Comment écrire une grande signature d’email [+ exemples professionnels]

L’employé de bureau moyen envoie 40 emails par jour. Cela représente 40 opportunités de vous commercialiser, vous et votre entreprise, dans ces courriels individuels que vous envoyez, chaque jour.

Beaucoup de gens traitent leur signature de courriel comme une réflexion après coup, ce qui fait une véritable occasion manquée. Ces signatures sont une chance pour vous d’indiquer clairement qui vous êtes, de faire en sorte qu’il soit facile pour les gens de vous joindre, et de donner aux gens un endroit où aller pour en savoir plus – soit sur vous, soit sur votre entreprise, soit sur quelque chose sur lequel vous travaillez.

Donc, si vous ne mettez que votre nom et un point ou deux de coordonnées dans votre signature, vous ne profitez pas pleinement de l’opportunité de vous connecter et de vous engager avec les personnes à qui vous envoyez des e-mails. (Mais il ne faut pas non plus tomber dans l’excès. Bourrer votre signature de liens et d’informations est tout simplement du spam et de l’autopromotion.)

Qu’est-ce qui doit figurer dans votre signature ? Cela dépendra en grande partie de vos préférences personnelles, de la marque et de la culture de votre organisation, et même du secteur dans lequel vous évoluez. Cependant, voici quelques suggestions pour vous aider à créer la vôtre :

Prénom et nom

Comme pour la correspondance par courrier postal, votre nom doit toujours être inclus afin que le destinataire de votre message sache de qui il provient. Cela se manifeste dans la signature du courriel, souvent comme la première ligne de texte.

Informations d’affiliation (telles que le titre du poste et le département)

Suivant de près votre nom, il devrait y avoir vos informations d’affiliation. Vos affiliations pourraient inclure votre titre de poste, votre entreprise ou organisation, et/ou même votre département. Bien entendu, votre nom devrait finir par se suffire à lui-même, à mesure que vous établissez une relation avec le destinataire, mais le fait de fournir ces informations permet de mieux situer la conversation et votre rôle dans celle-ci. En outre, le fait de vous associer à une organisation plus importante vous donne plus de crédibilité, surtout s’il s’agit d’une organisation connue. Cela vous aide à attirer l’attention de vos lecteurs afin qu’ils prennent votre message au sérieux.

Les coordonnées secondaires

Les coordonnées secondaires sont également importantes, afin que le destinataire sache comment vous contacter autrement. Les informations secondaires peuvent inclure le téléphone, le fax, ou toute autre méthode de communication que vous souhaitez mettre en avant. Dans les situations où vous ne voulez pas cracher votre ligne directe, vous pourriez profiter de cette occasion pour promouvoir votre site Web personnel — une façon passive d’ouvrir les lignes de communication sans vous inonder d’outreach si vous ne voulez pas.

Icônes de profil social

Votre présence dans les médias sociaux est une partie importante de votre marque personnelle parce qu’elle vous aide à gagner un suivi dans votre espace et montre aux gens ce qui vous intéresse. Vous pouvez en savoir beaucoup sur une personne par ce qu’elle publie et comment elle se présente.

C’est pourquoi c’est une excellente idée d’inclure des liens vers vos pages de médias sociaux dans votre signature de courriel. Non seulement cela renforce votre marque personnelle, mais cela aide également les gens à trouver de nouvelles façons de vous contacter et de vous suivre.

En mieux ? Cela peut aider à générer du trafic vers votre contenu en ligne si vous postez des liens vers ce contenu sur les réseaux sociaux. Donc, si vous incluez des icônes sociales dans votre signature, assurez-vous de tenir vos profils sociaux à jour et de les remplir de contenu intéressant et pertinent. (En d’autres termes, si vous n’avez pas tweeté depuis six mois, il est préférable de ne pas inclure Twitter.)

Pourquoi utiliser des icônes de médias sociaux plutôt que de simples liens textuels ? Parce que les icônes sont plus facilement reconnaissables pour les personnes qui parcourent votre signature – et elles se démarqueront du reste du texte qui s’y trouve. Selon des recherches menées par NeoMam Studios, les visuels en couleur augmentent de 80 % la volonté d’une personne de lire le reste du contenu. C’est un avantage considérable. De plus, les icônes permettent d’économiser beaucoup d’espace dans un endroit où vous risquez d’emballer beaucoup d’informations.

Même si vous êtes présent sur de nombreux sites de médias sociaux, essayez toutefois de limiter le nombre d’icônes à cinq ou six. Concentrez-vous sur les comptes qui comptent le plus pour développer votre entreprise ou construire votre marque personnelle.

Si vous incluez beaucoup d’icônes de médias sociaux, essayez au moins de réduire le reste du contenu si possible pour que votre design ne soit pas trop chargé. Consultez l’exemple ci-dessous, réalisé à l’aide du générateur de signature d’email de HubSpot.

Appel à l’action

L’une des choses les plus intelligentes que vous pouvez faire dans votre signature d’email est d’inclure un appel à l’action. Les meilleurs CTA de signature d’email sont simples, à jour, non chichiteux, et en accord avec votre style d’email, ce qui les fait apparaître plus comme un post-scriptum, et moins comme un argumentaire de vente. Choisissez un CTA qui s’aligne sur l’un de vos objectifs commerciaux actuels, et mettez-le à jour lorsque ces objectifs changent.

Exemple

Voici un excellent exemple de l’ancienne responsable des médias sociaux de HubSpot, Chelsea Hunersen. Elle change son CTA textuel en fonction de ses objectifs actuels en matière de médias sociaux. Il y a quelques mois, elle l’a utilisé pour conduire les gens vers le compte Twitter de HubSpot.

Une fois qu’elle a créé un canal Slack unique pour les spécialistes du marketing inbound, elle a modifié son CTA de signature d’email pour y diriger les gens, à la place.

Les liens vers les vidéos peuvent être particulièrement remarquables parce que dans certains clients d’email comme Gmail, la vignette d’une vidéo s’affiche sous votre signature. Voici un exemple de ce à quoi cela ressemble de notre propre Emily MacIntyre:

Liens de réservation

Si vous vous retrouvez à envoyer des courriels à vos collègues et clients qui veulent réserver des réunions avec vous, facilitez-leur la tâche en incluant un lien pour réserver votre calendrier directement dans votre signature de courriel. Voici un exemple de notre propre Bryan Lowry, ci-dessous.

Exemple

Il existe de nombreux outils qui aideront les gens à prendre des rendez-vous. Bryan de l’exemple ci-dessus utilise le lien de réservation personnalisé partageable de HubSpot. Si vous êtes un client de HubSpot Sales, vous pouvez partager votre lien de rendez-vous personnalisé avec toute personne avec laquelle vous souhaitez réserver un rendez-vous et la laisser choisir parmi vos horaires disponibles. Si vous le souhaitez, vous pouvez faire en sorte que le CRM HubSpot crée automatiquement un nouvel enregistrement de contact pour toute personne qui réserve une réunion si un n’existe pas déjà.

Si vous n’êtes pas un client HubSpot, un excellent outil de réunion est Calendly, qui est gratuit pour Basic et vous permet d’intégrer votre calendrier Google ou Office 365. Si vous cherchez une alternative à Calendly, YouCanBook.me est un autre outil de réservation qui va pour 7 $ par calendrier par mois.

Déni de responsabilité de l’industrie ou exigences légales

Certaines industries telles que le juridique, la finance et l’assurance ont des directives spécifiques sur l’utilisation des e-mails et l’étiquette pour protéger les informations privées d’être transmises. Pour cette raison, vous voudrez peut-être examiner les réglementations en vigueur dans votre secteur et inclure dans votre signature une clause de non-responsabilité concernant les transmissions d’e-mails. Mail-Signatures propose un certain nombre d’exemples de clauses de non-responsabilité, dont celui-ci:

« Le contenu de cet e-mail est confidentiel et destiné uniquement au destinataire spécifié dans le message. Il est strictement interdit de partager toute partie de ce message avec une tierce partie, sans un consentement écrit de l’expéditeur. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez répondre à ce message et suivre avec sa suppression, afin que nous puissions nous assurer qu’une telle erreur ne se produise pas à l’avenir. »

Photo ou logo

Une image est un excellent choix pour pimenter votre signature de courriel. Si vous voulez une touche personnelle pour que les destinataires que vous n’avez jamais rencontrés puissent associer votre nom à votre visage, pensez à utiliser une photo professionnelle dans votre signature. Alternativement, vous pouvez utiliser le logo de l’entreprise pour ajouter plus de notoriété à l’email.

Pronoms

Bien que ce ne soit pas aussi courant dans les signatures d’email et certainement pas obligatoire, ajouter vos pronoms préférés à votre signature est utile, surtout lorsque vous envoyez des emails à des personnes que vous n’avez jamais rencontrées. Cela enlève également toute ambiguïté si vous avez un nom perçu comme neutre du point de vue du genre.

Maintenant que vous connaissez les éléments que vous devriez inclure, à quoi ressemble une excellente signature de courriel ? Voici quelques conseils pour créer des signatures qui sont utiles et professionnelles, y compris quelques grands exemples. Vous pouvez également utiliser le générateur de signature de courriel gratuit de HubSpot pour créer votre propre modèle de signature de courriel professionnel et l’ajouter facilement à votre client de messagerie.

Mettez l’accent sur votre nom, votre affiliation et vos coordonnées secondaires.

Comme vous pouvez le deviner, votre nom vient en premier. Cependant, votre nom devrait être suivi de près par votre affiliation et les coordonnées où les gens peuvent vous joindre.

Votre affiliation pourrait signifier votre titre de poste, votre entreprise, votre école ou une organisation similaire que vous jugez importante pour vos destinataires. Votre nom devrait éventuellement être son propre tirage, bien sûr, mais l’utilisation d’un nom de marque plus populaire – et même son logo – garantit que vous attirez l’attention de vos lecteurs et qu’ils prennent votre message au sérieux.

Les coordonnées secondaires sont également importantes. Vous ne voudrez peut-être pas endosser votre numéro de téléphone personnel, mais vous pourriez profiter de cette occasion pour promouvoir votre site Web personnel — une façon passive d’ouvrir les lignes de communication sans vous inonder d’un rayonnement que vous ne voulez pas.

Exemple

Voici un exemple de signature de courriel qui frappe bien les trois choses décrites ci-dessus. Le prénom et le nom de Kevin sont accompagnés de son affiliation à l’université du Connecticut. Il fait également la promotion de son site Web personnel afin que ses destinataires aient un autre moyen de voir son travail et de le contacter pour plus d’informations.

Vous voulez créer une signature comme celle ci-dessous ? Utilisez le générateur de signature d’email de HubSpot.

Gardez les couleurs simples et cohérentes.

La stratégie de marque est plus efficace lorsqu’elle est cohérente — et cela inclut votre signature d’email. Ajouter de la couleur à votre signature d’email est une touche agréable qui l’aidera à se démarquer du reste de votre email. Mais si vous choisissez d’utiliser des couleurs, veillez à vous en tenir à une ou deux en plus du texte foncé.

Exemple

Utilisez des reflets subtils pour correspondre à votre logo ou à votre image de marque, comme le fait Brittany Hodak dans sa signature électronique, ci-dessous. Remarquez comment ses icônes de médias sociaux sont de la même teinte bleue que le logo ZinePak.

Utiliser la hiérarchie de conception.

Un bon design consiste à présenter vos informations d’une manière facilement digeste. Parce que votre signature électronique est probablement plus une liste d’informations qu’une histoire captivante, vous voudrez utiliser la hiérarchie pour diriger les yeux des lecteurs vers ce qu’ils devraient lire en premier.

Exemple

Échelonnez votre nom vers une police plus grande afin qu’il attire le plus d’attention, comme vous le feriez sur un CV. Ensuite, choisissez les informations à mettre en gras et à colorier en fonction de leur importance afin d’aider à guider les yeux des gens de manière logique à travers le design, comme dans l’exemple ci-dessous.

Crédit image : Envato

Faites des liens traçables.

Donc, vous avez mis quelques liens dans votre signature de courriel, y compris votre CTA et vos icônes de médias sociaux. Mais est-ce que quelqu’un clique réellement dessus ?

Pour savoir si les liens dans votre signature attirent réellement des clics et ont un impact, vous voudrez rendre ces liens traçables — comme vous le feriez pour n’importe quel autre lien dans vos emails.

Suivez ces instructions pour faire facilement un lien de suivi qui vous aide à attribuer le trafic vers votre site web à votre signature email. De temps en temps, vous pourriez changer le format de votre signature ou le libellé à l’intérieur de votre signature pour voir ce qui suscite le plus de clics.

Utiliser des séparateurs d’espace.

Bien que vous ne vouliez jamais bloquer votre signature de courriel pour trop d’informations, il existe des moyens de faire entrer beaucoup de texte dans une zone compacte comme celle-ci sans compromettre le design.

Ceci est utile pour diviser différents types d’informations, comme votre nom et vos coordonnées, votre logo, tout appel à l’action que vous avez, ou même une clause de non-responsabilité.

Exemple

L’utilisation de séparateurs d’espace dans votre conception, comme dans l’exemple ci-dessous, est une excellente façon de le faire. Vous pouvez également utiliser des séparateurs glyphiques, qui sont le symbole de la barre verticale (c’est-à-dire, |.)

Image Credit:Venngage

Inclure un préfixe international dans votre numéro de contact.

Si vous travaillez avec des personnes du monde entier, n’oubliez pas le préfixe du code de votre pays lorsque vous indiquez votre numéro de téléphone de contact. Beaucoup de gens négligent ce point s’ils n’ont pas l’habitude de composer eux-mêmes les préfixes internationaux, mais il est vraiment utile pour vos collègues et clients internationaux de l’avoir à portée de main. Voici une liste des codes de pays si vous ne connaissez pas le vôtre.

Exemple

Voici un exemple de Kit Smith, anciennement de Brandwatch, une société qui a des bureaux à la fois aux États-Unis et en Europe et qui travaille avec des clients internationaux. Le fait d’avoir le code pays des États-Unis sur leur permet aux gens d’autres pays de le joindre plus facilement par téléphone.

Faites en sorte que votre conception soit adaptée aux mobiles.

Selon Litmus, l’iMobile d’Apple a représenté 46 % de toutes les ouvertures d’e-mails en juin 2018. Non seulement cela, mais les utilisateurs mobiles vérifient leurs e-mails trois fois plus souvent que les utilisateurs non mobiles.

Plus il y a de personnes qui lisent des e-mails sur des appareils mobiles, plus vous voudrez garder les utilisateurs mobiles en tête lorsque vous rédigez des e-mails — y compris votre signature d’e-mail.

Un moyen majeur de rendre votre signature d’e-mail adaptée aux mobiles est de rendre le design de votre signature facile à lire et cliquable pour les utilisateurs mobiles. C’est là que l’échelle devient vraiment importante. Assurez-vous que votre texte est suffisamment grand pour être lu sur les petits écrans mobiles, et que vos liens et boutons sont suffisamment grands — et espacés — pour que les gens puissent cliquer dessus avec leurs doigts.

Exemple

Regardez l’exemple ci-dessous, et notez l’espace qu’il y a entre les différents éléments cliquables comme les icônes de médias sociaux. Celles-ci sont parfaites pour être tapées avec le doigt sur un écran mobile afin que les utilisateurs ne tapent pas accidentellement sur l’icône Facebook alors qu’ils voulaient aller sur Twitter.

Crédit image : Canva

Enfin, comme pour toute partie d’un e-mail, assurez-vous que votre signature est aussi belle que vous le pensez en la testant avec différents clients de messagerie. Microsoft Outlook ne reconnaît pas les images d’arrière-plan, par exemple, alors évitez d’en utiliser. D’autres clients de messagerie ne chargent pas du tout les images par défaut.

Armé de ces bonnes pratiques en matière de signature de courriel, vous pouvez créer votre propre signature qui s’aligne sur votre marque et apporte à vos courriels une touche supplémentaire de professionnalisme.