Business Communication Skills for Managers

Tänä informaation aikakautena on olemassa valtavia määriä käsiteltävää dataa, ja yhtä vaikuttava määrä kaavioita ja diagrammeja, joita voit käyttää kertomaan datan tarinan. Seuraavassa on joitakin yleisimmin käytettyjä kuvaajia ja millaisia tarinoita niiden avulla voit kertoa.

Numeerisen datan kaaviot

Keskustellaan muutamasta yleisimmästä numeerisen datan kaaviotyypistä:

• Palkkikaaviot
• viivakaaviot
• piirakkakaaviot
• pinotetut vertailukaaviot

Palkkikaaviot

Palkkikaavioita käytetään luokkien vertailuun. x-akselia (vaakasuora viiva kuvaajan alareunassa) käytetään yleensä osoittamaan luokkia: tässä tapauksessa maita, joissa on yleiset terveydenhuoltomenot vuonna 2015. Y-akselia (pystysuoraa viivaa) ei ole tässä merkitty, mutta se osoittaa selvästi kulutetut dollarit miljoonina. Mitä korkeampi palkki on, sitä enemmän dollareita käytettiin. Tämä kaavio osoittaa selvästi, että Yhdysvallat käyttää terveydenhuoltoon enemmän rahaa kansalaista kohden kuin muut maat. Tämä on selvästi havaittavissa tässä kaaviossa kontrastivärisillä palkeilla. Sitä ei voi olla huomaamatta – se rikkoo kuvion ja se on rohkea väri, joka vetää katseen puoleensa.

Kuvio 1. Diagrammi. Esimerkki pylväsdiagrammista

Viivadiagrammit

Viivadiagrammit vertailevat pylväsdiagrammien tavoin luokkia keskenään, mutta niitä käytetään useimmiten trendien osoittamiseen. Kun x-akseli osoittaa usein ajan kulumista, graafin datapisteet osoittavat kyseisten luokkien nousevan tai laskevan trendin.

Kuva 2. Esimerkki viivadiagrammista

Yllä oleva viivadiagrammi havainnollistaa sosiaalisen median liikennetrendejä. Kutakin sosiaalisen median organisaatiota edustaa erivärinen viiva. X-akselilla näkyy ajan kuluminen, ja y-akselilla näkyy kunkin organisaation kaappaama prosenttiosuus medialiikenteestä. Kuvaajasta käy ilmi, että Facebookin liikenteen trendi on nouseva, kun taas Pinterestissä on ollut jonkin verran nousuja ja laskuja. Kolmannella sijalla oleva Twitter-liikenne on suhteellisen tasaista.

Pie Charts

Kuva 3. Esimerkki piirakkakaaviosta

Piirakkakaaviot näyttävät tietojen koostumuksen eli kokonaisuuden palaset. Se voi olla niinkin yksinkertainen kuin ”Tässä tiimissä on 50 prosenttia miehiä ja 50 prosenttia naisia” tai ”Myyntimme koostuu 30 prosenttisesti kaunokirjallisista kirjoista ja 70 prosenttisesti tietokirjoista.”

Kuviossa 3 kokonainen piirakka (kokonainen ympyrä) edustaa myymälässä myytyjen tuotteiden kokonaismäärää; piirakan palat kertovat kunkin osaston prosenttiosuuden myynnistä. Tällaisesta kaaviosta on hyvin helppo nähdä, että vaate- ja asusteosastot muodostavat suurimman osan myynnistä ja hajuvedet pienimmän.

Jotkut vertailukaaviot eivät ole ympyrän muotoisia. Joskus ne ovat donitseja, ja toisinaan ne esitetään pylväinä, kuten näemme seuraavaksi.

Porrastetut vertailukaaviot

Voit vertailla luokkia ”piirakkakaavio”-lähestymistavalla, jolloin koostumuskerroin otetaan huomioon monin eri tavoin. Tässä kaaviossa luokat esitetään palkeilla, mutta itse palkit ovat koostumuskaavioita. Jokaisen palkin arvo on 100 %, ja värilliset lohkot edustavat lemmikkieläinten omistuksen eri tasoja väestössä.

Kuvio 4. Lemmikkieläinten omistus. Esimerkki pinotusta pylväsdiagrammista

Samoin alla oleva viivadiagrammi on ”pinottu” osoittamaan tuotetyyppiin perustuvaa myyntitasoa. Näet sekä trendin että osan kokonaisuudesta – vertaat ja tarkastelet koostumusta.

Kuva 5. Esimerkki pinotusta viivakaaviosta

Ei-numeeristen tietojen kaaviot

Yllä olevat kaaviot ovat erittäin käteviä, kun tiedot ovat numeerisia. Mutta on olemassa kaavioita muunkinlaista dataa varten. Puhutaanpa muutamista yleisimmistä ei-numeeristen kaavioiden tyypeistä.

• Venn-diagrammit
• Virtakaaviot
• Gantt-kaaviot
• Organisaatiokaaviot
• Kuvakaaviot
• Infograafit

Venn-diagrammit

Venn-diagrammi kuvaa vertailua kahdesta erilaisesta kategoriasta ja asioista, jotka niillä on yhteistä. Kuvassa 6 oleva kaavio näyttää meille erilaisia kuvatyyppejä, joita voidaan turvallisesti jakaa Internetissä.

Kuvio 6. Venn-diagrammi. Esimerkki Venn-diagrammista

Mikäli ympyrät menevät päällekkäin, se edustaa yhteistä ominaisuutta. Esimerkiksi JPG- ja PNG-tiedostoilla on molemmilla suuri väripaletti, joten ne ovat tällä alueella päällekkäisiä. ”Verkkoturvallinen” on kaikille kolmelle yhteinen ominaisuus, joten se on keskellä, jossa kaikki ympyrät ovat päällekkäin. Kunkin ympyrän alueet, jotka eivät ole päällekkäisiä, edustavat kullekin tiedostotyypille ominaisia ominaisuuksia, joita ne eivät jaa minkään muun esitetyn tiedostotyypin kanssa.

Virtauskaaviot

Virtauskaaviot kuvaavat prosessia. Virtauskaaviot dokumentoivat tapahtumasarjan alusta loppuun, jotta prosessia voidaan dokumentoida, seurata ja hallita.

Kuvassa 7 oleva virtauskaavio osoittaa prosessin, jossa teoriat luodaan, levitetään ja hyväksytään.

Kuvio 7. Virtauskaavio. Esimerkki vuokaaviosta

Voit nähdä, että ylhäällä on idea, joka johtaa kokeeseen, ja sitten tulokset määräävät, mitä polkua jatketaan. Jos kokeilu onnistuu tai epäonnistuu, valitaan erilaisia polkuja. Virtauskaavion polun varrella esitetään kaikki vaihtoehdot ja tehdään valintoja niiden välillä. Silmäsi seuraa polkua alusta loppuun skenaarion jokaisen osan osalta.

Gantt-kaavio

Gantt-kaavio on aikajana. Aikajanalle voidaan lisätä useita projekteja alku- ja loppupäivämäärineen, ja siinä näkyvät myös välitavoitteet ja määräajat. Tätä kaaviota käytetään sen määrittämiseen, kuinka kauan projekti kestää, kuinka paljon resursseja tarvitaan ja missä järjestyksessä tehtävät on suoritettava.

Kuvio 8. Projektin kesto. Esimerkki Gantt-kaaviosta

Kuvassa 8 on kaksi eri tiimiä suorittamassa yhtä projektia. Markkinatiimi (punainen) saa markkinatutkimuksen valmiiksi ja määrittelee spesifikaatiot heinäkuun 23. päivän viikkoon mennessä (ensimmäisen välitavoitteen päivämäärä). Sen jälkeen suunnitteluryhmä (sininen) ottaa hoitaakseen kokonaisarkkitehtuurin ja projektisuunnittelun, ja sen vastuulla on toisen virstanpylvään saavuttaminen 6. elokuuta. Kuten näet, markkina- ja suunnittelutiimillä on vielä lisätyötä sen jälkeen, kun niiden välitavoitteet on saavutettu, ja projekti on valmis vasta marraskuun lopussa.

Organisaatiokaaviot

Organisaatiokaaviot (joita kutsutaan joskus hierarkiakaavioiksi) osoittavat organisaation henkilöt ja heidän raportointisuhteensa. Yleensä organisaatiokaavion kärjessä on puheenjohtaja tai toimitusjohtaja, jonka jälkeen on puheenjohtajien ja varapuheenjohtajien ryhmä, sitten heidän suorat alaisensa ja niin edelleen. Organisaatiokaavion luovat ja ylläpitävät yleensä henkilöstöammattilaiset, jotka haluavat visuaalisen näkymän organisaationsa rakenteesta ja raportointisuhteista, jotta he voivat tehdä parempia päätöksiä yrityksen lahjakkuuksien hyödyntämisestä.

Kuvassa 8 esitetyssä organisaatiokaaviossa hierarkian kärjessä on puheenjohtaja ja toimitusjohtaja, laadunvarmistusjohtaja ja sihteeri raportoivat suoraan puheenjohtajalle. Jokaisella näistä suorista alaisista on omat suorat alaisensa, ja niin edelleen.

Kuvio 9. Esimerkki organisaatiokaaviosta

Piktografiat

Piktografioissa käytetään symboleja ja kuvia tietojen, informaation tai ideoiden välittämiseen. Kuvassa 9 esitetyt piktogrammit ovat itse asiassa osa ansioluetteloa, ja ne ilmaisevat, millaista tietoa kunkin piktogrammin vierestä löytyy (puhelinnumero, osoite, Twitter-kahva ja sähköposti vastaavasti).

Kuva 9. Neljä esimerkkiä piktogrammeista

Tämän ansiosta rekrytoijan on helpompi tarkastella ja poimia tarvittavat yhteystiedot. Muilla piktogrammeilla voidaan välittää prosesseja (kuten IKEA-huonekalujen rakentamisohjeet) tai tietoa (kuten silloin, kun puhelimesi sääsovellus kertoo, että tänään sataa, julkaisemalla kuvan sadepilvestä).

Infografiikat

Infografiikoissa käytetään samaan tapaan kuvia, mutta niissä käytetään myös dataa ja sanoja selittämään yhtä ainoaa asiaa. Infografiikkaa voidaan käyttää tekemään monimutkaisesta aiheesta hieman helpommin ymmärrettävä, etenkin kun huomioon otettavia tekijöitä on enemmän kuin kaksi tai kolme. Niitä voidaan käyttää myös kahden tai useamman kategorian vertailemiseen ja tekemään tiedoista mielenkiintoisempia ja huomiota herättävämpiä.

Tämässä infograafissa näytetään, miten kananlihan kulutus liittyy Superbowliin. Voit nähdä, miten kulutus ja kanan kilohinta ovat kasvaneet ajan myötä. Se kuvaa myös, miten erityisesti kanansiipien suosio on kasvanut ajan myötä, ja kaikki tämä on silmäänpistävää ja viihdyttävää, yleisöä kiinnostavaa ja kiinnostavaa.

Taulukot

Viestijä voi käyttää myös taulukoita tietojen esittämiseen. Taulukot voidaan muotoilla sanoille tai numeerisille tiedoille. Niitä voidaan käyttää tietojen vertailuun tai silloin, kun yhteen tietoon liittyy useita tietopisteitä.

Taulukko 1 on yksinkertainen taulukko kolmesta ihmisestä, jotka juoksevat kilpaa. Georgella, Alanalla ja Sebastiánilla on kullakin neljä datapistettä, jotka liittyvät heihin. Käyttämällä yksinkertaista taulukkoa voit tuoda kaikki nämä tiedot yleisösi eteen. He voivat vertailla parhaita aikoja ja tarkastella kunkin juoksijan sijoituksia.

Taulukko 2 on hieman monimutkaisempi, ja sen vuoksi tiedot eivät ole lukijalle aivan yhtä helposti lähestyttäviä. Mutta tiedot ovat myös monimutkaisia, ja jos ne aiotaan näyttää tarkastelun helpottamiseksi, tämä vaikuttaa sopivalta valinnalta. Taulukossa 2 esitetään tulokset kyselystä, jossa osallistujia pyydettiin asettamaan kahdeksan puhujaa (mies ja nainen, jotka puhuivat eri englannin kielen murteita) paremmuusjärjestykseen heidän ammattitaitonsa, älykkyytensä, koulutuksensa, ystävällisyytensä ja sosiaalisuutensa mukaan. Vastausprosentit esitetään mies- ja naispuhujien osalta, minkä jälkeen lasketaan keskiarvo kunkin murteen osalta.

Taulukot auttavat sinua hallitsemaan monimutkaisempia tietokokonaisuuksia. Taulukkoa voidaan käyttää, jos haluat näyttää yksittäisiä arvoja, jos arvoja verrataan keskenään tai jos tietoja näytetään ja niistä tehdään yhteenveto. Ne eivät välitä tarinaa lukijalle yhtä nopeasti kuin kaavio, mutta välität silti suuren määrän tietoa helposti ymmärrettävällä tavalla.

Kirjoita!

Paranna tätä sivuaOpi lisää