Comment payer la taxe de vente pour les petites entreprises

Si vous êtes comme la plupart des propriétaires de petites entreprises, alors la déclaration de la taxe de vente vous a probablement jeté dans une crise de rage à un moment ou à un autre.

Nous ne sommes pas surpris. Le calcul précis de la taxe de vente peut être un processus incroyablement complexe. Pire encore, faire une erreur comme ne pas déclarer ou ne pas payer vos taxes à temps peut avoir de graves conséquences financières (et parfois juridiques).

Pour aggraver les choses, chaque État et certaines localités au sein des États ont leurs propres exigences fiscales. Au total, il y a 45 États et des milliers de petites régions (pensez aux villes ou aux comtés) aux États-Unis qui facturent la taxe de vente. Chacun d’entre eux est différent en ce qui concerne le montant que vous devez collecter, quand vous devez faire votre déclaration et le type de registres que vous devez tenir.

C’est suffisant pour vous faire repenser à la raison pour laquelle vous avez décidé de créer une entreprise en premier lieu. Mais n’ayez crainte. Dans cet article, nous allons tenter de démystifier la question et vous montrer comment payer la taxe de vente pour les petites entreprises.

Sautons dans le vif du sujet.

Qu’est-ce que la taxe de vente?

Avant de commencer, assurons-nous que nous sommes tous sur la même page. Selon Investopedia, « une taxe de vente est une taxe de consommation imposée par le gouvernement sur la vente de biens et de services. Une taxe de vente classique est prélevée au point de vente, collectée par l’entreprise et reversée au gouvernement. »

Vous êtes tenu de payer des taxes de vente à toute localité (qui perçoit une taxe de vente) dans laquelle votre entreprise a un nexus fiscal. Nexus est un mot fantaisiste qui signifie essentiellement présence. En fonction de la réglementation de la localité, il peut s’agir d’une présence physique, comme un magasin ou un bureau, d’un employé, d’une filiale ou d’une autre existence. Si votre entreprise a un nexus dans différentes localités, cela peut vite devenir compliqué. Dans ces situations, nous vous recommandons de travailler avec un professionnel de la fiscalité ou un logiciel fiscal pour vous aider à préciser votre cas particulier.

Il est important de noter que contrairement à d’autres nations, aux États-Unis, il n’y a pas de taxe de vente fédérale, donc tout est collecté au niveau de l’État et au niveau local. Franchement, c’est la raison pour laquelle le processus est compliqué. Dans de nombreux cas, il ne s’agit pas simplement d’augmenter la taxe de vente d’un État. Votre entreprise peut également avoir besoin de collecter la taxe au niveau local, généralement pour une ville ou un comté, et parfois pour les deux.

Laissez-moi vous expliquer. Si un commerçant est situé dans la ville de New York, la taxe de vente totale qu’il doit percevoir est de 8,875 %. Toutefois, ce taux total est composé de trois taux plus petits :

• Taux de la taxe d’utilisation et de la taxe locale de la ville de New York – 4,5 %
• Taux de la taxe de vente et d’utilisation de l’État de New York – 4 %
• Supplément du Metropolitan Commuter Transportation District – 0,375 %

N’oubliez pas que ce qui précède n’est qu’un exemple. Comme nous l’avons déjà dit, chaque État et chaque localité sont différents. Vous devrez travailler avec les autorités fiscales de votre État et de votre localité pour identifier le taux de taxe que votre entreprise doit percevoir.

Comment puis-je commencer à percevoir la taxe de vente ?

Dans cette section, nous vous guiderons à travers les étapes importantes requises pour percevoir et payer la taxe de vente pour votre petite entreprise.

Obtenir votre permis de taxe de vente
Dans la plupart des cas, la première chose que vous voudrez faire est de vous rendre sur le site Web du ministère du Revenu ou de l’agence de taxation de votre État et de vous inscrire pour obtenir votre permis de taxe de vente. Ce document est ce qui vous permet légalement de collecter, de déclarer et de payer la taxe sur les ventes dans votre État et dans d’autres localités. Vous devez effectuer cette étape avant de commencer à faire des affaires dans un État.

Pour mener à bien ce processus, vous aurez également besoin de votre numéro d’identification fédéral d’employeur, ainsi que d’autres informations essentielles sur votre entreprise et ses propriétaires. Gagnez du temps en confirmant et en rassemblant les informations dont vous aurez besoin pour obtenir votre permis de taxe de vente avant de commencer le processus de demande.

Déterminer votre taux de taxe de vente
L’étape suivante consiste à déterminer le taux de taxe réel que votre entreprise devra percevoir auprès des clients. Vous devriez également être en mesure d’obtenir cette information auprès du ministère du Revenu ou de l’agence fiscale de votre État. Il est important de noter que ces taux changent fréquemment, c’est donc un élément que vous devrez garder à l’œil. Sinon, vous risquez de percevoir trop peu ou trop de taxe de vente, ce qui vous causera des problèmes à terme.

Si votre entreprise a une présence physique dans plusieurs États et localités, vous devrez presque certainement percevoir la taxe de vente pour chacun. Encore une fois, si vous êtes dans ce genre de situation, vous voulez travailler avec un professionnel de la fiscalité ou un logiciel de comptabilité comme QuickBooks au minimum. Cela vous facilitera grandement la vie.

Déterminer quels produits sont taxables
Il y a de fortes chances que tous les produits vendus par votre entreprise ne soient pas taxables, et qu’ils ne le soient probablement pas tous au même taux. De plus, et cela varie d’un État à l’autre, mais bien souvent, les articles « nécessaires à la survie » ne sont pas taxés ou ont des règles fiscales différentes de celles des achats standard. Les articles nécessaires à la survie comprennent généralement les produits d’épicerie, les médicaments sur ordonnance et, dans certains États, les vêtements. Là encore, vérifiez les règles en vigueur dans votre État, car il y a probablement des nuances. Bien souvent, ces articles sont simplement taxés à un taux plus faible, ou seuls les articles inférieurs à une valeur spécifique ne sont pas taxés.

Si vous vendez à des revendeurs, ces ventes sont également souvent exemptes de taxes. Cependant, vous devrez vous assurer que le client possède un certificat ou une licence de revendeur valide. Vous devrez également tenir des registres précis de ces transactions, y compris des photocopies de tous les certificats de revendeur, afin de vous protéger en cas de vérification.

Commencez à percevoir la taxe de vente
Une fois que votre entreprise est configurée avec votre ministère du Revenu ou votre administration fiscale, vous êtes prêt à commencer à percevoir la taxe de vente. Vous voudrez confirmer que votre caisse enregistreuse, votre point de vente et/ou d’autres systèmes sont configurés avec le ou les taux d’imposition appropriés. La plupart des États exigent également que vous indiquiez aux clients le montant de la taxe qu’ils paient sur une ligne distincte du reçu. Parce que c’est si commun, la plupart des caisses et des systèmes de PDV sont configurés pour le faire dès le départ, mais vous voudrez confirmer que cela fonctionne en exécutant quelques transactions de test.

Pour faciliter la déclaration, et le paiement de la taxe de vente, il est recommandé de maintenir un compte bancaire distinct pour les taxes que vous avez perçues. Faire cela vous aidera à garder une trace de la somme d’argent que vous devez au gouvernement. Cela permet également de mettre en place un contrôle pour éviter que l’argent de la taxe de vente ne soit accidentellement utilisé pour payer une autre dépense professionnelle. Cela aide également à prévenir le vol, en particulier si vous limitez l’accès au compte.

Tenue de registres et déclaration de la taxe de vente
La plupart des États exigeront que votre entreprise ait une certaine forme de tenue de registres en place, qu’ils soient physiques ou numériques. Ces registres doivent garder la trace de chaque transaction de vente, et noter des informations essentielles comme le montant de la vente, ainsi que le montant de la taxe de vente que vous avez perçu. Selon les exigences de tenue de registres de votre État ou de votre localité, vous pouvez également être tenu de conserver des copies originales des reçus, des bandes de caisse enregistreuse ou d’autres documents de vente originaux.

Bien que ces exigences puissent sembler strictes, elles vous aideront à remplir une autre obligation courante : la déclaration des taxes. De nombreux États exigent que vous fassiez périodiquement rapport sur la taxe de vente que vous avez perçue, en plus de payer effectivement cette taxe à l’État et/ou à la localité. Heureusement, des registres détaillés peuvent rationaliser ce processus et prévenir la probabilité d’une erreur ou d’un écart.

Paiement de la taxe de vente
La dernière pièce du puzzle est la soumission d’une déclaration et le paiement de vos taxes de vente. Dans de nombreux États, vous devez payer au minimum tous les trimestres, mais si votre volume de transactions est assez élevé, vous pouvez être tenu de payer sur une base mensuelle. Tout comme vos impôts sur le revenu personnel, il est essentiel que vous fassiez votre déclaration et que vous effectuiez vos paiements à temps pour éviter les pénalités.

Comment fonctionne la taxe de vente avec ShopKeep

Maintenant que vous comprenez les bases de la taxe de vente, fonctionne, passons en revue comment vous mettriez en place et payeriez la taxe de vente avec ShopKeep.

Mettre en place votre taux de taxe
La première chose que vous voudrez faire après avoir déterminé votre taux de taxe de vente est de l’entrer dans ShopKeep comme votre taux par défaut. C’est un processus rapide et facile qui ne prend que quelques secondes. Vous devez facturer la taxe à des taux différents pour différents articles ? Pas de problème ! Vous pouvez créer différents groupes de taxes et en attribuer un à chacun de vos articles. Par rapport à la comptabilité manuelle ou à l’utilisation d’une caisse enregistreuse, cela rend la collecte de la taxe sur les ventes beaucoup plus facile pour le propriétaire de l’entreprise, en particulier lorsque vous devez facturer la taxe à différents taux.

Organisez vos produits en groupes de taxe
Maintenant que vous avez ajouté votre taux de taxe par défaut, et créé des groupes de taxe supplémentaires si vous devez facturer différents taux pour différents articles, la prochaine chose que vous voudrez faire est d’ajouter des articles au groupe de taxe approprié. Cela permet de s’assurer que le taux de taxe correct est appliqué lorsqu’un caissier ajoute un article à une commande, évitant ainsi toute erreur. Si vous effectuez ce processus pour un grand nombre d’articles, vous pouvez également les affecter en vrac via un fichier CSV.

Une fois que vos articles sont correctement affectés, vous pouvez dormir tranquille. La taxe de vente que vous avez sélectionnée pour chaque article est automatiquement appliquée à chaque vente de cet article, sans travail supplémentaire de votre part.

Reporting on Sales Tax with ShopKeep
Pour vous faciliter la vie, ShopKeep inclut maintenant un rapport sur les ventes par groupe de taxes. Ce rapport permet de voir facilement le total des ventes taxables, les ventes non taxables, une estimation de la taxe de vente due et une ventilation des taxes estimées par groupe de taxes pour votre entreprise sur n’importe quelle période.

Au lieu que le propriétaire de l’entreprise doive calculer manuellement ces informations pour vos rapports et déclarations, vous les avez maintenant disponibles en un instant. Il est ainsi beaucoup plus facile d’estimer la taxe. Si vous avez besoin d’une plus grande granularité, vous pouvez filtrer le rapport par plage de dates, ou par groupe de taxes pour obtenir les données que vous voulez voir. Vous pouvez également l’exporter sous forme de fichier CSV pour une analyse plus poussée avec un tableur.

Il est important de garder à l’esprit que, quel que soit le logiciel ou les autres méthodes que vous utilisez pour suivre votre taxe collectée et votre taxe due, en fin de compte, vous êtes responsable du paiement de la taxe en fonction de vos ventes imposables et du ou des taux fixés par votre administration fiscale. Il est fréquent que le montant de la taxe sur les ventes que vous avez perçue soit légèrement supérieur ou inférieur à celui que vous avez calculé sur la base du total de vos ventes imposables. Il ne s’agit pas d’une erreur, mais simplement d’un artefact des différences d’arrondi entre l’addition d’une taxe sur les transactions individuelles et le calcul à partir de votre total pour le mois, l’année ou le trimestre.

Enfin, veuillez noter que ce rapport n’est aussi précis que les taux que vous avez configurés dans les paramètres du groupe de taxe dans BackOffice. Les taux de taxe changent fréquemment, et nous vous recommandons de vérifier les valeurs avant de déclarer toute taxe auprès de votre administration fiscale.

Comment la taxe de vente est calculée dans ShopKeep
Pour vous aider à mieux comprendre ce rapport, nous avons également voulu vous donner un aperçu de la façon dont la taxe de vente est calculée dans ShopKeep.

ShopKeep calcule la taxe de vente au niveau de l’article et arrondit ensuite ce montant à deux décimales. Sur la base de recherches approfondies, nous sommes convaincus que c’est la façon la plus précise de calculer les taxes pour nos commerçants. Pour en savoir plus, consultez cet article que nous avons rédigé sur la taxe au niveau de l’article par rapport à la taxe au niveau de la transaction.

Il convient de noter que ShopKeep s’intègre également à QuickBooks. Cette intégration peut également vous aider avec la déclaration de la taxe de vente, en particulier si vous avez plusieurs sites dans plusieurs localités différentes, ce qui entraîne des taux d’imposition différents pour chacun.

Summing it Up

Voilà, tout ce que vous devez savoir sur la façon de collecter, de déclarer et de payer la taxe de vente en tant que propriétaire de petite entreprise. De plus, vous comprenez maintenant l’efficacité et la précision que l’exploitation d’un système de point de vente comme ShopKeep peut ajouter à votre entreprise, en particulier lorsqu’il est temps de collecter et de payer votre taxe de vente.