Tärkeimmät erot ERP-järjestelmän ja kirjanpito-ohjelmiston välillä – Määritelmä ja merkitys

Yritysresurssien suunnittelu (ERP) -ohjelmisto on juuri se. Se on kaiken kattava hallintaohjelmisto, joka integroi liiketoimintasi jokaisen osatekijän toiminnan. Mikä tarkoittaa, että organisaatiosi kaikki osastot ovat yhteydessä toisiinsa siten, että yhden osan tuotoksista voi tulla syötteitä toiseen järjestelmään, mikä automatisoi monia säännöllisesti tapahtuvia liiketoimintaprosesseja. Esimerkiksi päivittäisten myyntitietojen jakaminen kunkin tuotelinjan osalta tuotanto- ja hankintaosastojen kanssa tuotantotarpeiden määrittämiseksi. Useimmissa tapauksissa toiminnanohjauksen kirjanpitojärjestelmä on vain toiminnanohjauksen alakomponentti. Folio3 Microsoft Dynamics Partner on hahmotellut joitakin avainsanojen eroja tässä erp vs. kirjanpitojärjestelmät -oppaassa.

Päivitys: Jos etsit ERP vs. crm -vertailua, tutustu tähän täydelliseen oppaaseen.

Kirjanpito-ohjelmiston määritelmä ja merkitys

Kirjanpito-ohjelmisto on toiminnoiltaan ja olemukseltaan spesifisempi. Kirjanpidon tietojärjestelmä (Accounting Information System, AIS) käsittelee organisaation ja sen prosessien taloudellisia näkökohtia tallentamalla liiketapahtumat eli saamiset / velat, päiväkirjamerkinnät ja pääkirjanpidon, joita käytetään tarvittavien taloudellisten raporttien, kuten tuloslaskelmien ja taseiden, tuottamiseen. Tämän rajallisen keskittymisen vuoksi kirjanpito-ohjelmisto ei pysty saavuttamaan samaa integraatiotasoa kuin toiminnanohjausjärjestelmä.

Useimmat kirjanpito-ohjelmistot pystyvät antamaan yrityksestäsi yleiskatsauksen, mutta toiminnanohjausjärjestelmän kaltaisen integraation puutteen vuoksi ne eivät pysty ennakoimaan ja auttamaan sinua suunnittelemaan huomista. Siksi ilman tätä tietoon perustuvaa ennustamista yritykset perustavat liiketoimintapäätökset ensisijaisesti olettamuksiin ja arvauksiin tarjonnan ja kysynnän ennustamiseksi, mikä voi johtaa alijäämään.

Mikä on ERP-kirjanpitojärjestelmä?

Useimmissa nykyisin tarjottavissa ERP-tuotteissa on mukana kirjanpito-ohjelmisto lähtötason (toimisto-) pakettina, jota kutsutaan ERP-kirjanpitojärjestelmäksi. Kun yrityksesi kasvaa ja tarve automatisoida monimutkaisempia tietojen tallennus- ja raportointiprosesseja lisääntyy, voit lisätä lisää prosessikohtaisia komponentteja, jolloin kirjanpito-ohjelmistosta tulee toiminnanohjausjärjestelmä.

Tyypillinen kirjanpito-ohjelmisto tarjoaa esimerkiksi taloushallinto-, suunnittelu- ja budjetointiominaisuuksia peruspakettina. Samaan laatikkoon voidaan kuitenkin integroida muita liiketoimintoja, kuten projekti- ja toimitusketjun hallinta, raportointi ja analysointi sekä henkilöstöhallinto. Joissakin tapauksissa voidaan lisätä myös tietotekniikan hallintamoduuli. Kannattaa muistaa, että kukin moduuli lisensoidaan yleensä erikseen.

ERP vs. kirjanpito-ohjelmistot – tärkeimmät erot

Jotta voidaan täysin havainnollistaa, miten kirjanpito-ohjelmistot ja toiminnanohjausjärjestelmät eroavat toisistaan, on tarpeen tarkastella erp vs. kirjanpito-ohjelmistojen toiminnallisuutta palveluvalikoiman ja vaikutusten suuruuden kannalta. Nimensä mukaisesti kirjanpito-ohjelmisto hahmottaa liiketoiminnan kirjanpitotapahtumien kannalta. Siihen sisältyvät liiketoiminnan näkökohdat, kuten palkanlaskenta, saamiset, velat ja koesaldot. Joitakin yleisimpiä kirjanpito-ohjelmiston sisältämiä moduuleja ovat laskutus, myyntitilaus, ostotilaus, pääkirja, työaikataulu, kululaskenta ja sähköinen maksaminen.

Toisaalta, vaikka kirjanpito-ohjelmiston ja toiminnanohjausjärjestelmän perustoiminnoissa on jonkin verran yhtymäkohtia, ne ovat silti erilaisia. Toiminnanohjausohjelmisto on resurssienhallintajärjestelmä, jossa seurataan aineellisia ja aineettomia hyödykkeitä, materiaaleja, henkilöstöresursseja ja taloudellisia resursseja. Vaikka kirjanpito-ohjelmisto käsittelee taloudellisia tietoja, ERP-kirjanpito-ohjelmisto yhdistää taloudelliset tiedot kausaalisuuden käsitteeseen eli ottaa usein huomioon taloudelliseen tulokseen vaikuttavat aineettomat hyödykkeet, kuten inhimilliset työtunnit, tuotteiden elinkaaret, suoritusyksiköt ja asiakassuhteet.

Parhaat ERP-kirjanpitojärjestelmät Microsoftilta

Microsoftia pidetään markkinajohtajana toiminnanohjausjärjestelmien ohjelmiston kehittämisen ja järjestelmäintegraation saralla. Tämä johtuu pääasiassa siitä, että yritys on kehittänyt laajan valikoiman järjestelmiä ja osakomponentteja, jotka vastaavat kaikkiin liiketoiminnan tarpeisiin. Alla on lueteltu joitakin tunnetuimpia Microsoftin tarjoamia ERP-kirjanpitojärjestelmiä:

ERP-kirjanpitojärjestelmä#1: Microsoft Dynamics 365 Finance & Toiminta

Microsoft aloitti matkansa ammattimaisten ERP-kirjanpitoohjelmistojen saralla Dynamics AX:llä jo vuonna 2006. Sittemmin, vuonna 2016 järjestelmä nimettiin uudelleen Microsoft Dynamics 365 for Operationsiksi ja saavutti lopullisen määränpäänsä Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations vuonna 2017. Joitakin Dynamics AX:n sisältämiä keskeisiä moduuleja ovat mm:

1. Pääkirjanpito – pääkirjanpito-, liikevaihtovero-, valuutta- ja käyttöomaisuusominaisuudet
2. Pankkihallinto – vastaanottaa ja maksaa käteisvaroja
3. Asiakassuhteiden hallinta (CRM) – liikesuhteiden yhteydenpito ja ylläpito (asiakkaat, myyjät ja liidit)
4. Reskontrivienti – tilausten kirjaaminen, lähetys ja laskutus
5. Kuluja – ostotilaukset, varastoon vastaanotetut tavarat
6. Varastonhallinta – varastonhallinta ja arvonmääritys kuten dynamics shopify
7. Master Planning (resurssit) – ostojen ja tuotannon suunnittelu
8. Tuotanto – materiaalilaskelmat, valmistuksen seuranta
9. Product Builder – tuotetilan luominen ja ylläpito
10. Henkilöstö – työntekijätiedot
11. Projektikirjanpito – projektien luominen ja seuranta (ensisijaisesti kirjanpidon näkökulmasta)
12. Basic – tietojen konfigurointi ja integraatio, kuten magento dynamics.
13. Hallintamoduuli – järjestelmän konfigurointi
14. Hankinnat ja hankinnat
15. Myynti ja markkinointi
16. Tietojen tallentaminen, hallinta ja tulkinta

Toiminnallisuuden ja perustarkoituksen osalta ei ole vuosien varrella paljon muuttunut. Ajatuksena oli koota kaikki erilliset moduulit ja komponentit yhden kokonaistuotteen alle. Itse tuotteessa on sitten muutama eri moduuli, joita hankintaorganisaatio voi valita mielensä mukaan. Toinen mahdollisuus on tietysti ostaa koko tuote kaikkine siihen kuuluvine kelloineen.

Lue yksityiskohtainen oppaamme: Mikä on Dynamics 365?

Tämän ERP-kirjanpito-ohjelmiston käyttäminen voi hyvinkin olla yksi yrityksesi kannalta parhaista päätöksistä.

1. Yhdistä globaalit taloustiedot ja toiminnot nopean ja tietoon perustuvan päätöksenteon mahdollistamiseksi,
2. Sopeudu nopeasti ja tehokkaasti muuttuviin markkinavaatimuksiin ja edistä nopeaa liiketoimintakasvua.
3. Paranna taloudellinen suorituskykysi aivan uudelle tasolle mahdollistamalla kirjanpidon nopeampi päättäminen, luotettava raportointi, kannattavuuden lisääminen liiketoimintatiedustelun avulla ja globaalin vaatimustenmukaisuuden varmistaminen.
4. Johda älykkäämpiä toimintoja, kun tuotat ketteryyttä ja tehokkuutta tuotantoosi yhdistämällä ja siten optimoimalla tuotannon suunnittelun, aikataulutuksen, toiminnan ja kustannusten hallinnan.
5. Toimitusketjusi automatisointi, virtaviivaistaminen ja nykyaikaistaminen yhtenäisellä, edistyksellisellä varaston- ja varastonhallinnalla, jolla parannat vaatimusten täyttämistä, materiaalihankintaa ja logistiikkaa.

ERP-kirjanpitojärjestelmä#2: Microsoft Dynamics NAV

Dynamics NAV toimii monella tapaa samalla tavalla kuin useat Microsoft Officen työvälineet, jotka saatat jo tuntea. Työskentelemällä saumattomasti Outlookin, Wordin ja Excelin kanssa Dynamics NAV auttaa sinua suorittamaan jokapäiväiset tehtävät suoraan Saapuneet-kansiostasi. Saat samat tehokkaat valmiudet Android-, iOS- ja Windows-alustoilla, joten saat johdonmukaisen ja turvallisen käyttökokemuksen työpöydällä, kannettavalla tietokoneella ja mobiililaitteella. Näin saat asiat tehtyä missä ja milloin tahansa.

Folio3 tarjoaa seuraavat nav-liitäntäratkaisut:

Shopify Navision, Magento Nav, Amazon Navision

Joitakin keskeisiä ominaisuuksia ovat mm. seuraavat:

1. Toteuta sekä taloushallinto että kirjanpito,
2. Hallitse käteisvaroja, varallisuutta ja pankkitoimintaa tehokkaasti ja turvallisesti,
3. Hallitse tuotantoa, toimintoja ja toimitusketjua yhden ohjelmiston kautta,
4. Hallitse ja seuraa myyjiä, tilauksia, varastoa ja tuotantoa,
5. Kannusta myyntiin ja paranna palveluntarjontaa
6. Hallitse yhteystietoja, myyntiä, myyntiä ja myyntimahdollisuuksia, ja palvelusopimuksia,
7. Hallitse projekteja tehokkaasti,
8. Luo arvioita, seuraa projekteja ja hallitse kapasiteettia,
9. Joustava mutta nopea käyttöönotto toimitiloissa tai pilvipalvelussa, mikä malli sopii parhaiten liiketoimintaasi,
10. Liiketoiminnan älykkyysraportointi raportoinnin avulla,
11. Kokonaisvaltainen lähestymistapa liiketoimintaasi,
12. Kilpailla globaalisti useiden valuuttojen ja kielten avulla.

Toiminnanohjausjärjestelmän käytön edut verrattuna kirjanpito-ohjelmistoon

Toiminnanohjausjärjestelmän kirjanpito-ohjelmiston hyödyntämisen merkittävin etu tavalliseen kirjanpito-ohjelmistoon verrattuna on se, kuinka paljon enemmän voit tehdä toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Dynamics 365 -tuotteen monet eri moduulit antavat sinulle mahdollisuuden suunnitella tehokkaasti strategioita ja hallita organisaatiotasi haluamallasi tavalla.

Lue yksityiskohtainen oppaamme: ERP-konsultti, määritelmä ja vastuut

ERP-järjestelmät, jopa ERP-kirjanpitojärjestelmät, ovat minkä tahansa organisaation etu. Ne saavat yrityksesi toimimaan tasaisesti keräämällä ja turvaamalla tietosi automatisoitujen prosessien avulla ja tuottamalla helposti ymmärrettäviä kaavioita. Näiden ja monien muiden pätevyyksien ansiosta ERP-järjestelmien hyödyt organisaatiossa tehostavat päivittäistä toimintaasi ja pitkän aikavälin suunnittelua. Alla on lueteltu useita merkittävimpiä ERP-järjestelmän hyötyjä, kun tämäntyyppinen ohjelmisto otetaan käyttöön:

1. Kohdistetut IT-kustannukset
   1. Yhdistetään IT-kustannukset ja parannetaan tehokkuutta sen sijaan, että resursseja käytettäisiin useisiin järjestelmiin
2. Totaalinen näkyvyys
   1. Täydellinen ymmärrys jokaisesta liiketoimintasi kriittisistä prosesseista tekemällä tiedoista helposti saatavilla olevia
3. Edistynyt suunnittelu ja raportointi
   1. Käyttämällä samaa ERP-pakettia kaikilla osastoilla organisaatiollasi on yksi ainoa, yhtenäinen raportointijärjestelmä jokaista prosessia varten
4. IQMS ERP
   1. Liiketoiminnan älykkyystoiminnallisuuden avulla yritykset voivat saada syvemmän analyyttisen näkemyksen toiminnoistaan.
5. Täydellinen räätälöinti
   1. Monet ERP-toimittajat tarjoavat useita sovelluksia, jotka voidaan toteuttaa yhdessä liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Parempi tehokkuus
6. Vähentyneet tietotekniikka- ja koulutuskustannukset, aika ja vaivannäkö
   1. Oikein toteutettuna toiminnanohjausjärjestelmä voi vähentää merkittävästi toistuvia manuaalisia prosesseja tai poistaa ne kokonaan
7. Asiakaspalvelu
   1. Koska asiakastiedot ovat keskitettyjä ja virtaviivaistettuja, myyntitiimisi voi keskittää huomionsa asiakassuhteiden rakentamiseen ja ylläpitoon sen sijaan, että se joutuisi pitämään yllä laskenta- ja johtolaskelmia.
8. Tietoturva ja laatu
   1. Yksi toiminnanohjausjärjestelmän merkittävimmistä eduista on tietoturva. Loppujen lopuksi jokaisen ERP-konseptin ytimessä on tieto.
   2. Yksittäinen tietovarasto auttaa parantamaan yrityksesi tietojen tarkkuutta, johdonmukaisuutta ja turvallisuutta.
9. Yhteistyön ja työnkulkujen parantaminen
   1. Toiminnanohjausjärjestelmäjärjestelmä sujuvoittaa yhteistyötä toisten kanssa tarjoamalla työntekijöille pääsyn tietoihin silloin ja silloin, kun he niitä tarvitsevat.
10. Standardoidut liiketoimintaprosessit
    1. Kokeillut ja hyväksi havaitut prosessit tuovat merkittäviä hyötyjä kaikenkokoisille yrityksille.
11. Helpotettu sääntelyn noudattaminen
    1. ERP:t auttavat sääntelyn noudattamisessa turvallisten ja validoitujen tietojen avulla yhdistettynä sisäänrakennettuihin raportteihin.
12. Parannettu toimitusketjun hallinta
    1. ERP parantaa toimitusketjua lyhentämällä läpimenoaikoja, auttamalla toimittamaan toimitukset ajallaan ja monilla muilla hyödyillä, jotka parantavat liiketoimintasi yleistä toimintaa ja menestystä.
13. Parempi skaalautuvuus
    1. Erittäin tärkeää on ottaa käyttöön järjestelmä, joka pystyy mukautumaan yrityksesi kasvuun tyylikkäästi ja tehokkaasti, ja oikeanlainen toiminnanohjausjärjestelmä tekee siitä helppoa.

Johtopäätös

Olitpa sitten laajentamassa asiakaskuntaasi, tulossa uusille markkinoille, ottamassa käyttöön uusia prosesseja, osastoja tai tuotteita tai muutoin kasvattamassa liiketoimintaasi, uusien toimintojen lisääminen toiminnanohjausjärjestelmään on helppoa oikean ohjelmistotoimittajan kanssa. Vaikka edistyneimmätkin kirjanpito-ohjelmistot antavat sinulle mahdollisuuden simuloida toiminnanohjausjärjestelmän toimintaa, todellinen ERP-kirjanpito-ohjelmisto tekee paljon enemmän. Liiketoiminnan kaikkien osa-alueiden integroitu hallinta sen mukaan, miten niitä pitäisi käsitellä, on tehokkaampaa. Usein yritykset, jotka käyttävät kirjanpito-ohjelmistoa toiminnanohjausohjelmistona, päätyvät muokkaamaan hallinto- ja johtamistapansa ohjelmistoon sopivaksi eikä päinvastoin. Siksi, jos voit, on aina parempi idea valita ERP-kirjanpito-ohjelmisto, kuten Dynamics 365.

Jaa arvokas palautteesi ja älä unohda jakaa erp vs. kirjanpitojärjestelmät -opasta.