auch für seine persönliche Website, so dass seine Empfänger eine weitere Möglichkeit haben, seine Arbeit zu sehen und ihn für weitere Informationen zu kontaktieren.

Sollen Sie eine Signatur wie die folgende erstellen? Verwenden Sie den E-Mail-Signatur-Generator von HubSpot.

Halten Sie die Farben einfach und konsistent.

Branding ist am effektivsten, wenn es konsistent ist – und das gilt auch für Ihre E-Mail-Signatur. Die Verwendung von Farbe in Ihrer E-Mail-Signatur ist eine nette Idee, die sie vom Rest Ihrer E-Mail abhebt. Aber wenn Sie sich dafür entscheiden, Farbe zu verwenden, achten Sie darauf, dass Sie sich auf ein oder zwei Farben zusätzlich zum dunklen Text beschränken.

Beispiel

Verwenden Sie subtile Highlights, die zu Ihrem Logo oder Branding passen, wie Brittany Hodak in ihrer E-Mail-Signatur, siehe unten. Beachten Sie, dass ihre Symbole für soziale Medien denselben Blauton haben wie das ZinePak-Logo.

Gestalten Sie hierarchisch.

Bei gutem Design geht es darum, Ihre Informationen leicht verdaulich zu präsentieren. Da Ihre E-Mail-Signatur wahrscheinlich eher eine Liste von Informationen als eine fesselnde Geschichte ist, sollten Sie eine Hierarchie verwenden, um die Augen der Leser auf das zu lenken, was sie zuerst lesen sollten.

Beispiel

Vergrößern Sie Ihren Namen in einer größeren Schriftart, damit er die meiste Aufmerksamkeit auf sich zieht, wie bei einem Lebenslauf. Wählen Sie dann Informationen aus, die Sie je nach Wichtigkeit fett und farbig hervorheben, um die Augen der Leser logisch durch das Design zu leiten, wie im folgenden Beispiel.

Image Credit: Envato

Machen Sie Links nachvollziehbar.

Sie haben also einige Links in Ihre E-Mail-Signatur eingefügt, darunter Ihre CTA und Ihre Symbole für soziale Medien. Aber klickt tatsächlich jemand darauf?

Um herauszufinden, ob die Links in Ihrer Signatur tatsächlich Klicks anziehen und Wirkung zeigen, sollten Sie diese Links nachverfolgbar machen – genau wie jeden anderen Link in Ihren E-Mails.

Befolgen Sie diese Anweisungen, um ganz einfach einen Tracking-Link zu erstellen, mit dem Sie den Datenverkehr auf Ihrer Website Ihrer E-Mail-Signatur zuordnen können. Von Zeit zu Zeit können Sie das Format Ihrer Signatur oder den Wortlaut in Ihrer Signatur ändern, um zu sehen, was die meisten Klicks bringt.

Verwenden Sie Raumteiler.

Auch wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur nicht mit zu vielen Informationen vollstopfen wollen, gibt es Möglichkeiten, viel Text in einen kompakten Bereich wie diesen zu packen, ohne das Design zu beeinträchtigen.

Dies ist hilfreich, um verschiedene Arten von Informationen aufzuteilen, z. B. Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen, Ihr Logo, Ihre Handlungsaufforderungen oder sogar einen Haftungsausschluss.

Beispiel

Die Verwendung von Raumteilern in Ihrem Design, wie im folgenden Beispiel, ist eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen. Sie können auch Glyph-Trennzeichen verwenden, d.h. das vertikale Balkensymbol (z.B. |.)

Image Credit:Venngage

Fügen Sie eine internationale Vorwahl in Ihre Kontaktnummer ein.

Wenn Sie mit Menschen auf der ganzen Welt zusammenarbeiten, vergessen Sie nicht die Vorwahl für Ihre Landesvorwahl, wenn Sie Ihre Kontakttelefonnummer angeben. Viele Leute übersehen dies, wenn sie nicht gewohnt sind, selbst internationale Vorwahlen zu wählen, aber für Ihre internationalen Kollegen und Kunden ist es wirklich hilfreich, wenn sie es gleich dabei haben. Hier ist eine Liste von Ländervorwahlen, falls Sie Ihre nicht kennen.

Beispiel

Hier ein Beispiel von Kit Smith, ehemals Brandwatch, einem Unternehmen, das sowohl in den Vereinigten Staaten als auch in Europa Niederlassungen hat und mit internationalen Kunden arbeitet. Durch die Angabe der Landesvorwahl der USA ist er für Menschen in anderen Ländern leichter telefonisch zu erreichen.

Machen Sie Ihr Design mobilfreundlich.

Litmus zufolge entfielen im Juni 2018 46 % aller geöffneten E-Mails auf Apples iMobile. Und nicht nur das: Mobile Nutzer checken ihre E-Mails dreimal häufiger als nicht-mobile Nutzer.

Je mehr Menschen E-Mails auf mobilen Geräten lesen, desto mehr sollten Sie beim Schreiben von E-Mails an mobile Nutzer denken – auch bei Ihrer E-Mail-Signatur.

Eine wichtige Maßnahme, um Ihre E-Mail-Signatur mobilfreundlich zu gestalten, besteht darin, das Design Ihrer Signatur für mobile Nutzer leicht lesbar und klickbar zu machen. Hier wird die Größe wirklich wichtig. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Text groß genug ist, um auf kleinen Handy-Bildschirmen gelesen werden zu können, und dass Ihre Links und Schaltflächen groß genug sind – und in ausreichendem Abstand -, damit die Leute mit ihren Fingern darauf tippen können.

Beispiel

Schauen Sie sich das folgende Beispiel an, und beachten Sie, wie viel Platz zwischen den verschiedenen anklickbaren Elementen wie den Symbolen für soziale Medien ist. Diese eignen sich hervorragend, um mit dem Finger auf einem mobilen Bildschirm zu tippen, damit die Benutzer nicht versehentlich auf das Facebook-Symbol tippen, obwohl sie eigentlich zu Twitter gehen wollten.

Image Credit: Canva

Schließlich sollten Sie, wie bei jedem Teil einer E-Mail, sicherstellen, dass Ihre Signatur so gut aussieht, wie Sie es sich vorstellen, indem Sie sie mit verschiedenen E-Mail-Programmen testen. Microsoft Outlook erkennt z. B. keine Hintergrundbilder, daher sollten Sie diese nicht verwenden. Andere E-Mail-Clients laden standardmäßig überhaupt keine Bilder.

Mit diesen Best Practices für E-Mail-Signaturen können Sie Ihre eigene Signatur erstellen, die zu Ihrer Marke passt und Ihren E-Mails einen zusätzlichen Hauch von Professionalität verleiht.