Par Bradley J. Frigon, Esq.
Vous vous souvenez très bien de votre fierté lorsque vous avez reçu l’appel téléphonique de votre tante May ! Elle vous a annoncé avec joie qu’elle venait de faire préparer un nouveau testament et qu’elle vous avait désigné comme représentant personnel. Tu as eu l’impression qu’un grand honneur t’était fait. Après tout, cela prouvera une fois pour toutes au reste de votre famille que vous êtes la personne la plus responsable pour s’occuper d’une affaire aussi importante.
Maintenant que tante May est décédée, certains des héritiers vous appellent et exigent de recevoir leur argent tout de suite ; ou vous demandent si cela vous dérangerait qu’ils aillent simplement à la maison chercher le service de porcelaine que tante May leur a promis ; ou encore le salon funéraire appelle pour dire qu’il veut être payé avant la fin de la semaine. Vous commencez à réaliser que vous n’auriez peut-être pas dû vous « porter volontaire » aussi rapidement pour ce travail.
Pas d’idée
La plupart des gens n’ont aucune idée de ce dans quoi ils s’engagent lorsqu’ils acceptent de servir. Tout semble si simple au début, cependant, à mesure que vous recevez plus de questions et de demandes de la part des héritiers, vous réalisez le temps que ce travail prendra et le potentiel de responsabilité personnelle. Pourtant, vous devez vous rappeler que vous vous êtes porté volontaire pour ce travail et que vous avez juré à Tante May de veiller à ce que ses dernières volontés soient respectées. En d’autres termes, tu as donné ta parole et maintenant tu dois t’y tenir.
Tâches principales
Les représentants personnels ont cinq responsabilités de base :
- localiser et prendre le contrôle des actifs du défunt,
- payer les créanciers,
- payer les impôts,
- localiser les héritiers et enfin,
- distribuer les actifs et clôturer la succession.
Si le représentant personnel ne s’acquitte pas correctement de l’une de ces tâches, il peut être personnellement responsable de toute perte envers les héritiers. Cette responsabilité personnelle peut aller de mauvaises décisions d’investissement et de comptabilité à des impôts insuffisamment payés ou au non-respect des termes exacts du testament. La question de la responsabilité personnelle peut ne pas être une préoccupation primordiale lorsque le représentant personnel est le seul héritier, mais dans les successions avec des héritiers potentiellement en querelle, la responsabilité personnelle devrait être une préoccupation majeure.
Démarrer
Généralement, un représentant personnel (« RP ») n’a aucune autorité sur les actifs de la succession jusqu’à ce qu’il soit nommé par le tribunal. Pour obtenir l’autorité nécessaire, le testament du défunt doit être admis à l’homologation et le PR doit être nommé par le tribunal. Selon les dispositions du testament, la PR peut être tenue de déposer une caution. Le PR peut être personnellement responsable envers les héritiers de toute perte des actifs de la succession s’il n’entame pas le processus d’homologation dans un délai raisonnable et ne prend pas le contrôle immédiat des actifs de la succession.
Au Colorado, il existe deux types fondamentaux de procédures d’homologation : informelles et formelles. En général, le type de procédure utilisé sera dicté par les termes du testament et les circonstances de l’affaire. Si le défunt a demandé une procédure d’homologation informelle et qu’il n’y a pas de litige concernant l’authenticité du testament, la succession peut être ouverte de manière informelle. Si les héritiers se disputent ou s’il y a un différend concernant l’offre d’homologation du testament, alors, généralement, la succession sera administrée dans une procédure d’homologation formelle.
La plupart des successions au Colorado sont homologuées par des procédures informelles, qui sont simples, relativement rapides et peu coûteuses. Dans une procédure d’homologation informelle, une personne qui a un intérêt dans la succession, généralement la PR désignée dans le testament, demande à être désignée comme PR auprès du greffier du tribunal dans le comté où le défunt résidait ou possédait des biens. Le demandeur dépose le testament auprès du tribunal et déclare au tribunal qu’il est toute personne intéressée par la succession, la date du décès du défunt, l’adresse de la résidence du défunt au moment du décès, ainsi que les noms et adresses de toutes les personnes qui ont un intérêt dans la succession. Si tout est en ordre, le greffier du tribunal des successions ouvre une succession, nomme le PR et émet des lettres testamentaires, qui sont les lettres de créance du PR. La PR doit informer toutes les parties intéressées de sa nomination et les créanciers connus. L’administration de la succession commence alors. L’assistance du tribunal n’est pas requise, mais elle est disponible si nécessaire.
Les procédures d’homologation formelles au Colorado sont plus formelles et sont longues et coûteuses. La procédure d’homologation formelle commence par une personne intéressée, qui est généralement le PR désigné dans le testament, qui demande au tribunal d’ouvrir une succession et d’admettre le testament à l’homologation. Une audience sur la requête est fixée devant le tribunal. Après avoir avisé toutes les parties intéressées, le tribunal tient une audience et reçoit des preuves avant de décider si le testament doit être admis à l’homologation. Le PR est alors nommé, et des lettres testamentaires sont émises. Le tribunal décidera également des questions ultérieures qui doivent être soumises au tribunal et des restrictions éventuelles de l’autorité de la PR sur les biens de la succession.
Même si un testament est homologué par une procédure informelle, une éventuelle PR peut opter pour une procédure formelle si elle pense qu’il y aura des litiges sur la succession. Une homologation informelle peut toujours être convertie en homologation formelle si un litige survient qui dépasse le cadre de la procédure d’homologation informelle.
Décisions à prendre
Bien que strictement lié par les termes du testament, le PR est confronté à de nombreuses décisions difficiles. Par exemple, s’il y a des impôts ou des dettes à payer et un manque de liquidités, quel bien vendre et comment s’y prendre pour le vendre ? Qui est responsable du paiement des impôts ou des dettes ? Quelles dettes et quels impôts payez-vous en premier ? Comment comptabiliser l’argent et les biens vendus ? Comment répartir les biens entre les héritiers ? Si des enfants mineurs sont concernés et qu’une fiducie doit être établie pour eux, comment transférer les biens à la fiducie pour les enfants mineurs ? Quand pouvez-vous distribuer les biens aux héritiers sans risquer un manque de liquidités ? Devez-vous obtenir l’approbation du tribunal avant de vendre des biens de la succession ? Devez-vous obtenir l’autorisation du tribunal pour distribuer les biens de la succession aux héritiers ? La liste des questions et des problèmes potentiels peut être interminable. C’est pourquoi il est essentiel pour la PR d’engager immédiatement un avocat expérimenté en matière d’homologation et d’administration de la succession. L’avocat doit avoir des connaissances en matière d’homologation, mais aussi en matière d’impôt sur le revenu, d’impôt fédéral sur les successions, d’impôt sur les successions du Colorado, d’immobilier et d’affaires.
Distribution des biens
La partie la plus difficile du rôle de PR consiste probablement à décider du moment et de la quantité des biens de la succession à distribuer aux héritiers. Le PR peut commencer à distribuer des biens aux héritiers avant la clôture de la succession, et la famille insiste souvent pour que le PR le fasse. Cependant, s’il ne reste pas assez d’argent dans la succession pour payer toutes les dettes et les impôts, alors tout manque à gagner sera probablement sorti de la poche de la PR.
La meilleure façon d’éviter les problèmes avec les héritiers est simplement de les tenir informés de ce qui se passe dans le processus de règlement de la succession. Cela signifie que le PR doit appeler périodiquement chaque héritier et faire le point. Même avec une bonne communication, il peut y avoir de l’animosité entre les héritiers. Cette animosité est particulièrement vraie lors de la distribution des biens personnels tels que les bijoux, les objets de collection et les meubles. Ce processus peut être chargé d’émotion s’il y a des enfants issus de deux mariages différents ou de mauvais sentiments entre les membres de la famille. C’est là que le PR doit consulter l’avocat de la succession pour établir certaines règles de base pour les héritiers, afin de s’assurer que ces situations ne se transforment pas en un conflit à grande échelle.
Des impôts et encore des impôts
Un PR peut être tenu de remplir six ensembles ou plus de déclarations fiscales pour le défunt. Tout d’abord, il y a les dernières déclarations fiscales individuelles étatiques et fédérales à remplir. La succession doit déposer une déclaration de revenus fiduciaire étatique et fédérale, ainsi que les rapports appropriés aux bénéficiaires. En outre, si le testament du défunt a créé des fiducies, le PR peut être chargé de déposer des déclarations fiscales fiduciaires pour les fiducies.
Si la valeur de la succession est proche de 1 000 000 $, le PR doit déposer une déclaration d’impôt fédéral sur les successions dans les neuf mois suivant la date du décès du défunt. En outre, l’État du Colorado exigera qu’une déclaration d’impôt sur les successions de l’État soit déposée dans les neuf mois suivant la date du décès. Si une déclaration d’impôt fédéral sur les successions est déposée et que, de son vivant, le défunt a fait des dons de biens d’un montant supérieur à l’exclusion annuelle applicable, la PR peut être tenue de déposer des déclarations de droits de donation pour le défunt afin de révéler tout don non déclaré. Si le défunt possédait des biens dans un autre État, cet État peut exiger la production d’une déclaration supplémentaire d’impôt sur les successions ou les héritages, ainsi que les déclarations d’impôt sur le revenu appropriées. De même. Si le défunt possédait des biens immobiliers dans un autre État, il se peut que des procédures d’homologation doivent être entamées dans cet État également.
Compensation de vos efforts
Pour tous vos efforts et le risque de responsabilité personnelle, vous pourriez ne rien recevoir de plus qu’une poignée de main. Le PR a le droit de prendre des honoraires raisonnables qui peuvent aller de. 5 % à 3 % de la valeur de la succession. Toutefois, tous les honoraires perçus constituent un revenu imposable pour le PR. Par conséquent, la question de savoir si un PR perçoit des honoraires est souvent une question fiscale. Si l’impôt sur le revenu personnel du PR est plus élevé que celui de la succession et si le PR est le seul héritier, il n’est probablement pas logique que le PR prenne des honoraires. Si la valeur de la succession est supérieure à 1 000 000 $ et que l’impôt fédéral sur les successions est dû, il est probablement préférable que le PR reçoive des honoraires. Si des honoraires sont réclamés, ceux de la PR sont soumis à l’approbation du tribunal et doivent être raisonnables, compte tenu de l’expertise de la PR, de la taille de la succession et de la complexité des questions en jeu.
Conclusion
Avec tous les problèmes auxquels une PR doit faire face lors du règlement d’une succession, la tâche sera beaucoup moins stressante si la PR se souvient de quelques règles de base. Premièrement, demandez immédiatement l’aide professionnelle d’un avocat expérimenté en administration de succession. Deuxièmement, entamez rapidement les procédures et prenez possession de tous les biens de la succession. Troisièmement, ne mélangez pas vos biens avec ceux de la succession. Quatrièmement, tenez de bons registres de toutes les transactions. Cinquièmement, tenez les bénéficiaires informés. Sixièmement, ne procédez pas à des distributions trop rapides, même si les héritiers réclament leur argent à cor et à cri. Septièmement, ne vendez pas, ne louez pas et ne prêtez pas les biens de la succession à vous-même ou aux membres de votre famille. Enfin, consultez toujours votre avocat avant d’agir.
Savoir que vous avez respecté les dernières volontés d’un être cher peut être un processus satisfaisant et gratifiant si vous suivez les règles. Pour les personnes qui choisissent de faire cavalier seul ou qui ne reçoivent pas de conseils compétents, servir de PR est une invitation au désastre.
Appellez dès maintenant le (720) 200-4025 ou envoyez-nous un courriel pour savoir comment nos avocats spécialisés dans l’administration des successions et des fiducies peuvent vous renseigner sur vos obligations fiduciaires.