Tapahtumaraportit ovat ratkaisevassa asemassa, kun halutaan varmistaa työntekijöiden turvallisuus ja luoda parhaat käytännöt työpaikalla. Tapahtumien asianmukainen dokumentointi auttaa tunnistamaan työympäristön vaarat ja välttämään tilanteita, jotka voivat mahdollisesti vaarantaa ihmisiä. Mikä tärkeintä, hyvin kirjoitettu vaaratapahtumaraportti voi auttaa varmistamaan, että yrityksesi noudattaa valtion työlainsäädäntöä ja -standardeja. Jokaisella yrityksellä on omat ohjeistuksensa vaaratapahtumaraportteja laadittaessa. Se, miten jokin organisaatio toimii päivittäin, eroaa todennäköisesti siitä, miten sinun yrityksesi toimii. Sinun ei tarvitse kopioida niiden tarkkaa muotoa tai mallia. Keksi sen sijaan ohje, joka kuvastaa yrityksesi järjestelmiä ja menettelytapoja. Rakenne ja olennaiset sisällöt ovat kuitenkin aivan samat.
Perustiedot
Välikohtausraportin on oltava asiallinen ja täydellinen. Sen tulee sisältää:
- osallistuneiden henkilöiden nimet ja asemat
- mahdollisten silminnäkijöiden nimet
- tapahtuman tarkka tapahtumapaikka ja/tai -osoite
- tapahtuman tarkka kellonaika ja päiväys
- yksityiskohtainen ja selkeä kuvaus siitä, mitä tarkalleen ottaen tapahtui
- kuvaus loukkaantumisista
Minkäänlaista informaatiota ei saa jättää pois, on ratkaisevan tärkeää aloittaa raportin kirjoittaminen mahdollisimman pian. Mitä kauemmin odotat, sitä vaikeampaa voi olla dokumentoida tapahtuman yksityiskohdat tarkasti. Kirjoitus on parasta tehdä silloin, kun kaikkien muisti tapahtumasta on vielä tuore.
Tarkkuus
Dokumentin on oltava tarkka ja siinä ei saa olla kielioppi- tai kirjoitusvirheitä. Ihannetapauksessa siinä ei saisi olla mitään korjauksia – varsinkin jos se on käsin kirjoitettu. Jos korjauksia on tehtävä, jokaisen poistetun tai lisätyn sanan on ehkä oltava todistajien nimikirjaimet. Viimeinen asia, jonka haluat, on se, että raporttia voidaan tulkita eri tavoin. Lue raportti useita kertoja ja etsi aukkoja, jotka on täytettävä. Puuttuuko tarinasta jokin osa? Voisiko jotakin osaa tarinasta selventää lisää? Muista sisällyttää kertomukseen paitsi varsinainen tapahtuma myös sitä ennen ja sen jälkeen tapahtuneet tapahtumat.
Objektiivisuus
Vältä tunnepitoisten sanojen ja tunteita kuvaavien lausumien käyttöä. Kertomuksen on oltava asiallinen, eikä siinä saa olla sarkasmia, alentavia lausuntoja tai tuomitsevia huomautuksia. Kirjallisesta raportoinnista vastaavan henkilön odotetaan tukeutuvan puhtaasti tosiasioihin ja kykenevän havaitsemaan ja välttämään henkilökohtaisia ennakkoluuloja ja mielipiteitä. Jotta näin tapahtuisi, hän ei saa antaa aikaisempien tai ulkopuolisten tietojen vaikuttaa raporttiin.
Lainsäädännölliset näkökohdat
Muista, että nämä ovat oikeudellisia asiakirjoja, joita poliisi ja tuomioistuimet voivat hyödyntää tapauksen tutkinnassa. Siinä on mainittava selvästi, jos kyse on jostakin seuraavista:
- Fyysinen loukkaantuminen
- Pahoinpitely
- Osallisuuden tuhoaminen
- Työ-työtapaturmat
- varkaus tai ryöstö
- aggressiivinen käyttäytyminen
- vakava sairaus
- vaarallinen kuolema
- laittomat ja rikolliset teot
- häiriötilanteet
Jos olet epävarma siitä, onko raportti tarpeen, harkitse viisautta ”parempi katsoa kuin katua”.”. Jos tapaus on äärimmäinen, voi olla hyvä soittaa heti poliisille. Tarkista lopuksi aina oman maasi työlainsäädäntö varmistaaksesi, että yrityksesi on täysin sääntöjen mukainen.
Tapahtuman syy
Jos tapauksen tarkka syy jää alkututkinnan jälkeen selvittämättä, on ok jakaa hypoteeseja, kunhan ne mainitaan raportissa selkeästi sillä tavalla. Liitä mukaan todistajien lausunnot, luonnokset ja valokuvat aina kun mahdollista. Jos saatavilla, myös turvakameran kuvamateriaaliin on viitattava.
Valvojan allekirjoitus
Täydennetyn raportin on oltava tapahtumahetkellä vastuussa olleen esimiehen tai johtajan allekirjoittama. Valtuutettuna allekirjoittajana hänen on luettava raportti ja varmistettava, että se on selkeä, luettava ja täsmällinen ja että vaaratapahtumien raportointia koskevia yrityksen ohjeita on noudatettu tarkasti.
Salaisuus
Koska raportit sisältävät lähes aina arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja, kuten työntekijän terveydellisiä huolenaiheita, vaaratapahtumaraportointi on tehtävä asianosaisten yksityisyydensuojaa silmällä pitäen. Vain valtuutetun henkilökunnan tulisi voida tarkastella raportin yksityiskohtia.
Parhaat käytännöt vaaratapahtumailmoituslomakkeiden täyttämiseen
Jokaiseen yritykseen on laadittava protokolla vaaratapahtumailmoitusta varten. Vain valtuutetuilla henkilöillä tulisi olla pääsy tähän asiakirjaan. He voivat käyttää sitä ikävien tapahtumien dokumentointiin, riskien hallintaan ja turvallisuustoimenpiteiden luomiseen lain edellyttämällä tavalla. Lomaketta täytettäessä olisi noudatettava seuraavia parhaita käytäntöjä:
- Käytetään kiireellisyyden tunnetta. Täytä ilmoituslomake ja arkistoi se 24 tunnin kuluessa.
- Lisää mukaan pienet yksityiskohdat ja kaikki asiaankuuluvat tiedot.
- Päällikön on tarkistettava ilmoituksen tiedot.
- Lomakkeen voi täyttää vain henkilö, joka on ollut suoraan osallisena vaaratilanteessa.
- Ole perusteellinen ja vältä korjausten tekemistä.
- Lue tarkasti.
- Älä oleta, että lukija ymmärtää yleisiä väittämiä.
- Pitäkää se luottamuksellisena älkääkä antako asiattomien henkilöiden lukea tietoja.
- Alkirjoittakaa asiakirja, kun se on valmis.
- Ilmoittakaa poliisille tai terveydenhuollon ammattilaisille, jos se on tarpeellista.
Yrityksessänne jokaisen työntekijän tulisi osallistua seminaariin tai koulutukseen, joka koskee vaaratilanteen käsittelyä työpaikalla. Näin he tietävät, miten ilmoittaa vaaratilanteesta, kun jotain tapahtuu. Lopuksi paperittomuuteen siirtyminen voi auttaa välttämään tärkeiden asiakirjojen katoamisen. Digitaaliset lomakkeet, kuten alla oleva ilmainen malli, ovat hyvä vaihtoehto vanhanaikaiselle paperityölle.