Kuka tahansa, joka suhtautuu vakavasti laitehuoltoon, on koko ajan etsimässä keinoja, joilla sitä voidaan parantaa.
Suoraan nenän edessä on yksinkertainen juttu, jota harvoin käytetään täysipainoisesti – laitehuoltoloki.
Tässä artikkelissa tarkastelemme tarkan laitehuoltopäiväkirjan hyötyjä ja keskustelemme parhaista käytännöistä sen pitämiseksi sellaisena.
Mikä on laitehuoltopäiväkirja?
Laitehuoltopäiväkirja on yksinkertainen asiakirja, josta käyvät ilmi kaikki tietylle hyödykkeelle suoritetut huoltotoimet.
Vaikka sen sisältämät tiedot vaihtelevat kyseessä olevan laitteen/omaisuuden tyypin mukaan, tavallinen laitehuoltopäiväkirja jaetaan usein kahteen eri osaan:
- Yleiset tiedot, joita käytetään hyödykkeen yksilöimiseen
- Luettelo hyödykkeelle tehdyistä kunnossapitotoimenpiteistä ja siitä, kuka ne on suorittanut
Yleiset tiedot kattavat tavallisesti:
- Välineen nimi
- Malli
- Sarjanumero
- Paikkakunta
Joissakin tapauksissa yleistietoihin sisältyvät myös ostopäivämäärä ja ostohinta.
Luettelo suoritetuista toimenpiteistä kattaa yleensä seuraavat tiedot:
- Päivämäärä (milloin tietty toimenpide suoritettiin)
- Toimenpiteen kuvaus (mitä tehtiin)
- Henkilö, joka suoritti sanotun toimenpiteen (kuka sen suoritti)
Laitehuoltopäiväkirjoja varten on olemassa erilaisia ilmaisia malleja, joita voit ladata, jos käytät yhä kynää ja paperia huoltokirjanpidon seuraamiseen.
Tässä on pari esimerkkiä tällaisista laitehuoltopäiväkirjamalleista:
Kuvan lähde
Kuvan lähde
Kuten näet, seurattavat tiedot voivat vaihdella paljonkin. Jos uskot, että teknikot pystyvät ahkerasti seuraamaan kattavia yksityiskohtia, kukaan ei voi estää sinua käyttämästä monimutkaisia laitteiden huoltopäiväkirjoja. Pidä kuitenkin mielessä, että mitä enemmän tietoja heidän on seurattava, sitä vähemmän aikaa heillä on varsinaiseen kunnossapitotyöhön.
Tarkat lokit voivat nopeuttaa yleiseen kunnossapitoon käytettävää aikaa, mutta tarpeettomien asioiden seuraaminen vähentää tuottavuutta ja johtaa turhautumiseen. Siksi sinun tulisi aina pyrkiä löytämään tasapaino tunnistamalla asiat, joita on todella hyödyllistä seurata.
Kunnossapitokoordinaattorina, miten arvioit, onko jokin asia hyödyllinen? Kysy itseltäsi, ovatko tiedot, joita haluat seurata, osa mitä tahansa kunnossapitoraporttia, ja tarvitsitko niitä tehdessäsi tärkeää päätöstä viimeisten 3-6 kuukauden aikana.
Jos vastaus on EI, niiden seuraaminen on todennäköisesti kaikkien ajanhukkaa.
Kunnossapitotöiden kirjaamisen CMMS-järjestelmän käytön edut
Kunnossapidon tietokoneistetun hallintajärjestelmän käyttämiseen on monia syitä, ja laitteiden huoltopäiväkirja on yksi niistä.
Paperikirjanpitoon verrattuna tässä ovat suurimmat edut, joita nykyaikaisen CMMS-järjestelmän käyttäminen omaisuudellesi tapahtuvien tapahtumien seuraamiseen tuo mukanaan:
- Vertaansa vailla oleva tietojen saatavuus. Kunhan sinulla on internet-yhteys, voit käyttää laitteiden huoltokirjoja milloin tahansa ja mistä tahansa.
- Automatisoitu tietojen tallennus. Kun lisäät manuaalisen merkinnän, CMMS tunnistaa automaattisesti, milloin ja kuka tietoja syöttää, sillä sinun on oltava kirjautuneena sisään, jotta voit tehdä merkinnän. Jos suoritettu huoltotoimenpide olisi osa ennaltaehkäisevää huoltosuunnitelmaa, sinun ei tarvitsisi käyttää aikaa tietojen kirjaamiseen lokiin. Tämä johtuu siitä, että laitehuoltoloki täytetään automaattisesti sen suorittamilla työmääräyksillä ja ennakkohuoltosuunnitelmilla.
- Parempi tilivelvollisuus. Vaikka voit edelleen tehdä temppuja tietojen syöttämisenä myöhemmin, kaikki tehtävät ovat yhteydessä huoltokalenteriin, joten on helpompi huomata, kuka on tehnyt mitäkin, kuinka kauan se kesti ja mitä osia on käytetty. Näin on paljon helpompi ratkaista mahdolliset kiistat ja nähdä, vetävätkö jotkut tiimin jäsenet enemmän painoa kuin toiset.
- Vähemmän tilaa inhimillisille virheille. Koska CMMS automatisoi osan kirjaamisprosessista, teknikoilla on vähemmän mahdollisuuksia syöttää virheellisiä tietoja (Vastuuvapauslauseke: Jotkin CMMS-ohjelmistot ovat monimutkaisia eivätkä kovin käyttäjäystävällisiä, mikä haittaa huoltokirjanpidon tarkkuutta. Siksi teimme erityisen paljon töitä tehdaksemme CMMS-järjestelmästämme mahdollisimman intuitiivisen.)
- Huomattavasti parempi huoltohistorian yleiskatsaus. Voitko tehdä haun tai suodattaa huoltotoimenpiteitä lähteen, päivämäärän tai teknikon mukaan paperitietueiden avulla? Voitko tarkastella omaisuuserien historiaa, kun olet matkalla? Voitko hakea minkä tahansa omaisuuserän tiedot muutamassa sekunnissa? Jos sinulla on mobiili CMMS, voit.
- Lokit ovat lähes mahdottomia ”kadota” tai vahingoittua. Kirjauksia on kadonnut ja hävinnyt siitä päivästä lähtien, kun aloimme käyttää sitä. Lisäksi paperi ei ole kaikkein kestävintä materiaalia, joten se ei ole harvinaista; se vaurioituu. Tiedot ovat paljon turvallisempia, kun ne tallennetaan pilveen.
- Vähemmän paperityötä. Kukaan ei tykkää kantaa paperipinoa mukanaan minne tahansa. Nykyaikaisessa CMMS:ssä tarvitset vain matkapuhelimen. Lisäksi vähennät paperikustannuksia ja autat ympäristöä – win-win-tilanne.
- Mahdollisuus liittää kuvia/videoita. Jotkut asiat on vain paljon helpompi kuvata kuvan tai lyhyen videon avulla – ja haluaisimme nähdä jonkun liittävän videon paperiin. On aika laittaa kännyköidemme kaikki megapikselit hyödylliseen käyttöön.
Alhaalla olevasta kuvasta näet, miltä laitehuoltopäiväkirja näyttää Limble-ohjelmassa:
Miten laitehuolto hyötyy tarkasta huoltohistoriasta
Käsitellään ensin sanaa ”tarkka”. Jos et ole valmis panostamaan jonkin verran vaivaa varmistaaksesi, että laitehuoltopäiväkirjojen tiedot ovat oikeita ja käytettävissä silloin, kun niitä tarvitaan, miksi vaivautua pitämään kirjaa ylipäätään? Mitä hyötyä on perustaa päätökset virheellisiin tietoihin?
Jos aiot tehdä jotakin, tee se oikein.
Tässä on muutama hyöty, joita tarkka huoltohistoria tuo mukanaan:
- Helpompi ajoittaa ennaltaehkäiseviä huoltotöitä. Voit verrata omaisuuserän kokemien erityisten rikkoutumisten luetteloa siihen, kuinka usein teet ennaltaehkäiseviä kunnossapitotehtäviä, joiden tarkoituksena on estää kyseiset rikkoutumiset.
Jos sinulla on esimerkiksi viikoittainen PM-ohjelma laakereiden rasvaamiseksi ja joudut silti vaihtamaan laakerit useammin kuin alkuperäisen laitevalmistajan ohjeissa suositellaan, sinun on luultavasti ajoitettava kyseinen tehtävä viiden päivän välein sen sijaan, että se olisi tehtävä kerran viikossa.
- Nopeampi vikojen vikojen diagnosointi- ja korjaamisprosessi. Laitteiden huoltopäiväkirja antaa sinulle nopean käsityksen kaikesta dokumentaatiosta ja työstä, joka on jo tehty kyseiselle hyödykkeelle. Tämä on erityisen hyödyllistä uusille teknikoille, jotka eivät vielä tunne kaikkia omaisuuseriä läpikotaisin, jotta he tietävät, mitkä vikaantumissyyt heidän pitäisi tarkistaa ensin.
- Helpompi päättää, milloin omaisuuserä pitäisi vaihtaa. Osa laitteiden kunnossapitoa on arvioida, kannattaako hyödyke vielä korjata. Sen lisäksi, että tarkastellaan täysiä korjauskustannuksia ja mahdollisesta seisokkiajasta aiheutuvaa riskiä, laitehuoltopäiväkirja voi antaa hyödyllistä tietoa yleiskatsauksen muodossa kaikkien hyödykkeen kokeneiden vikojen tyypistä ja esiintymistiheydestä.
- Varasto- ja käyttökustannusten vähentäminen. Ei ole väliä, puhutaanko odottamattomasta vikaantumisesta vai suunnitellusta seisokista, kriittisen hyödykkeen korjaamiseen tarvittavan ajan lyhentäminen voi säästää valtavasti rahaa, jonka muuten menettäisit, kun et pystyisi saavuttamaan tuotantolukuja. Lisäksi laitteiden huoltopäiväkirjoista voi olla apua päätettäessä, mitä ja kuinka paljon varaosia kannattaa tilata ja pitää varastossa.
Jos käytät nykyaikaista CMMS-järjestelmää, varaosavarastoa seurataan automaattisesti. Tällöin voit käyttää laitteiden huoltopäiväkirjaa mahdollisten poikkeamien seurantaan. Jos esimerkiksi huomaat, että olet alkanut tilata epätavallisen paljon öljynsuodattimia, voit tarkistaa laitteiden huoltopäiväkirjoista, mitkä hyödykkeet kuluttavat niitä niin nopeasti ja miksi.
Sikäli kuin et mene liiallisuuksiin seurattavien asioiden kanssa, puhtaat huoltokirjanpidot auttavat sinua kehittämään tehokkaan huolto-osaston.
Miten pidät laitteiden huoltokirjan ajan tasalla?
Jos käytät CMMS-järjestelmää, sinun on varmistettava, että kaikki tietävät, miten työkalu toimii ja kenen puoleen he voivat kääntyä, jos heidän on kirjattava jotain sellaista, joka ei kuulu vakiomenettelyjen piiriin.
Nykyaikaisessa CMMS-järjestelmässä tietosi ovat toisiinsa kytkettyjä, mikä tarkoittaa sitä, että vaikka sinun tarvitsee kirjata tiedot vain kerran, niitä käytetään useissa paikoissa. Jotta suodatus- ja hakutoiminnot antaisivat mahdollisimman tarkat tulokset, on hyvä idea syöttää tiedot aina samassa muodossa.
Jos käytät kynää ja paperia, tässä on muutamia asioita, jotka kannattaa määritellä, jotta laitteiden huoltopäiväkirja olisi mahdollisimman tarkka:
- tehdä standardoitu malli jokaiselle laitteelle, jota haluat seurata, ja pyri pitämään nämä mallit mahdollisimman samankaltaisina
- tehdä nimetty paikka, jossa kirjauksia säilytetään
- määrittele, miten laitehuoltopäiväkirjat vaihtavat omistajaa työvuoron vaihtuessa
Viimeinen asia, jonka haluamme mainita tässä yhteydessä, ja joka on tärkeä edellä mainituista lähestymistavoista riippumatta, on tarve viestiä tarkan tietojen syöttämisen tärkeydestä teknikoillesi.
Kunnossapitoteknikot työskentelevät usein vähemmän ihanteellisissa olosuhteissa. Tuntikausien viettäminen jaloillasi kuumassa/kylmässä/märässä voi olla fyysisesti ja henkisesti kuluttavaa. Tällaisissa tilanteissa yksityiskohtaisten ja tarkkojen raporttien kirjoittaminen tehdystä työstä ei ole etusijalla. Jotta tämä muuttuisi, sinun on käytettävä ylimääräistä aikaa näiden tietojen tärkeyden korostamiseen. Selitä, miten väärät tiedot voivat vaikuttaa heidän päivittäiseen työnkulkuunsa sekä koko organisaatioon.
Oppikaa historiasta, jotta ette toista sitä
Mistään ei sanota, että historia on paras opettaja.
Toivomme, että pystyimme osoittamaan sinulle, että laitehuoltopäiväkirjan pitämisen hyödyt ovat suuremmat kuin se ylimääräinen aika, joka sinun on käytettävä vaadittujen tietojen kirjaamiseen.
CMMS-järjestelmän avulla lähes kaikki työ tehdään puolestasi, joten tässä skenaariossa sinun pitäisi keskittyä siihen, että sinulla on tarkat tiedot laitehuoltopäiväkirjassa ja että voit todella käyttää niitä laitteiden huollon eri osa-alueiden parantamiseen. Jos haluat tutustua perusteellisesti CMMS-järjestelmään, tutustu Mikä on CMMS-järjestelmä ja miten se toimii -oppaaseemme.
Jos olet kiinnostunut oppimaan muista tavoista, joilla Limble CMMS voi yksinkertaistaa kunnossapitotoimintojasi, älä epäröi ottaa yhteyttä.
Bryan Christiansen
Hei Bryan,
Laitteiden huoltoaikataulu tai lokin päivitys. Sen erittäin tärkeää, että käytännöillä on aikataulu kaikkien tärkeimpien kliinisten laitteidensa huoltoa ja seurantaa varten. Laitteet, jotka vaativat kalibrointia tai jotka ovat sähkö- tai akkukäyttöisiä, on huollettava säännöllisesti, jotta varmistetaan, että ne ovat ja pysyvät edelleen hyvässä toimintakunnossa.
Tämä käytäntö saa sinut tuntemaan olosi hyväksi laitteistasi, kun teet huollon säännöllisesti, koska se on erittäin hyvä käytäntö, jota useimmat ammatti-ihmiset noudattavat.