Projektinhallinnassa käytettävät hankintasopimustyypit

Tänään keskustelemme erilaisista projektinhallinnassa käytettävistä hankintasopimustyypeistä.

Kaikki organisaatiot tarvitsevat tietyn tason jälkeen hankintoja, jotta ne voivat kasvaa edelleen, mutta tämä ei ole mahdollista tyhjiössä. Organisaatiot tarvitsevat ulkopuolista apua kasvun saavuttamiseksi. Hankinnat ovat edellytys yrityksille, jotka haluavat selviytyä ja kasvaa.

Hankintojen hallintajärjestelmä auttaa valitsemaan sopivan sopimuksen ja toimittajan tavaroiden ostamista tai palvelujen vuokraamista varten.

Hankinnat on ymmärrettävä riippumatta siitä, oletko ostaja vai myyjä. Kaikki organisaatiot, olivatpa ne projekti-, toiminta- tai matriisiorganisaatioita, kyttvt hankintasopimuksia.

Mitä on hankinta?

Wikipedian mukaan:

”Hankinta on tavaroiden, palveluiden tai urakoiden hankkimista ulkopuolisesta lähteestä. On suotuisaa, että tavarat, palvelut tai rakennusurakat ovat tarkoituksenmukaisia ja että ne hankitaan parhaalla mahdollisella kustannuksella vastaamaan ostajan tarpeita laadun ja määrän, ajan ja paikan suhteen.”

Organisaatiot tarvitsevat hankintoja monista syistä:

• Neillä ei ole asiantuntemusta tietyn työn suorittamiseen.
• Heillä on muita kiireitä.
• Hankinta on halvempaa kuin tehdä se itse.

Voit kuitenkin tehdä kustannus-hyötyanalyysin ennen kuin päätät hankintasopimuksesta. Laske kustannukset, jotka aiheutuvat siitä, että teet sen itse tai hankinnan kautta, ja valitse sitten kustannustehokas vaihtoehto.

Jos ulkoistamisen hyödyt ovat suuremmat kuin itse tekeminen, sinun kannattaa ulkoistaa se.

Esimerkiksi sinun on laajennettava toimistorakennustasi, mutta sinulla ei ole asiantuntemusta sähkötöihin. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa hankkeen toteuttamiseksi: teet sen itse tai annat jonkun tehdä sen puolestasi.

Koska sinulla ei ole talon sisäistä asiantuntemusta, toinen vaihtoehto säästää vaivaa, rahaa ja aikaa.

Hankintojen edut

Hankinnat helpottavat organisaatioiden liiketoimintaa. Ne voivat keskittyä ydinliiketoimintaansa ja ulkoistaa loput. Se auttaa yrityksiä jakamaan mahdollisuuksia, palkkaamaan asiantuntijoita ja ostamaan tavaroita tai palveluita.

Pois ovat ne ajat, jolloin organisaatiot tekivät kaikki tarvitsemansa prosessit itse. Nykyään organisaatiot hoitavat ydintoimintonsa ja käyttävät hankintoja muihin tehtäviin.

Aikoina Ford Motors kasvatti soijaa, josta se louhi öljyä käytettäväksi maaleissa. Nykyään yksikään autonvalmistaja ei tee näin. Jos ne tarvitsevat maalia, ne ostavat sitä markkinoilta. Samoin muiden komponenttien, kuten renkaiden, lasin jne. osalta.

On epäkäytännöllistä olla mukana kaikessa, mitä organisaatio tarvitsee. Oikean asiantuntemuksen hankkiminen ja sen ylläpitäminen on hyvin kallista, ja tämä voi jopa aiheuttaa joko ala-arvoisen tai ylihinnoitellun tuotteen. Kummassakin tapauksessa se on organisaatiolle huono asia.

Hankintojen hallinta on nykyaikaisille yrityksille elintärkeää. Se auttaa löytämään parhaan myyjän oikeilla ehdoilla. Sen avulla voit valita oikean hankintasopimuksen tarpeidesi mukaan.

Hankintasopimustyyppejä on monia, ja sinun on ymmärrettävä jokainen niistä, jotta voit valita sen, joka täyttää tarpeesi.

Ennen kuin tarkastelemme tyyppejä, meidän on ensin ymmärrettävä termi ”sopimus.”

Sopimus

Sopimus on sitova sopimus ostajan ja myyjän välillä. Se on avainasemassa ostajan ja myyjän välisessä suhteessa, ja se antaa puitteet sille, miten he toimivat keskenään.

Hankintasopimus

Kaikki kahden tai useamman osapuolen väliset sopimukset palvelujen tai tavaroiden toimittamisesta ovat hankintasopimuksia. Hankintasopimukset voi jakaa kolmeen luokkaan:

1. Kiinteähintainen sopimus
2. Kustannusten perusteella korvattava sopimus
3. Aika- ja materiaalisopimus

Hankintapäällikkönä sinun tehtävänäsi on valita sopimus, joka täyttää vaatimukset.

Kiinteähintainen sopimus

Monet asiantuntijat kutsuvat kiinteähintaista sopimusta kertakorvaussopimukseksi. Tätä sopimusta käytetään, kun työn laajuus on kiinteä. Kun sopimus on allekirjoitettu, myyjä sitoutuu sopimuksella suorittamaan tehtävän sovitun hinnan ja ajan puitteissa. Näin ollen myyjä kantaa suurimman osan riskistä. Hinnasta ei neuvotella uudelleen, ellei työn laajuus muutu.

Yleensä ulkoistamis- ja avaimet käteen -hankintasopimukset ovat kiinteähintaisia. Tämä sopimus on hyödyllinen, kun sen laajuus on hyvin määritelty.

Sen vuoksi, että kustannukset eivät voi muuttua, tämä sopimus soveltuu kustannusten hallintaan.

Tässä tapauksessa laajuuden muutos on kallis asia. Urakoitsijat saavat usein sopimuksen tekemällä halvimman tarjouksen ja pyrkivät sitten hankkimaan lisätuloja kaikin mahdollisin keinoin, kuten lisäämällä laajuutta.

Olen nähnyt urakoitsijoiden riitelevän projektipäälliköiden kanssa laajuudesta. He ovat aluksi olleet samaa mieltä, mutta myöhemmin riidelleet pienistä asioista ja nostaneet muutospyynnön esille.

Varmista, että laajuus on hyvin määritelty ja mahdollisimman yksityiskohtainen; tarkkaile tarkkaan kaikkia laajuuden muutoksia.

Voit jakaa kiinteähintaiset sopimukset kolmeen luokkaan:

1. Kiinteähintainen kiinteähintainen sopimus (FFP)
2. Kiinteähintainen kannustinpalkkiosopimus (FPIF)
3. Kiinteähintainen sopimus, jossa on taloudellinen hinnanmuutos (FP-EPA-sopimus)

Kiinteähintainen kiinteähintainen sopimus (FFP)

Tämä on hankintasopimustyypiltään yksinkertaisin. Myyjän on suoritettava työ sovitun rahamäärän ja ajan puitteissa. Myyjä on vastuussa mahdollisesta kustannusten noususta, ja hän on laillisesti velvollinen suorittamaan tehtävän sopimuksen puitteissa.

Firm-Fixed-Price-sopimusta käytetään enimmäkseen julkishallinnollisissa tai puolihallinnollisissa hankintasopimuksissa, joissa työn laajuus on määritetty hyvin yksityiskohtaisesti.

Tämässä sopimuksessa on helppo tehdä tarjouspyyntöjä ja vastaanottaa tarjouksia, ja se arvioidaan kustannusperusteisesti, mikä on melko nopeaa.

Sen vuoksi, että myyjä kantaa riskin, kustannukset ovat korkeammat. Jos laajuus ei ole selvä, myyjä ja ostaja voivat joutua riitoihin. Kaikki poikkeamat alkuperäisestä laajuudesta voivat maksaa paljon.

Esimerkki: Myyjän on maalattava koko rakennus 50 000 dollarilla 18 kuukauden kuluessa.

Fixed-Price Incentive Fee Contract (FPIF)

Tässä tapauksessa, vaikka hinta on kiinteä, myyjä voi saada kannustimen, jos hän suoriutuu hyvin. Tämä kannustin pienentää myyjän riskiä.

Kannustin voidaan sitoa mihin tahansa projektin mittareihin, kuten kustannuksiin, aikaan tai tekniseen suorituskykyyn.

Esimerkki: Toimeksisaaja saa 10 000 USD:n kannustimen, jos se saavuttaa ensimmäisen virstanpylvään ajallaan.

Fixed-Price with Economic Price Adjustment Contracts (FP-EPA)

Käytät Fixed-Price with Economic Price Adjustment -sopimusta, kun sopimus on monivuotinen. Tässä sopimuksessa on erityismääräys, joka suojaa myyjää inflaatiolta.

Esimerkki: Noin 3 % hankkeen kustannuksista nousee tietyn ajan kuluttua kuluttajahintaindeksin perusteella.

Ostotilaus (PO)

Tätä sopimusta käytetään hyödykkeiden ostamiseen.

Esimerkki: Ostetaan 10 000 kangaspulttia hintaan 1,00 USD.

Kustannuskorvattava sopimus

Monet asiantuntijat kutsuvat tätä sopimusta kustannuskorvattavaksi sopimukseksi.

Tässä myyjä saa korvauksen tehdystä työstä sekä palkkion, joka edustaa hänen voittoaan. Usein myyjät saavat tämän palkkion, jos he saavuttavat tai ylittävät valitut projektitavoitteet: tehtävän valmistuminen aikaisemmin tai kustannussäästöt jne.

Käytät Cost Reimbursable -sopimusta, kun laajuuteen liittyy epävarmuutta tai jos riski on suurempi. Tässä sopimuksessa riski on ostajalla, koska hän maksaa kaikki kustannukset.

Tämän sopimuksen avulla voit valvoa kustannuksia paremmin, kun laajuutta ei ole tarkasti määritelty.

Scope Creep on kustannuskorvattavan sopimuksen luontainen haitta, kun vaatimukset ovat epäselvät. Myyjä voi yrittää lisätä kustannuksia kasvattaakseen palkkiota tai korvausta.

Voit minimoida tämän asianmukaisella valvonnalla tai voiton rajaamisella. Esimerkiksi enimmäisvoitto on 10 % kokonaiskustannuksista.

Voit jakaa Cost Reimbursable -sopimukset neljään luokkaan:

1. Kustannus plus kiinteä palkkio (CPFF)
2. Kustannus plus kannustinpalkkio (CPIF)
3. Kustannus plus palkkiopalkkio (CPAF)
4. Kustannus plus kustannusprosenttiosuus (CPPC)

Kustannus plus kiinteä palkkio -sopimus (CPFF)

Tässä, myyjälle maksetaan kaikki aiheutuneet kustannukset sekä kiinteä palkkio suorituksesta riippumatta. Ostaja kantaa riskin.

Organisaatiot käyttävät tätä sopimusta korkean riskin hankkeissa, joissa tarjoajat eivät ole kiinnostuneita kilpailemaan.

CPFF-sopimukset pitävät myyjän turvassa riskeiltä.

Esimerkki: Kokonaiskustannukset plus 25 000 USD palkkiona.

Cost Plus Incentive Fee -sopimus (CPIF)

Cost Plus Incentive Fee -sopimuksessa myyjä saa korvauksen kaikista kustannuksista plus kannustinpalkkion, joka perustuu tiettyjen sopimuksessa mainittujen suoritustavoitteiden saavuttamiseen. Tämä kannustin lasketaan sovitun kaavan avulla.

Tässä tapauksessa riski on ostajalla, mutta se on kuitenkin pienempi kuin Cost Plus Fixed Fee -sopimuksessa.

CPIF-sopimuksessa kannustin on myyjän motivaatiotekijä.

Kannustin on yleensä prosenttiosuus säästöistä, jonka ostaja ja myyjä jakavat.

Esimerkki: Jos hanke valmistuu alle budjetin, myyjä saa 25 % säästöistä.

Kustannukset plus palkkiopalkkio (CPAF)

Tässä tapauksessa myyjälle maksetaan hänen kustannuksistaan plus palkkiopalkkio. Tämä lisämaksu perustuu sopimuksessa kuvattujen suoritustavoitteiden mukaiseen tyytyväisyyteen.

Huomautus: Kannustinpalkkion ja palkkiopalkkion välillä on ero. Kannustinpalkkio lasketaan sopimuksessa määritellyn kaavan perusteella ja se on objektiivinen arviointi. Palkkiopalkkio riippuu asiakkaan tyytyväisyydestä ja sitä arvioidaan subjektiivisesti. Palkkiopalkkioon ei voi hakea muutosta.

Esimerkki: Jos myyjä suoriutuu tehtävästä täyttämällä tai ylittämällä laatuvaatimukset suorituksensa perusteella, ostaja voi antaa palkkiopalkkion, jonka suuruus on enintään 10 000 Yhdysvaltain dollaria.

Kustannuspalkkio plus kustannusprosentti (CPPC)

Tässä tapauksessa myyjälle maksetaan kaikista aiheutuneista kustannuksista lisättynä prosenttiosuudella näistä kustannuksista. Ostajat eivät useinkaan suosi tämäntyyppistä sopimusta, koska myyjä saattaa keinotekoisesti nostaa kustannuksia saadakseen suuremman voiton.

Esimerkki: Kokonaiskustannukset lisättynä 15 %:lla kustannuksista urakoitsijalle maksettavana palkkiona.

Aika- ja materiaalisopimus

Tämä on kiinteähintaisten ja kustannuskorvattavien sopimusten yhdistelmä. Tässä molemmat osapuolet jakavat riskin.

Aika- ja materiaalisopimusta käytetään, kun suoritteena on ”työtunteja”. Tällöin projektipäällikkö ilmoittaa vaaditun pätevyyden ja kokemuksen myyjälle, joka toimittaa henkilökunnan.

Tätä sopimusta käytetään asiantuntijoiden tai ulkopuolisen tuen palkkaamiseen.

Tässä sopimuksessa ostaja voi määritellä tuntihinnan, jolla on ”ei saa ylittää” -raja.

Esimerkki:

Yhteenveto

Hankintasopimuksen valitseminen on tärkeä osa projektia, sillä se määrittää suhteesi myyjään. Haluat valita sopimuksen, joka tarjoaa parhaan vastineen ajalle ja rahalle ja voi suojata projektiasi riskeiltä. Valitse kiinteähintainen sopimus, jos työn laajuus on hyvin määritelty. Cost Reimbursable on kuitenkin hyvä valinta, jos työn laajuutta ei ole määritelty. Time and Material -tyyppi on hyvä, kun palkataan konsultteja tai ulkopuolista tukea.

Konsultteja tai ulkopuolista tukea.