Compétences en communication d’affaires pour les gestionnaires

En cette ère de l’information, il y a d’énormes quantités de données à traiter et un nombre tout aussi impressionnant de graphiques et de tableaux que vous pouvez utiliser pour raconter l’histoire des données. Voici quelques-uns des graphiques les plus couramment utilisés et les types d’histoires qu’ils peuvent vous aider à raconter.

Graphes de données numériques

Parlons de quelques-uns des types de graphiques numériques les plus courants :

• Graphes à barres
• Graphes à lignes
• Graphes à tartes
• Graphes de comparaison empilés

Graphes à barres

Les graphiques à barres sont utilisés pour comparer des catégories. L’axe des x (la ligne horizontale en bas d’un graphique) est généralement utilisé pour montrer les catégories : dans ce cas, les pays ayant des dépenses de santé universelles en 2015. L’axe des y (la ligne verticale) n’est pas marqué ici, mais il montre clairement les dollars dépensés en millions. Plus la barre est haute, plus le nombre de dollars dépensés est élevé. Ce graphique montre clairement que les États-Unis dépensent plus en soins de santé par citoyen que les autres pays. Cela est clairement identifié sur ce graphique avec des barres de couleurs contrastées. Vous ne pouvez pas vous empêcher de le remarquer – il rompt le modèle et c’est une couleur audacieuse qui attire le regard.

Figure 1. Un exemple de graphique à barres

Graphes linéaires

Comme les graphiques à barres, les graphiques linéaires comparent des catégories, mais ils sont le plus souvent utilisés pour montrer des tendances. L’axe des x montrant fréquemment le passage du temps, les points de données représentés graphiquement montreront une tendance à la hausse ou à la baisse des catégories en question.

Figure 2. Un exemple de graphique linéaire

Le graphique linéaire ci-dessus illustre les tendances du trafic des médias sociaux. Chaque organisation de médias sociaux est représentée par une ligne de couleur différente. L’axe des x montre le passage du temps, et l’axe des y montre le pourcentage du trafic média que chaque organisation capte. Le graphique montre que le trafic de Facebook a tendance à augmenter, tandis que Pinterest a connu des hauts et des bas. En troisième position, le trafic Twitter est relativement stable.

Pie Charts

Figure 3. Un exemple de diagramme circulaire

Les diagrammes circulaires montrent la composition des données, ou les pièces d’un tout. Cela peut être aussi simple que « l’équipe ici est composée de 50 pour cent d’hommes et de 50 pour cent de femmes » ou « Nos ventes sont composées de 30 pour cent de livres de fiction et de 70 pour cent de non-fiction. »

Dans la figure 3, la tarte entière (le cercle entier) représente le total des produits vendus dans un magasin ; les morceaux de cette tarte vous montrent le pourcentage des ventes réalisées par chaque département. Un graphique comme celui-ci permet de voir très facilement que les départements des vêtements et des accessoires constituent la plus grande section des ventes, et les parfums la plus petite.

Certains tableaux comparatifs n’ont pas la forme d’un cercle. Parfois, ce sont des beignets, et d’autres fois, ils sont représentés par des barres, comme nous le verrons ensuite.

Des graphiques de comparaison empilés

Vous pouvez comparer des catégories avec une approche de type « camembert », en incorporant le facteur de composition de diverses manières. Les catégories de ce graphique sont représentées par des barres, mais les barres elles-mêmes sont des diagrammes de composition. Chaque barre est évaluée à 100%, et les blocs de couleur représentent les différents niveaux de possession d’animaux de compagnie au sein de la population.

Figure 4. Un exemple de graphique à barres empilées

De même, le graphique linéaire ci-dessous est « empilé » pour montrer le niveau des ventes en fonction du type de produit. Vous voyez une tendance ainsi qu’une partie d’un tout – en comparant et en visualisant la composition.

Figure 5. Un exemple de graphique linéaire empilé

Des graphiques de données non numériques

Les graphiques ci-dessus sont très pratiques lorsque vos données sont numériques. Mais il existe des graphiques pour d’autres types de données. Parlons de quelques-uns des types les plus courants de graphiques non numériques.

• Diagrammes de Venn
• Tableaux de flux
• Tableaux de Gantt
• Tableaux organisationnels
• Pictogrammes
• Infographies

Diagrammes de Venn

Un diagramme de Venn montre une comparaison de deux catégories différentes et les éléments qu’elles ont en commun. Le diagramme de la figure 6 nous montre les différents types d’images qui peuvent être partagées en toute sécurité sur Internet.

Figure 6. Un exemple de diagramme de Venn

L’endroit où les cercles se chevauchent représente une caractéristique partagée. Par exemple, les fichiers JPG et PNG ont tous deux une large palette de couleurs, ils se chevauchent donc dans cette zone. La caractéristique « Web safe » est partagée par les trois fichiers, elle se trouve donc au milieu, là où tous les cercles se chevauchent. Les zones de chaque cercle qui ne se chevauchent pas représentent des caractéristiques uniques à chaque type de fichier – quelque chose qu’elles ne partagent avec aucun autre type de fichier représenté.

Les organigrammes

Les organigrammes montrent un processus. Les organigrammes documentent une séquence d’événements du début à la fin afin que le processus puisse être documenté, suivi et géré.

L’organigramme de la figure 7 montre le processus de création, de diffusion et d’acceptation des théories.

Figure 7. Un exemple de diagramme de flux

Vous pouvez voir qu’en haut, il y a une idée qui mène à une expérience, puis les résultats déterminent la voie à suivre. Si l’expérience est réussie ou non, des chemins différents seront choisis. Tout au long du parcours de l’organigramme, toutes les alternatives sont présentées et des choix sont faits entre elles. Votre œil suit le chemin du début à la fin pour chaque partie du scénario.

Gantt Chart

Un diagramme de Gantt est une ligne de temps. Plusieurs projets peuvent être ajoutés à la ligne de temps avec des dates de début et de fin, et les jalons et les échéances sont également reflétés. Ce diagramme est utilisé pour déterminer la durée d’un projet, les ressources nécessaires et l’ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées.

Figure 8. Un exemple de diagramme de Gantt

Dans la figure 8, vous avez deux équipes différentes qui gèrent un projet. L’équipe Marché (rouge) termine l’étude de marché et définit les spécifications pour la semaine du 23 juillet (date du premier jalon). Ensuite, l’équipe de planification (en bleu) prend le relais avec l’architecture globale et la planification du projet et est responsable de la réalisation du deuxième jalon le 6 août. Comme vous pouvez le voir, les équipes de marché et de planification ont du travail supplémentaire à contribuer même après avoir atteint leurs jalons, et le projet n’est pas terminé avant la fin du mois de novembre.

Organigrammes

Les organigrammes (parfois appelés diagrammes hiérarchiques) montrent les personnes dans une organisation et leurs relations hiérarchiques. Habituellement, l’organigramme comporte un président ou un PDG au sommet, suivi d’une équipe de présidents et de vice-présidents, puis de leurs subordonnés directs, et ainsi de suite. Un organigramme est généralement créé et mis à jour par des professionnels des ressources humaines qui souhaitent avoir une vue visuelle de la structure de leur organisation et des relations hiérarchiques afin de pouvoir prendre de meilleures décisions pour exploiter les talents de l’entreprise.

L’organigramme de la figure 8 montre un président au sommet de la hiérarchie et un directeur général, un responsable de l’assurance qualité et un secrétaire qui relèvent directement du président. Chacun de ces subordonnés directs a ses propres subordonnés directs, et ainsi de suite.

Figure 9. Un exemple d’organigramme

Pictographes

Les pictographes utilisent des symboles et des images pour transmettre des données, des informations ou des idées. Les pictogrammes de la figure 9 font en fait partie d’un curriculum vitae et signalent le type d’informations que l’on peut trouver à côté de chaque pictogramme (respectivement numéro de téléphone, adresse, identifiant Twitter et courriel).

Figure 9. Quatre exemples de pictogrammes

Il est ainsi plus facile pour un recruteur de visualiser et de choisir les informations de contact nécessaires. D’autres pictogrammes peuvent transmettre des processus (comme les instructions pour construire des meubles IKEA) ou des informations (comme lorsque l’application météo de votre téléphone vous indique qu’il va pleuvoir aujourd’hui en affichant une image d’un nuage de pluie).

Infographies

De même, les infographies utilisent des images, mais elles intègrent également des données et des mots, le tout pour expliquer un seul point. Les infographies peuvent être utilisées pour rendre un sujet complexe un peu plus simple à comprendre, notamment lorsqu’il y a plus de deux ou trois facteurs à prendre en compte. Elles peuvent également être utilisées pour comparer deux ou plusieurs catégories et rendre vos données plus intéressantes et accrocheuses.

Cette infographie montre comment la consommation de poulet est liée au Superbowl. Vous pouvez voir comment la consommation et le prix par livre de poulet ont augmenté au fil du temps. Il décrit également comment les ailes de poulet en particulier sont devenues plus populaires au fil du temps, le tout avec une qualité accrocheuse et divertissante qui est engageante et intéressante pour le public.

Tableaux

Un communicateur peut également utiliser des tableaux pour afficher des données. Les tableaux peuvent être formatés pour des mots ou pour des données numériques. Ils peuvent être utilisés pour comparer des données, ou lorsqu’un élément est associé à plusieurs points de données.

Le tableau 1 est un tableau simple de trois personnes qui font des courses . George, Alana et Sebastián ont chacun quatre points de données associés à eux. En utilisant un tableau simple, vous pouvez mettre toutes ces données sous les yeux de votre public. Ils peuvent comparer les meilleurs temps et examiner les classements de chaque coureur.

Le tableau 2 est un peu plus complexe, et de ce fait, les données ne sont pas tout à fait aussi accessibles au lecteur. Mais les données sont également complexes, et si elles doivent être affichées pour en faciliter l’examen, cela semble être un bon choix. Le tableau 2 présente les résultats d’une enquête dans laquelle les participants devaient classer huit locuteurs (un homme et une femme de dialectes anglais différents) en fonction de leur professionnalisme, de leur intelligence, de leur éducation, de leur amabilité et de leur sociabilité. Les taux de réponse sont indiqués pour les locuteurs masculins et féminins, puis une moyenne est calculée pour chaque dialecte.

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Les tableaux vous aident à gérer des ensembles de données plus complexes. Un tableau peut être utilisé si vous cherchez à afficher des valeurs individuelles, si des valeurs sont comparées ou si des données vont être affichées puis résumées. Ils ne transmettront pas votre histoire au lecteur aussi rapidement qu’un graphique, mais vous transmettrez tout de même une grande quantité d’informations d’une manière facile à comprendre.

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