Näin kirjoitat upean sähköpostiosoitteen [+ ammattimaisia esimerkkejä]

Keskimääräinen toimistotyöntekijä lähettää 40 sähköpostia päivässä. Se tarkoittaa 40 tilaisuutta markkinoida itseäsi ja yritystäsi näissä yksittäisissä lähettämissäsi sähköposteissa, joka ikinen päivä.

Paljon ihmisiä kohtelee sähköpostisignaattoriaan kuin jälkikäteen ajateltuna, mikä tekee siitä todellisen menetetyn tilaisuuden. Allekirjoitukset ovat tilaisuus tehdä selväksi, kuka olet, tehdä ihmisten tavoittaminen helpoksi ja antaa ihmisille paikka, josta he voivat saada lisätietoja – joko sinusta, yrityksestäsi tai jostain, jonka parissa työskentelet.

Jos siis laitat allekirjoitukseesi vain nimesi ja pari yhteystietoa, et hyödynnä tilaisuutta ottaa yhteyttä ja sitoutua niihin ihmisiin, joille lähetät sähköpostia. (Tosin et myöskään halua mennä liian pitkälle. Allekirjoituksesi täyteen linkkejä ja tietoja tunkeminen on pelkkää roskapostia ja itsemainontaa.)

Mitä allekirjoitukseesi pitäisi siis laittaa? Suuri osa tästä riippuu henkilökohtaisista mieltymyksistä, organisaatiosi brändistä ja kulttuurista ja jopa toimialasta, jolla työskentelet. Tässä on kuitenkin joitakin ehdotuksia, kun luot oman allekirjoituksesi:

Esi- ja sukunimi

Juuri niin kuin etanapostissa, nimesi tulisi aina olla mukana, jotta viestin vastaanottaja tietää, keneltä viesti on peräisin. Tämä ilmenee sähköpostin allekirjoituksessa, usein ensimmäisenä tekstirivinä.

Affiliation Info (kuten työnimike ja osasto)

Heti nimesi jälkeen tulisi olla affiliation-tietosi. Sidonnaisuuksiasi voivat olla esimerkiksi ammattinimikkeesi, yrityksesi tai organisaatiosi ja/tai jopa osastosi. Nimesi pitäisi tietysti lopulta olla oma vetonaulansa, kun rakennat suhdetta vastaanottajaan, mutta näiden tietojen antaminen antaa lisää kontekstia keskustelusta ja roolistasi siinä. Lisäksi liittyminen suurempaan organisaatioon lisää uskottavuuttasi, varsinkin jos kyseessä on tunnettu organisaatio. Tämä auttaa sinua saamaan lukijasi huomion, jotta he ottavat viestisi vakavasti.

Sekundaarinen yhteystieto

Sekundaarinen yhteystieto on myös tärkeä, jotta vastaanottaja tietää, miten hän voi ottaa sinuun muuten yhteyttä. Toissijaisia tietoja voivat olla puhelin, faksi tai jokin muu viestintätapa, jota haluat korostaa. Tilanteissa, joissa et halua yskiä suoraa yhteystietoasi, voit käyttää tätä tilaisuutta mainostaaksesi henkilökohtaisia verkkosivujasi — passiivinen tapa avata viestintälinjoja tulvimatta itseäsi yhteydenotoilla, jos et halua.

Sosiaalisen profiilin kuvakkeet

Sosiaalisessa mediassa läsnäolosi on tärkeä osa henkilökohtaista brändiäsi, koska se auttaa sinua saamaan seuraajia tilallasi ja osoittaa ihmisille, mistä välität. Henkilöstä voi kertoa paljon sen perusteella, mitä hän julkaisee ja miten hän esittää itseään.

Sentähden on hyvä idea sisällyttää sähköpostin allekirjoitukseesi linkkejä sosiaalisen median sivuillesi. Se ei ainoastaan vahvista henkilökohtaista brändiäsi, vaan myös auttaa ihmisiä löytämään uusia tapoja ottaa sinuun yhteyttä ja seurata sinua.

Ja vielä parempi? Se voi auttaa lisäämään liikennettä verkkosisältöösi, jos julkaiset linkkejä kyseiseen sisältöön sosiaalisessa mediassa. Jos siis sisällytät allekirjoitukseesi sosiaalisia kuvakkeita, varmista, että pidät sosiaaliset profiilisi ajan tasalla ja täynnä mielenkiintoista, merkityksellistä sisältöä. (Toisin sanoen, jos et ole twiitannut kuuteen kuukauteen, Twitter kannattaa ehkä jättää pois.)

Miksi käyttää sosiaalisen median kuvakkeita pelkkien tekstilinkkien sijaan? Koska allekirjoitustasi selaavat ihmiset tunnistavat kuvakkeet helpommin – ja ne erottuvat muusta tekstistä. NeoMam Studiosin tutkimuksen mukaan värillisinä näkyvät visuaaliset elementit lisäävät henkilön halukkuutta lukea loputkin sisällöstä 80 prosentilla. Se on valtava etu. Lisäksi kuvakkeet säästävät paljon tilaa paikassa, johon saattaisit pakata paljon tietoa.

Jopa jos olet läsnä monilla sosiaalisen median sivustoilla, yritä kuitenkin rajoittaa kuvakkeiden määrä viiteen tai kuuteen. Keskity tileihin, joilla on eniten merkitystä yrityksesi kasvattamisen tai henkilökohtaisen brändisi rakentamisen kannalta.

Jos otat mukaan paljon sosiaalisen median kuvakkeita, yritä ainakin mahdollisuuksien mukaan karsia muuta sisältöä, jotta ulkoasu ei ole liian kiireinen. Tutustu alla olevaan esimerkkiin, joka on tehty HubSpotin Email Signature Generator -ohjelmalla.

Toimintakutsu

Yksi fiksuimmista asioista, joita voit tehdä sähköpostin allekirjoituksessasi, on sisällyttää toimintakutsu. Parhaat sähköpostisignatuurin CTA-kutsut ovat yksinkertaisia, ajantasaisia, ei-puhuttelevia ja sähköpostisi tyyliin sopivia, jolloin ne näyttävät enemmän jälkikirjoitukselta ja vähemmän myyntipuheelta. Valitse CTA, joka vastaa jotakin nykyisistä liiketoimintasi tavoitteista, ja päivitä se, kun tavoitteet muuttuvat.

Esimerkki

Tässä on hieno esimerkki HubSpotin entiseltä sosiaalisen median johtajalta Chelsea Hunersenilta. Hän muuttaa teksti-CTA:ta sen mukaan, mitkä ovat hänen senhetkiset sosiaalisen median tavoitteensa. Muutama kuukausi sitten hän käytti sitä ohjaamaan ihmisiä HubSpotin Twitter-tilille.

Kun hän loi ainutlaatuisen Slack-kanavan inbound-markkinoijille, hän vaihtoi sähköpostisignaattinsa CTA:ta ohjatakseen ihmiset sen sijaan sinne.

Videoihin johtavat linkit voivat olla erityisen huomionarvoisia, sillä joissakin sähköpostiohjelmissa, kuten Gmailissa, videon pienoiskuva näkyy allekirjoituksesi alapuolella. Tässä on esimerkki siitä, miltä se näyttää omalta Emily MacIntyreltämme:

Varauslinkit

Jos huomaat kirjoittavasi sähköpostia edestakaisin kollegoiden ja asiakkaiden kanssa, jotka haluavat varata tapaamisia kanssasi, helpota heidän työtään lisäämällä linkki kalenterisi varaamiseen suoraan sähköpostiisi allekirjoitukseen. Alla on esimerkki omalta Bryan Lowrylta.

Esimerkki

On olemassa monia työkaluja, jotka auttavat ihmisiä varaamaan tapaamisia. Yllä olevan esimerkin Bryan käyttää HubSpotin jaettavaa henkilökohtaista ajanvarauslinkkiä. Jos olet HubSpot Sales -asiakas, voit jakaa henkilökohtaisen tapaamislinkkisi kenelle tahansa, jolle haluat varata tapaamisen, ja antaa hänen valita käytettävissä olevista ajoista. Halutessasi voit tehdä niin, että HubSpot CRM luo automaattisesti uuden yhteystietueen jokaiselle, joka varaa kokouksen, jos sellaista ei vielä ole.

Jos et ole HubSpotin asiakas, yksi hyvä kokoustyökalu on Calendly, joka on ilmainen Basic-versio ja jonka avulla voit integroida Google- tai Office 365 -kalenterisi. Jos etsit Calendly-vaihtoehtoa, YouCanBook.me on toinen varaustyökalu, joka maksaa 7 dollaria kalenteria kohti kuukaudessa.

Toimialan vastuuvapauslausekkeet tai lakisääteiset vaatimukset

Joillakin toimialoilla, kuten oikeudellisella, rahoitus- ja vakuutusalalla, on erityiset ohjeistukset sähköpostin käytöstä ja etiketistä yksityisten tietojen suojaamiseksi niiden siirtämiseltä. Tästä syystä sinun kannattaa ehkä tutkia, mitä määräyksiä toimialallasi on voimassa, ja sisällyttää allekirjoitukseesi vastuuvapauslauseke sähköpostin lähettämisestä. Mail-Signatures tarjoaa useita esimerkkejä sähköpostin vastuuvapauslausekkeista, kuten tämän:

”Tämän sähköpostin sisältö on luottamuksellinen ja tarkoitettu vain viestissä määritellylle vastaanottajalle. On ehdottomasti kiellettyä jakaa mitään osaa tästä viestistä kolmannelle osapuolelle ilman lähettäjän kirjallista suostumusta. Jos sait tämän viestin vahingossa, vastaa tähän viestiin ja seuraa sen poistamista, jotta voimme varmistaa, ettei tällaista virhettä tapahdu tulevaisuudessa.”

Kuva tai logo

Kuva on loistava valinta sähköpostin allekirjoituksen mausteeksi. Jos haluat persoonallisen ilmeen, jotta vastaanottajat, joita et ole koskaan tavannut, voivat yhdistää nimesi kasvoihisi, harkitse ammattimaisen valokuvan käyttämistä allekirjoituksessasi. Vaihtoehtoisesti voit käyttää yrityksen logoa lisätäksesi sähköpostin tunnettuutta.

Pronominit

Vaikka se ei ole yhtä yleistä sähköpostin allekirjoituksissa eikä sitä todellakaan vaadita, on haluamiesi pronominien lisääminen allekirjoitukseesi hyödyllistä, etenkin kun lähetät sähköpostia henkilöille, joita et ole koskaan tavannut. Se poistaa myös epäselvyyksiä, jos nimesi mielletään sukupuolineutraaliksi.

Nyt kun tiedät, mitä elementtejä sinun tulisi sisällyttää, millainen on hyvä sähköpostin allekirjoitus? Seuraavassa on muutamia vinkkejä hyödyllisen ja ammattimaisen allekirjoituksen luomiseen, mukaan lukien muutama hyvä esimerkki. Voit myös käyttää HubSpotin ilmaista Email Signature Generator -sähköpostisignatuurigeneraattoria tehdäksesi oman ammattimaisen sähköpostisignatuurimallin ja lisätä sen helposti sähköpostiohjelmaasi.

Korosta nimeäsi, yhteystietojasi ja toissijaisia yhteystietojasi.

Kuten arvata saattaa, nimesi on ensimmäisenä. Aivan nimesi jälkeen tulisi kuitenkin mainita yhteystietosi ja se, mistä sinut tavoittaa.

Yhteystietosi voivat tarkoittaa ammattinimikettäsi, yritystäsi, kouluasi tai vastaavaa organisaatiota, jota pidät tärkeänä vastaanottajillesi. Nimesi pitäisi tietysti lopulta olla oma vetonaulansa, mutta käyttämällä suositumpaa tuotenimeä – ja jopa sen logoa – varmistat, että saat lukijoiden huomion ja he ottavat viestisi vakavasti.

Sekundaariset yhteystiedot ovat myös tärkeitä. Et ehkä halua mainostaa henkilökohtaista puhelinnumeroasi, mutta voisit käyttää tilaisuutta hyväkseni mainostaaksesi henkilökohtaista verkkosivustoasi – passiivinen tapa avata viestintälinjat ilman, että tulvii yhteydenottoja, joita et halua.

Esimerkki

Tässä on esimerkki sähköpostin allekirjoituksesta, joka osuu kaikkiin kolmeen edellä kuvattuun asiaan hienosti. Kevinin etu- ja sukunimen lisäksi on hänen yhteytensä Connecticutin yliopistoon. Hän mainostaa myös henkilökohtaista verkkosivustoaan, jotta vastaanottajilla on toinenkin kanava nähdä hänen työnsä ja ottaa häneen yhteyttä saadakseen lisätietoja.

Haluatko luoda alla olevan kaltaisen allekirjoituksen? Käytä HubSpotin Email Signature Generatoria.

Pitäkää värit yksinkertaisina ja johdonmukaisina.

Branding on tehokkainta, kun se on johdonmukaista — ja siihen kuuluu myös sähköpostiosoitteesi. Värien lisääminen sähköpostin allekirjoitukseesi on mukava yksityiskohta, joka auttaa sitä erottumaan muusta sähköpostistasi. Jos kuitenkin päätät käyttää väriä, muista pysytellä yhdessä tai kahdessa värissä tumman tekstin lisäksi.

Esimerkki

Käytä hienovaraisia korostuksia, jotka sopivat logoosi tai brändiisi, kuten Brittany Hodak tekee alla olevassa sähköpostisignaatiossaan. Huomaa, että hänen sosiaalisen median kuvakkeissaan on sama sininen sävy kuin ZinePakin logossa.

Käytä muotoiluhierarkiaa.

Hyvässä muotoilussa on kyse siitä, että tiedot esitetään helposti sulavalla tavalla. Koska sähköpostisignaatiosi on todennäköisesti enemmänkin tietoluettelo kuin mukaansatempaava tarina, kannattaa käyttää hierarkiaa, jotta lukijan katse ohjataan siihen, mitä hänen tulisi lukea ensin.

Esimerkki

Korosta nimesi suuremmalla fontilla, jotta se herättää eniten huomiota, kuten ansioluettelossa. Valitse sitten lihavoitavat ja värilliset tiedot tärkeyden mukaan, jotta voit auttaa ohjaamaan ihmisten silmiä loogisesti muotoilun läpi, kuten alla olevassa esimerkissä.

Image Credit: Envato

Tehdä linkeistä jäljitettäviä.

Laitat siis sähköpostin allekirjoitukseesi muutamia linkkejä, mukaan lukien CTA:si ja sosiaalisen median kuvakkeet. Mutta klikkaako kukaan niitä oikeasti?

Voidaksesi selvittää, houkuttelevatko allekirjoituksessasi olevat linkit todella klikkauksia ja tuottavatko ne vaikutusta, haluat tehdä näistä linkeistä jäljitettäviä – aivan kuten mistä tahansa muusta linkistä sähköposteissasi.

Seuraa näitä ohjeita, niin voit helposti tehdä seurantalinkin, jonka avulla voit yhdistää verkkosivuillesi suuntautuvan liikennöinnin sähköpostisi allekirjoitukseen. Voit aika ajoin vaihtaa allekirjoituksesi muotoa tai allekirjoituksesi sisällä olevaa sanamuotoa nähdäksesi, mikä saa aikaan eniten klikkauksia.

Käytä tilanjakajia.

Vaikka et koskaan halua ahtaa sähköpostin allekirjoitukseesi liikaa tietoa, on olemassa keinoja, joilla saat mahtumaan paljon tekstiä tällaiselle pienelle alueelle muotoilusta tinkimättä.

Tämä on hyödyllistä erityyppisten tietojen, kuten nimesi ja yhteystietojesi, logosi, mahdollisten toimintakutsujen tai jopa vastuuvapauslausekkeen jakamisessa.

Esimerkki

Tilanjakajien käyttäminen muotoilussasi, kuten alla olevassa esimerkissä, on yksi hyvä tapa tehdä tämä. Voit käyttää myös glyfologisia erottimia, joka on pystysuora palkkisymboli (eli |.)

Image Credit:Venngage

Lisää kansainvälinen etuliite yhteystietonumeroosi.

Jos teet töitä eri puolilla maailmaa asuvien ihmisten kanssa, älä unohda maasi suuntanumeron etuliitettä listatessasi yhteystietonumerosi. Monet ihmiset jättävät tämän huomiotta, jos he eivät ole itse tottuneet valitsemaan kansainvälisiä etuliitteitä, mutta kansainvälisille kollegoillesi ja asiakkaillesi on todella hyödyllistä, että se on heti mukana. Tässä on luettelo maakoodeista, jos et tiedä omaasi.

Esimerkki

Tässä on esimerkki, jonka on laatinut Kit Smith, entinen Brandwatch-yritys, jolla on toimistoja sekä Yhdysvalloissa että Euroopassa ja joka työskentelee kansainvälisten asiakkaiden kanssa. Se, että heillä on Yhdysvaltojen maakoodi, auttaa muissa maissa asuvia ihmisiä tavoittamaan hänet helpommin puhelimitse.

Tee suunnittelustasi mobiiliystävällistä.

Litmusin mukaan Applen iMobilella avattiin 46 % kaikista sähköposteista kesäkuussa 2018. Sen lisäksi mobiilikäyttäjät tarkistavat sähköpostinsa kolme kertaa useammin kuin muut kuin mobiilikäyttäjät.

Mitä enemmän ihmisiä lukee sähköpostia mobiililaitteilla, sitä enemmän haluat pitää mobiilikäyttäjät etusijalla sähköposteja kirjoittaessasi – myös sähköpostin allekirjoitusta kirjoittaessasi.

Yksi tärkeimmistä tavoista tehdä sähköpostin allekirjoituksestasi mobiiliystävällinen on tehdä allekirjoituksesi muotoilusta helppolukuinen ja mobiilikäyttäjien klikattavissa oleva. Tässä kohtaa mittakaava tulee todella tärkeäksi. Varmista, että tekstisi on tarpeeksi suurta luettavaksi pienillä mobiilinäytöillä ja että linkit ja painikkeet ovat tarpeeksi suuria – ja riittävän etäällä toisistaan – jotta ihmiset voivat napauttaa niitä sormillaan.

Esimerkki

Katso alla olevaa esimerkkiä ja huomaa, kuinka paljon tilaa on klikattavien elementtien, kuten sosiaalisen median kuvakkeiden, välillä. Niitä on hyvä napauttaa sormella mobiilinäytöllä, jotta käyttäjät eivät vahingossa napauta Facebook-kuvaketta, vaikka heidän oli tarkoitus siirtyä Twitteriin.

Image Credit: Canva

Loppujen lopuksi, kuten minkä tahansa sähköpostin osan kohdalla, varmista, että allekirjoituksesi näyttää yhtä hyvältä kuin luulet sen näyttävän, kokeilemalla sitä eri sähköpostiohjelmilla. Esimerkiksi Microsoft Outlook ei tunnista taustakuvia, joten vältä niiden käyttöä. Muut sähköpostiohjelmat eivät lataa kuvia oletusarvoisesti lainkaan.

Tämän sähköpostiosoitteen parhaiden käytäntöjen avulla voit luoda oman allekirjoituksesi, joka vastaa brändiäsi ja tuo sähköposteihisi ylimääräisen ripauksen ammattimaisuutta.