Yritykset ylläpitävät kassakirjaa, johon kirjataan sekä käteis- että pankkitapahtumat. Kassakirjassa on käteissarake, joka osoittaa yrityksessä olevan käteisen rahan, ja pankkisarake, joka osoittaa pankissa olevan käteisen rahan.Pankki pitää myös tiliä jokaisesta asiakkaasta kirjanpidossaan. Kaikki talletukset kirjataan asiakkaan tilin hyvityspuolelle ja nostot hänen tilinsä veloituspuolelle. Pankki lähettää asiakkaille säännöllisesti tiliotteen.Joskus kassakirjan ja tiliotteen mukaiset saldot eivät vastaa toisiaan. Jos tilikirjan saldo ei vastaa kassakirjan pankkisaraketta, yrityksen on selvitettävä syyt tähän. On tärkeää täsmäyttää erot.Kassakirjan ja pankkikirjan saldojen täsmäyttämiseksi laaditaan täsmäytyslaskelma, jota kutsutaan pankkien täsmäytyslaskelmaksi (Bank Reconciliation Statement, BRS). Toisin sanoen BRS on selvitys, joka laaditaan kassakirjan pankkisarakkeen ja pankkikirjan mukaisten saldojen välisen eron täsmäyttämiseksi tiettynä päivänä.
Miksi laatia BRS?
BRS:n laatiminen ei ole pakollista, eikä BRS:n laatimiselle ole kiinteää päivämäärää. BRS laaditaan määräajoin sen tarkistamiseksi, että pankkiin liittyvät tapahtumat on kirjattu oikein kassakirjan pankkisarakkeeseen ja myös pankki kirjoihinsa. BRS auttaa havaitsemaan virheet tapahtumien kirjaamisessa ja määrittämään tarkan pankkisaldon tiettynä päivänä.
Miten BRS laaditaan
- Aluksi verrataan sekä kassakirjan pankkisarakkeen että tiliotteen alkusaldoja; ne voivat poiketa toisistaan edellisen kauden hyvittämättömien tai esittämättömien sekkien vuoksi.
- Vertaillaan nyt tiliotteen hyvityspuolta kassakirjan pankkisarakkeen debet-puoleen ja tiliotteen debet-puolta kassakirjan pankkisarakkeen hyvityspuoleen. Merkitse rasti kaikkiin kohtiin, jotka esiintyvät molemmissa kirjanpidoissa.
- Analysoi merkinnät sekä kassakirjan pankkisarakkeessa että passikirjassa ja etsi merkinnät, jotka on jätetty kirjaamatta kassakirjan pankkisarakkeeseen. Tee luettelo tällaisista kirjauksista ja tee tarvittavat oikaisut kassakirjaan.
- Korjaa, jos kassakirjassa esiintyy virheitä tai virheitä.
- Laskekaa kassakirjan pankkisarakkeen korjattu ja tarkistettu saldo.
- Aloita nyt pankkien täsmäytyslaskelma päivitetyllä kassakirjan saldolla.
- Lisää esittelemättömät sekit (sekit, jotka yritys on antanut velkojilleen tai tavarantoimittajilleen, mutta joita ei ole esitetty maksettavaksi – Kulut) ja vähennä hyvittämättömät sekit (pankkiin maksetut, mutta vielä perimättä olevat sekit – Tulot).
- Tee kaikki tarvittavat oikaisut pankkivirheiden vuoksi. Jos pankin täsmäytyslaskelma alkaa kassakirjan pankkisarakkeen mukaisella velkasaldolla, lisää kaikki pankin virheellisesti hyvittämät määrät ja vähennä kaikki pankin virheellisesti hyvittämät määrät. Tee päinvastoin, jos se alkaa kredit-saldolla.
- Tuloksena olevan luvun on oltava yhtä suuri kuin tiliotteen mukainen saldo.
Kirjanpitovirheitä sisältävän tiliöintitilinpäätöksen laatimisen hyödyt
Kirjanpitovirheet voivat johtaa olosuhteisiin, jotka ovat muutakin kuin kiusallisia, kun shekit katkeavat tai kun yritykset alkavat saada velkojilta tai tavarantoimittajilta ärsyttäviä puheluita maksuista, jotka on jo vapautettu. Pankkien täsmäytykset auttavat sinua havaitsemaan petokset ja vähentämään sellaisten tapahtumien riskiä, jotka voivat aiheuttaa sakkoja ja viivästyskorkoja. BRS tarjoaa yritykselle useita etuja, joihin kuuluu:
Virheiden havaitseminen: Pankkien täsmäytys auttaa sinua havaitsemaan kirjanpitovirheet, jotka ovat yleisiä jokaisessa yrityksessä. Näitä virheitä ovat esimerkiksi yhteen- ja vähennyslaskut, maksamatta jääneet maksut ja kaksinkertaiset maksut.
Korkojen ja maksujen seuranta: Pankit saattavat lisätä tilillesi korkoja, maksuja tai sakkoja. Kuukausittaisen pankkien täsmäytyksen avulla voit lisätä tai vähentää tällaisia summia kirjanpidossasi.
Petosten havaitseminen: Et ehkä pysty estämään työntekijöitä varastamasta rahojasi kerran, mutta voit estää sen tulevaisuudessa. Pankkien täsmäytyslaskelma auttaa sinua havaitsemaan ja huomaamaan vilpilliset tapahtumat. On suositeltavaa palkata riippumaton henkilö suorittamaan täsmäytykset, jotta kirjanpidon työntekijä ei vääristäisi kirjanpitoa ja täsmäytyksiä.
Saatavien seuranta: BRS:n avulla voit vahvistaa kaikki kuitit, mikä auttaa sinua välttämään kiusallisia tilanteita ja myös tunnistamaan kirjaukset sellaisista kuiteista, joita et ole tallettanut.
Vinkkejä tehokkaan BRS:n varmistamiseen
1. Varmista, että BRS on tehokas. Ensinnäkin on tärkeää, että sinulla on kaikki tarvittavat asiakirjat ja tiedot käsillä. Se tarkoittaa, että jos kaikki tarvittavat asiakirjat ja tiedot ovat käytettävissäsi, saat paremman kuvan asioista.2. Vältä yleisiä virheitä, kuten:
a. Merkintöjen päällekkäisyyteen liittyvät virheet.
b. Sellaisen liiketapahtuman jättäminen kirjaamatta, joka aiheuttaisi puuttuvan summan suuruisen erotuksen
c. Virheet pilkkuja ja pisteitä syötettäessä, jotka aiheuttavat eroja, jotka, voisivat olla merkittäviä. Esimerkiksi 2 401,30 INR:n sijaan kirjoitetaan 240,13 INR.
d. Transpositiovirheet, kun kirjaat lukuja kirjanpitoon. Esimerkiksi sen sijaan, että kirjataan 221 200 INR, kirjataan 212 200 INR.
3. Myös pankit voivat tehdä virheitä: On mahdollista, että pankkisi on tehnyt virheen. Ne saattavat veloittaa tililtäsi vääriä summia tai hyvittää talletuksia, jotka eivät kuulu sinulle. Tästä syystä, jos havaitset virheitä, joille et löydä selitystä tai joita epäilet, on parasta kääntyä pankkisi puoleen. 4. Erien täsmäyttäminen: Erojen listaaminen ja täsmäyttäminen ja sen jälkeen unohtaminen on mahdollista. Jos eroja kertyy jatkuvasti ilman toimenpiteitä, pankkien täsmäytyksestäsi tulee merkityksetön. Täsmennettyjä tapahtumia on tarkistettava jatkuvasti, jotta ne näkyvät oikealla tavalla kassakirjan pankkisarakkeessa ja tiliotteessa.