av Bradley J. Frigon, Esq.
Du minns så tydligt hur stolt du var när du fick telefonsamtalet från din moster May! Hon berättade glatt att hon just hade låtit upprätta ett nytt testamente och utsett dig till personlig företrädare. Det kändes som om en stor ära hade skänkts dig. När allt kommer omkring kommer detta en gång för alla att bevisa för resten av din familj att du är den mest ansvarsfulla personen att hantera en så viktig fråga.
Nu när moster May har gått bort ringer några av arvingarna till dig och kräver att få sina pengar nu, eller frågar om du skulle ha något emot om de bara gick över till huset och hämtade porslinsservisen som moster May lovade dem, eller så ringer begravningsfirman för att säga att de vill ha betalt i slutet av veckan. Du börjar inse att du kanske inte borde ha ”anmält dig frivilligt” så snabbt till det här jobbet.
Ingen aning
De flesta människor har ingen aning om vad de ger sig in på när de går med på att tjänstgöra. Allt verkar så enkelt till en början, men när du får fler frågor och krav från arvingarna inser du hur mycket tid det här jobbet kommer att ta och hur stor risken för personligt ansvar är. Ändå måste du komma ihåg att du anmälde dig frivilligt till jobbet och att du svor till moster May att du skulle se till att hennes sista önskemål uppfylldes. Med andra ord gav du ditt ord och nu måste du hålla dig till det.
Primära uppgifter
Personliga ombud har fem grundläggande ansvarsområden:
- att lokalisera och ta kontroll över den avlidnes tillgångar,
- betala fordringsägare,
- betala skatter,
- lokalisera arvingar och slutligen,
- fördela tillgångar och stänga dödsboet.
Om en personlig företrädare misslyckas med att utföra någon av dessa uppgifter på ett korrekt sätt kan den personliga företrädaren vara personligen ansvarig gentemot arvingarna för eventuella förluster. Detta personliga ansvar kan sträcka sig från dåliga investeringsbeslut och redovisningar till underbetalda skatter eller underlåtenhet att följa de exakta villkoren i testamentet. Frågan om personligt ansvar kanske inte är ett övervägande problem när den personliga företrädaren är den enda arvtagaren, men i dödsbon med potentiellt stridande arvtagare bör det personliga ansvaret vara ett primärt problem.
För att komma igång
I allmänhet har en personlig företrädare (Personal Representative (”PR”) ingen befogenhet över dödsboets tillgångar förrän han eller hon har utsetts av domstolen. För att få de nödvändiga befogenheterna måste den avlidnes testamente godkännas för prövning och PR utses av domstolen. Beroende på villkoren i testamentet kan den personliga ombudsmannen behöva ställa en säkerhet. PR kan vara personligen ansvarig gentemot arvtagarna för eventuella förluster av dödsboets tillgångar om han eller hon underlåter att inleda probationsprocessen inom rimlig tid och inte omedelbart tar kontroll över dödsboets tillgångar.
I Colorado finns det två grundläggande typer av probationsförfaranden: informella och formella. Generellt sett dikteras vilken typ av förfarande som används av villkoren i testamentet och omständigheterna i fallet. Om den avlidne angav att informell bodelning skulle användas, och det inte finns någon tvist om testamentets äkthet, kan dödsboet öppnas informellt. Om arvingarna är oense eller om det finns någon tvist om att testamentet ska erbjudas till bodelning, kommer dödsboet i allmänhet att förvaltas genom ett formellt bodelningsförfarande.
De flesta dödsbon i Colorado prövas genom informella förfaranden, som är enkla, relativt snabba och billiga. I ett informellt boutredningsförfarande ansöker en person som har intresse av dödsboet, vanligen den PR som utsetts i testamentet, om att bli utsedd till PR hos domstolens registrator i det län där den avlidne var bosatt eller ägde egendom. Sökanden lämnar in testamentet till domstolen och uppger för domstolen att han eller hon är alla berörda personer i dödsboet, den avlidnes dödsdatum, adressen till den avlidnes bostad vid dödstillfället samt namn och adress till alla personer som har ett intresse i dödsboet. Om allt är i ordning kommer domstolens probate registrator att öppna ett dödsbo, utse PR och utfärda Letters Testamentary, som är PR:s fullmakter. Den PR måste underrätta alla berörda parter om utnämningen och kända fordringsägare. Därefter inleds förvaltningen av dödsboet. Det krävs ingen hjälp från domstolen, men den finns tillgänglig vid behov.
Formella dödsboförfaranden i Colorado är mer formella och är långvariga och kostsamma. Formella boutredningsförfaranden börjar med att en intresserad person, som vanligtvis är den PR som anges i testamentet, ansöker hos domstolen om att öppna ett dödsbo och att testamentet ska godkännas för prövning. En utfrågning om framställningen hålls inför domstolen. Efter att ha underrättat alla berörda parter genomför domstolen en utfrågning och tar emot bevismaterial innan den beslutar om testamentet ska godkännas som testamente. En PR utses sedan och testamentariska skrivelser utfärdas. Domstolen beslutar också om vilka efterföljande ärenden som måste komma till domstolens kännedom och om eventuella begränsningar av PR:s befogenhet att förfoga över dödsboets egendom.
Även om ett testamente prövas genom ett informellt förfarande kan en potentiell PR välja ett formellt förfarande om han eller hon tror att det kommer att uppstå tvister om dödsboet. En informell bodelning kan alltid omvandlas till en formell bodelning om det uppstår en tvist som ligger utanför det informella bodelningsförfarandets räckvidd.
Beslutningar att fatta
Trots att han eller hon är strikt bunden av villkoren i testamentet står PR inför många svåra beslut. Om det till exempel finns skatter eller skulder att betala och brist på kontanter, vilken egendom ska man då sälja och hur ska man gå tillväga för att sälja den? Vem är ansvarig för att betala skatterna eller skulderna? Vilka skulder och skatter betalar man först? Hur redovisar du alla pengar och tillgångar som säljs? Hur fördelar du egendomen mellan arvingarna? Om det finns minderåriga barn inblandade och en stiftelse ska inrättas för dem, hur överför du tillgångarna till stiftelsen för de minderåriga barnen? När kan du dela ut tillgångarna till arvingarna utan att riskera att det uppstår ett likviditetsunderskott? Behöver du domstolens godkännande innan du säljer egendom i dödsboet? Behöver du domstolens godkännande för att göra utdelningar av dödsboegendom till arvingarna? Listan över frågor och potentiella problem kan vara oändlig. Därför är det viktigt att PR omedelbart anlitar en advokat med erfarenhet av testamente och dödsboförvaltning. Advokaten måste vara kunnig i bouppteckningsfrågor och även i inkomstskatt, federal dödsskatt, Colorado dödsskatt, fastighets- och företagsfrågor.
Distribution av tillgångar
Det svåraste med att vara PR är antagligen att bestämma när och hur mycket av dödsboets tillgångar som ska delas ut till arvingarna. PR kan påbörja utdelningen till arvingarna innan dödsboet avslutas, och familjen insisterar ofta på att PR ska göra just det. Men om det inte finns tillräckligt med pengar kvar i dödsboet för att betala alla skulder och skatter kommer eventuella underskott förmodligen att tas ur PR:s egen ficka.
Det bästa sättet att undvika problem med arvingarna är helt enkelt att hålla arvingarna informerade om vad som händer i bodelningsprocessen. Detta innebär att PR regelbundet bör ringa varje arvinge och ge en uppdatering. Även med god kommunikation kan det finnas fientlighet mellan arvingarna. Denna illvilja gäller särskilt vid fördelningen av personliga ägodelar som smycken, samlarföremål och möbler. Denna process kan vara känslomässigt laddad om det finns barn från två olika äktenskap eller dåliga känslor mellan familjemedlemmar. Det är här som PR måste samråda med dödsboets advokat för att fastställa vissa grundregler för arvingarna, för att se till att dessa situationer inte utvecklas till en fullskalig tvist.
Skatter och mer skatter
En PR kan bli tvungen att lämna in sex eller fler uppsättningar skattedeklarationer för den avlidne. Först och främst finns de slutliga individuella skattedeklarationerna för delstaten och staten som ska lämnas in. Boet måste lämna in en statlig och federal skattedeklaration för förvaltare, tillsammans med lämpliga rapporter till förmånstagarna. Om den avlidnes testamente skapade några truster kan PR dessutom vara ansvarig för att lämna in förvaltarskattedeklarationer för trusterna.
Om dödsboets värde är nära 1 000 000 dollar måste PR lämna in en federal skattedeklaration för dödsboet inom nio månader från den avlidnes dödsdatum. Dessutom kommer delstaten Colorado att kräva att en deklaration om statlig dödsskatt lämnas in inom nio månader från dödsdagen. Om en federal dödsskattedeklaration lämnas in och den avlidne under sin livstid har gjort gåvor av egendom som överstiger det tillämpliga årliga undantaget, kan det krävas att PR-medlemmen lämnar in en deklaration om retroaktiv gåvoskatt för den avlidne för att avslöja eventuella icke-rapporterade gåvor. Om den avlidne ägde egendom i en annan stat kan den staten kräva att en ytterligare statlig arvs- eller dödsskattedeklaration lämnas in, tillsammans med de tillämpliga statliga inkomstskattedeklarationerna. Det kan också vara en annan sak. Om den avlidne ägdereal egendom i en annan stat kan det hända att ett konkursförfarande måste inledas även i den staten.
Kompensation för dina ansträngningar
För alla dina ansträngningar och din risk för personligt ansvar kan det hända att du inte får något mer än ett handslag. PR har rätt att ta ut ett rimligt arvode som kan ligga mellan. 5 % till 3 % av dödsboets värde. Alla arvoden som tas ut kommer dock att vara skattepliktig inkomst för PR. Huruvida en PR tar ut en avgift är således ofta en skattefråga. Om PR:s personliga inkomstskatter är högre än dödsboets och om PR är den enda arvtagaren är det förmodligen inte meningsfullt för PR att ta ut arvodet. Om värdet eller dödsboet är mer än 1 000 000 US-dollar och federal dödsskatt ska betalas, är det förmodligen bättre att PR får en avgift. Om ett arvode begärs måste PR:s arvode godkännas av domstolen och arvodet måste vara rimligt, baserat på PR:s expertis, dödsboets storlek och de inblandade frågornas komplexitet.
Slutsats
Med alla de problem som en PR måste möta när han eller hon avvecklar ett dödsbo kommer uppgiften att bli mycket mindre påfrestande om PR:n kommer ihåg ett par grundläggande regler. För det första ska du omedelbart få professionell hjälp av en erfaren advokat för dödsboförvaltning. För det andra, inled förfarandet snabbt och ta alla dödsboets tillgångar i besittning. För det tredje får du inte blanda ihop dina tillgångar med dödsboets tillgångar. För det fjärde ska du föra en bra bokföring över alla transaktioner. För det femte, håll förmånstagarna informerade. För det sjätte, gör inte utdelningar för snabbt, oavsett hur högt arvingarna skriker efter sina pengar. För det sjunde får du inte sälja, hyra ut eller låna ut dödsboets tillgångar till dig själv eller dina familjemedlemmar. Slutligen, rådgör alltid med din advokat innan du agerar.
Att veta att du har följt en älskad persons sista vilja kan vara en tillfredsställande och givande process om du följer reglerna. För de personer som väljer att göra det på egen hand eller som inte får kompetent rådgivning är att fungera som PR en inbjudan till katastrof.
Ringa (720) 200-4025 nu eller skicka ett e-postmeddelande till oss för att få veta hur våra advokater inom Estate and Trust Administration kan hjälpa dig med dina skyldigheter som förvaltare.