Les rapports d’incident sont cruciaux pour établir la sécurité des employés ainsi que pour établir les meilleures pratiques sur le lieu de travail. Documenter correctement les incidents permet d’identifier les dangers dans l’environnement de travail et d’éviter les situations qui pourraient potentiellement mettre les gens en danger. Plus important encore, un rapport d’incident bien rédigé peut contribuer à garantir que votre entreprise est conforme aux réglementations et normes gouvernementales en matière de travail. Chaque entreprise a ses propres directives concernant la rédaction des rapports d’incident. La façon dont une organisation fonctionne au quotidien est très probablement différente de celle de votre entreprise. Vous ne devez pas copier leur format ou leur modèle exact. Au contraire, élaborez une ligne directrice qui reflète les systèmes et procédures de votre entreprise. Mais la structure et les inclusions essentielles sont tout à fait les mêmes.
Informations de base
Le rapport d’incident doit être factuel et complet. Il doit comprendre :
- les noms et fonctions des personnes impliquées
- les noms des témoins éventuels
- le lieu et/ou l’adresse exacte de l’incident
- l’heure et la date exacte de l’événement
- une description détaillée et claire de ce qui s’est exactement passé
- une description des blessures
Parce qu’aucune information ne doit être omise, il est crucial de commencer à rédiger le rapport le plus tôt possible. Plus vous attendez, plus il peut être difficile de documenter avec précision les détails de l’incident. Il est préférable d’effectuer la rédaction lorsque le souvenir de l’incident est encore frais dans la mémoire de chacun.
Exactitude
Le document doit être précis et exempt de fautes de grammaire ou d’orthographe. Idéalement, il ne devrait pas y avoir de corrections – surtout s’il est écrit à la main. Si des corrections doivent être apportées, chaque mot supprimé ou ajouté devra peut-être être paraphé par les témoins. La dernière chose que vous souhaitez est que le rapport puisse être interprété de différentes manières. Lisez le rapport plusieurs fois et recherchez les lacunes qui doivent être comblées. Manque-t-il une partie de l’histoire ? Un élément de l’histoire pourrait-il être clarifié ? N’oubliez pas d’inclure non seulement l’incident réel, mais aussi les événements qui ont eu lieu avant et après.
Objectivité
Évitez d’utiliser des mots émotionnels et des déclarations qui décrivent des sentiments. Le rapport doit être factuel et être exempt de sarcasmes, de déclarations condescendantes et de jugements. On attend de la personne chargée du rapport écrit qu’elle se base uniquement sur des faits, qu’elle soit capable de détecter et d’éviter les partis pris et les opinions personnelles. Pour cela, il ne doit pas laisser des informations antérieures ou extérieures influencer le rapport.
Considérations juridiques
N’oubliez pas qu’il s’agit de documents juridiques qui peuvent être utilisés par la police et les tribunaux pour enquêter sur l’incident. Il faut indiquer clairement s’il s’agit de l’un des éléments suivants :
- Lésion physique
- Assaut
- Destruction de biens
- Accidents liés au travail
- .accidents de travail
- Vol ou vol qualifié
- Comportement agressif
- Maladie grave
- Mort imminente
- Actes illégaux et criminels
- Situations perturbatrices
Si vous n’êtes pas sûr qu’un rapport soit nécessaire, considérez la sagesse de » mieux vaut prévenir que guérir. ». Si l’incident est extrême, il peut être bon d’appeler immédiatement la police. Enfin, vérifiez toujours la réglementation du travail de votre pays pour vous assurer que votre entreprise est entièrement conforme.
Cause de l’incident
Si la cause exacte de l’incident reste indéterminée après l’enquête initiale, il est correct de partager des hypothèses tant qu’elles sont clairement identifiées ainsi dans le rapport. Incluez les déclarations des témoins, les croquis et les photos dans la mesure du possible. Si elles sont disponibles, les images de sécurité doivent également être référencées.
Signature du superviseur
Le rapport complété doit être signé par le superviseur ou le responsable en charge au moment de l’incident. En tant que signataire autorisé, il doit lire le rapport et s’assurer qu’il est clair, lisible et précis, et que les directives de l’entreprise en matière de rapport d’incident ont été strictement suivies.
Confidentialité
Parce que les rapports contiennent presque toujours des informations sensibles et confidentielles, comme les problèmes de santé d’un employé, le rapport d’incident doit être fait en tenant compte de la vie privée des parties concernées. Seul le personnel autorisé doit pouvoir examiner les détails du rapport.
Bonnes pratiques pour remplir les formulaires de rapport d’incident
Chaque entreprise doit avoir un protocole pour le rapport d’incident. Seules les personnes d’autorité doivent avoir accès à ce document. Elles peuvent l’utiliser pour documenter les événements malheureux, gérer les risques et créer des mesures de sécurité comme le prévoit la loi. Les meilleures pratiques suivantes doivent être observées lors du remplissage du formulaire :
- Pratiquez le sens de l’urgence. Remplissez le formulaire de rapport et classez-le dans les 24 heures.
- Incluez les petits détails et toutes les données pertinentes.
- Le superviseur doit vérifier les informations contenues dans le rapport.
- Seule la personne directement impliquée dans l’incident peut remplir le formulaire.
- Soyez minutieux et évitez de faire des corrections.
- Lisez bien.
- Ne supposez pas que le lecteur comprendra les énoncés généraux.
- Gardez le document confidentiel et ne laissez pas les personnes non autorisées lire les informations.
- Signez le document une fois terminé.
- Informez la police ou les professionnels de la santé si nécessaire.
Chaque employé de votre entreprise devrait suivre un séminaire ou une formation en ce qui concerne la gestion d’un incident au travail. De cette façon, ils sauront comment signaler un incident lorsque quelque chose se produit. Enfin, le passage au zéro papier peut vous aider à éviter de perdre des documents cruciaux. Les formulaires numériques, comme le modèle gratuit ci-dessous, sont une excellente alternative à la paperasse démodée.